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      淺談如何做好企業(yè)檔案的管理工作

      2021-10-14 00:05:52張巖
      速讀·中旬 2021年10期
      關(guān)鍵詞:企業(yè)檔案管理問題對策

      張巖

      ◆摘? 要:隨著以辦公自動化、社會信息化為核心的企業(yè)檔案管理模式的深入發(fā)展,檔案在企業(yè)的生產(chǎn)和發(fā)展過程中起著越來越重要的作用。企業(yè)的不斷改革和發(fā)展,檔案在標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、科學(xué)化的綜合建檔過程中和檔案管理中由單純的存放走向應(yīng)用、分析的道路,使之更好地為生產(chǎn)服務(wù),還有很多需要研究和解決的實質(zhì)性問題。

      ◆關(guān)鍵詞:企業(yè)檔案管理;問題;對策

      一、企業(yè)檔案存在的問題

      (一)企業(yè)檔案工作缺乏長期性、連續(xù)性的發(fā)展規(guī)則

      企業(yè)檔案工作按照各級檔案管理要求進行了達標(biāo)升級工作。但檔案達標(biāo)升級工作在短時間內(nèi)取得了一定的效果,但達標(biāo)以后,就出現(xiàn)后力不足,沒有長期性和連續(xù)性,再由于部分干部對檔案綜合管理的參與程度不夠,對檔案在企業(yè)中的重要作用的認識不足,甚至有部分還認為檔案室就是資料沒有地方存放了就放的地方,檔案室在某些人眼中成了廢紙倉庫,造成了檔案工作有領(lǐng)導(dǎo)、無計劃;在任務(wù)、無落實;有形式、無效果。檔案工作缺乏應(yīng)有的長期性和連續(xù)性的發(fā)展規(guī)則。

      (二)檔案工作缺乏制度化的管理程序

      當(dāng)前企業(yè)檔案管理不規(guī)范主要表現(xiàn)在:一是檔案收集不規(guī)范。在收集過程中,制度形同虛設(shè),想交就交,不想交就不交,檔案收集考核不明確;二是檔案整理不規(guī)范。企業(yè)近幾年發(fā)展較快,新檔案人員不斷進入,檔案人員的專業(yè)素質(zhì)參差不齊,在立卷過程中有的沒有按照卷內(nèi)文件目錄順序進行排序組卷,卷內(nèi)目錄與實際整理文件不相符,卷內(nèi)資料漏失現(xiàn)象比較普遍。

      (三)缺乏運用辦公自動化對檔案管理方法進行更新改造

      目前,一般檔案管理都是采用一臺電腦,一套軟件的管理辦法,檔案管理與提供利用遠遠適應(yīng)不了檔案網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展的需要。檔案管理手段的落后,給檔案工作帶來消極后果,主要是落后的檔案管理技術(shù)跟不上日益增長的檔案利用需求。造成檔案技術(shù)落后的主要原因有兩點:一是部分領(lǐng)導(dǎo)缺乏對檔案工作重要性的足夠認識,財力投入少;二是一些單位雖然購買了不少先進的檔案管理設(shè)備,但由于檔案管理人員操作不熟練,導(dǎo)致先進設(shè)備沒有起到先進作用。三是,領(lǐng)導(dǎo)重視不夠,雖有設(shè)備和檔案網(wǎng)絡(luò),但檔案并沒有錄入電腦,還按手工在進行工作。

      二、檔案工作存在問題的解決對策

      檔案雖然是一個龐大的信息庫,但它是一種原生的信息資源,各種信息零散地儲存在眾多的單堆資料中,只有根據(jù)需要,把相關(guān)信息系統(tǒng)地、規(guī)范地整理出來,通過加工整理才能更好地發(fā)揮檔案的信息作用,實現(xiàn)其價值。檔案管理作為工作中的一項重要工作,為企業(yè)發(fā)揮著不可磨滅的成績。要充分發(fā)揮管理的作用,才能使之更好地為企業(yè)中心工作做好服務(wù)。

      (一)抓好組織建設(shè),完善管理制度,做到“五個統(tǒng)一”

