信息化背景下文書檔案管理工作探析

摘要：信息化背景下，使用傳統(tǒng)的方法管理檔案已經(jīng)不能適應(yīng)當(dāng)前的時(shí)代發(fā)展的基本要求，我們需要不斷改進(jìn)管理檔案的方法，文書檔案管理是檔案管理的重要組成部分，我們需要順應(yīng)當(dāng)前時(shí)代發(fā)展的趨勢(shì)，利用信息化手段合理管理文書檔案，提高工作效率。

關(guān)鍵詞：信息化;文書檔案;管理工作

前言：

我國很多行業(yè)因?yàn)樾畔⒒ㄔO(shè)水平的提高得到了進(jìn)步與發(fā)展，文書檔案管理工作也因?yàn)樾畔r(shí)代的到來而面臨巨大的挑戰(zhàn)，為了順應(yīng)時(shí)代發(fā)展，文書檔案管理工作要脫離傳統(tǒng)的管理工作模式進(jìn)行整改，但要徹底改變這種工作模式，還有很長的路要走。

1.信息化背景下文書檔案管理存在的問題

1.1 監(jiān)督機(jī)制不夠完善

信息時(shí)代，監(jiān)督機(jī)制的不完善的問題在文書檔案管理工作中沉積已久，文書檔案管理工作因此無法正常運(yùn)轉(zhuǎn)。目前有不少單位對(duì)文書檔案實(shí)行信息化管理，但文書檔案的信息化管理并沒有得到相應(yīng)的重視，監(jiān)督手段不夠強(qiáng)硬而導(dǎo)致工作效率低下，如果工作人員在工作崗位上出現(xiàn)問題，后續(xù)工作也會(huì)受到影響，接而影響到工作的質(zhì)量，工作效率也因此降低[1]。

1.2 管理水平較低

有些單位順應(yīng)時(shí)代發(fā)展更新了設(shè)施配備，但傳統(tǒng)的工作模式限制了工作思維。文書檔案管理工作者的技術(shù)水平不夠，不具備充足的專業(yè)知識(shí)，無法充分利用這些先進(jìn)的設(shè)備，不能徹底落實(shí)文書檔案的信息化管理。如果繼續(xù)從前的工作模式，那么這些先進(jìn)的設(shè)施也將毫無存在價(jià)值。整個(gè)單位的文書檔案的信息化管理會(huì)因文書檔案管理工作者的專業(yè)技能的高低而受到影響，因此，文書檔案工作管理者的才能要與自己的職業(yè)相匹配。

1.3 保密程度較低

保密工作對(duì)文書檔案管理工作來說也非常重要。為了實(shí)現(xiàn)文書檔案的信息化管理，需要用電子檔案代替?zhèn)鹘y(tǒng)的紙質(zhì)檔案，但在將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案的過程中相關(guān)信息出現(xiàn)更改的問題時(shí)有發(fā)生，電子檔案的保存形式也容易發(fā)生更改。電子檔案與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相比較存在便于修改的優(yōu)勢(shì)，數(shù)據(jù)檔案如果沒有得到足夠的保護(hù)，容易被惡勢(shì)力侵入系統(tǒng)，盜竊他人新隱私，所以電子檔案的真實(shí)性和安全性容易令人懷疑。此外，在一般情況下，文書檔案不是僅僅由一部分構(gòu)成的，其他部門之間的信息也在期間，且數(shù)目巨大，如果工作人員不對(duì)這些檔案進(jìn)行及時(shí)歸納，檔案的保密程度就會(huì)降低。

2.信息化背景下文書檔案管理的有效策略

2.1 完善監(jiān)督機(jī)制

若想提升文書檔案管理工作的效率，首先要盡快完善監(jiān)督機(jī)制，嚴(yán)密監(jiān)督和管轄文書檔案管理工作中的每一個(gè)環(huán)節(jié)，保證工作質(zhì)量。同時(shí)，還可以成立監(jiān)督小組，在工作期間進(jìn)行不定期檢查，確保在工作過程中沒有出現(xiàn)任何紕漏，如果發(fā)現(xiàn)問題要立即向上級(jí)反映并及時(shí)開會(huì)商討解決問題的方法，提高工作質(zhì)量。同時(shí)，監(jiān)督小組的小組成員要定期對(duì)自己的工作進(jìn)行自我反省并及時(shí)做出改善，為了避免小組成員在監(jiān)督工作上的消極怠工，小組成員要定期調(diào)整，確保文書檔案管理工作的高效性。

