高職院校檔案信息管理精細(xì)化提升的研究

徐蔚 潘琪 曾憲超 陳志芳

◆摘? 要：隨著信息技術(shù)、數(shù)據(jù)處理技術(shù)不斷發(fā)展，檔案載體介質(zhì)包括使用等變化極大高職院校檔案管理軟件技術(shù)、硬件設(shè)備不斷提升，亟需使檔案管理精細(xì)化，促進(jìn)高職院校檔案管理工作水平和工作質(zhì)量，本文對(duì)高職院校檔案信息管理精細(xì)化現(xiàn)狀進(jìn)行詳細(xì)闡述，并對(duì)解決此類問題進(jìn)行了分析探討，以提高職院校檔案管理工作效率的問題。

◆關(guān)鍵詞：檔案信息管理;高職院校;精細(xì)化管理;對(duì)策

當(dāng)前高職院校要對(duì)檔案信息資源進(jìn)行合理科學(xué)的管理，借助計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)技術(shù)為突破口實(shí)現(xiàn)科學(xué)有效高職院校檔案信息管理精細(xì)化，切實(shí)保障高職院校檔案信息管理工作全面性、真實(shí)性、時(shí)效性。

一、高職院校檔案信息管理現(xiàn)狀

（一）高職院校檔案信息管理手段落后

隨著社會(huì)的信息化程度的提高，但高職院校檔案信息管理工作尚未與科技的發(fā)展與時(shí)俱進(jìn)，實(shí)物檔案信息管理仍然是檔案管理的工作重點(diǎn)，電子化檔案僅停留在掃描、拍照留檔上，傳播和儲(chǔ)存媒介通常以紙質(zhì)媒介為主，檔案信息丟失、查找的問題嚴(yán)重，對(duì)高職院校的檔案信息管理效率產(chǎn)生嚴(yán)重的負(fù)面影響。

高職院校檔信息案管理規(guī)范要求檔案管理人員按照檔案管理規(guī)范對(duì)各種檔案信息分門別類地編號(hào)、整理、歸納，受學(xué)校檔案的管理時(shí)限較長、人員周期性流動(dòng)性較大等因素影響，對(duì)檔案信息的調(diào)用、查詢，對(duì)占用高職院校檔案管理工作人員的工作量的比例較大。

（二）高職院校對(duì)缺乏檔案信息管理精細(xì)化的科學(xué)認(rèn)知，人員隊(duì)伍需要提升重組

檔案信息管理精細(xì)化對(duì)教學(xué)、教研、科研等高職院校核心業(yè)務(wù)的意義及價(jià)值認(rèn)識(shí)不足，仍停留在輔助、服務(wù)的職能定位上;缺乏檔案信息管理科學(xué)系統(tǒng)規(guī)劃，導(dǎo)致高校檔案信息管理工作效率低下。

隨著高職院校檔案管理工作的復(fù)雜性、工作量提升，高職院校檔案管理工作人員多數(shù)都是非檔案管理專業(yè)人員，在專業(yè)知識(shí)、系統(tǒng)訓(xùn)練等方面亟待提升。高職院校檔案管理工作，需要具備專業(yè)計(jì)算機(jī)、信息處理等相關(guān)專業(yè)技術(shù)背景的工作人員，才能將大數(shù)據(jù)應(yīng)用、信息管理電子化與高職院校既有檔案管理工作進(jìn)行有機(jī)結(jié)合，實(shí)現(xiàn)高職院校檔案管理信息化的高效運(yùn)行。

（三）高職院校檔案管理信息化建設(shè)軟件、硬件投入有待提高

高職院校檔案管理精細(xì)化復(fù)雜、全面、系統(tǒng)，要給予充足的資源投入，先進(jìn)的硬件設(shè)備、軟件、網(wǎng)絡(luò)建設(shè)均是必要的基礎(chǔ)投入。受資金、硬件、軟件投入限制，這是導(dǎo)致目前高職院校檔案管理效率低下的直接原因。除此之外，相關(guān)檔案管理工作人員必須熟練操作、維護(hù)身份認(rèn)證系統(tǒng);熟練進(jìn)行視頻、圖像處理及存儲(chǔ)、整理，以及對(duì)通用軟件進(jìn)行二次開發(fā)，這是高職院校檔案管理精細(xì)化最難解決的問題。

