新時(shí)期如何做好企業(yè)檔案編研工作

歐志勇

摘要：企業(yè)檔案編研不僅可以把企業(yè)分散的檔案資源加以歸類集中整合，轉(zhuǎn)化為可共享的信息、知識(shí)資源，從而為企業(yè)管理提供理論依據(jù)，而且企業(yè)檔案編研工作也是企業(yè)自身發(fā)展和文化建設(shè)的需要，是企業(yè)文化管理的重要組成部分。更重要的是企業(yè)檔案編研工作由于涉及范圍寬、應(yīng)用價(jià)值大，可以直接體現(xiàn)出一個(gè)企業(yè)的管理水平。鑒于此，文章就如何做好企業(yè)檔案編研工作展開探討，已從參考。

關(guān)鍵詞：檔案編研;現(xiàn)狀分析;優(yōu)化策略

1企業(yè)檔案開展編研工作的重要意義

企業(yè)進(jìn)行檔案編研工作，首先有利于推進(jìn)企業(yè)文化建設(shè)，挖掘潛在的文化內(nèi)涵，打造高水平的文化作品，從而發(fā)揮文化引領(lǐng)作用，再借助大數(shù)字信息化系統(tǒng)，體現(xiàn)檔案中有價(jià)值的知識(shí)信息。其次編研工作是對(duì)相關(guān)的檔案信息進(jìn)行收錄、利用和探究，可以率先對(duì)員工的知識(shí)需求進(jìn)行調(diào)查，回答員工的問題，建立知識(shí)數(shù)據(jù)庫(kù)，供員工學(xué)習(xí)，不僅在內(nèi)部打造了學(xué)習(xí)型組織，還能夠?yàn)殚_展個(gè)性化的檔案服務(wù)、提高檔案管理有針對(duì)性地提供建設(shè)性意見。由此可見，面對(duì)大數(shù)據(jù)信息化時(shí)代的大趨勢(shì)，大力開展企業(yè)檔案編研工作，對(duì)于企業(yè)檔案管理提升水平和搞好檔案服務(wù)工作是非常必要的。

2企業(yè)編研工作的內(nèi)容

企業(yè)檔案編研工作的主要物質(zhì)對(duì)象為檔案文件，編研實(shí)質(zhì)為對(duì)檔案文件的內(nèi)容加以研究、分析和整理;編研工作最主要的目的就是滿足企業(yè)在發(fā)展中對(duì)檔案信息的需要和利用。企業(yè)檔案編研工作的編研順序通常情況大致包括選題—選材—加工編輯—總纂—審核等五個(gè)步驟。選題就是選擇檔案編研的題目，它是檔案編研工作的第一步，其他步驟都是圍繞這一步驟來展開的。在選題過程中，要注意兩方面要素：一是檔案的利用需求，二是檔案材料的基礎(chǔ)。選材就是選擇素材的簡(jiǎn)稱，在檔案編研工作中起到承上啟下的作用，也是檔案編研工作進(jìn)入實(shí)操環(huán)節(jié)的第一步。選材過程主要包括選擇素材，確定素材和考訂素材三個(gè)步驟，選材時(shí)要保證材料的真實(shí)性，材料問題為典型問題，素材要適用于多數(shù)場(chǎng)合，選擇材料的過程中要保證次材料齊全，材料形式要多樣化。第三步是加工編輯，即按照檔案編研成果編制規(guī)格，將材料組織格式化處理，加工編輯是檔案編研成果形成主體內(nèi)容的步驟。加工編輯時(shí)主要是對(duì)編輯材料進(jìn)行?？保瑒h除不必要的章節(jié)，將材料加以組織編寫，之后格式化。第四部是總纂，其指的是按照一定的體例要求，對(duì)整個(gè)檔案編研成果進(jìn)行統(tǒng)一的編排和結(jié)構(gòu)上的完善加工。最后一步是審核，就是對(duì)編研成果進(jìn)行進(jìn)一步的審定和核校，是對(duì)整個(gè)檔案編研工作過程和檔案編研成果的審核過程。

3做好企業(yè)檔案編研工作路徑研究

3.1提升編研成果價(jià)值

首先，企業(yè)檔案工作人員要勤于動(dòng)腦，針對(duì)企業(yè)整體狀況，從多層次、多角度思考問題，思考企業(yè)發(fā)展需求的編研類型，思考如何開展編研工作才能助推其他工作，從而提高工作質(zhì)量，思考從什么角度開展工作才能推動(dòng)企業(yè)發(fā)展。二是企業(yè)檔案工作人員需要積極了解企業(yè)運(yùn)營(yíng)現(xiàn)狀，結(jié)合發(fā)展戰(zhàn)略要求和核心業(yè)務(wù)，確定具體的編研主題，編制工作大綱和方案，提高工作自覺性、主動(dòng)性、超前性。三是還需要重視編研深度和廣度，強(qiáng)調(diào)質(zhì)量要求，努力提升專業(yè)素質(zhì)，在編制的基礎(chǔ)上深入研究檔案內(nèi)容價(jià)值，樹立精品意識(shí)，保證編研成果的思想性、文化性、實(shí)效性以及經(jīng)濟(jì)與社會(huì)價(jià)值。而提升編研成果的價(jià)值，實(shí)為編研工作開展的重要環(huán)節(jié)，編研課題立項(xiàng)與開展，必須關(guān)注“價(jià)值提升”這一重要指標(biāo)。

