許志勇

【摘 ?要】論文以FY公司費(fèi)用控制實(shí)踐為例，介紹了FY公司以業(yè)財(cái)融合為基礎(chǔ)，通過創(chuàng)新管理組織、流程、方法，開展費(fèi)用控制的具體做法及成效。

【Abstract】Taking the practice of cost control in FY Company as an example， this paper introduces the specific practice and effect of cost control in FY Company through innovating management organization， process and methods based on the integration of business and finance.

【關(guān)鍵詞】業(yè)財(cái)融合;費(fèi)用;控制方法

【Keywords】integration of business and finance; cost; control methods

【中圖分類號】F406.72 ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 【文獻(xiàn)標(biāo)志碼】A ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 【文章編號】1673-1069（2021）09-0082-03

1 引言

FY公司創(chuàng)立于2005年，是一家從事汽車生產(chǎn)制造的中日合資公司，人員數(shù)量約3700人，整車年生產(chǎn)能力已達(dá)到20萬輛。經(jīng)過多年的摸索，F(xiàn)Y公司已形成一整套控制單車變動(dòng)成本的方法，產(chǎn)品盈利能力較強(qiáng)。面對日益激烈的市場競爭環(huán)境，為贏得更大的成長空間，F(xiàn)Y公司開始積極探索費(fèi)用控制方法，通過業(yè)務(wù)部門和財(cái)務(wù)部門的協(xié)作配合，逐步形成一整套針對費(fèi)用的控制方法，并取得一定成效。

2 完善組織機(jī)構(gòu)，成立費(fèi)控委員會(huì)

固定費(fèi)用相對于變動(dòng)成本，是指在一定時(shí)期和一定業(yè)務(wù)量范圍內(nèi)，不受業(yè)務(wù)量增減變動(dòng)影響、保持不變的費(fèi)用。在FY公司，由預(yù)算事務(wù)局（財(cái)務(wù)部門牽頭設(shè)立）對成本費(fèi)用進(jìn)行預(yù)算管理。由于固定費(fèi)用占總成本比重較低，管理上相對粗放，業(yè)務(wù)部門根據(jù)業(yè)務(wù)計(jì)劃上報(bào)固定費(fèi)用預(yù)算，預(yù)算事務(wù)局根據(jù)各項(xiàng)費(fèi)用預(yù)算控制費(fèi)用的發(fā)生，實(shí)際執(zhí)行中不得超過預(yù)算，如發(fā)生超出的情況，則履行預(yù)算追加程序，逐級報(bào)至總經(jīng)理審批。這種做法的弊端是對各項(xiàng)業(yè)務(wù)發(fā)生的必要性缺少論證，容易產(chǎn)生浪費(fèi)或使用效率低的費(fèi)用，究其根源是業(yè)務(wù)人員缺少成本控制意識和方法，財(cái)務(wù)人員對各項(xiàng)業(yè)務(wù)發(fā)生的必要性和合理性缺乏判斷，對業(yè)務(wù)了解不充分。

基于以上情況，F(xiàn)Y公司設(shè)立費(fèi)控委員會(huì)，主任由總經(jīng)理擔(dān)任，副主任由全體副總經(jīng)理擔(dān)任，各部部長任委員，建立周例會(huì)制度，明確各部門職責(zé)，對預(yù)算內(nèi)大額經(jīng)費(fèi)（初期設(shè)定為100萬元，后期調(diào)整為50萬元）和預(yù)算外經(jīng)費(fèi)進(jìn)行集體決策。對于各部門職責(zé)舉例如下：

財(cái)務(wù)部職責(zé)：第一，審核范圍，即所有議題。第二，審核內(nèi)容，即①方案：是否為最優(yōu)方案（應(yīng)有其他企業(yè)對標(biāo)情況描述，有1～3個(gè)可選方案，如無可選方案，需說明原因）;②用量：計(jì)算依據(jù)是否恰當(dāng)，測算結(jié)果是否合理;③單價(jià)：價(jià)格來源是否合理（價(jià)格可參考?xì)v史可比數(shù)據(jù)、對標(biāo)數(shù)據(jù)或咨詢結(jié)果）;④實(shí)施后效果：從功能恢復(fù)或提升、投資回收期、合法合規(guī)、保證生產(chǎn)經(jīng)營等方面判斷方案是否可行;⑤方案降本措施：較預(yù)算是否實(shí)現(xiàn)遞減，方案論證過程中，是否積極思考和行動(dòng)，努力實(shí)現(xiàn)費(fèi)用的遞減。

