人事檔案管理在人力資源管理中的重要作用

李曉娜

摘要：人事檔案是組織內(nèi)部人力資源的重要組成部分，有助于提高組織人力資源的管理水平。在人力資源管理的組織中，參照人事檔案信息進行科學(xué)有效的管理，從而生成具體的人事信息，構(gòu)成人力資源管理的重要組成部分。人事檔案的內(nèi)容成為人力資源管理中不可或缺的信息，也直接決定了整個人力資源管理的質(zhì)量水平。在人力資源管理中，隨著信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，人事檔案管理變得更加復(fù)雜，作用更加突出，這在一定程度上增加了人事檔案管理對提高組織人力資源管理水平的意義。借助先進的計算機技術(shù)，可以通過電子存儲的方式保存人事檔案信息，也有利于通過電子媒介查閱人事檔案信息，大大提高了信息使用的便利性。通過這種方式，組織可以輕松實現(xiàn)人力資源的合理分配，科學(xué)調(diào)整人力資源布局，提供人力資源工作的質(zhì)量和效率，促進人力資源管理水平的穩(wěn)步提高。

關(guān)鍵詞：人事檔案管理;人力資源管理;重要作用;

隨著社會的不斷發(fā)展，人力資源單位也在迅速的崛起。人力資源單位中人事檔案的建立是對人力進行管理的重要形式。人事檔案是正確評價和使用人才的依據(jù)。科學(xué)合理的人事檔案管理可以幫助人力資源充分的發(fā)掘人才。因此，人事檔案的建立必須符合現(xiàn)代化人才管理的模式，不斷的對人事檔案的能力進行挖掘，這樣才能保證人力資源更好的開發(fā)。所以，人力資源單位需要從人力資源管理的多方面進行入手，深入發(fā)掘人事檔案管理在人力資源中的作用，這樣才能站在全新的視角中去認(rèn)識人事檔案管理。

一、人力資源人事檔案管理對人力資源開發(fā)的促進作用

1.確定人力資源人力資源的現(xiàn)狀，為人力資源人力資源規(guī)劃提供幫助。人力資源人才的需求來源于人力資源人力資源的規(guī)劃。人力資源的人事檔案將人力資源內(nèi)部的人才類型、人才層次、人才數(shù)量和人才的水平等信息進行匯總。人力資源管理部門可以根據(jù)人事檔案對人才的類別、屬性進行分類整理，給人力資源提供更加合適的人員信息。

2.促進人力資源的合理配置。人力資源中的人事檔案可以加深管理人員對員工的認(rèn)識和了解，從而對人員進行科學(xué)合理的管理和分配。人力資源根據(jù)人才類型、能力、技術(shù)等方面的不同，將合適的人選分配到合適的崗位中去，這樣才能最大化的發(fā)揮人才的潛能和特點。

3.有利于人力資源需求預(yù)測的科學(xué)化與規(guī)范化。組織內(nèi)部的因素對人才的需求有一定程度的影響?？茖W(xué)合理的人事檔案可以對人力資源組織內(nèi)部的人員情況進行分析，判斷現(xiàn)有的人員是否符合人力資源當(dāng)下的發(fā)展，這為制定科學(xué)合理的人力資源管理計劃有著極其重要的影響。完全脫離人事檔案所做出的人力資源人力資源的需求是不科學(xué)的。

4.保證人力資源外部員工招聘的質(zhì)量，為人力資源內(nèi)部招聘員工提供依據(jù)。員工的招聘有兩部分組成：內(nèi)部招聘和外部招聘。內(nèi)部招聘是指人力資源從現(xiàn)有的員工中選撥出優(yōu)秀或者需要的人才;外部招聘是指人力資源在高?；蛘咭恍┱衅笗险衅杆枰娜瞬?。首先，人力資源在招聘員工的過程中，一些人力資源內(nèi)部的員工就會給人力資源推薦一些自己的親戚、朋友或者老鄉(xiāng)等，有的人員甚至不具備招聘所需要具備的能力，這就大大降低了人力資源招聘人員的質(zhì)量，并且員工之間存在直接或者間接的關(guān)系，給人力資源的正常管理帶來了一定的困擾。因此，人力資源需要對人事檔案進行分析和篩選，在招聘人員時候，盡可能少的聘用一些有關(guān)系的員工，這樣可以大大保證了人力資源招聘的質(zhì)量。其次，人力資源在內(nèi)部招聘會上，需要對現(xiàn)有的員工檔案進行分析，將此作為員工選聘的關(guān)鍵依據(jù)。

