新時(shí)期檔案文獻(xiàn)編纂工作變化創(chuàng)新

楊怡寧

摘 要：本文首先分析了新時(shí)期給醫(yī)院檔案文獻(xiàn)編纂帶來的變化，而后對(duì)新時(shí)期新技術(shù)在醫(yī)院檔案文獻(xiàn)編纂工作中發(fā)揮的優(yōu)點(diǎn)進(jìn)行了探討，并指出了新時(shí)期醫(yī)院檔案文獻(xiàn)編纂工作中存在的問題，最后對(duì)如何推動(dòng)新時(shí)期醫(yī)院檔案文獻(xiàn)編纂工作的創(chuàng)新提出了建議。以期為我國(guó)醫(yī)院檔案文獻(xiàn)編纂工作做出微薄貢獻(xiàn)。

關(guān)鍵詞：檔案管理;文獻(xiàn)編纂;醫(yī)院檔案

引言

在各大醫(yī)院管理的過程中，對(duì)檔案的文獻(xiàn)編纂工作源遠(yuǎn)流長(zhǎng)，并且在長(zhǎng)期的實(shí)踐過程中積累了許多有效的方法和寶貴的經(jīng)驗(yàn)。隨著社會(huì)進(jìn)入互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，許多新的智能手段和計(jì)算機(jī)管理技術(shù)被不斷的引入醫(yī)院的檔案文獻(xiàn)編纂工作中。在新時(shí)期，醫(yī)院的檔案文獻(xiàn)編纂工作基于現(xiàn)代化的科學(xué)計(jì)數(shù)發(fā)生了歷史性的飛躍，在提高工作效率的同時(shí)，使檔案文獻(xiàn)編纂工作更加簡(jiǎn)潔化和智能化。

一、新時(shí)期給檔案文獻(xiàn)編纂帶來的變化

首先，由于檔案文獻(xiàn)編纂在我國(guó)歷史悠久，取得的成果斐然，在醫(yī)院對(duì)患者信息檔案、各類手術(shù)過程、典型病例等檔案的收集不僅有益于醫(yī)院后期遇到同類病例時(shí)進(jìn)行借鑒，也能有效促進(jìn)醫(yī)生對(duì)各種病情的深入研究，還很好地反映了醫(yī)院的發(fā)展歷史。精細(xì)化的檔案文獻(xiàn)編纂也使得醫(yī)院管理更加便捷，并通過編輯存檔文件，收集、過濾、審核和添加文件信息以存檔出版物的形式進(jìn)行提供給所需要的用戶。而在21世紀(jì)，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，計(jì)算機(jī)技術(shù)，現(xiàn)代通信技術(shù)科技等現(xiàn)代技術(shù)共同創(chuàng)造了一個(gè)覆蓋世界、團(tuán)結(jié)人類社會(huì)的前所未有的超級(jí)網(wǎng)絡(luò)數(shù)字世界?；ヂ?lián)網(wǎng)時(shí)代授予在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中進(jìn)行醫(yī)院檔案文獻(xiàn)編纂工作新的定義，在這一新的背景下，檔案文獻(xiàn)編纂工作是通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)對(duì)文件的整理和發(fā)展，它是文件的匯編工作者通過網(wǎng)絡(luò)處理文件信息之后以電子文檔形式提供給用戶的操作，使這項(xiàng)工作已經(jīng)從物理代碼擴(kuò)展到了數(shù)字代碼，并且工作環(huán)境也發(fā)生了巨大變化。

其次，隨著醫(yī)院檔案文獻(xiàn)編纂工作的改變，給檔案匯編人員帶來了巨大的角色轉(zhuǎn)換，檔案匯編人員不再是一個(gè)單純的文件整理者，更多的是通過運(yùn)用新的計(jì)算機(jī)技術(shù)，不斷提升自己應(yīng)用各類文獻(xiàn)編纂軟件來利用互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行更好的存檔和編輯。傳統(tǒng)的檔案文獻(xiàn)編纂工作所耗費(fèi)的人力物力巨大，而現(xiàn)在只要一臺(tái)電腦就可以解決所有文檔編輯問題，檔案文獻(xiàn)編纂工作不再受到時(shí)間和空間的限制，大大地減輕了檔案匯編人員的工作負(fù)擔(dān)。

二、新時(shí)期新技術(shù)在檔案文獻(xiàn)編纂工作中發(fā)揮的優(yōu)點(diǎn)

