大數(shù)據(jù)背景下企業(yè)檔案管理工作的思考

陳麗艷

摘要：隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，大數(shù)據(jù)正在引領(lǐng)各領(lǐng)域和各行業(yè)的變革與轉(zhuǎn)型?，F(xiàn)階段，大數(shù)據(jù)技術(shù)已經(jīng)在多個領(lǐng)域得到了十分廣泛的應(yīng)用，檔案管理工作也在面臨一場深刻變革。在企業(yè)的檔案管理工作中，原有的檔案管理工作模式已經(jīng)不能夠很好地滿足實(shí)際工作的需求，企業(yè)檔案部門應(yīng)順勢而為，推進(jìn)大數(shù)據(jù)時代檔案管理的轉(zhuǎn)型升級。本文主要探討大數(shù)據(jù)背景下企業(yè)的檔案管理工作的意義和優(yōu)化策略。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時代;企業(yè);檔案管理工作

引言：企業(yè)的檔案管理工作涵蓋了企業(yè)發(fā)展各個階段的生產(chǎn)經(jīng)營情況，同時也是企業(yè)戰(zhàn)略方向的重要體現(xiàn)。企業(yè)檔案管理工作作為企業(yè)管理工作中最為關(guān)鍵的部分之一，隨著時代的不斷發(fā)展，企業(yè)信息檔案的來源以及形式變得越來越多樣化，企業(yè)檔案管理工作的難度也得到了大幅提升。因此，我們需要借助更加先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)手段更加高效的開展檔案管理工作。

一、大數(shù)據(jù)背景下優(yōu)化企業(yè)檔案管理的意義

在大數(shù)據(jù)的時代背景下，借助更加先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)手段開展企業(yè)檔案管理工作，不僅能夠?qū)υ械墓ぷ骼碚撘约坝^念進(jìn)行很好地完善，還能夠讓企業(yè)的檔案管理工作更加高效、高質(zhì)量。此外，大數(shù)據(jù)背景下開展企業(yè)檔案管理工作能夠極大地加快檔案管理工作改革的進(jìn)程，進(jìn)而讓企業(yè)檔案管理工作能夠更好地適應(yīng)時代發(fā)展的需求。在全新的歷史階段，深入探究企業(yè)檔案管理工作的優(yōu)化形式，能夠極大地提升檔案管理工作相關(guān)工作人員的工作積極性，進(jìn)而讓他們能夠更好地投入到檔案管理工作中去。

二、大數(shù)據(jù)背景下企業(yè)檔案管理工作的優(yōu)化策略

（一）借助云計算技術(shù)建立企業(yè)檔案管理系統(tǒng)

當(dāng)前階段，企業(yè)的檔案管理工作需要處理大量的信息數(shù)據(jù)，因此，企業(yè)檔案管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)架構(gòu)也需要具備以下幾個特點(diǎn)：第一點(diǎn)為充足的存儲容量;第二點(diǎn)為強(qiáng)大的分析能力;第三點(diǎn)為較快的響應(yīng)速度。這些基礎(chǔ)架構(gòu)也會消耗一定的成本。云計算是一種將分布式計算、并行計算以及互聯(lián)網(wǎng)結(jié)合起來的全新的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)資源提供模式。云計算技術(shù)能夠完成互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)資源的自動化配置以及管理，在降低互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)管理工作難度的同時，還能夠極大地提升資源的利用率。云計算技術(shù)主要有資源共享、快速交付以及按需服務(wù)三個特點(diǎn)。云計算技術(shù)能夠有效減緩海量信息數(shù)據(jù)對企業(yè)信息檔案管理工作的壓力。以云計算為基礎(chǔ)的信息存儲、分享以及挖掘能夠幫助企業(yè)檔案管理工作更加高效的開展?；谠朴嬎慵夹g(shù)所建立的企業(yè)檔案管理系統(tǒng)，不僅具有十分強(qiáng)大的存儲能力、分析能力以及反應(yīng)能力，同時它的成本也更加容易控制。

（二）提升企業(yè)檔案管理工作人員數(shù)據(jù)信息素養(yǎng)

在大數(shù)據(jù)的背景下，企業(yè)檔案管理工作會發(fā)生翻天覆地的變化。因此，為了更好地開展相關(guān)工作，企業(yè)的檔案管理工作人員需要努力提升自身的信息處理能力以及業(yè)務(wù)意識，同時還需要具備充足的信息理解、信息獲取以及信息利用等多個不同方面的能力。企業(yè)在進(jìn)行檔案管理工作改革的過程中，需要加強(qiáng)對檔案管理工作人員的培訓(xùn)教育，借助訪問交流、教育講座以及外出考察等多種不同的手段，讓相關(guān)工作人員的具備充足的專業(yè)知識儲備以及技能水平。企業(yè)需要借助長期的培訓(xùn)教育，讓檔案管理工作人員的能力得到持續(xù)的提升，進(jìn)而讓企業(yè)的檔案管理工作有更加充足的人才儲備。借助技術(shù)高超、能力極強(qiáng)、效率超高的專業(yè)信息化檔案管理人才隊伍，更好地推動企業(yè)檔案管理工作的開展。