      抓好組織建設(shè)是做好檔案管理工作的關(guān)鍵。一是成立由分管領(lǐng)導(dǎo)任組長、辦公室主任任副組長、主要科室負責(zé)人為成員的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組,協(xié)調(diào)各部門間的檔案工作,為檔案工作的綜合管理提供組織保障;二是把檔案管理工作列入到企業(yè)管理的議事日程,年初有部署,年底有總結(jié),平時有檢查指導(dǎo),并接受上級和地方檔案管理部門的領(lǐng)導(dǎo)和指導(dǎo);三是完善檔案管理制度,確保檔案管理工作協(xié)調(diào)發(fā)展,檔案部門做到統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一制度,統(tǒng)一規(guī)劃計劃,統(tǒng)一檢查指導(dǎo)和統(tǒng)一培訓(xùn)交流。

      (二)檔案工作要有計劃和目標(biāo)

      檔案工作要想取得長遠的發(fā)展,必須增強檔案工作的主動性、前瞻性,制定出有指導(dǎo)性的檔案發(fā)展規(guī)則。為此,領(lǐng)導(dǎo)干部要意識到檔案工作的重要性,把檔案工作提上工作日程,研究及過問檔案的具體工作,要結(jié)合當(dāng)今信息技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)發(fā)展的新趨勢,加大技術(shù)投入,制定出既符合檔案管理要求,又有合乎實際的工作計劃。

      (三)加強檔案基礎(chǔ)工作,按時完成上級部門的檔案工作。

      在檔案基礎(chǔ)管理中,要堅持把檔案管理工作作為一項長期的、重要的基礎(chǔ)工作,從領(lǐng)導(dǎo)機制到管理體系,從規(guī)章制度到檔案管理,在組織上、制度上要形成一套科學(xué)、合理、完整的管理辦法,為檔案管理工作的有效開展提供可靠的保障。檔案貴在利用,重在管理,對每年上級主管部門所規(guī)定的各項工作要嚴格執(zhí)行,按時完成。

      (四)加強培訓(xùn)力度,努力提高檔案管理人員的素質(zhì)

      建立健全相關(guān)管理制度,一是要明確檔案管理負責(zé)人,專職、兼職檔案員的崗位職責(zé)。在各部門選拔素質(zhì)較高的人員為兼職檔案員,負責(zé)本部門檔案的收集、整理歸檔工作,形成覆蓋企業(yè)的檔案管理機制。二是建立健全檔案管理制度,按照《企業(yè)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)》的要求,依據(jù)《檔案法》有關(guān)規(guī)定,結(jié)合本企業(yè)實際編制各種規(guī)章制度,并在實際工作中不斷進行完善,對檔案的形成、收集、整理要嚴格按照檔案管理的有關(guān)要求,加強對歸檔范圍、保存期限,保密文件收發(fā)、存檔、銷毀等各個環(huán)節(jié)工作程序要做出明確規(guī)定。

      (五)搞好檔案的信息化建設(shè),促進檔案資源的充分利用

      運用高新科技對檔案工作進行創(chuàng)新、改造,適應(yīng)檔案信息化建設(shè)的新要求,是順應(yīng)當(dāng)今信息技術(shù)突飛猛進的發(fā)展新趨勢,應(yīng)大膽采用先進的技術(shù)手段對傳統(tǒng)的檔案管理方法進行創(chuàng)新:(1)要廣泛采用電子計算機、掃描儀等數(shù)碼技術(shù)對檔案進行無紙化管理,提高檔案工作效率;(2)借助系統(tǒng)本身的局域網(wǎng)絡(luò),開發(fā)網(wǎng)上檔案業(yè)務(wù),實現(xiàn)檔案信息資源共享。

      (六)增大檔案宣傳力度,增強全員檔案意識

      一是積極參加地方檔案部門舉辦的各類宣傳活動;二是在本單位的半年、年終工作會議上,由辦公室提供材料,將檔案工作中存在的問題、要求向全員宣講;三是檔案室要辦好自己的宣傳欄,大力宣傳檔案的作用及重要性。四是增加《檔案法》的宣傳力度,要全員懂法。

      檔案管理的目的,在于服務(wù)和利用,因此要增強檔案工作與生產(chǎn)發(fā)展的貼近度,根據(jù)發(fā)展需要,可編寫《組織機構(gòu)沿革》、《大事記》、《基礎(chǔ)數(shù)據(jù)匯編》等資料,更好地發(fā)揮檔案的服務(wù)作用和應(yīng)盡的職能,為企業(yè)生產(chǎn)部門提供更好的服務(wù)。

      企業(yè)檔案作為企業(yè)生產(chǎn)和發(fā)展的重要歷史憑證,在各項工作中起著越來越無法替代的積極作用,我們應(yīng)重視這項工作,使檔案工作再上新臺階。

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