2.2 規(guī)范管理工作

規(guī)范文書檔案管理工作可以有效提高工作效率，在工作期間，單位應(yīng)該建立合適的工作管理制度，要定期對(duì)文書檔案管理的工作人員進(jìn)行考核。一些工作人員對(duì)信息技術(shù)帶給文書檔案管理的作用沒有一個(gè)正確的認(rèn)識(shí)，依然對(duì)工作使用傳統(tǒng)的工作模式和思想，造成人力資源的浪費(fèi)。因此，要制定文書檔案管理工作上的工作規(guī)范，工作人員應(yīng)該正確認(rèn)識(shí)自己每天所做的工作，給予工作足夠的重視，加強(qiáng)自己的計(jì)算機(jī)操作技能。領(lǐng)導(dǎo)要做到完善檔案管理設(shè)施，用規(guī)范和科學(xué)的方法對(duì)文書檔案進(jìn)行管理，確保信息技術(shù)在文書檔案管理中得到正確的使用，保障工作中的每一個(gè)環(huán)節(jié)都不會(huì)出現(xiàn)問題，提升文書檔案管理工作的工作效率[2]。

2.3提高工作人員的保密意識(shí)

工作人員要對(duì)檔案管理要既要具備理論知識(shí)又要有專業(yè)技能，工作內(nèi)容要符合工作要求。工作人員不僅要具備基本知識(shí)，還要熟悉工作中的規(guī)章制度，完成檔案資料的一系列工作。文書檔案管理的工作人員還要認(rèn)真、積極地對(duì)待自己的工作和事業(yè)，要有強(qiáng)烈的責(zé)任感，對(duì)自己的工作內(nèi)容具有足夠的保密意識(shí)，工作態(tài)度認(rèn)真嚴(yán)謹(jǐn)、為人謹(jǐn)慎，嚴(yán)格履行自己在工作上的責(zé)任和義務(wù)。文書檔案管理的工作人員必須具備高水平的計(jì)算機(jī)編程能力和英語能力，不斷提高自身工作能力，牢記自己的工作流程，既有豐富的理論知識(shí)，也要勇于實(shí)踐，腳踏實(shí)地，守口如瓶。

工作人員要定期檢查電子檔案的保存狀態(tài)，及時(shí)對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，謹(jǐn)防檔案丟失。電子信息檔案的管理系統(tǒng)與外部網(wǎng)絡(luò)中間要安裝堅(jiān)固的“防火墻”，定時(shí)對(duì)電子信息檔案進(jìn)行病毒查殺，將病毒徹底攔截在防火墻外。除此之外，電子檔案的存放場所也要實(shí)施嚴(yán)格管理，禁止無關(guān)人員進(jìn)入，必要時(shí)可以安裝監(jiān)控系統(tǒng)。

結(jié)束語：

在信息化背景下，文書檔案由紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)為電子檔案是順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的必經(jīng)之路，文書檔案管理是一項(xiàng)為人民服務(wù)的偉大工作?；ヂ?lián)網(wǎng)以及電子信息技術(shù)已經(jīng)在各個(gè)領(lǐng)域中得到了普及，為了跟上時(shí)代發(fā)展的步伐，對(duì)文書檔案管理的工作要求也應(yīng)該相應(yīng)提高。老舊的傳統(tǒng)工作模式已無法滿足當(dāng)下的時(shí)代需求，信息化背景下的文書檔案管理工作應(yīng)加強(qiáng)信息技術(shù)，完善管理制度，做好保密工作，有效提高文書檔案管理工作的工作效率。

參考文獻(xiàn)

[1]楊暉. 信息化背景下文書檔案管理工作探討[J]. 科技風(fēng)， 2020， （005）：106.

[2]李英杰. 基于檔案信息化背景下的文書檔案管理工作初探[J]. 赤子（上中旬）， 2017， （No.406）：204-204.

[3]石彩霞. 關(guān)于信息化背景下文書檔案管理工作的探究[J]. 現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息， 2018（10）：174-174.

作者簡介：，黃楠洋 （ 1989，3月），性別：男，民族：漢族，籍貫： 江蘇興化

職務(wù)/職稱： 助理館員（業(yè)務(wù)主管），學(xué)歷：大學(xué)本科，單位：中國科學(xué)院上海巴斯德研究所，研究方向：文書檔案管理或者 檔案安全管理

單位所在的省、市和郵編 ：上海徐匯 200031