探究事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與改革路徑②

張榮榮

摘要：檔案管理對于事業(yè)單位的發(fā)展極為重要，是保障事業(yè)單位在市場競爭中站穩(wěn)腳跟的基礎(chǔ)工作。要強(qiáng)化檔案管理，并且做好進(jìn)一步的優(yōu)化和服務(wù)模式的創(chuàng)新，這樣才能有助于檔案管理整體質(zhì)量的提升。

關(guān)鍵詞：新形勢;事業(yè)單位;檔案管理;創(chuàng)新與服務(wù)

引言

事業(yè)單位作為我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要構(gòu)成，需要根據(jù)現(xiàn)代技術(shù)對檔案管理工作進(jìn)行調(diào)整。當(dāng)前，受到傳統(tǒng)檔案管理體制的影響，檔案管理工作存在管理方式單一、機(jī)制不健全、信息價值難以全面發(fā)揮等問題，對不同檔案的實(shí)際使用造成了不同程度的影響。為更好地適應(yīng)發(fā)展潮流，事業(yè)單位檔案管理需要進(jìn)行全面的革新，將新技術(shù)、新理念、新方法引入工作實(shí)踐中，并以完備的體系和制度約束各項(xiàng)工作流程，實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化發(fā)展，增強(qiáng)檔案管理整體質(zhì)量。

1當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理存在的問題分析

1.1檔案管理機(jī)制的不健全

事業(yè)單位檔案管理工作是單位管理體系的組成部分，存在較為顯著的復(fù)雜性和系統(tǒng)性的特征，工作內(nèi)容涉及檔案信息收集、整理、分類、儲存、統(tǒng)計(jì)等，對人員管理制度存在較高要求。在此情況下，依靠傳統(tǒng)人工處理的方式難以滿足現(xiàn)代化發(fā)展需要，使得檔案管理工作的制度革新成為事業(yè)單位發(fā)展的必然選擇。在大數(shù)據(jù)和云計(jì)算技術(shù)的幫助下，檔案管理要明確變革方向，保障新技術(shù)和新手段的落實(shí)，必須建立適應(yīng)發(fā)展形勢的管理機(jī)制，對各項(xiàng)工作流程形成監(jiān)督和約束作用，也為工作形式提供思路上的指引。然而，由于部分單位人員缺少對創(chuàng)新技術(shù)的認(rèn)知，造成檔案管理機(jī)制缺少監(jiān)督技術(shù)工作的完整性內(nèi)容，讓檔案管理技術(shù)的創(chuàng)新受到嚴(yán)重限制。具體而言，檔案管理機(jī)制忽視對各項(xiàng)工作細(xì)節(jié)的約束，使管理人員不能明確自身的職責(zé)，工作流程不規(guī)范，在出現(xiàn)問題時難以明確責(zé)任主體，解決問題的效率過低。另外，缺少完善的檔案信息資源保護(hù)機(jī)制，使部分儲存在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的資源容易受到病毒侵入，造成檔案數(shù)據(jù)被篡改和破壞，降低檔案管理內(nèi)容的安全性。

1.2檔案信息的不規(guī)范使用

一方面，在檔案信息收集整理工作中，大部分事業(yè)單位以人工收集整理方式為主，依據(jù)各項(xiàng)工作內(nèi)容對紙質(zhì)的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行收集，信息收集渠道過于單一，收集到的檔案信息內(nèi)容不夠全面。這樣的檔案信息內(nèi)容，不但阻礙單位更加全面了解各項(xiàng)工作狀況，還會使部分歸檔信息數(shù)據(jù)內(nèi)容不能準(zhǔn)確闡述，讓相應(yīng)的數(shù)據(jù)內(nèi)容受到閱讀限制;另一方面，檔案管理信息化技術(shù)水平不高，管理流程存在不規(guī)范現(xiàn)象。受到自身技術(shù)條件的制約，部分事業(yè)單位信息設(shè)備建設(shè)不完善，部分管理工作仍然需要依靠人力來完成。人為的失誤和誤差，會造成檔案數(shù)據(jù)內(nèi)容錯誤，為管理工作增加難度和負(fù)擔(dān)，降低整體的管理效率和水平。雖然部分單位利用先進(jìn)的大數(shù)據(jù)技術(shù)展開海量信息的分析和整理，但信息化系統(tǒng)建設(shè)不完善，管理人員在操作中容易出現(xiàn)系統(tǒng)卡頓甚至癱瘓的問題，不但影響了工作效率，還會為檔案管理的技術(shù)變革增加難度。

1.3檔案管理人員素質(zhì)有待考量

許多機(jī)關(guān)企事業(yè)單位都沒有專業(yè)的檔案管理團(tuán)隊(duì)，一般都是在閑暇時間臨時抽調(diào)一部分其他部門的員工，進(jìn)行檔案的集中整理，或是另外聘請兼職人員。這些單位都沒有認(rèn)識到檔案的重要性，將檔案管理工作視為簡單的檔案整理，進(jìn)而忽略了對專業(yè)人才的培養(yǎng)。然而實(shí)際上檔案管理工作中有許多注意事項(xiàng)，并不只是簡單的整理，如果沒有具備專業(yè)知識的人員，就很容易出現(xiàn)問題，最終導(dǎo)致檔案管理?xiàng)l理性差，資料不完善，管理效率低下等不利情況出現(xiàn)。

2事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與服務(wù)模式的改革策略

2.1提升工作人員的專業(yè)素養(yǎng)

