談新時代檔案管理工作的信息化建設

田偉

摘要：隨著我國經濟的發(fā)展，各種科學技術也在不斷地發(fā)展，其中隨著信息技術發(fā)展的深入化，我們已經進入了一個全新的時代，信息化時代。隨著信息化時代的到來，人們越來越意識到檔案管理信息化建設的重要性，并借助信息化技術不斷的完善自身的信息化技術，并不斷的為其注入新的活力。下文，我們將從檔案管理入手，對檔案建設的目的和意義進行分析，力求完成新時代下的檔案管理工作的信息化建設。

關鍵詞：新時代;檔案管理工作;信息化建設

引言

隨著我國信息技術的不斷發(fā)展，信息技術逐漸的改變著我們的生活方式，并且這種新的生活方式對比以前更加的方便和快捷。為了能夠使檔案管理工作也能夠緊跟新時代的步伐，我們要將信息化建設逐漸的融入其中，改變傳統(tǒng)的檔案管理的形式，從而使檔案管理在新形勢的趨勢下，減少工作人員的工作量，提高工作人員的工作效率，進而為全社會的檔案工作做出貢獻，提供更加人性化的服務。檔案管理不僅可以應用在政府部門，還可以將其應用在企業(yè)的信息化建設中。隨著信息化逐漸滲透到我國的各行各業(yè)中，相關部門也逐漸意識到信息化建設的重要性，所以我們一定要加快檔案管理的信息化進程，從而促進經濟的快速發(fā)展。

一、利用信息化技術手段，推動信息數字化的轉換

21世紀的到來，意味著信息化時代的到來，信息化社會到來的特點就是信息呈現一種海量式的、爆炸式的增長，并逐漸將我們淹沒在信息的洪流之中。信息過多并且增長過快一個最主要的缺點顯現出來，那就是我們無法對其進行及時、有效的信息管理和信息紀錄，并逐漸演變成檔案管理的行業(yè)的重點和難點問題。為了滿足人們對信息的需求，我們需要對檔案管理進行信息化的建設，從而滿足信息時代人們對于信息的需求。

在以前傳統(tǒng)的檔案管理影響下，我們只能通過紙來記錄檔案信息。而現在隨著信息化建設的普及與發(fā)展，紙質信息逐漸被其所取代，從而演變成了一種新型的記錄信息的模式。這種模式，不會受到時間、空間以及地點的限制，人們可以在任何的地點、任何時間獲得他們想要的信息，并將信息進行下載、保存，真正意義上實現了信息的共享。

二、新時期檔案管理信息化建設的作用以及重要性

1.檔案資源的信息化建設可以有效的改善檔案管理的工作

新時代下的檔案管理工作不能與過去同日而語，新時代的檔案管理具有開放性的特點，所以新時代下檔案管理的信息化建設可以有效的幫助參與檔案管理的工作者，更加快捷和高效的進行工作，并更加充分、合理的整理信息，為我國的社會提供更加便捷的服務。

2.檔案資源的信息化建設，為決策者和管理者提供真實詳盡的檔案信息

檔案是對過去的信息進行記錄的過程，其中還包含著企業(yè)之前多做過的各種決策和取得一些成效。企業(yè)或是政府在進行一項新的決策或是重大決議時，都會根據過往的檔案信息作為參考，制定出符合我國國情的、利于國家發(fā)展的政策。同時，我們所提供的信息必須真實和可靠，并且對政府和企業(yè)提供積極的影響。一個完整的、可靠地信息模式可以幫助我們提供一個做正確決策的道路，并且在其中發(fā)揮著積極地、促進的作用，從而減少避免出錯以及彎路的情況發(fā)生。

3.檔案資源的信息化建設，為科研和經濟建設提高智能化的服務

建設檔案資源的信息化的又一區(qū)別于過去的特點便是它的時效性比較好。所謂的時效性就是指我們可以在一個極短的時間內為其提供它所需要的所有的材料以及相關的分析和研究。這樣可以滿足人們的遠程操控，實現資源的共享，且為我們大大的縮短了時間，提高了工作的效率。