采購部職責(zé)：第一，審核范圍，即所有議題。第二，審核內(nèi)容，即擬采取采購方式，預(yù)留采購周期是否滿足。

生產(chǎn)部職責(zé)：第一，審核范圍，即安全、環(huán)境相關(guān)議題。第二，是否符合安全、環(huán)境相關(guān)法律、法規(guī)條款及技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范;是否存在安全、衛(wèi)生、環(huán)保方面風(fēng)險(xiǎn)。

如上所示，由于明確了各部門的職責(zé)，費(fèi)控委員會(huì)各位委員各司其職，重點(diǎn)就分管內(nèi)容審核并發(fā)表意見，改變了以往“集體決策就是集體擔(dān)責(zé)”的錯(cuò)誤觀念。同時(shí)，由于明確了審核要點(diǎn)，費(fèi)用申請人在提交申請資料前須對照審核要點(diǎn)，完善方案，進(jìn)而促進(jìn)費(fèi)用申請人主動(dòng)思考，通過對標(biāo)主動(dòng)降低費(fèi)用。

隨著費(fèi)控委員會(huì)機(jī)制的成功運(yùn)行，財(cái)務(wù)部門對業(yè)務(wù)有了更加深入的了解，業(yè)務(wù)部門對于公司財(cái)務(wù)規(guī)則的認(rèn)識逐漸清晰。費(fèi)控委員會(huì)的職責(zé)也擴(kuò)充到對投資項(xiàng)目進(jìn)行審核，年初對年度預(yù)算方案進(jìn)行審核，使FY公司的預(yù)算管理更加規(guī)范。

3 優(yōu)化對標(biāo)管理，搭建標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)庫

隨著費(fèi)控委員會(huì)的運(yùn)行，大額經(jīng)費(fèi)的費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)逐漸清晰，F(xiàn)Y公司根據(jù)大額經(jīng)費(fèi)上會(huì)資料和歷年實(shí)際發(fā)生情況，開始建立標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)庫。數(shù)據(jù)庫的主要要素包括：費(fèi)用名稱、負(fù)責(zé)部門、發(fā)生頻率、驅(qū)動(dòng)因素?cái)?shù)量單位、數(shù)量、金額單位、單價(jià)、頻次、總金額、合同簽訂周期、合同執(zhí)行期限、驗(yàn)收時(shí)間、結(jié)算時(shí)間、金額較上年變化原因等內(nèi)容。對于包含多種驅(qū)動(dòng)因素的費(fèi)用，逐級拆解至最小單位，以保證數(shù)據(jù)的可比性。通過對歷年數(shù)據(jù)的積累和完善，不僅為費(fèi)用申請人編制預(yù)算提供了參考，也為FY公司費(fèi)用控制提供了依據(jù)。以保安費(fèi)用為例，如表1所示。

FY公司在積累內(nèi)部數(shù)據(jù)的同時(shí)，積極尋找有相同或相似業(yè)務(wù)的公司開展對標(biāo)。對標(biāo)工作一般以財(cái)務(wù)部門為先導(dǎo)開展數(shù)據(jù)對標(biāo)，尋找差異點(diǎn)，再針對差異和業(yè)務(wù)部門共同尋找差異原因，尋找業(yè)務(wù)改進(jìn)的方向和方法。仍以保安費(fèi)為例，F(xiàn)Y公司財(cái)務(wù)部門與其他公司財(cái)務(wù)部門聯(lián)合，對人均保安負(fù)責(zé)面積、保安班次（2班/3班）、勞務(wù)費(fèi)構(gòu)成、保安平均月工資與當(dāng)?shù)厣鐣?huì)平均工資比率、管理人員占比、保安年齡與工資的關(guān)系、安保設(shè)備投入等數(shù)據(jù)開展對標(biāo)，并與業(yè)務(wù)部門共同分析研究，發(fā)現(xiàn)FY公司有以下改善方向：①人均保安面積偏小。通過對廠區(qū)外圍增設(shè)高清360度攝像頭，減少露天區(qū)域的保安巡查次數(shù)，從而減少保安人數(shù)，攝像頭的投資回收期僅為1.3年。②30～40歲年齡段保安工資高于40～50歲年齡段，對于對勞動(dòng)強(qiáng)度較弱的局部區(qū)域，改雇用40～50歲的保安，從而減少保安工資。通過上述改善措施，F(xiàn)Y公司保安費(fèi)用得以降低。