首先，在引進(jìn)新設(shè)備與新方法之前，應(yīng)積極開展相應(yīng)的員工培訓(xùn)工作，對檔案管理人員的專業(yè)能力和綜合素質(zhì)進(jìn)行培養(yǎng)與提升。在此過程中，事業(yè)單位可通過定期組織一批集計(jì)算機(jī)技能、檔案管理技能、創(chuàng)新人才等為一體的綜合團(tuán)隊(duì)，在企業(yè)內(nèi)部對工作人員進(jìn)行有效培訓(xùn)與技術(shù)交流。事業(yè)單位還可以定期帶領(lǐng)檔案管理人員到國內(nèi)外優(yōu)秀企業(yè)參與走訪調(diào)研、實(shí)訓(xùn)實(shí)踐等工作，從多方面提升檔案人員的工作能力。其次，在以保障檔案管理工作人員工作理念、技能等方面的提升基礎(chǔ)上，還應(yīng)加大對檔案管理信息化建設(shè)的資金投入力度，加強(qiáng)先進(jìn)計(jì)算機(jī)設(shè)備、信息技術(shù)、創(chuàng)新型技術(shù)人才等方面的引進(jìn)，為提高檔案利用率及工作效率，提供人力、物力、財力等各方面的支持。

2.2提升檔案管理服務(wù)水平

加強(qiáng)檔案管理信息化的安全，提升事業(yè)單位檔案管理服務(wù)水平。首先，需要提高對檔案安全管理的認(rèn)識，明確認(rèn)識到檔案安全管理的重要性與必要性。事業(yè)單位在有效開展檔案安全管理工作時，相關(guān)工作人員必須制定嚴(yán)格且符合規(guī)定的檔案資料應(yīng)用制度，嚴(yán)格要求檔案管理工作人員規(guī)范使用檔案資料，明確提出違反應(yīng)用制度者，應(yīng)給予降職、降薪等之類的處罰，防止工作人員因引起工作失誤造成檔案丟失或損壞。其次，在事業(yè)單位檔案管理工作的實(shí)際工作流程中，相關(guān)從業(yè)人員還要確保計(jì)算機(jī)系統(tǒng)環(huán)境的安全性，利用相應(yīng)技術(shù)開發(fā)專業(yè)的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)監(jiān)管軟件、維護(hù)計(jì)算機(jī)內(nèi)檔案管理系統(tǒng)各項(xiàng)檔案資料的同時，阻擋外來侵入者、病毒的入侵。在此過程中，事業(yè)單位可采用比較常見的安全保護(hù)措施，比如在檔案管理和局域網(wǎng)內(nèi)形成有效的防護(hù)墻，規(guī)避病毒與黑客的入侵。此外，要加強(qiáng)檔案管理信息化的安全性，同時，還應(yīng)注重提升事業(yè)單位檔案管理工作服務(wù)形象，以滿足事業(yè)單位的業(yè)務(wù)拓展需求。在此過程中，可通過培養(yǎng)檔案管理人員創(chuàng)新意識、大數(shù)據(jù)及信息化思維方式、創(chuàng)造能力等，從檔案管理工作人員的理念上，推動事業(yè)單位檔案管理工作與時俱進(jìn)創(chuàng)新。最后，還應(yīng)將以往傳統(tǒng)的內(nèi)部資源管理工作方式，轉(zhuǎn)為共享檔案管理工作體制，加大檔案管理工作的資源共享力度，以便于整體提升檔案管理工作與社會發(fā)展相適應(yīng)的水平。

2.3加強(qiáng)部門間信息交流

在管理方面，電子資料孤島的出現(xiàn)大大降低了檔案資源的作用，因此，必須提高事業(yè)單位內(nèi)部各個部門之間的資料流通。改進(jìn)事業(yè)單位之間的信息傳遞與交換，對于發(fā)展檔案內(nèi)容具有重要意義，有助于打破部門之間信息隔離的局面，提高檔案資源利用效率，并在此基礎(chǔ)上，為事業(yè)單位發(fā)展提供信息支持。

結(jié)束語

總而言之，在網(wǎng)絡(luò)時代背景下，如何合理利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行工作創(chuàng)新已成為各行業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵。事業(yè)單位檔案管理工作覆蓋面廣泛，工作內(nèi)容繁多，為更好地發(fā)揮檔案信息的價值，需要事業(yè)單位應(yīng)用科學(xué)工作方法，通過構(gòu)建完善的管理體系以及合理應(yīng)用管理手段，不斷優(yōu)化檔案數(shù)據(jù)和信息收集、整理、儲存等工作環(huán)節(jié)，不斷提升數(shù)據(jù)的使用效能，發(fā)揮現(xiàn)代化發(fā)展戰(zhàn)略，為事業(yè)單位的各項(xiàng)工作提供數(shù)據(jù)支撐。

參考文獻(xiàn)

[1]張穎.淺談干部人事檔案管理在醫(yī)院人力資源管理中的現(xiàn)狀和對策[J].經(jīng)濟(jì)師，2020（11）：261+278.

[2]孫浩.淺談新時期如何應(yīng)對檔案信息化人才短缺問題[J].蘭臺內(nèi)外，2020（35）：4-6.

[3]陳波.事業(yè)單位人力資源管理的改革方向及完善策略探討[J].現(xiàn)代商貿(mào)工業(yè)，2020，41（32）：64-66.