高校辦公室行政事務(wù)管理思考

朱長婕

摘要：辦公室作為一個企事業(yè)單位的核心節(jié)點，是落實單位決策和辦理具體事務(wù)的重要執(zhí)行機構(gòu)，對企事業(yè)單位的生產(chǎn)和經(jīng)營起著重要的作用。高校管理機構(gòu)必須充分意識到辦公室行政管理工作的重要性和緊迫性，認真分析其在當(dāng)前工作中可能存在的一些問題，為制定合理的措施、促進新時期高校管理工作健康發(fā)展謀劃方向。本文著重對提升高校辦公室工作人員工作能力、管理能力進行了分析。

關(guān)鍵詞：辦公室;行政事務(wù)管理

辦公室既是單位組織開展活動的地點和場所，也是一個組織機構(gòu)，它承擔(dān)著領(lǐng)導(dǎo)層與各內(nèi)設(shè)部門之間的溝通任務(wù)，同時也是一個單位對外聯(lián)系的窗口。在確立辦公室日常綜合性事務(wù)職能時，既要對辦公室擬開展的各項工作進行全盤考量，又要根據(jù)實際情況，對部門內(nèi)的崗位分別設(shè)置不一樣的功能和權(quán)限，便于職責(zé)分明。

1.辦公室行政事務(wù)管理工作職能范圍

辦公室的行政事務(wù)處理工作具備綜合性的特點，通常被認為是一種涉及面廣、突發(fā)性較強、不確定性較高的工作。單位在開展日常活動的過程中，常常會根據(jù)實際的業(yè)務(wù)情況和需求進行崗位職責(zé)劃分，并在一定時期內(nèi)保持某種的相對穩(wěn)定。對于某些職責(zé)范圍外的行政事務(wù)，如果事先沒有明確界定，領(lǐng)導(dǎo)往往會把這類事情安排到綜合管理辦公室，使之成為辦公室管理職能之外的應(yīng)急任務(wù)。類似情況的逐步積累，在一定的程度上也會直接影響到自己辦公室的真正工作效率，甚至還可能導(dǎo)致自己的工作失去了秩序性[1]。

縱觀當(dāng)下，辦公室在管理過程中普遍出現(xiàn)了權(quán)責(zé)不明、職權(quán)不清的現(xiàn)象。為了使高校辦公室能夠更高效地開展各種管理工作，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)推動各項社會事務(wù)，有必要研究建立一套健全、完善的辦公室崗位責(zé)任制度，通過必要監(jiān)督考核進行相應(yīng)的管理。結(jié)合高校管理辦公室的工作人員實際工作情況，明確每個工作崗位的主要職責(zé)，盡可能地真正做到崗位分工明確、人員各崗相互合理匹配、權(quán)責(zé)相當(dāng)[2]。

2.做好高校辦公室行政事務(wù)管理工作的對策

2.1完善辦公室行政事務(wù)的管理機制

首先，需要從政治思想上高度重視辦公室行政事務(wù)管理工作，站在推動學(xué)校長期健康發(fā)展的高度，仔細地審視辦公室在學(xué)校發(fā)展的全過程中可能存在的各種弊端，并且從根源找出辦公室行政事務(wù)管理機制中可能存在的一些問題。其次，要盡快建立公開、公正、公平的辦公室人員激勵考核機制，嚴(yán)格的執(zhí)行考核機制對辦公室人員進行獎勵與懲戒，增強辦公室人員的社會責(zé)任感與積極性，提升辦公室行政事務(wù)的管理工作效率。再者，需要盡快探索建立一套針對各種重大突發(fā)事件與各類特殊緊急情況的辦公室應(yīng)急處置機制，明確參與的部門以及各個部門應(yīng)急處置工作的主要責(zé)任人。最后，要落實辦公室事務(wù)管理的責(zé)任制度，確保責(zé)任可以落實到具體個人身上，做到專人專責(zé)。一方面，通過責(zé)任落實制度能夠有效的激發(fā)工作人員的責(zé)任感，提高工作人員的工作效率，另一方面，當(dāng)后續(xù)管理工作出現(xiàn)問題時，能夠及時的找到對應(yīng)的負責(zé)人員，對問題進行及時處理，從而保障辦公室行政事務(wù)管理工作可以有條不紊地運行和落實下去。

