高職院校檔案管理存在的問(wèn)題與對(duì)策

李彩虹

摘要：在高職院校中，非常重要的一項(xiàng)工作內(nèi)容就是檔案管理，它不僅在行政管理中屬于非常重要的內(nèi)容，還具備了社會(huì)服務(wù)性和自然性的特點(diǎn)。在開(kāi)展高職院校檔案管理工作的過(guò)程中，相關(guān)工作者不但需要實(shí)時(shí)更新檔案信息，還需要銷(xiāo)毀那些已經(jīng)失去價(jià)值的檔案，并全面消除檔案管理工作中出現(xiàn)的盲點(diǎn)，有效提升檔案管理工作的效率?；诖?，本文深入探究了高職院校檔案管理存在的問(wèn)題與對(duì)策。

關(guān)鍵詞：高職院校? 檔案管理? 問(wèn)題

檔案管理工作過(guò)程涉及的內(nèi)容非常多，而且各種各樣的工作都會(huì)形成相關(guān)的一系列資料，需要進(jìn)行后續(xù)保存，為高職院校未來(lái)的發(fā)展提供詳細(xì)的檔案記錄。

在高職院校實(shí)際發(fā)展過(guò)程中，檔案管理工作屬于非常重要的內(nèi)容，而且實(shí)際檔案管理工作模式也在進(jìn)一步完善和成熟，相應(yīng)的服務(wù)性功能也在進(jìn)一步凸顯。

如今高職院校檔案管理工作仍然存在一定的問(wèn)題，高職院校必須采取有針對(duì)性的措施來(lái)改善檔案管理工作的現(xiàn)狀，全面提升高職院校檔案管理工作的水平，全面凸顯高職院校檔案管理工作的價(jià)值和意義。

一、高職院校檔案管理工作的職能

對(duì)檔案管理工作而言，人們?cè)絹?lái)越認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性。從檔案功能的角度分析，開(kāi)展檔案管理工作不但可以全面提升高職院校的行政管理效率，而且對(duì)于其本身的職能而言，還具備社會(huì)服務(wù)性和自然性的特點(diǎn)。

簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)，首先，高職院校檔案管理工作具有一定的基礎(chǔ)性功能。高職院校檔案的收集和保存工作，主要是將高職院校在招生就業(yè)、科研、社會(huì)實(shí)踐等方面的真實(shí)情況客觀地反映出來(lái);其次，高職院校檔案管理工作是基于新時(shí)代背景的，還具有一定的社會(huì)服務(wù)功能。

與傳統(tǒng)的高職院校檔案管理工作相比，我國(guó)現(xiàn)階段的高職院校檔案管理工作已經(jīng)有了非常巨大的變化，在逐步朝著系統(tǒng)化和規(guī)范化的方向發(fā)展。但是在實(shí)際工作開(kāi)展過(guò)程中，仍然存在著一些問(wèn)題，導(dǎo)致高職院校管理工作的順利開(kāi)展受到了一定的限制和阻礙。

第一，高職院校檔案管理工作存在較大難度。由于在實(shí)際發(fā)展過(guò)程中，高職院校不但存在學(xué)生的人員變動(dòng)，還存在體制等一些客觀影響的因素，最終影響檔案管理工作的順利開(kāi)展，導(dǎo)致高職院校不但不能及時(shí)更新檔案，同步相應(yīng)的檔案信息，而且會(huì)導(dǎo)致檔案管理工作的滯后性，降低了檔案工作本身的可信度。

第二，高職院校檔案工作內(nèi)容自身的缺失。在當(dāng)前階段，我國(guó)大部分高職院校都會(huì)采用合并或者升級(jí)的方式管理檔案，檔案管理標(biāo)準(zhǔn)仍然存在不夠健全和完善的問(wèn)題，導(dǎo)致高職院校檔案信息的完整性受到影響。例如，一部分高職院校的學(xué)籍檔案已經(jīng)中斷了相應(yīng)的學(xué)前信息，還有一部分檔案的構(gòu)成方式極為簡(jiǎn)單，只是由在校的成績(jī)構(gòu)成，制約了學(xué)生未來(lái)的發(fā)展。

第三，實(shí)際的信息化建設(shè)水平嚴(yán)重落后。在檔案管理工作開(kāi)展過(guò)程中，信息技術(shù)的應(yīng)用為檔案管理帶來(lái)了更大的活力，但是要想全面完成高職院校檔案管理工作信息化的建設(shè)，就要加大資金和人力的投入力度，而現(xiàn)如今在實(shí)際檔案管理工作過(guò)程中，高職院校并沒(méi)有加大信息化建設(shè)的力度，也沒(méi)有投入大量?jī)?yōu)質(zhì)的資源，這制約了高職院校的檔案管理工作現(xiàn)代化建設(shè)。

第四，高職院校檔案管理工作沒(méi)有得到合理有效的應(yīng)用。理想狀態(tài)下，高職院校檔案管理工作者應(yīng)該更加重視檔案的采集和整理，但是在實(shí)際工作過(guò)程中，檔案工作者并沒(méi)有重視檔案的采集和管理，也沒(méi)有將相應(yīng)的檔案工作和生活全面結(jié)合在一起。

