組織學習中的項目管理研究

張淵

摘要：以組織中的學習理論為基礎，結(jié)合項目管理方法，探索組織學習項目如何有效推進，實現(xiàn)組織項目目標，滿足企業(yè)需求，使員工更加符合企業(yè)經(jīng)濟環(huán)境的要求，提升企業(yè)軟實力。

關鍵詞：組織學習;項目管理;企業(yè)管理;研究分析

一、引言

組織的學習越來越影響到企業(yè)的發(fā)展，如何使組織學習效率更高，使組織學習效果更快地轉(zhuǎn)化為企業(yè)的生產(chǎn)力，需要對組織的學習及對組織學習項目的有效管理進行細致剖析，通過以項目管理方式規(guī)劃組織的學習，從而幫助企業(yè)培養(yǎng)更加符合要求的員工，組建有競爭力的專業(yè)團隊，幫助企業(yè)實現(xiàn)企業(yè)戰(zhàn)略目標。助力企業(yè)實現(xiàn)長期戰(zhàn)略規(guī)劃的落地，培養(yǎng)企業(yè)軟實力，使企業(yè)更具競爭能力。

二、相關理論及文獻綜述

組織的學習是組織自我革新的能力，是組織不斷努力改變或重新設計自身以適應不斷變化的環(huán)境的過程，也是組織創(chuàng)新的過程。優(yōu)秀的組織總在學習如何能夠更好地發(fā)現(xiàn)并解決組織中存在的問題，并且不斷地對這種發(fā)現(xiàn)和解決問題的方式進行反思，進而為組織創(chuàng)造或增加知識和能力。

組織學習項目作為項目在組織學習領域中的一種體現(xiàn)，具有目標性、資源性、時間性和唯一性的特點。首先，組織學習項目要有一定的項目目標，需要在組織學習項目管理的第一階段將組織學習需求轉(zhuǎn)化為清晰的學習項目目標。其次，資源性包括人力、財力、物力，需要在組織學習規(guī)劃階段準備好組織學習預算、所需的相關工作人員及其他學習輔助設施。再次，組織學習的時間性是指組織學習項目在一定的時間內(nèi)完成的，所以也需要制訂相應的項目實施時間計劃，并根據(jù)這個時間計劃開展組織學習。最后，組織學習項目具有唯一性，是指一個組織學習項目是獨一無二的，并不是可以反復重復的;即便在組織內(nèi)部對學習項目進行復制時，項目本身及所針對的學習者都會或多或少地發(fā)生改變。

組織學習的項目管理就是為了實現(xiàn)組織學習目標而進行的組織學習項目啟動、組織學習項目規(guī)劃、組織學習實施與控制以及組織學習項目收尾。組織學習項目管理的基本工作流程包括：

組織學習項目啟動：包括組建組織學習項目組，定義組織學習項目（組織學習項目需求分析，確定組織學習項目目標，確定組織學習項目評估目標等）。

組織學習項目規(guī)劃：包括分解組織學習項目工作，制訂組織學習項目計劃（確定組織學習活動時間，確定學習場所，選聘專家和講師，確定目標學習者，確定學習內(nèi)容，選擇學習方法，制定組織學習項目預算等）以及審批組織學習項目。

組織學習項目實施和監(jiān)控：組織學習項目實施屬于執(zhí)行體驗階段，包括學習活動前的準備工作（如學習項目通告、學習報名、學習教材、學習相關信息管理等），學習活動的實施（如培訓開場、學習內(nèi)容開展、學習結(jié)尾等）。而組織學習項目過程監(jiān)控，則主要是控制各類資源的使用、保證學習質(zhì)量及學習項目變更管理。

組織學習項目收尾：作為內(nèi)化階段或成就階段，包括組織學習項目效果評估、組織學習項目行政收尾，以及組織學習項目總結(jié)等。

組織學習項目收尾階段中的項目評估是非常重要的。有效的評估可以促進對組織學習項目規(guī)劃等管理工作的反思，并根據(jù)項目評估的結(jié)果不斷地改進和晚上組織學習項目的管理工作。

三、論證部分

A企業(yè)在實行國際化戰(zhàn)略的過程中，在各國設立的子公司或分支機構(gòu)，并在當?shù)卣衅肛攧杖藛T進行相關賬務處理，A企業(yè)希望通過組織學習項目組建一支海外財務管理團隊，對各國子公司或分支機構(gòu)的日常財務進行集中管理。

（一）A企業(yè)海外財務培訓項目啟動

1.組建海外財務培訓項目組

該項目發(fā)起人是A企業(yè)財務總監(jiān)，負責挑選并任命項目經(jīng)理，批準項目核心成員的組成，負責項目預算的審批，提供資金支持及審批重大財務事項，向項目經(jīng)理提供幫助。