4 細(xì)化控制節(jié)點(diǎn)，形成費(fèi)用控制閉環(huán)

FY公司對費(fèi)用控制采取預(yù)算管理的方法，按照編制、申請、審批、跟蹤、分析和評價(jià)6個(gè)環(huán)節(jié)予以管理。

4.1 編制環(huán)節(jié)

FY公司每年9月啟動(dòng)下一年度預(yù)算編制，每項(xiàng)業(yè)務(wù)的具體負(fù)責(zé)人根據(jù)本年預(yù)計(jì)發(fā)生情況和下年度影響該項(xiàng)業(yè)務(wù)的變化因素編制年度預(yù)算，并以該項(xiàng)業(yè)務(wù)預(yù)計(jì)驗(yàn)收時(shí)點(diǎn)確定月度費(fèi)用預(yù)算，同時(shí)，根據(jù)預(yù)計(jì)付款時(shí)點(diǎn)編制現(xiàn)金流預(yù)算。財(cái)務(wù)部門根據(jù)管理情況和費(fèi)用性質(zhì)，將固定費(fèi)用分為5項(xiàng)費(fèi)用（差旅費(fèi)、出國經(jīng)費(fèi)、業(yè)務(wù)招待費(fèi)、辦公費(fèi)和會(huì)議費(fèi)）、較固定費(fèi)用（叉車租賃費(fèi)、保安費(fèi)、保潔費(fèi)、信息系統(tǒng)維護(hù)費(fèi)、保險(xiǎn)費(fèi)等）、與產(chǎn)量相關(guān)費(fèi)用（電瓶租賃費(fèi)、危廢物處置費(fèi)等）、項(xiàng)目相關(guān)費(fèi)用（更改項(xiàng)目費(fèi)用化部分、產(chǎn)品研發(fā)、工程整備等）和重點(diǎn)跟蹤費(fèi)用（固定資產(chǎn)維修費(fèi)、認(rèn)證費(fèi)、試驗(yàn)檢驗(yàn)費(fèi)、宣傳費(fèi)等），確定每類費(fèi)用的預(yù)算編制原則。在此基礎(chǔ)上，會(huì)同業(yè)務(wù)部門就每項(xiàng)業(yè)務(wù)發(fā)生的必要性，結(jié)合驅(qū)動(dòng)因素對預(yù)算的合理性進(jìn)行確認(rèn)，在編制預(yù)算階段開始討論如何優(yōu)化，對于有明確方向和措施可以優(yōu)化的預(yù)算，在編制階段進(jìn)行削減，并對業(yè)務(wù)部門通過方案優(yōu)化等手段主動(dòng)削減的金額計(jì)入部門貢獻(xiàn)值，作為部門費(fèi)用遞減的考核評價(jià)依據(jù)。年度費(fèi)用預(yù)算最終須經(jīng)過費(fèi)控委員會(huì)審議，并最終報(bào)公司董事會(huì)批準(zhǔn)。

4.2 申請環(huán)節(jié)

業(yè)務(wù)人員在預(yù)算通過批準(zhǔn)的前提下，按照業(yè)務(wù)推進(jìn)計(jì)劃，在實(shí)施前填寫《預(yù)算審批單》，審批單關(guān)鍵要素包括：項(xiàng)目名稱、項(xiàng)目內(nèi)容及原因、預(yù)算科目、預(yù)算余額（含稅、不含稅）、本項(xiàng)目申請金額（含稅、不含稅）、本項(xiàng)目原預(yù)算（不含稅）、幣種及匯率、申請階段預(yù)算遞減額及情況說明等內(nèi)容。其中：