對(duì)于教師的教學(xué)檔案而言，教師在制定教學(xué)大綱和教學(xué)內(nèi)容的過(guò)程中，需要查閱大量的教學(xué)檔案改善教學(xué)內(nèi)容，但是就現(xiàn)在的檔案管理工作而言，檔案的使用概率非常低;對(duì)于學(xué)生檔案而言，不論是相關(guān)教師開(kāi)展教學(xué)工作，還是企業(yè)開(kāi)展后續(xù)招聘工作，都與學(xué)生的檔案有著緊密聯(lián)系，但是高職院校檔案工作者并沒(méi)有重視檔案在此方面的應(yīng)用，而學(xué)生也沒(méi)有重視利用自身的檔案。

在高職院校檔案管理中，這些問(wèn)題是潛在的隱患，如果檔案管理工作者不能進(jìn)行系統(tǒng)地分析和有針對(duì)性的改善，就會(huì)使得高職院校檔案工作的全面持續(xù)發(fā)展受到消極影響。

二、優(yōu)化高職院校檔案管理的措施

1.提高重視程度，完善各類(lèi)檔案

要想全面改善高職院校的檔案管理工作，首先，檔案管理工作者要以學(xué)校內(nèi)部實(shí)際情況為出發(fā)點(diǎn)，重視相關(guān)的檔案管理工作，并加大對(duì)相關(guān)工作的重視程度。只有提升自身的思想意識(shí)，才能全面提升檔案管理工作水平。

高職院校必須加強(qiáng)對(duì)檔案工作的重視程度，加大對(duì)高校檔案工作的投入力度;一些負(fù)責(zé)檔案管理的工作人員必須加強(qiáng)自身的責(zé)任心，認(rèn)真對(duì)待檔案管理工作;教師和學(xué)生也要提升自身對(duì)檔案運(yùn)用的意識(shí)，提高高職院校檔案管理工作對(duì)自身的幫助力度。高職院校應(yīng)更加重視相關(guān)檔案工作，進(jìn)一步降低高職院校檔案管理工作的難度，提高高職院校檔案管理的實(shí)效性，促進(jìn)高職院校的發(fā)展;其次，從社會(huì)的角度進(jìn)行分析，不論是政府，還是企業(yè)，都必須提升對(duì)高職院校檔案管理工作的重視程度，在與相關(guān)高職院校進(jìn)行溝通和交流的過(guò)程中，有效運(yùn)用高職院校的檔案管理工作，全面改善檔案管理工作的整體現(xiàn)狀。

2.成立專(zhuān)門(mén)的管理機(jī)構(gòu)，培養(yǎng)高水平人才

高職院校必須提高自身對(duì)檔案管理工作的認(rèn)知程度，并以自身的實(shí)際情況作為主要出發(fā)點(diǎn)，進(jìn)行相應(yīng)的檔案管理工作。

首先，高職院校必須建立一套從上到下的檔案管理系統(tǒng)，全面改變傳統(tǒng)的檔案管理的混亂性，避免出現(xiàn)相關(guān)工作者管理不到位的情況;其次，高職院校要進(jìn)一步加大對(duì)檔案管理工作的力度，建立統(tǒng)一的檔案管理機(jī)構(gòu)，使檔案的安全性得到保證，還要以各部門(mén)的實(shí)際使用情況為依據(jù)，分類(lèi)儲(chǔ)存或者備份實(shí)際的使用情況，既能統(tǒng)一檔案管理的權(quán)利，又能避免各部門(mén)在使用檔案的過(guò)程中受到影響;最后，高職院校要想全面建立完善的檔案管理系統(tǒng)，還需要全方位培養(yǎng)檔案管理人才。

只有保證執(zhí)行的專(zhuān)業(yè)性，才能使各類(lèi)規(guī)則和計(jì)劃實(shí)施的完美性得到保證，所以高職院校必須加大人才引進(jìn)力度，對(duì)檔案管理人員進(jìn)行相應(yīng)的專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，檔案管理工作人員也應(yīng)該主動(dòng)學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理方法，提升自身的職業(yè)素養(yǎng)，最終有效落實(shí)先進(jìn)的檔案管理理論和策略。

3.完善檔案管理制度，加大宣傳力度

首先，高職院校以自身的實(shí)際情況作為依據(jù)，對(duì)檔案管理工作方法全面完善和細(xì)化，并設(shè)立相應(yīng)的監(jiān)管機(jī)構(gòu)，公平公正地實(shí)施賞罰措施。與此同時(shí)，還要保證相關(guān)措施的有效落實(shí)。其次，高職院校要加大檔案管理工作相關(guān)法律法規(guī)的宣傳力度，全面提升整個(gè)高職院校的法律意識(shí)，減少高職院校檔案管理工作的違規(guī)現(xiàn)象。

三、結(jié)語(yǔ)

總而言之，現(xiàn)如今社會(huì)需求在不斷變化，對(duì)于高職院校而言，其本身就具備一定的優(yōu)勢(shì)，但是在實(shí)際發(fā)展過(guò)程中，高職院校檔案管理工作仍然存在一定的問(wèn)題，所以高職院校必須認(rèn)真反思實(shí)際存在的各類(lèi)問(wèn)題，采取有針對(duì)性的措施，提升高職院校的檔案管理工作的實(shí)效性，促進(jìn)高職院校的全面發(fā)展。

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（作者單位：天津電子信息職業(yè)技術(shù)學(xué)院）