項目經(jīng)理由財務總監(jiān)任命，項目經(jīng)理需要具備優(yōu)秀的英語語言能力及項目管理能力，及基本的財務管理知識。每月與海外各分公司管理層進行溝通了解海外子公司的財務管理需求，領導及指導小組成員;保證與項目相關人員的溝通并及時匯報項目的進展。

項目根據(jù)A公司海外子公司分布及業(yè)務需要，任命了亞洲組、歐洲組及質(zhì)量控制組的3位組長作為該項目的核心成員。項目核心成員對項目經(jīng)理負責，保證組織學習項目的順利完成。組長會參與項目計劃的制訂，服從項目經(jīng)理的領導，執(zhí)行計劃分配的任務，配合小組成員的工作，同時保持與項目經(jīng)理溝通。

每個國家由兩位組員負責處理具體的日常財務管理工作，兩位組員需要熟悉所在國財務管理知識，及使用當?shù)卣Z言溝通的能力。

2.海外財務培訓項目需求分析及目標確定

在組織學習項目需求分析過程中，發(fā)現(xiàn)目前組員雖然具備日常英語郵件交流及電話會議中用當?shù)卣Z言溝通的能力，但是對于當?shù)氐囊恍┚唧w財務準則不熟悉，包括常見的稅法問題，科目設置的問題以及科目歸類的問題等，在日常財務管理過程中發(fā)現(xiàn)對于子公司業(yè)務流程也不熟悉，導致出現(xiàn)問題后，無法確定前端業(yè)務流程中哪個環(huán)節(jié)出了問題。比如在對賬過程中發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)中發(fā)票號碼不統(tǒng)一的問題，需要結(jié)合前端收貨的操作流程來解決財務對賬的問題，由于海外子公司經(jīng)營管理的信息化程度較高，需要聯(lián)合ERP系統(tǒng)工程師共同完成系統(tǒng)的優(yōu)化，達到既不影響前端收貨的操作效率，同時滿足財務管理需求的目的。

所以組織學習項目的階段性目標為實現(xiàn)對各國子公司當?shù)鼗緶蕜t的熟悉及對子公司日常財務管理流程的熟悉，并在此基礎上提出優(yōu)化建議，實現(xiàn)組建一支能夠有效支持海外公司經(jīng)營的財務團隊的最終目標。

（二）海外財務培訓項目規(guī)劃及審批

1.分解海外財務培訓項目工作

根據(jù)工作分解結(jié)構(gòu)（WBS）的方法，對海外財務培訓項目進行了工作分解

總項目為：海外財務培訓項目

子項目為：1）各國財務準則的學習2）各子公司業(yè)務流程的學習

具體組織學習分解為三個階段：學習活動前、學習活動中和學習結(jié)束后

2.制訂海外財務培訓項目實施計劃

學習開展時間總計為5天時間，分為3天的系統(tǒng)學習及連續(xù)4周每周半天的實踐研討時間，通過手機APP即時學習的形式，鞏固所學，積極努力地解決工作中遇到的問題。學習活動形式為在線學習形式，以英語為主要交流語言，當?shù)卣Z言為輔。講師包括內(nèi)部講師和外部講師，聘請了當?shù)貙＜抑v授專業(yè)知識，由當?shù)刎攧展芾砣藛T講授分公司具體業(yè)務流程。學習者以負責該分公司財務的組員及組長為主，其他組員可申請參與。學習內(nèi)容為當?shù)刎攧諟蕜t及分公司業(yè)務流程。學習方法為講授法結(jié)合研討法，學習資料及業(yè)務流程會以電子版資料留存以備后期查閱使用。學習活動預算時間預算5天，具體費用支出為聘請專家的費用，由當?shù)毓酒刚垖＜遥l(fā)票報賬。

3.審批海外財務培訓項目

由組織學習項目組整理組織學習項目計劃書，向上級管理層匯報。學習項目計劃書包括：組織學習需求分析報告、項目名稱、項目目標、學習者、講師情況、學習時間、學習地點、學習方法、項目費用預算。管理層根據(jù)計劃書進行項目可行性論證及可能為組織帶來的效益進行比較，做出審批決定。

（三）海外財務培訓項目實施和監(jiān)控

1.學習活動前的準備

在學習活動開始前，以群發(fā)郵件形式發(fā)出學習通告，告知學習項目目的、進行時間、參與形式、參加項目需要具備的資格條件，學習項目報名形式及截止時間。

準備學習教材及相關學習資料并在開課前將資料分發(fā)至報名學員。同時，對于參加本次學習的組員建立文檔，同步更新至人力資源系統(tǒng)，作為職位晉升、崗位變動的重要背景信息資料存檔。