（三）努力推進(jìn)檔案管理工作的數(shù)字化建設(shè)

數(shù)字化是指將模擬信息數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為使用“0”和“1”表示的二進(jìn)制碼。將現(xiàn)象變化轉(zhuǎn)化為可制表分析的量化形式的過程被稱為數(shù)字化。在這一過程中，數(shù)據(jù)是對某一事物的描述，數(shù)據(jù)能夠進(jìn)行記錄、分析以及重組。數(shù)據(jù)化的前提是數(shù)字化，數(shù)字化不能夠完全代替數(shù)據(jù)化。當(dāng)前階段，企業(yè)信息檔案數(shù)字化是借助掃描等手段，將原有的紙質(zhì)信息檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化的形式，然后存儲在計算機(jī)等設(shè)備中，再使用計算機(jī)進(jìn)行瀏覽和查看。數(shù)字化主要通過圖像的形式存儲信息數(shù)據(jù)，并不是完全的數(shù)據(jù)化，還不能夠?qū)?shù)字的內(nèi)容進(jìn)行識別、分類、著錄以及標(biāo)引等操作。企業(yè)檔案管理的有關(guān)部門需要不斷加強(qiáng)對信息檔案數(shù)字化的探究，同時還需要積極開展信息檔案數(shù)據(jù)化的工作。企業(yè)的檔案管理部門需要把信息檔案目錄數(shù)據(jù)庫、信息檔案全文數(shù)據(jù)庫以及多媒體信息檔案數(shù)據(jù)庫作為工作的重點(diǎn)內(nèi)容，將信息檔案的數(shù)字化工作做好、做精，還需要把信息檔案管理工作的重點(diǎn)逐漸轉(zhuǎn)移到數(shù)字資源的識別、分類、著錄以及標(biāo)引工作上。

（四）重視大數(shù)據(jù)背景下企業(yè)檔案的安全

大數(shù)據(jù)技術(shù)以及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在為人們帶來很多便利的同時，也帶來了許多的困難和挑戰(zhàn)。由于互聯(lián)網(wǎng)具備較高的開放性以及虛擬性，因此信息數(shù)據(jù)也面臨著十分嚴(yán)重的安全問題。企業(yè)的信息檔案中涵蓋了企業(yè)經(jīng)營、發(fā)展等許多價值極高的信息，如果這些信息出現(xiàn)泄露的問題，就會對企業(yè)的發(fā)展產(chǎn)生十分不利的影響。所以，在大數(shù)據(jù)的背景下，企業(yè)還需要不斷提升信息檔案的安全性能。企業(yè)的管理部門需要具備充足的信息安全意識，并對大數(shù)據(jù)時代下檔案管理工作的特性有深入的了解。此外，企業(yè)還需要加強(qiáng)對關(guān)鍵信息數(shù)據(jù)的防護(hù)，一旦發(fā)現(xiàn)風(fēng)險，就需要及時向上級匯報并委派專業(yè)的人員進(jìn)行處理。企業(yè)需要借助先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)手段，做好檔案管理系統(tǒng)的安全防護(hù)工作。最后，企業(yè)還可以根據(jù)自身的實(shí)際情況，制定專門的信息檔案防篡改技術(shù)，進(jìn)而更好地保護(hù)信息數(shù)據(jù)的安全。企業(yè)在檔案管理系統(tǒng)中需要為每一級別的用戶設(shè)置專門的權(quán)限和身份認(rèn)證方式，進(jìn)而更好地保護(hù)關(guān)鍵信息數(shù)據(jù)，并有效防止外部用戶的非法訪問。

結(jié)語

總之，大數(shù)據(jù)帶來的不僅是機(jī)遇，更是巨大的挑戰(zhàn)，企業(yè)檔案管理工作要應(yīng)勢而動、乘勢而為，加快轉(zhuǎn)型升級，逐步實(shí)現(xiàn)以信息化為核心的檔案管理現(xiàn)代化。加快建立專業(yè)的、適應(yīng)現(xiàn)代化發(fā)展的檔案管理人才技術(shù)團(tuán)隊，構(gòu)建企業(yè)檔案信息化管理系統(tǒng)，提高檔案工作效率，推進(jìn)檔案數(shù)字化進(jìn)程，進(jìn)而讓現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)能夠更好地推動企業(yè)的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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