預(yù)算余額=該項(xiàng)目經(jīng)批準(zhǔn)預(yù)算-累計(jì)已申請預(yù)算;

預(yù)算遞減額=項(xiàng)目原預(yù)算-本次申請金額;

情況說明需要詳細(xì)說明通過哪些舉措實(shí)現(xiàn)了預(yù)算遞減，以證明預(yù)算編制過程確實(shí)經(jīng)過周密思考，努力降低預(yù)算。

4.3 審批環(huán)節(jié)

按照權(quán)限，預(yù)算審批書經(jīng)業(yè)務(wù)部門、關(guān)聯(lián)部門、財(cái)務(wù)部及公司領(lǐng)導(dǎo)按照各自職責(zé)審批，對于大額費(fèi)用預(yù)算需經(jīng)費(fèi)控委員會(huì)審批后方可實(shí)施。財(cái)務(wù)部門對于審批流程結(jié)束后的預(yù)算審批書編號存檔，按照預(yù)算審批編號開展后續(xù)跟蹤。

4.4 跟蹤環(huán)節(jié)

FY公司按照驗(yàn)收時(shí)點(diǎn)跟蹤費(fèi)用發(fā)生情況，業(yè)務(wù)驗(yàn)收后由業(yè)務(wù)人員將驗(yàn)收單匹配預(yù)算審批編號傳遞到采購部門和財(cái)務(wù)部門，采購部門匹配合同金額后發(fā)送給財(cái)務(wù)部門，財(cái)務(wù)部門做信息統(tǒng)計(jì)，及時(shí)更新預(yù)算完成金額和剩余金額。

4.5 分析環(huán)節(jié)

FY公司每月初對各部門上月和年度累計(jì)費(fèi)用預(yù)實(shí)差異予以分析，并將差異按業(yè)務(wù)提前、費(fèi)用增加、業(yè)務(wù)延遲和費(fèi)用遞減分類列示，以評價(jià)各部門預(yù)算執(zhí)行情況，共同分析提高業(yè)務(wù)部門預(yù)算編制準(zhǔn)確性和執(zhí)行率。對于費(fèi)用遞減還細(xì)分為方案改善、外委轉(zhuǎn)內(nèi)制、用量減少、價(jià)格降低和事項(xiàng)取消，以展示各部門通過努力實(shí)現(xiàn)的費(fèi)用遞減情況。財(cái)務(wù)部門每月組織公司級分析會(huì)對預(yù)算執(zhí)行情況予以說明，重點(diǎn)分析業(yè)務(wù)延遲事項(xiàng)是否對公司經(jīng)營產(chǎn)生影響，問題產(chǎn)生的管理根源，共同研討解決對策。分析會(huì)上還會(huì)分享優(yōu)秀費(fèi)用遞減案例，供其他部門參考借鑒推廣。

4.6 評價(jià)環(huán)節(jié)

FY公司每年年初結(jié)合公司經(jīng)營導(dǎo)向和管理重點(diǎn)，公布評價(jià)原則，對各科室費(fèi)用控制開展年度評價(jià)，過程中開展季度預(yù)評價(jià)并公布得分排名，引導(dǎo)各部門、各科室提升管理水平，提高排名。評價(jià)方法見表2。

針對費(fèi)用中的固定資產(chǎn)維修費(fèi)，為引導(dǎo)各科室提高自立化水平，在“遞減改善效果”中分出40%權(quán)重，增加“自立化效果”評價(jià)維度，以評價(jià)各科室自立化能力的提升，計(jì)算方法為“本年外委轉(zhuǎn)內(nèi)制的變更金額÷外委費(fèi)用年初預(yù)算×100%”。