三、新時期檔案管理信息化建設的方法措施

我們實現信息化建設的前提是我國計算機技術的不斷發(fā)展，如果想要實現管理信息化建設的方法措施，具體可以從以下的幾個方面去做。

1、轉變觀念，提高對檔案管理信息化建設重要性的認識

隨著我國計算機技術的發(fā)展，促進了我國檔案管理的信息化，可見信息化技術對我國的發(fā)展具有重要的促進作用。雖然信息化的發(fā)展對我國有著促進作用，但是仍然有一些人群沒有認識到信息化技術的重要性。甚至有一些守舊的企業(yè)領導和管理層也沒有提高對信息化建設的認識，他們從思想上就抵觸信息化技術的發(fā)展，這對于我們宣傳信息化建設是非常不利的，所以我們要采取一些措施和行動去提高他們對信息化建設的認識程度，并意識到他們積極的一面。因為只有思想上認可它的出現，才能將檔案管理的信息化建設提上日程，從而逐漸的從不認可的狀態(tài)轉變?yōu)樾畔⒒到y(tǒng)的忠誠擁護者，并未逐漸的適應社會的發(fā)展和變遷，從而更好的服務于社會主義經濟化建設。

2、加強電子檔案的管理

對電子檔案進行管理其實就是研究電子檔案的接受和保管作用，并利用信息化技術和有關的規(guī)定，不斷的規(guī)范和標準電子檔案，從而促進信息資源發(fā)揮最大的作用。

信息技術的發(fā)展，推動著電子商務的發(fā)展。隨著電子商務的普及，我們日常所需要的信息載體也在不斷的增加，比如我們的照片、紙質檔案以及錄音等我們所用的信息載體，都可以將其歸類為電子類的信息。對其中的有價值的信息我們可以將其保存，從而進行保管，以便于我們隨時進行查閱。傳統(tǒng)的保存技術會受到環(huán)境的限制，但是電子信息卻截然不同，它不會受到時間、環(huán)境以及空間的限制，真正做到保存的作用。

3、資源共享，充分的運用現代化的管理手段

除了要提高對信息化建設的認識，我們還要改變傳統(tǒng)的管理方式，通過現代化的管理實現資源上的共享，從而提高檔案的利用程度。總而言之，就是要充分的發(fā)揮現代化的管理手段，實現資源上的共享。

要想實現信息資源上的共享，首先要做到的就是完成對信息的收集工作，這樣可以提高自身的信息的多元化，從而實現信息資源上的共享。但是我們要注意，由于互聯網技術發(fā)展的過于快速，所以我們對網絡的安全性表示懷疑，所以在獲取網上信息的時候，我們必須進行慎重的選擇，從而不斷的保護信息的完整性和安全性，實現對信息的推廣和資源上的共享。

4、提高管理人員的專業(yè)素質，提升服務意識

除了互聯網技術會對檔案管理的信息化建設有所影響外，從事信息管理工作的管理人員的專業(yè)素質，也會對檔案的管理的信息化建設產生影響。從事檔案管理工作的人員，要求具備檔案管理的基礎和扎實的理論知識，并且還要具備現代化的信息技術，并且熟練的運用信息技術的工具，從而不斷的提高工作人員的綜合素養(yǎng)。

進行檔案管理的信息化建設，需要各種有效的措施來逐漸的改變老舊的形式，從而不斷地調整信息化建設的知識構造，培養(yǎng)出一批新型的、具有專業(yè)基礎的人才，從而為社會、為企業(yè)、為人民提供更加優(yōu)質的服務。為了保證管理人員提供優(yōu)質的服務，除了自身的服務意識還是不夠，我們還要定期的對他們展開服務意識的培訓，并且借助企業(yè)和國家的力量，不斷的推動信息化建設的發(fā)展。

四、總結

綜上所述，上文主要論述了新時代下的檔案工作的信息化建設。隨著21世紀的到來，信息出現了爆炸式的增長，人們逐漸被淹沒在海量化的信息之中。與此同時，檔案管理工作也面臨著前所未有的困境。隨著信息的海量增加，人們不能夠對海量的信息進行及時的記載和處理。所以檔案管理工作的信息化建設迫在眉睫，它可以幫助人們獲得他們所需要的信息，不需要自己經過海量的篩選，而可以直接獲得所需要的。檔案信息的現代化管理，實現信息合理配置的同時，也為社會主義發(fā)展鋪平了道路。

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