2.學習活動的實施

在開始學習之前，讓學習者結(jié)合自身工作中遇到的實際問題，展開學習研討，找出問題點，小組成員分享想法并展示出來，將類似的想法歸類，并鼓勵在別人的想法上提出新的想法，而不評價和批評別人的想法。目的是破冰，調(diào)動起學習者的積極性，營造學習氛圍，并能夠了解學習者的學習動機，也可以充分體現(xiàn)學習者的知識積累和經(jīng)驗分享。

在學習過程中，講師針對學習者所共同關注的問題結(jié)合當?shù)刎攧赵瓌t及工作流程進行講解，自然而然地形成理論性輸入。此外，通過各種小活動加強互動，不斷地吸引學習者的注意力，比如競賽、操作、視頻等活動。

3.學習活動的過程控制

組織者時刻關注學習進度，確保在既定的時間內(nèi)完成整個學習項目的目標。

通過學習進度表掌握實時情況，比較已完成組織學習項目與計劃完成的項目，從多角度確定進度是否符合計劃的要求，并根據(jù)進度情況調(diào)整各類資源的投入和分配。

對于組織學習項目的質(zhì)量控制，將項目的結(jié)果與事先制訂的標準進行比較。主要通過學習者在實際工作中應用能力來判斷。通過開課前的對學習者學習目的的分析，及授課過程中學習者的反饋以及授課期間業(yè)務中的應用，動態(tài)地掌握組織學習的效果。

在組織學習項目的費用控制方面，A公司按照成本效益的原則，指導、監(jiān)督、調(diào)節(jié)和控制項目實施過程中的各種花費，確保每筆費用都控制在預算的范圍內(nèi)，并產(chǎn)生學習效果。

4.組織學習項目變更管理

組織學習項目在實施過程中，會出現(xiàn)各種干擾因素，整個學習過程處于一個動態(tài)變化的過程當中。雖然在項目規(guī)劃過程中已經(jīng)做了充分的準備，在實施過程中也難免遇到意想不到的情況發(fā)生。當學習質(zhì)量、學習進度或?qū)W習費用出現(xiàn)偏差時，應該及時采取糾正措施，盡量早發(fā)現(xiàn)問題，才能花最小的代價糾正偏差。在應急過程中也可能發(fā)現(xiàn)成本效益更高的學習方法。

A公司曾經(jīng)采用教室學習的方式，學員與講師面對面交流學習，隨著科技的進步，傳統(tǒng)的教室學習方式被取代，出現(xiàn)了諸如APP移動學習、電視電話會議學習方式，不僅節(jié)省了聘請海外講師的差旅費用，時間上更加靈活，極大地降低了組織學習的成本，增強了組織學習的靈活性和適應能力。

（四）海外財務培訓項目收尾

1.組織學習項目評估

通過組織項目評估，及時地向管理者和學習者反饋項目成果，促進學習者對學習的反思，了解學習者的學習效果并積累組織學習數(shù)據(jù)和案例，提升今后組織學習的成本效益。A公司通過海外財務培訓項目組建了一支服務于海外多家子公司的財務團隊，不僅加強了母公司對海外子公司的控制和管理，從集團整體層面節(jié)省了各子公司單獨設立復雜財務機構(gòu)的成本。提升了集團整體效益。

2.組織學習項目行政收尾

對于海外財務培訓項目的學習教材、學員評估表、相關視頻和總結(jié)歸納的流程圖都以電子版形式歸檔于共享存儲空間內(nèi)，以備工作中使用。這些行政收尾工作從細節(jié)上保證了組織學習項目的成果。

3.組織學習項目總結(jié)

A公司在每一個組織學習項目完成后，都以項目總結(jié)報告作為該項目的收尾，使得相關的業(yè)務檔案更加健全。并通過集團內(nèi)部網(wǎng)絡和新聞報紙、電視視頻等形式在集團內(nèi)播放，讓更多的人了解組織學習項目，獲取更多的反饋信息，并積累了豐富的案例知識。

四、結(jié)論

當下，企業(yè)的競爭環(huán)境風云變幻，競爭日趨激烈，個人學習只有上升到組織的層面，才能夠為組織帶來改變。通過組織學習增強了團隊工作的效率，從而帶動公司整體效益的提升。在組織學習過程中結(jié)合項目管理的專業(yè)知識，確保了組織學習的質(zhì)量和進度，從而更加切實地保障組織目標的實現(xiàn)，戰(zhàn)略的落地。

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