5 加強(qiáng)宣傳引領(lǐng)，持續(xù)提升全員成本意識

FY公司在不斷完善費(fèi)用管理方法的同時(shí)，始終重視成本文化的引領(lǐng)作用，從以往組織“成本月”活動(dòng)，改為持續(xù)開展豐富多彩的成本活動(dòng)，提高全員成本改善和費(fèi)用節(jié)約意識。宣傳方面：通過制作電腦開機(jī)畫面、電腦屏保、食堂桌簽、張貼海報(bào)等方式，宣傳“降本十二法”“降本六大意識”等理念;在公司OA系統(tǒng)開辟“降本園地”專欄，持續(xù)報(bào)道降本優(yōu)秀案例、優(yōu)秀班組及個(gè)人事跡?；顒?dòng)方面：組織尋找浪費(fèi)點(diǎn)、成本知識競賽、積分大比拼（鼓勵(lì)全員節(jié)約從點(diǎn)滴做起）、E-learning闖關(guān)答題、年度優(yōu)秀降本項(xiàng)目評比、年度費(fèi)用管理先進(jìn)科室評價(jià)等活動(dòng)，既考慮表彰作出突出貢獻(xiàn)的團(tuán)隊(duì)和個(gè)人，也鼓勵(lì)提倡全員節(jié)約“1分錢、1滴水、1度電”的微小行為。

6 FY公司費(fèi)用控制方法對其他企業(yè)的啟示

6.1 優(yōu)化費(fèi)用控制組織及流程

健全的組織結(jié)構(gòu)和清晰的制度流程是各項(xiàng)管理工作有序、高效開展的重要保障，費(fèi)用控制也不例外。從FY公司實(shí)踐來看，費(fèi)控委員會(huì)的成立，代表著公司管理層對費(fèi)用控制的高度重視，各委員按照規(guī)則各司其職，從專業(yè)角度對某項(xiàng)議題發(fā)表意見，保證了議題的必要性和費(fèi)用發(fā)生的合理性。企業(yè)可結(jié)合本企業(yè)實(shí)際情況，優(yōu)化費(fèi)用控制組織結(jié)構(gòu)，并將規(guī)則予以制度化、流程化、明文化，以保證費(fèi)用發(fā)生的規(guī)范化。

6.2 建立完善費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)庫

FY公司通過搭建費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)庫，為費(fèi)用控制提供了依據(jù)。企業(yè)可從本企業(yè)各項(xiàng)費(fèi)用發(fā)生的歷史數(shù)據(jù)入手，嘗試建立本企業(yè)的費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)庫，并在此基礎(chǔ)上，對標(biāo)行業(yè)最佳實(shí)踐，結(jié)合環(huán)境變化，不斷優(yōu)化迭代各項(xiàng)費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)。企業(yè)可運(yùn)用數(shù)字化技術(shù)，在業(yè)務(wù)部門申報(bào)各項(xiàng)費(fèi)用預(yù)算時(shí)，通過系統(tǒng)自動(dòng)匹配費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)，并結(jié)合實(shí)際情況建立與各項(xiàng)預(yù)算數(shù)據(jù)的強(qiáng)關(guān)聯(lián)或弱關(guān)聯(lián)，進(jìn)而從費(fèi)用申報(bào)的源頭對費(fèi)用加以控制，減少人為干預(yù)，提高工作效率。

6.3 實(shí)現(xiàn)費(fèi)用控制閉環(huán)管理

FY公司通過執(zhí)行“編制—申請—審批—跟蹤—分析—評價(jià)”六步法，實(shí)現(xiàn)了各項(xiàng)費(fèi)用的閉環(huán)管理。企業(yè)可結(jié)合實(shí)際，查找本企業(yè)在費(fèi)用管理過程中是否有缺失和薄弱環(huán)節(jié)，有針對性地優(yōu)化控制手段，完善控制內(nèi)容，實(shí)現(xiàn)費(fèi)用控制的良性循環(huán)。

6.4 持續(xù)提升全員成本意識

成本意識提升是一項(xiàng)長期工程，企業(yè)一旦形成全員自發(fā)改善和自主節(jié)約的良好氛圍，就會(huì)進(jìn)入成本費(fèi)用不斷優(yōu)化的健康生態(tài)，進(jìn)而提升企業(yè)的生存能力和市場競爭力。在成本意識提升方面，F(xiàn)Y公司主要以宣傳引領(lǐng)和評比表彰為主，對全員進(jìn)行精神鼓勵(lì)和物質(zhì)激勵(lì)。企業(yè)可結(jié)合本企業(yè)文化，探討適合本企業(yè)成本費(fèi)用控制的激勵(lì)約束機(jī)制，多措并舉，持續(xù)提升全員成本意識。

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