二、高職院校檔案信息管理精細(xì)化的對(duì)策研究

為實(shí)現(xiàn)高職院校檔案信息管理實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理控制，實(shí)施科學(xué)合理的措施、優(yōu)化檔案管理制度、構(gòu)建全方位深層次高職院校檔案信息管控模式、完善檔案信息數(shù)據(jù)庫等等。

1.完善檔案信息數(shù)據(jù)庫。高職院校實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化過程當(dāng)中所采用的技術(shù)包含安全保密、網(wǎng)絡(luò)以及數(shù)據(jù)庫等各項(xiàng)技術(shù)。以計(jì)算機(jī)為硬件基礎(chǔ)搭建檔案信息數(shù)據(jù)庫，滿足了海量檔案信息的存儲(chǔ)空間條件，并記錄全方位的高職院校各類數(shù)據(jù)信息，能夠?qū)τ诓煌悇e、不同人員的信息進(jìn)行客觀反映，為當(dāng)前高職院校各類人員管理評(píng)價(jià)、科研教學(xué)提供充足數(shù)據(jù)資源支撐。為預(yù)防高職院校受到網(wǎng)絡(luò)破壞、程序漏洞、病毒傳播等影響高職院校檔案管理過程當(dāng)中需構(gòu)建安全保障體系;科學(xué)、人性化的搜索引擎是數(shù)據(jù)檢索、更新的技術(shù)基礎(chǔ);除此之外，檔案信息數(shù)據(jù)庫的操作簡便性、維護(hù)費(fèi)用、信息檢索平臺(tái)的開發(fā)使用時(shí)間都不同程度的決定了高職檔案信息數(shù)據(jù)庫的檢索效率和效果，幫助高職院校領(lǐng)導(dǎo)層全方位考察和了解師生、教學(xué)、科研資源，進(jìn)行高職院校管理決策;方便各類人員利用檔案信息資源奠定良好基礎(chǔ)。

2.不斷優(yōu)化高職院校檔案管理制度、檔案信息資源管控模式。

對(duì)高職院校檔案資料進(jìn)行精細(xì)化控制和管理的趨勢(shì)是在計(jì)算機(jī)信息化建設(shè)基礎(chǔ)之上堅(jiān)持檔案管理全面實(shí)效、客觀公正的原則，保障高職院校檔案信息管理質(zhì)量和管理水平得到全面的提高，保證高職院校各部門信息匯總的時(shí)效性。

一是高職院校內(nèi)部需要積極有效推廣信息化模式。針對(duì)信息整理過程當(dāng)中，需要采用計(jì)算機(jī)技術(shù)實(shí)施科學(xué)歸檔，實(shí)現(xiàn)檔案管理人員獲取信息高效化。

二是采取合理科學(xué)措施優(yōu)化完善檔案管理系統(tǒng)。在實(shí)際工作開展的過程當(dāng)中需要采取科學(xué)有效措施針對(duì)各種硬件設(shè)備申請(qǐng)、配置和采購。增加高職院校檔案管理信息化工作的軟件、硬件投入，以科學(xué)高效實(shí)用做基礎(chǔ)，對(duì)各種檔案管理軟件升級(jí)優(yōu)化，構(gòu)建現(xiàn)代化的檔案信息管理系統(tǒng);不斷更新檔案信息管理的硬件設(shè)備更新，例如各類型的通信設(shè)備、掃描儀、計(jì)算機(jī)等;加強(qiáng)校園網(wǎng)絡(luò)支撐，滿足高職院校檔案管理信息化的高速傳輸、大容量保存的需求。

利用大數(shù)據(jù)技術(shù)構(gòu)建精準(zhǔn)化的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)為高職院校及時(shí)準(zhǔn)確提供完整化檔案數(shù)據(jù)，結(jié)合用戶檢索行為以對(duì)海量檔案數(shù)據(jù)處理、利用，滿足高職院校各部門、人員的信息需求。

三、結(jié)語

隨著高職院校政策關(guān)注、規(guī)模擴(kuò)大、生源增加等變化，高職院校檔案的管理時(shí)限長、人員周期性流動(dòng)性較大、檔案信息資源利用率低、統(tǒng)計(jì)缺乏時(shí)效性等問題突出，高職院校檔案信息亟需逐步延伸到整個(gè)高職院校教育教學(xué)、科研管理體系當(dāng)中，幫助全方位考察和了解師生、教學(xué)、科研資源，這對(duì)于高職院校管理工作及自身發(fā)展具有重要意義。

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