高校財務(wù)網(wǎng)上報賬模式存在問題及解決方法

陳默

[摘 要]網(wǎng)上報賬是高校財務(wù)信息化建設(shè)的基礎(chǔ)，也是高校財務(wù)部門發(fā)展的必經(jīng)之路?！粮咝＞W(wǎng)上報賬業(yè)務(wù)模式給學(xué)校師生員工帶來便利的同時，也存在一些問題。文章針對×高校現(xiàn)有網(wǎng)上報賬模式存在的問題予以分析，并提出加強(qiáng)信息化建設(shè)民，啟用電子簽批流程;細(xì)化崗位設(shè)置，優(yōu)化考評指標(biāo);建立培訓(xùn)機(jī)構(gòu)，擴(kuò)大對外交流，提升財務(wù)人員綜合素質(zhì);使用多樣化的方式宣傳財務(wù)政策、普及財務(wù)知識的解決方案。

[關(guān)鍵詞]網(wǎng)上報賬;財務(wù)信息化;高校財務(wù)核算

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2021.07.153

1 ×高校網(wǎng)上報賬模式概述

隨著國家對高等教育投入的不斷增加，高等院校資金量明顯增長，高校財務(wù)部門會計核算工作量與日俱增。解決業(yè)務(wù)量增加和人手短缺之間矛盾的有效途徑之一即是全面推行網(wǎng)上報賬。×高校自2016年起正式全面推廣網(wǎng)上報賬，業(yè)務(wù)流程如下：報賬人在財務(wù)處網(wǎng)上平臺填寫報銷信息或發(fā)放勞務(wù)費(fèi)信息，附上相關(guān)紙質(zhì)材料并由經(jīng)費(fèi)負(fù)責(zé)人、經(jīng)辦人等簽字后投遞至財務(wù)處或校內(nèi)各接單設(shè)備。財務(wù)處每日由專人收集單據(jù)并分配給各審核人員。審核人員檢查材料無誤后進(jìn)行核算并制單，經(jīng)復(fù)核復(fù)審、出納發(fā)送，完成整個報賬流程。經(jīng)費(fèi)負(fù)責(zé)人或被授權(quán)人可在電腦上隨時隨地填寫報銷單據(jù)并查詢報賬信息。網(wǎng)上報賬模式推廣多年以來，得益于其便捷高效的業(yè)務(wù)處理方式，學(xué)校的師生員工已由最初的不信任、不接受，轉(zhuǎn)變?yōu)橹饾u適應(yīng)并越來越習(xí)慣此種業(yè)務(wù)模式，可以說這是既節(jié)約師生員工時間，又改善財務(wù)人員辦公環(huán)境的好事。然而，隨著網(wǎng)上報賬模式的深入運(yùn)行，一些問題也逐漸暴露出來。

2 ×高校存在網(wǎng)上報賬存在的問題

（1）網(wǎng)上報銷單質(zhì)量問題。高校教師教學(xué)科研任務(wù)繁重，財務(wù)報銷工作又瑣碎繁雜，若無專職人員負(fù)責(zé)，教師很難有時間和精力全面熟知報銷規(guī)定，因此網(wǎng)報單據(jù)質(zhì)量參差不齊。退單率居高不下幾乎成為各高校推行網(wǎng)上報銷以來面臨的共同難題。以往現(xiàn)場報銷時，經(jīng)辦人的單據(jù)如有瑕疵，如購買圖書未標(biāo)注書名、大額出租車票未寫明起訖地點(diǎn)等，財務(wù)人員能夠當(dāng)時發(fā)現(xiàn)、現(xiàn)場解決。但實(shí)行網(wǎng)上報賬后，財務(wù)人員每天都會遇到不合格單據(jù)，占比少則10%，多則40%。每一份問題單據(jù)都需財務(wù)人員專門安排時間逐一與經(jīng)辦人聯(lián)系，告知問題所在及解決方法。多數(shù)情況下經(jīng)辦人至少要再去一次財務(wù)部門才能解決問題，少數(shù)情況要去兩次及以上，不僅影響財務(wù)人員工作效率、大幅增加溝通成本，經(jīng)辦人也容易產(chǎn)生不滿情緒，引發(fā)與財務(wù)人員的矛盾。