5.有利于提升組織的人力資源管理水平。人事檔案是組織內(nèi)部人力資源的重要組成內(nèi)容，有助于提升組織的人力資源管理水平。在組織人力資源管理中，參照人事檔案信息實施科學(xué)有效的管理，從而產(chǎn)生特定的人事信息，構(gòu)成了人力資源管理工作的重要組成內(nèi)容。人事檔案記錄的內(nèi)容成為人力資源管理中不可或缺的信息，同時也直接決定了整個人力資源管理工作的質(zhì)量水平。在人力資源管理中，人事檔案管理工作伴隨信息化技術(shù)的廣泛應(yīng)用而變得更加復(fù)雜，所起到的作用也變得更加突出，這在一定程度上增加了人事檔案管理工作在提升組織人力資源管理水平方面的重要意義。借助先進的計算機技術(shù)，可通過電子存儲的方式來保存人事檔案信息，也有利于通過電子媒介進行人事檔案信息的查閱，大大提升了信息使用的便捷性。這樣一來，組織便可以輕松地實現(xiàn)對人力資源的合理分配，科學(xué)調(diào)整人力資源布局，提供人力資源工作質(zhì)量與效率，促進人力資源管理水平的穩(wěn)步提升。

二、充分發(fā)揮人事檔案管理在人力資源管理中作用的對策

1.提高人事檔案管理重要性的認(rèn)知。針對人力資源片面認(rèn)識人事檔案管理在人力資源人力資源管理中的重要性問題，人力資源必須從思想觀念上盡快轉(zhuǎn)變過來，全面地認(rèn)識人事檔案管理的重要性。一方面，人事檔案管理是一項復(fù)雜的動態(tài)性工作，并非是很多人力資源所認(rèn)為的簡單靜止性的工作，人力資源應(yīng)該在人事檔案管理工作中投入合理的人力、物力、財力和精力，為人事檔案管理工作的有序推進奠定思想基礎(chǔ);另一方面，全面提升人力資源管理層，尤其是人事管理部門，對人事檔案管理工作的重要性，通過宣傳、教育和培訓(xùn)等多種形式，增強人事部門相關(guān)人員對人事檔案管理工作的認(rèn)識，并通過不斷的外部培訓(xùn)和自我學(xué)習(xí)，提高相關(guān)工作人員人事檔案管理的專業(yè)素養(yǎng)，為人事檔案管理提供強大的人才保障。

2.健全人事檔案管理制度。當(dāng)前，人事檔案造假問題越來越嚴(yán)重，長此以往，對員工個體的長遠發(fā)展以及組織的健康持續(xù)發(fā)展將會產(chǎn)生極為不利的影響。因此，必須從制度層面上加以完善，通過建立健全人事檔案管理制度，為組織人事檔案管理工作提供制度保障，使相應(yīng)的工作能夠有制度可依，正所謂“為規(guī)矩不成方圓”，這樣才能推動組織人事檔案管理工作實現(xiàn)規(guī)范化、制度化、科學(xué)化。一方面，針對現(xiàn)有的人事檔案管理制度進行改革和優(yōu)化，對于人事檔案管理制度之中不合理、不適宜的條款進行改進和完善，使組織的人事檔案管理制度能夠適應(yīng)新形勢、新情況以及人力資源的實際情況，并通過對人事檔案管理中檔案材料的登記制度、傳遞制度等動態(tài)更新、管理和考核，及時對員工人事檔案進行查漏補缺，提高人事檔案的完整性和實時性。另一方面，創(chuàng)新人事檔案管理制度，針對當(dāng)前普普遍呈現(xiàn)出的人事檔案管理“單位化”“內(nèi)部化”的問題，應(yīng)該實現(xiàn)社會化人事檔案管理，充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)，體現(xiàn)出人事檔案管理的社會化、現(xiàn)代化、信息化以及透明化，為組織人力資源管理提供更為科學(xué)的依據(jù)，使員工主觀能動性被充分調(diào)動起來，提升員工的組織績效，為組織創(chuàng)造更大的經(jīng)濟效益。

3.豐富和完善人事檔案。全面的人事檔案材料能夠為組織人力資源管理提供更為科學(xué)的依據(jù)，然而，當(dāng)前組織人事檔案普遍存在不全面、分散不統(tǒng)一等問題，所以，組織非常有必要順應(yīng)時代發(fā)展的變化和現(xiàn)實發(fā)展需要，豐富和完善員工的人事檔案。一方面，強化員工人事檔案資料的動態(tài)管理，對員工新產(chǎn)生的學(xué)習(xí)和工作經(jīng)歷等及時補充到人事檔案之中，提高人事檔案的實時性、時效性，尤其應(yīng)該在傳統(tǒng)人事檔案信息更新基礎(chǔ)上，增加能夠綜合反映員工能力素質(zhì)、由權(quán)威部門認(rèn)定的資質(zhì)證書、能夠反映不同員工各自性格特點及興趣愛好的個性化數(shù)據(jù)資料。

總之，人事檔案在人力資源中的作用越來越重要，檔案人員對人事檔案的分析、整理，可以更加便捷的為人力資源提供服務(wù)。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，以后的人事檔案將有可能和現(xiàn)代化技術(shù)相結(jié)合，人們更加方便、快捷的對檔案信息進行查詢，使得檔案信息更加的科學(xué)化，大大提高了人事檔案在人力資源管理中的作用。

參考文獻：

[1]趙波.人力資源人事檔案管理與人力資源發(fā)展促進研究.2019.

[2]劉曉麗.淺談人事檔案管理在人力資源管理中的重要作用.2020.