簡析電子信息技術(shù)在企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用

郭鑫

摘要：改革開放以來，電子信息技術(shù)獲得飛速的發(fā)展，檔案管理工作也隨之進(jìn)入信息時(shí)代。作為檔案工作的一個(gè)部分，企業(yè)檔案管理的工作在形成、傳遞、存儲(chǔ)等自身的運(yùn)作過程中也發(fā)生著變化。人們要將電子信息技術(shù)更好地運(yùn)用于企業(yè)檔案管理工作中，就應(yīng)當(dāng)積極應(yīng)對信息化，探索基于檔案管理的新理念、新模式。本文首先講述電子信息技術(shù)下的檔案工作，再分析電子信息技術(shù)的運(yùn)用對于企業(yè)檔案管理的意義，最后提出電子信息技術(shù)在企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用方法。

關(guān)鍵詞：電子信息技術(shù);企業(yè)檔案管理;應(yīng)用

引言：

電子信息技術(shù)在目前的企業(yè)管理工作中已經(jīng)得到廣泛的運(yùn)用，大大提高了企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營效率。檔案管理工作主要是管理企業(yè)重要資料的收集、保存以及應(yīng)用，是企業(yè)管理中不可缺失的一部分，為企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展提供不竭的源泉和動(dòng)力?？茖W(xué)合理的運(yùn)用電子信息技術(shù)于企業(yè)檔案管理工作中，不僅能提升管理水平，而且可以促進(jìn)企業(yè)的良性發(fā)展。

一、電子信息技術(shù)下的檔案工作

（一）載體的變化

企業(yè)在實(shí)行計(jì)算機(jī)全程管理時(shí)，能夠適當(dāng)?shù)臐M足數(shù)據(jù)方面的遠(yuǎn)近傳遞交換和處理。電子信息能夠?qū)n案資料進(jìn)行數(shù)字化的轉(zhuǎn)變，以數(shù)據(jù)的形式來進(jìn)行管理，大大降低管理難度。在企業(yè)管理活動(dòng)中，電子文件以其便捷傳送、快速傳遞的特點(diǎn)逐步替代了紙質(zhì)文件[1]。并且，電子圖紙也以其方便快捷的特性出現(xiàn)在各個(gè)領(lǐng)域。利用計(jì)算機(jī)能夠輔助設(shè)計(jì)師進(jìn)行更加便捷的操作，其數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)、查詢和修改更加便利。比如，在項(xiàng)目較大，需要多份圖紙的情況下，可以利用之前產(chǎn)品的成果進(jìn)行創(chuàng)新，利用電子圖紙更能夠彰顯其靈活性。另一方面，電子圖紙作為數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)，相比較圖紙的保存是更加便利且省時(shí)的。

（二）分類方法的轉(zhuǎn)變

以往企業(yè)關(guān)于檔案文書的分類比較多且細(xì)，例如文書檔案、產(chǎn)品檔案、合同檔案等等。這些傳統(tǒng)的分類方式將不再被運(yùn)用其管理工作中。因?yàn)槠髽I(yè)引進(jìn)電子信息技術(shù)時(shí)將采用企業(yè)信息集成系統(tǒng)，對其進(jìn)行模塊的分類和流程的設(shè)置。一份檔案的信息將被分成不同的模塊存儲(chǔ)于相應(yīng)的管理系統(tǒng)中，而整個(gè)系統(tǒng)的調(diào)取信息可以隨時(shí)根據(jù)相對應(yīng)的要求和指令進(jìn)行變化和調(diào)整[2]。每一家企業(yè)的檔案信息的分類方法都是有差異的，但是企業(yè)信息集成系統(tǒng)的使用，毋庸置疑的是會(huì)更加靈活地應(yīng)對企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營過程中的各種情況，其分類也能夠更加快速高效和科學(xué)規(guī)范。

二、電子信息技術(shù)的運(yùn)用對企業(yè)檔案管理作用

（一）提供有力支持

信息技術(shù)的使用加強(qiáng)了企業(yè)進(jìn)行檔案信息搜集的能力，對于技術(shù)分析、分類存儲(chǔ)提供更加強(qiáng)勁的后盾。電子信息技術(shù)能夠在檔案管理的各個(gè)流程進(jìn)行滲透，利用技術(shù)的優(yōu)點(diǎn)來進(jìn)行強(qiáng)有效的管理[3]。在這個(gè)過程中，企業(yè)可以憑借網(wǎng)絡(luò)設(shè)備進(jìn)行檔案信息的采集，形成自動(dòng)生成的檔案材料。在管理方面，利用信息技術(shù)還能夠增加資料的嚴(yán)密性，利用安全加密的形式、優(yōu)化檔案的存儲(chǔ)環(huán)境來確保文件材料的安全性。傳統(tǒng)的檔案材料在存儲(chǔ)方面可以利用監(jiān)測設(shè)備實(shí)時(shí)監(jiān)控，才能確保存放環(huán)境的安全。

（二）提升檔案服務(wù)質(zhì)量

利用電子信息技術(shù)對檔案資料進(jìn)行數(shù)據(jù)分析，將對企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)決策提供有效直觀的支持和依據(jù)。與此同時(shí)，在檔案使用者進(jìn)行查閱校對的時(shí)候也能夠提供準(zhǔn)確服務(wù)，有效滿足使用者的要求，提升檔案服務(wù)質(zhì)量，加強(qiáng)管理的力度，記錄查詢的歷史信息以防資料信息的外泄。