（2）電子簽批系統(tǒng)問題。目前的網(wǎng)上報銷流程為：報賬人在財務(wù)部門網(wǎng)絡(luò)平臺填寫信息并打印報銷單，附上相關(guān)紙質(zhì)材料后由經(jīng)費(fèi)負(fù)責(zé)人、經(jīng)辦人等逐一簽字，最終投遞至財務(wù)部門等候業(yè)務(wù)處理。報銷信息錄入環(huán)節(jié)已實(shí)現(xiàn)電子化，但經(jīng)費(fèi)負(fù)責(zé)人或其他相關(guān)審批人的簽字審批卻仍停留在紙質(zhì)化階段。如果遇到經(jīng)費(fèi)負(fù)責(zé)人或相關(guān)審批人暫時不在校等特殊情況，整個業(yè)務(wù)就會暫停，影響報銷流程。涉及跨部門、多經(jīng)費(fèi)的業(yè)務(wù)，或多人使用同一項(xiàng)經(jīng)費(fèi)時，紙質(zhì)化審批的弊端更為明顯。財務(wù)報銷是所有業(yè)務(wù)的最終環(huán)節(jié)，報賬人潛意識里會把前期所有等候簽字的時間算入報賬周期，加上后續(xù)完善材料、單據(jù)投遞、業(yè)務(wù)處理時間，會自然而然地認(rèn)為財務(wù)部門手續(xù)繁雜、效率低下。倘若此時單據(jù)再出現(xiàn)小瑕疵，財務(wù)人員溝通處理起來的難度更會成倍放大，非常不利于報賬工作的正常開展。

電子簽名簽批系統(tǒng)未啟用也可能帶來資金安全風(fēng)險。個別經(jīng)辦人為加快報賬速度，打印出報銷單后私自代替經(jīng)費(fèi)負(fù)責(zé)人簽字。財務(wù)人員既不知情，又無法鑒別所有經(jīng)費(fèi)負(fù)責(zé)人簽字的真?zhèn)?，一旦該業(yè)務(wù)完成報銷，有可能造成經(jīng)費(fèi)被挪用或者誤用，引發(fā)資金安全風(fēng)險。

（3）物流管理系統(tǒng)問題。按標(biāo)準(zhǔn)流程，每一份網(wǎng)報單據(jù)在投遞時都應(yīng)進(jìn)入財務(wù)部門單據(jù)物流管理系統(tǒng)，經(jīng)費(fèi)負(fù)責(zé)人或被授權(quán)人可隨時隨地在網(wǎng)上查詢單據(jù)物流狀態(tài)。但在實(shí)際操作過程中，遇到投單機(jī)故障、業(yè)務(wù)量激增時，這一環(huán)節(jié)可能被忽略，造成一部分網(wǎng)報單據(jù)未納入物流系統(tǒng)管理。若該筆業(yè)務(wù)順利完成報銷則僥幸無事;若該業(yè)務(wù)存在瑕疵暫無法處理，報賬人又因通信不暢或個人遺忘等原因無法及時獲知退單信息，此單據(jù)就徹底成為游離于物流系統(tǒng)之外的不受控單據(jù)。報賬人事后想起該筆業(yè)務(wù)時，時間往往已過去很久，不僅查找起來較為困難，還易引發(fā)單據(jù)丟失風(fēng)險，給雙方工作造成不便。另外，目前物流分配系統(tǒng)僅被用于向前臺審核分配報銷單，并不具備查詢審核人員已有單據(jù)的積壓數(shù)量、完成情況等動態(tài)管理功能。若遇審核人員缺勤或業(yè)務(wù)處理異常等情況，分單員無法第一時間掌握已分配單據(jù)處理進(jìn)程，易造成單據(jù)分配不均衡、同時段單據(jù)業(yè)務(wù)處理進(jìn)度差距過大等問題，影響核算工作的有序進(jìn)行。

（4）財務(wù)人員工作量問題。現(xiàn)場報賬階段，財務(wù)人員在一定程度上可以通過叫號系統(tǒng)控制業(yè)務(wù)數(shù)量。實(shí)行網(wǎng)上報銷之后，師生員工幾乎可以做到7×24小時申請并投遞單據(jù)，財務(wù)人員的工作量從“可控”轉(zhuǎn)為“不可控”，從“有限”轉(zhuǎn)為“無限”。工作總量的大幅增加對財務(wù)人員的身體和心理帶來更多考驗(yàn)和更大壓力。工作時間延長、強(qiáng)度增加、工作內(nèi)容重復(fù)性高等使財務(wù)人員日常工作中難免產(chǎn)生急躁、焦慮等負(fù)面情緒，導(dǎo)致與人溝通時缺乏耐心、語氣生硬，不僅影響工作效率，也給師生員工帶來“話難聽、臉難看、事難辦”的不良印象。