3.2檔案編研形式規(guī)范有序

縱觀企業(yè)檔案編研工作，主要是聯(lián)合編研和獨(dú)立編研，前者是檔案部門協(xié)同其他部門，調(diào)動(dòng)相關(guān)部門的力量，提升工作的專業(yè)水平;后者是檔案部門結(jié)合工作現(xiàn)狀，以聯(lián)合協(xié)作或共享檔案資源為主進(jìn)行編研。不管采取哪種方式，必須強(qiáng)調(diào)檔案編研工作的“規(guī)范有序”。首先，在開展工作時(shí)，要根據(jù)工作情況科學(xué)選擇編研方式，確保編研工作的專業(yè)性標(biāo)準(zhǔn)。其次，必須將檔案編研工作納入規(guī)章管理制度中，憑借制度規(guī)范性彌補(bǔ)實(shí)際工作中存在的不足。企業(yè)檔案編研工作也和其他工作一樣，必須遵守制度進(jìn)行規(guī)范性操作，方能保證編研工作順利進(jìn)行。

3.3強(qiáng)化檔案編研信息化建設(shè)

新形勢(shì)下，企業(yè)的各項(xiàng)工作對(duì)于信息技術(shù)的需求和依賴程度越來越高。信息技術(shù)的高速發(fā)展給檔案編研工作提供了便利條件，企業(yè)要想高質(zhì)量、高效率地完成檔案編研工作，就需要強(qiáng)化、更新信息數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，這樣可以提升工作效率、提高工作質(zhì)量，獲取更加全面的檔案資源，減少收集和查詢耗費(fèi)的時(shí)間，還能夠通過網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)將編研成果快速地展示、廣泛地傳播，提高成果應(yīng)用空間和社會(huì)影響力。

3.4將檔案編研工作與檔案服務(wù)有機(jī)結(jié)合

檔案的開發(fā)與利用，以及檔案編研工作的開展，莫不以檔案服務(wù)視為其一大要義與宗旨。由此可見，在開展檔案編研工作時(shí)，還要關(guān)注編研工作與檔案服務(wù)有機(jī)結(jié)合相當(dāng)必要。聯(lián)系工作實(shí)際，從提高服務(wù)意識(shí)和利用價(jià)值入手，拓展編研內(nèi)容和形式，保證其深度和廣度，切實(shí)重視提升編研效果;在確定編研主題時(shí)，要結(jié)合企業(yè)發(fā)展實(shí)際，由淺入深，深入挖掘檔案資源;評(píng)價(jià)檔案編研工作質(zhì)量，不單評(píng)估是否滿足企業(yè)現(xiàn)實(shí)發(fā)展需求，還要重點(diǎn)評(píng)估是否可以推動(dòng)企業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

3.5培養(yǎng)優(yōu)秀的檔案編研工作人員

做好檔案編研以及相關(guān)的管理工作，專業(yè)人才是關(guān)鍵。因此，企業(yè)要重視檔案工作人才隊(duì)伍的建設(shè)，為做好新形勢(shì)下的企業(yè)檔案工作培養(yǎng)更多專業(yè)素質(zhì)強(qiáng)的人才。首先，必須配備專業(yè)能力強(qiáng)的檔案部門領(lǐng)導(dǎo)者，負(fù)責(zé)整個(gè)企業(yè)的檔案管理事宜，從專業(yè)角度統(tǒng)籌各項(xiàng)工作，包括檔案的編研。其次，要對(duì)企業(yè)檔案工作人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)。要讓檔案工作人員了解到利用者視閾下編研的要求，全面掌握整編的方式方法。要切實(shí)提升培訓(xùn)工作的效果，定期或不定期地開展培訓(xùn)。培訓(xùn)的形式可以采取在線培訓(xùn)、課堂培訓(xùn)、現(xiàn)場(chǎng)實(shí)踐培訓(xùn)等方式，讓檔案工作人員能夠通過培訓(xùn)來提升自身的工作水平。再次，要通過建立激勵(lì)工作機(jī)制對(duì)檔案人員進(jìn)行考核。企業(yè)要定期對(duì)不同類型的檔案編研與管理進(jìn)行檢查，同時(shí)要健全完善激勵(lì)工作機(jī)制，對(duì)工作機(jī)制的內(nèi)容加以具體化，明確工作的標(biāo)準(zhǔn)，針對(duì)檔案編研與管理工作表現(xiàn)突出的工作人員，給予經(jīng)濟(jì)或精神層面的獎(jiǎng)勵(lì)，將激勵(lì)工作機(jī)制與具體考核工作相結(jié)合，提升檔案工作考核的科學(xué)化水平。最后，要規(guī)劃好檔案部門內(nèi)人員的分工職責(zé)，明確個(gè)人工作重點(diǎn)，培養(yǎng)編研板塊的專家，同時(shí)開放人才晉升渠道，增強(qiáng)檔案人員工作的積極性、創(chuàng)造性。

結(jié)語

綜上所述，企業(yè)檔案工作的最終目的是開發(fā)檔案信息資源，挖掘檔案的潛在價(jià)值，服務(wù)于企業(yè)，并為企業(yè)創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益。由于企業(yè)檔案在實(shí)際工作中并不局限于保存和憑證價(jià)值，面對(duì)新形勢(shì)，企業(yè)檔案工作者在做好收集等基礎(chǔ)業(yè)務(wù)的同時(shí)，應(yīng)該更新管理觀念，堅(jiān)持成果“走出去”，從現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和情報(bào)性價(jià)值的視角，創(chuàng)新編研模式，借助信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)大數(shù)據(jù)加大對(duì)關(guān)聯(lián)檔案信息資源的開發(fā)利用，更好地服務(wù)于企業(yè)各項(xiàng)工作。

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