企業(yè)辦公室檔案管理工作效率的優(yōu)化策略

李坤

辦公室檔案管理是對工作過程文件、材料、數(shù)據(jù)等進行統(tǒng)一的歸類、整理、保存，已便于記錄和反映事情的發(fā)生過程，這有利于未來對相關(guān)資料的查找和利用，從而對類似事件的發(fā)生具有一定的借鑒作用。由于檔案具有一定的保密性質(zhì)，紙質(zhì)版檔案的保存和查詢在檔案管理工作中存在較大的難度，其占用位置大，包含范圍廣，查詢過程復(fù)雜，因此如果隨意的堆積在辦公區(qū)域，不僅占用工作空間，查詢文件十分不便，甚至造成公司重要機密文件的泄露，造成企業(yè)利益的損失。所以，必須控制檔案管理工作質(zhì)量，加強檔案管理工作效率，保證工作的順利開展。

一、提高企業(yè)辦公室檔案管理工作效率的意義

1.順應(yīng)時代發(fā)展需求。隨著時代的發(fā)展，檔案管理工作越來越成為企業(yè)管理的重要部分。嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理工作，記錄工作過程文件，為日后工作的復(fù)盤及數(shù)據(jù)信息的查詢提供便利。辦公室檔案管理過程中，將工作與行業(yè)市場環(huán)境相結(jié)合，分析工作能否滿足社會發(fā)展的需要，有利于檔案管理工作真實價值的實現(xiàn)。

2.促進檔案的可持續(xù)發(fā)展。檔案管理工作需要持續(xù)進行，全面記錄工作過程內(nèi)容，收集檔案資料，系統(tǒng)整理數(shù)據(jù)信息，保證資料完整性，避免遺失，有效促進檔案的可持續(xù)發(fā)展。

3.促進檔案管理與市場行業(yè)的協(xié)調(diào)發(fā)展。社會各行業(yè)的運轉(zhuǎn)和發(fā)展都離不開檔案管理，其對市場各行業(yè)的協(xié)調(diào)發(fā)展起到推動作用。將工作過程進行記錄，數(shù)據(jù)資料進行保存，對未來類似工作的開展起到借鑒作用。

二、企業(yè)辦公室檔案管理工作現(xiàn)狀

目前，許多企業(yè)仍不夠重視檔案管理，雜亂現(xiàn)象層出不窮，對檔案歸類不清晰等，導(dǎo)致檔案查閱或記錄工作難以順利進行，從而降低檔案的利用價值，不利于檔案管理工作的發(fā)展。

1.管理人員素質(zhì)較低。檔案管理人員不夠?qū)I(yè)，責(zé)任心不強，導(dǎo)致檔案到處堆放，雜亂無序，不僅占用辦公空間，對于檔案的完整保存及快速查詢也是十分不利的。企業(yè)檔案涉及內(nèi)容多，范圍廣，部分檔案管理人員專業(yè)性弱，在公司檔案分類過程中無法遵循系統(tǒng)性、準(zhǔn)確性原則，無法真正實現(xiàn)檔案管理的價值。

2.管理制度較落后。一是檔案管理制度不完善是目前許多企業(yè)存在的問題，沒有健全的檔案管理制度，檔案管理人員無法根據(jù)相應(yīng)規(guī)則條款進行檔案的管理，因此檔案管理人員需要有更豐富的工作經(jīng)驗及更強的專業(yè)技能。二是企業(yè)管理層不夠重視檔案管理工作，甚至忽視檔案管理工作的重要性，沒有嚴(yán)格篩選專業(yè)能力較強的檔案管理人員進行檔案管理，工作過程中沒有及時跟蹤，導(dǎo)致執(zhí)行人員工作態(tài)度散漫，工作不夠負責(zé)，不能及時、認真完成檔案的整理，對公司機密文件沒有保密意識，造成公司資料的遺失，甚至造成機密文件的泄露，對企業(yè)的信譽和效益產(chǎn)生了十分不利的影響。

3.管理硬件落后。目前，越來越多的企業(yè)采用信息化進行檔案管理工作，對管理人員的專業(yè)素質(zhì)及先進技術(shù)的接受能力提出了更高的要求。信息化檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理存在很大的不同，需要借助計算機網(wǎng)絡(luò)、電子掃描機等先進技術(shù)工具。但是，當(dāng)前擁有豐富檔案管理工作經(jīng)驗的人員，通常都會習(xí)慣于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理工作，對先進的信息化檔案管理難以適應(yīng)，不重視先進檔案管理硬件的投入、學(xué)習(xí)、使用和更新，導(dǎo)致該項工作受阻，效率低。隨著企業(yè)檔案的不斷增加，工作人員更難按時完成檔案管理，影響了企業(yè)工作的正常進行。

4.檔案利用率低。檔案種類多、內(nèi)容涉及廣、占用空間大，且傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理工作復(fù)雜，很難對其進行準(zhǔn)確歸類。另外，檔案的借閱程序繁瑣，檔案查詢難度大，因部分檔案管理人員工作怠慢等原因，造成許多檔案借閱人放棄檔案的借閱，從而導(dǎo)致檔案無法發(fā)揮應(yīng)有的價值，降低檔案使用效率，使之成為辦公室無用的紙質(zhì)文件。