三、電子信息技術(shù)在企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用方法

（一）做好思想準(zhǔn)備

要更好地將電子信息技術(shù)應(yīng)用在檔案管理中，就應(yīng)當(dāng)積極轉(zhuǎn)變思想，充分認(rèn)識(shí)到檔案信息資源的重要性。檔案信息作為信息的一個(gè)重要部分，隨著信息公開化的發(fā)展，檔案的性質(zhì)也隨之產(chǎn)生變化，其利用的范圍也在不斷加大。如今的時(shí)代，唯有將檔案信息資源融入社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)中，檔案工作才能發(fā)揮作用，體現(xiàn)價(jià)值。所以，應(yīng)當(dāng)在有關(guān)規(guī)定的指引下，更加有效地利用檔案的歷史信息，將其變得更有價(jià)值意義。

（二）完善信息化檔案管理機(jī)制

企業(yè)中檔案管理部門應(yīng)當(dāng)結(jié)合實(shí)際情況，健全信息化檔案管理機(jī)制進(jìn)行有效的服務(wù)水平提升，促進(jìn)檔案管理工作對企業(yè)的發(fā)展產(chǎn)生積極的作用[4]。

相關(guān)管理人員應(yīng)當(dāng)努力學(xué)習(xí)相關(guān)的檔案管理知識(shí)，更好地應(yīng)用電子信息技術(shù)，合理規(guī)范管理活動(dòng)的過程，進(jìn)行統(tǒng)一的監(jiān)管，確保檔案管理制度能夠更好落實(shí)。與此同時(shí)，還要促進(jìn)建成完備的保障制度，增設(shè)合理的積極機(jī)制，提供晉升的機(jī)會(huì)，培養(yǎng)管理人員的工作積極性，促進(jìn)員工自主學(xué)習(xí)的能力，逐步增強(qiáng)員工自身的基本素養(yǎng)和應(yīng)用信息技術(shù)的水平，招攬更多優(yōu)秀人才加入。

（三）做好統(tǒng)籌規(guī)劃

將檔案信息全部轉(zhuǎn)化為電子資料的工程是非常龐大的。在這個(gè)過程中，首要工作就是對企業(yè)館藏資料的調(diào)查分析。這些基本信息需要包含檔案的種類、目前的狀況、數(shù)量多少等等。接著按照實(shí)際館藏的情況來進(jìn)行合理的任務(wù)分配和規(guī)劃。其中包括儀器設(shè)備的購買以及檔案信息的錄入，這些工作都是循序漸進(jìn)的完成的。值得注意的是要分清主次，分階段進(jìn)行，對于常用到的檔案信息應(yīng)該盡快錄入，進(jìn)行數(shù)字化管理，才能夠方便工作的開展。

（四）增強(qiáng)對于檔案信息的保護(hù)

檔案管理的信息化，盡管方便了管理，但是還仍然存在著風(fēng)險(xiǎn)。因?yàn)闄n案資料的安全容易遭到網(wǎng)絡(luò)威脅，出現(xiàn)漏洞時(shí)，如果沒有及時(shí)維護(hù)可能會(huì)造成極大的損失。因此，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)要充分運(yùn)用信息技術(shù)的作用，健全信息管理保護(hù)機(jī)制，確保檔案信息的安全。對于查看檔案信息的端口可以設(shè)置身份認(rèn)證的環(huán)節(jié)，加強(qiáng)信息流傳的過程監(jiān)管;對于系統(tǒng)中可能存在的漏洞，要安排每日的檢查，防止病毒入侵;最后應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)管理人員的培訓(xùn)工作，增加網(wǎng)絡(luò)安全意識(shí)。

四、結(jié)束語

科學(xué)合理的運(yùn)用電子信息技術(shù)，能夠增加企業(yè)在檔案管理工作中的工作效率，充分發(fā)揮技術(shù)優(yōu)勢，完善信息化檔案管理機(jī)制，以數(shù)據(jù)的形式來支撐企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營過程中所做的決策和決定，提供有力的支持，促進(jìn)企業(yè)的健康發(fā)展。在這個(gè)信息化的時(shí)代，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不再適應(yīng)企業(yè)的發(fā)展速度，因此要加快電子信息化的運(yùn)用范圍和速度。只有這樣才能夠清理電子信息化的種種障礙，從封閉式管理走向更加開放式的管理模式，轉(zhuǎn)變檔案管理工作的性質(zhì)和職能，實(shí)現(xiàn)更加科學(xué)有效、優(yōu)化配置的信息資源分配。

參考文獻(xiàn)

[1]王利超.淺談電子信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用[J]. 檔案天地， 2010（11）：52-53.

[2]張雪莉.論電子信息技術(shù)在檔案管理中的運(yùn)用[J]. 現(xiàn)代商貿(mào)工業(yè)， 2010， 22（002）：247-247.

[3]吳凱.電子信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用研究[J]. 數(shù)字技術(shù)與應(yīng)用， 2012， 000（008）：88-88.

[4]陳峰.論電子信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用[J]. 硅谷， 2010， 000（022）：113-113.