推行網(wǎng)上報賬以后，不少高校也出臺相應(yīng)的績效考核辦法，制單量成為考核的主要指標(biāo)。為了在規(guī)定時間內(nèi)完成規(guī)定工作量，財務(wù)人員在業(yè)務(wù)處理時不可避免地出現(xiàn)“重數(shù)量、輕質(zhì)量”的偏向。一味追求完成速度會造成核算質(zhì)量下降，差錯率上升，影響后續(xù)賬務(wù)查詢、結(jié)題審計、年終報表、財務(wù)檢查等各個環(huán)節(jié)。更正差錯一方面增加檔案管理部門的工作負(fù)擔(dān)，另一方面也會讓財務(wù)信息使用者認(rèn)為財務(wù)部門的工作人員缺乏專業(yè)素養(yǎng)和敬業(yè)精神，影響財務(wù)部門在學(xué)校的整體形象。

3 改善網(wǎng)上報賬模式的建議

（1）加強(qiáng)信息化建設(shè)，啟用電子簽批流程。高校教師承擔(dān)著繁重的教學(xué)科研任務(wù)，沒有過多的時間學(xué)習(xí)財務(wù)知識，加之“隔行如隔山”的現(xiàn)實(shí)和信息不對稱的現(xiàn)狀，如何讓其在最短時間內(nèi)完成報銷單的填報是系統(tǒng)進(jìn)一步優(yōu)化時需要著重考慮的。系統(tǒng)開發(fā)人員應(yīng)盡可能將網(wǎng)上報賬系統(tǒng)制作成“網(wǎng)購模式”的“傻瓜”系統(tǒng)，上手容易，使用便捷，操作簡單，信息明確，從而提升用戶體驗(yàn)感，減少錯誤填報的可能性。

在報賬單填報環(huán)節(jié)進(jìn)行干預(yù)是提高單據(jù)質(zhì)量、降低退單率的重要步驟。首先，在各項(xiàng)目（特別是自然科學(xué)基金、重點(diǎn)研發(fā)計劃等監(jiān)管嚴(yán)格的經(jīng)費(fèi)）進(jìn)賬時即對財務(wù)系統(tǒng)里該項(xiàng)目的支出范圍及額度進(jìn)行設(shè)置，報賬人員如超范圍超限額使用該經(jīng)費(fèi)，系統(tǒng)自動發(fā)出預(yù)警或提示，避免單據(jù)提交財務(wù)部門之后再反復(fù)修改。其次，網(wǎng)報單據(jù)填寫界面或打印出的紙質(zhì)單據(jù)可設(shè)置業(yè)務(wù)流程提示模塊，將常見業(yè)務(wù)所需附件信息在頁面滾動提示或印刷在報銷單上，以免報賬人提交材料時遺漏附件。最后，啟用電子簽批模塊。報賬人在網(wǎng)上填寫相關(guān)信息后該單據(jù)信息即在辦公系統(tǒng)中流轉(zhuǎn)，經(jīng)費(fèi)負(fù)責(zé)人等與該業(yè)務(wù)審批有關(guān)的工作人員在線上進(jìn)行電子簽批，簽批完成后報賬人才能打印紙質(zhì)單據(jù)并提交。經(jīng)費(fèi)負(fù)責(zé)人或?qū)徟丝稍谌我鈺r間地點(diǎn)通過電腦或移動辦公終端審批單據(jù)，減少報賬人往返各部門簽字的時間，讓數(shù)據(jù)多跑路，師生少跑腿。

（2）細(xì)化崗位設(shè)置，優(yōu)化考評指標(biāo)。為緩解財務(wù)部門業(yè)務(wù)量激增與人手不足的矛盾，高校應(yīng)適當(dāng)增加財務(wù)人員數(shù)量，特別是擴(kuò)充一線核算人員和系統(tǒng)管理人員隊(duì)伍，提高系統(tǒng)智能化水平，緩解財務(wù)人員工作壓力。人員數(shù)量配置到位后，崗位設(shè)置也應(yīng)隨之細(xì)化。由于現(xiàn)在全年都是業(yè)務(wù)忙季，設(shè)置單據(jù)初審崗就顯得十分必要。初審崗位人員負(fù)責(zé)網(wǎng)報單據(jù)初步篩查、投單咨詢、單據(jù)分配等工作，接收網(wǎng)報單據(jù)時先做形式上的預(yù)審，如外出參會差旅費(fèi)是否附有會議通知，報銷版面費(fèi)是否有繳費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)、大金額付款是否有大額資金支付審批表等。發(fā)現(xiàn)問題則通知經(jīng)辦人修改，無明顯問題則進(jìn)入分單程序，從而減少問題單據(jù)在財務(wù)部門內(nèi)部的流轉(zhuǎn)時間，提高報賬效率。經(jīng)過初審的單據(jù)無論是否有問題，都應(yīng)確保納入物流管理系統(tǒng)，方便日后查詢。各投單設(shè)備需定期升級維護(hù)，確保單據(jù)正常投遞。初審崗位與審核崗位定期輪換，以便及時發(fā)現(xiàn)分單、制單等各環(huán)節(jié)出現(xiàn)的問題并加以改進(jìn)。