2.2推動流程化管理

高校辦公室不應(yīng)成為應(yīng)急事務(wù)處理的主體，應(yīng)推動應(yīng)急管理的流程化、制度化，成立一個相應(yīng)的辦公室應(yīng)急工作領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)小組，確立全面、規(guī)范的辦公室應(yīng)急風(fēng)險處置相關(guān)工作管理流程。積極地探索建立更加信息化的辦公室應(yīng)急風(fēng)險處置管理技術(shù)手段，通過科學(xué)規(guī)劃和完善決策機制來逐步增強和不斷提升辦公室應(yīng)急風(fēng)險處置的管理能力，從而可以在最短的一段時間內(nèi)基本完成一個更加科學(xué)有效的辦公室應(yīng)急處置管理和服務(wù)體系機制建設(shè)[3]。

2.3要加強人員能力建設(shè)，提高團隊整體素質(zhì)

不斷增強自身的能力建設(shè)，提升團隊的綜合素質(zhì)是做高校好辦公室行政事務(wù)管理的管理工作重要基礎(chǔ)和前提。（1）首先我們要增強高校辦公室行政事務(wù)人員的思想道德修養(yǎng)和政治素養(yǎng)， 通過樹立先進典型調(diào)動和激發(fā)辦公室工作人員的個人主動性，通過定期的思想教育和黨組織學(xué)習(xí)等形式，增強職工的政治素養(yǎng)和事業(yè)心，通過物質(zhì)獎勵和精神鼓勵等手段達到激勵的目的。（2）為廣大員工量身定做參加各類學(xué)習(xí)與培訓(xùn)機會，鼓勵廣大員工自覺參加相關(guān)領(lǐng)域的系統(tǒng)性學(xué)習(xí)。有組織、有計劃地對學(xué)校的工作人員定期進行針對性的學(xué)校內(nèi)部培訓(xùn)，對于特別突出的學(xué)校員工，為其量身定做更高級別的專門技能培訓(xùn)，并將這樣的培訓(xùn)管理機制和職位晉升機制緊密地結(jié)合在一起來，以此方式去帶動員工積極性和主動性。（3）為了提升辦公室行政事務(wù)管理工作人員的整體綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)與對外辦公服務(wù)的能力，還應(yīng)當(dāng)積極地組織各類基礎(chǔ)知識的講座[4]。通過各類講座，拓寬視野、提升專業(yè)能力素質(zhì)和理論水平。

3.結(jié)語

隨著我國社會主義市場經(jīng)濟的發(fā)展，我國高校辦公室管理也在積極地進行改革和不斷創(chuàng)新探索，高校辦公室的行政事務(wù)管理管理人員面臨著一個相當(dāng)嚴(yán)峻的機遇和挑戰(zhàn)。如何更好地做好辦公室行政事務(wù)的管理工作，使之能夠促進學(xué)校自身的健康快速發(fā)展， 已成為了新形勢下針對辦公室和學(xué)校的一個迫切需要。為此，需要針對目前高校辦公室人員在行政事務(wù)管理過程中普遍存在的一些問題，從宏觀層面上和日常細處分析，采用不同的解決方案，有目標(biāo)、有計劃地努力完善行政事務(wù)管理工作。

參考文獻：

[1]李成君.完善機關(guān)單位辦公室行政事務(wù)管理模式策略[J].現(xiàn)代國企研究，2018（22）：60-59.

[2]王楚欽.新形勢下如何做好公司辦公室工作[N].貴州民族報，2020-06-04（B03）.

[3]周鑫.新時代高校辦公室工作效率提升路徑探析[J].現(xiàn)代商貿(mào)工業(yè)，2020，41（17）：72-73.

[4]毛明軍.做好新時期辦公室行政事務(wù)管理[J].農(nóng)家參謀，2017（20）：236.