三、提高企業(yè)辦公室檔案管理工作的優(yōu)化策略

1.加強檔案管理意識。檔案管理工作效率低的直接原因是企業(yè)的不夠重視。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者對檔案管理工作的價值缺乏認識，甚至存在誤區(qū)，認為其不能為企業(yè)帶來有效的經(jīng)濟效益，并且需要專業(yè)的人員對其進行管理，因此不愿支付管理成本。①加強檔案管理意識，正確認識檔案管理工作的重要性，特別是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層必須具有長遠的目光，意識到檔案管理工作效率將影響到企業(yè)日常工作效率，甚至影響到企業(yè)的品牌和形象。②企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層、中層和基層必須共同努力，對檔案管理樹立正確理念，重視該項工作，科學(xué)合理的記錄、查詢和利用企業(yè)檔案，提高其工作效率，促進企業(yè)又快又好的發(fā)展。

2.提高檔案管理人員綜合素質(zhì)。檔案管理人員的綜合素質(zhì)直接決定了檔案管理工作的有效進行。也就是說，檔案管理人員必須有正確的工作態(tài)度，嚴(yán)肅對待檔案管理工作，對檔案進行科學(xué)、準(zhǔn)確分類，不能馬虎，對于模棱兩可無法歸類的檔案進行備注，或創(chuàng)建新的檔案條目，以避免隨意堆放導(dǎo)致檔案的遺漏或難以查找，造成檔案無法發(fā)揮出應(yīng)有的效果。①邀請專業(yè)人員對檔案管理人員進行培訓(xùn)，傳授有效的檔案管理工作經(jīng)驗，結(jié)合實際案例對檔案管理程序、步驟及查詢等進行詳細分析、解說、演示，對常見錯誤的預(yù)防及解決措施進行深入講解，提高檔案管理人員的專業(yè)技能。②企業(yè)管理層應(yīng)重視檔案管理工作，可以不定期對檔案進行抽檢，保持工作緊張感，更加認真的對待該項工作。鼓勵檔案管理人員不斷追求創(chuàng)新，學(xué)習(xí)新思路，提高檔案管理能力，提高檔案管理工作效率。

3.完善、落實檔案管理制度。近年來，許多企業(yè)在檔案管理工作制度的建設(shè)上有了大大的加強，其結(jié)合自身情況制定了相應(yīng)的檔案管理制度，并不斷地進行完善，促進效率的提高。但仍有許多企業(yè)的檔案管理制度只是擺設(shè)，并沒有真正的落實和執(zhí)行。企業(yè)管理層不夠重視，認為檔案管理工作很難快速帶來效益，所以沒有及時跟蹤檔案管理進度，造成檔案管理工作人員工作態(tài)度不認真，導(dǎo)致制度無法真正的落實到位。①企業(yè)必須從根本上轉(zhuǎn)變對待檔案管理工作的態(tài)度，而企業(yè)管理層必須重視檔案管理工作，深刻認識到其對企業(yè)長遠發(fā)展帶來的重要影響，以保證企業(yè)檔案管理工作的規(guī)范化、合理化和科學(xué)化。②鼓勵檔案管理工作伴隨著企業(yè)的發(fā)展而不斷創(chuàng)新，檔案管理制度也應(yīng)及時的更新和完善。③建立有效的激勵政策，促進檔案管理制度的推行，超過預(yù)期完成效率的給與一定的獎勵，違反制度的進行懲罰，對檔案管理人員的行為具有引導(dǎo)和規(guī)范作用;同時，對薄弱環(huán)節(jié)和重點工作加強控制，并落實責(zé)任，從而利用制度實現(xiàn)控制的目的。④加強企業(yè)人員對相關(guān)法律法規(guī)的培訓(xùn)，提升員工的法律意識，促進檔案管理工作的有效進行。

4.加大先進技術(shù)投入，實現(xiàn)信息化管理。隨著企業(yè)的發(fā)展，企業(yè)資料檔案也將越來越多，傳統(tǒng)的檔案管理工作效率低，記錄和查詢都十分不便，辦公室檔案現(xiàn)代化管理已成為必然趨勢。因此，必須立足實際，將檔案管理工作與現(xiàn)代化社會接軌，并使用信息化檔案管理技術(shù)，借助計算機、光盤、復(fù)印機等先進技術(shù)媒介，以加大檔案管理人員對先進科技使用工具的培訓(xùn)，從而在幫助管理人員摒棄傳統(tǒng)落后的管理思維、提高工作效率的同時，對先進技術(shù)進行人性化設(shè)計，多聽使用者的建議，不斷完善檔案管理先進技術(shù)工具，提高檔案管理效率。

除此之外，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案制作成本、保存成本及查詢成本較高，不僅記錄過程消耗大量的自然資源，且查詢過程也耽誤有限的時間成本，借閱、整理過程更是復(fù)雜繁瑣，十分不利于檔案的有效利用。因此，必須加強檔案的信息化建設(shè)，建立并完善信息化管理系統(tǒng)，積極推進無紙化檔案的利用，快速、準(zhǔn)確的收集和查詢檔案文件，不僅能避免自然資源的浪費，還能減少人力物力的投入，可以說很好地順應(yīng)了現(xiàn)代社會的發(fā)展，并提高了檔案管理的工作效率和檔案的有效利用率。

綜上所述，檔案管理工作對企業(yè)其他工作的開展具有推動作用，樹立正確的檔案管理意識，加強檔案管理人員的綜合素質(zhì)，完善和落實檔案管理制度，運用先進的技術(shù)，積極推進無紙化檔案，實現(xiàn)信息化檔案管理，提高企業(yè)檔案管理效率，真正發(fā)揮企業(yè)檔案的社會價值。