1.大數(shù)據(jù)的應(yīng)用使存檔、搜索和收集方便快捷

“檔案”是各種各樣的國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)團(tuán)體和個(gè)人在工作及生活中產(chǎn)生的一系列文字、圖像、聲音和各種不同類型的原始記錄，而醫(yī)院的檔案文獻(xiàn)編纂是將醫(yī)院運(yùn)行過程中所產(chǎn)生的各類檔案進(jìn)行存儲(chǔ)之后轉(zhuǎn)換為文獻(xiàn)的工作。因此在這一過程中，對(duì)檔案資料的初步收集、篩選與存檔、文獻(xiàn)轉(zhuǎn)換是其中最重要的部分，一直是檔案匯編工作者最為關(guān)注的要點(diǎn)，初期收集的相關(guān)檔案資料對(duì)后期高質(zhì)量的文獻(xiàn)產(chǎn)生著重要的影響。在當(dāng)前新的時(shí)代背景下，通過運(yùn)用計(jì)算機(jī)和相關(guān)的大數(shù)據(jù)技術(shù)，當(dāng)前的檔案收集工作相較于以前，工作過程更加方便、更加省時(shí)省力，傳統(tǒng)的檔案數(shù)據(jù)收集是由記錄員手動(dòng)完成的，工作量巨大，并且查找起來非常麻煩。雖然在長(zhǎng)期的發(fā)展過程中也總結(jié)出了諸如類求法、人求法、地求法等，并且應(yīng)用了許多搜索的工具，但龐大的紙質(zhì)版檔案在查找的過程中依舊非常煩瑣。查找人員需要對(duì)大量紙質(zhì)文件逐一進(jìn)行排查，還要在不同的檔案館之間來回奔波，耗費(fèi)了大量時(shí)間與精力不說，有時(shí)還容易出現(xiàn)漏查的情況，進(jìn)一步影響了檔案文獻(xiàn)編纂的進(jìn)度。然而新時(shí)代下的各種高科技文獻(xiàn)編纂軟件就大大彌補(bǔ)了上述的這些問題，互聯(lián)網(wǎng)作為一種開放的公共媒體，能夠與任何不確定的用戶（政府部門、患者、醫(yī)生、醫(yī)院各部門）進(jìn)行信息發(fā)布和信息交流。當(dāng)前隨著互聯(lián)網(wǎng)覆蓋面積的進(jìn)一步擴(kuò)大，互聯(lián)網(wǎng)當(dāng)中的信息也越來越豐富，受眾群體也在不斷增加。在這種情況下，醫(yī)院的文獻(xiàn)編纂工作變得越來越準(zhǔn)確和快速，在收集一系列檔案信息時(shí)，只需要通過智能設(shè)備通知對(duì)方，使其登陸檔案收集網(wǎng)絡(luò)，上傳相關(guān)信息即可。而后檔案管理人員可以通過大數(shù)據(jù)算法對(duì)他們進(jìn)行歸類，最后編纂成文獻(xiàn)，在提取時(shí)，只需要通過身份認(rèn)證，輸入檔案文獻(xiàn)關(guān)鍵詞，就可以取得相關(guān)信息，避免像過去那樣耗時(shí)耗力地進(jìn)行查找。這一方面免去了醫(yī)院文獻(xiàn)編纂人員的巨大工作量，為醫(yī)院節(jié)省了許多人力、物力和財(cái)力，并且也為需要應(yīng)用這些信息的人員節(jié)省了大量的時(shí)間。

2.編程的應(yīng)用檔案文獻(xiàn)編纂工作效率大幅提升

檔案是一個(gè)事件發(fā)生后的最原始的記錄，醫(yī)院檔案有著直觀性的特點(diǎn)，能為后續(xù)工作提供參考，為了保護(hù)原始文件，在對(duì)檔案進(jìn)行處理的過程中，不能直接在原檔案上面會(huì)換或者進(jìn)行標(biāo)記，由于保密原則，也不能將原稿件直接進(jìn)行打印或出版，需要將原始檔案進(jìn)行必要的信息隱藏，進(jìn)行轉(zhuǎn)錄之后再公布，在進(jìn)行轉(zhuǎn)錄的過程中，要求轉(zhuǎn)入文件與原文件內(nèi)容相同，不能有信息遺漏，也不能有錯(cuò)別字的出現(xiàn)，從這里我們可以看出傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案文獻(xiàn)編纂工作非常繁重并且耗時(shí)。而在當(dāng)前的新環(huán)境下，通過在電腦上建立電子信息檔案，方便檔案管理員直接操作，在轉(zhuǎn)錄的過程中對(duì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行軟件編碼，自動(dòng)隱去有無信息泄露嫌疑的詞匯，通過剪切、復(fù)制、掃描等對(duì)文檔進(jìn)行編輯，省去了檔案匯編工作者抄寫的麻煩，這大大減少了檔案匯編工作人員的工作強(qiáng)度，提高了工作效率，并且避免了手工轉(zhuǎn)錄過程中出現(xiàn)的一些信息遺漏和錯(cuò)別字的現(xiàn)象，使轉(zhuǎn)錄后的文檔更加客觀。除了對(duì)檔案進(jìn)行轉(zhuǎn)錄之外，對(duì)已經(jīng)編纂好的文獻(xiàn)進(jìn)行考核研究也是檔案文獻(xiàn)編纂工作的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，傳統(tǒng)的考核方式需要逐字逐句地進(jìn)行對(duì)比，工作強(qiáng)度較高，耗費(fèi)的時(shí)間長(zhǎng)，在考核當(dāng)中發(fā)生錯(cuò)誤的頻率也更高。在新時(shí)期運(yùn)用編程技術(shù)，可以通過計(jì)算機(jī)對(duì)新舊文獻(xiàn)進(jìn)行比對(duì)，相較于人工比對(duì)來說準(zhǔn)確度更高、更加省時(shí)省力。因此，將各種新的技術(shù)手段應(yīng)用于醫(yī)院檔案文獻(xiàn)編纂過程中，不但為檔案管理工作者節(jié)省了大量的工作時(shí)間，還提升了對(duì)醫(yī)院檔案信息編纂效率，加快了醫(yī)院檔案文獻(xiàn)相關(guān)材料的出版進(jìn)程。

3.智能系統(tǒng)使檔案文獻(xiàn)編纂工作更加便捷