業(yè)務(wù)量作為績效考核方案的重要指標(biāo)，為加快報賬單處理速度、激勵財務(wù)人員高效勤勉工作起到了積極的作用。但以犧牲核算質(zhì)量換取的核算數(shù)量增加既存在隱患又難以持久，也為后續(xù)各項(xiàng)工作平添不必要的麻煩。因而在績效考核方案制定中，必須加入質(zhì)量考核指標(biāo)，綜合考慮業(yè)務(wù)數(shù)量與核算質(zhì)量的關(guān)系，強(qiáng)化質(zhì)量意識，狠抓質(zhì)量管理，設(shè)置數(shù)量與質(zhì)量平衡發(fā)展、質(zhì)量與數(shù)量并行并重的考核指標(biāo)，建立不以犧牲質(zhì)量為代價、不以單純追求數(shù)量為目標(biāo)的激勵機(jī)制。

（3）建立培訓(xùn)機(jī)制，擴(kuò)大對外交流，提升財務(wù)人員綜合素質(zhì)。高?？山M織開展針對財務(wù)人員的綜合培訓(xùn)。培訓(xùn)內(nèi)容不僅包括財經(jīng)法規(guī)、新政策新文件等業(yè)務(wù)知識，還包括溝通技巧、心理輔導(dǎo)等內(nèi)容，讓財務(wù)人員在具有豐富的專業(yè)知識和良好的職業(yè)素養(yǎng)的同時也能及時疏解心理壓力，保持健康積極的心理狀態(tài)。同時，高校應(yīng)創(chuàng)造機(jī)會讓財務(wù)部門多與其他單位相互交流、相互學(xué)習(xí)。交流學(xué)習(xí)對象不局限于兄弟院校，在條件允許情況下還應(yīng)擴(kuò)展到現(xiàn)代化的大企業(yè)、大公司?，F(xiàn)代化的公司企業(yè)雖在組織架構(gòu)、財務(wù)制度、資金來源等方面與高等院校不盡相同，但不可否認(rèn)其擁有更加先進(jìn)和高效的報銷流程及財務(wù)體系，高校財務(wù)部門通過與之交流學(xué)習(xí)，可以開拓視野，取長補(bǔ)短，促進(jìn)自身快速發(fā)展。

（4）使用多樣化的方式宣傳財務(wù)政策、普及財務(wù)知識。財務(wù)部門可充分利用“互聯(lián)網(wǎng)+”手段進(jìn)行政策宣傳及知識普及。第一，定期更新財務(wù)部門的微信公眾號，按專題推送辦事流程、報賬指南，讓師生員工在日常工作生活中隨時隨地了解財務(wù)知識。第二，開發(fā)高校財務(wù)手機(jī)應(yīng)用程序（App）或微信小程序。初期先開通查詢功能，預(yù)設(shè)信息數(shù)據(jù)庫。師生員工通過輸入關(guān)鍵字等信息，快速查詢辦理各類業(yè)務(wù)所需材料及附件，節(jié)約電話溝通及現(xiàn)場咨詢時間。后續(xù)逐步完善該程序功能，加入財務(wù)信息填報、網(wǎng)報單據(jù)物流查詢等模塊，為師生員工提供真正的掌上財務(wù)服務(wù)。

除了網(wǎng)絡(luò)信息化手段，傳統(tǒng)紙質(zhì)宣傳方式的作用同樣不可忽視。例如在校內(nèi)各投單機(jī)分布點(diǎn)放置報賬知識手冊及宣傳折頁，在接單文件袋上印制開票信息（賬號、戶名、開戶銀行名稱、統(tǒng)一社會信用代碼等），師生員工在投單時可隨時對照參考，獲取信息。

網(wǎng)上報賬是高校財務(wù)信息化工作的基礎(chǔ)，也是高校財務(wù)發(fā)展的必經(jīng)之路。長遠(yuǎn)來看，目前網(wǎng)上報賬模式仍處于財務(wù)信息化建設(shè)的初級階段，有各種各樣的問題亟待解決。高校財務(wù)、資產(chǎn)、信息等相關(guān)部門應(yīng)進(jìn)一步加大人力、物力、財力投入，優(yōu)化系統(tǒng)配置，完善系統(tǒng)功能，加快財務(wù)信息化建設(shè)步伐，適應(yīng)高等院?？焖侔l(fā)展。

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