“互聯(lián)網(wǎng)+”下檔案管理效率的提升策略研究

王盛

摘要：在互聯(lián)網(wǎng)背景下檔案管理工作的開展是機遇也是挑戰(zhàn)，運用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)可有效提高檔案管理工作的效率，但相應(yīng)的制度體系以及管理理念建設(shè)必須貼合互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)應(yīng)用的要求。在現(xiàn)代檔案管理工作開展過程中，需要從理念、體系建設(shè)、管理服務(wù)等方面內(nèi)容入手，來提升檔案管理工作的效率。

關(guān)鍵詞：互聯(lián)網(wǎng)+;檔案管理;提升策略

引言

在經(jīng)濟高速發(fā)展的背景下，檔案工作的管理效率必須適應(yīng)企業(yè)發(fā)展的需求，通過運用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，能夠從技術(shù)層面打破傳統(tǒng)管理方式的制約，可以有效提升檔案管理的服務(wù)質(zhì)量效益?；诖?，本文通過對“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下檔案管理的效率進行分析探討，提出相應(yīng)的舉措以供借鑒。

1“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下檔案管理現(xiàn)狀

1.1檔案管理工作人員管理意識較為欠缺

受多種因素影響，大多數(shù)企業(yè)檔案管理工作在開展過程中未能形成良好的管理工作意識，使得企業(yè)檔案管理工作開展的質(zhì)量與效益難以滿足實際需求。通過相關(guān)數(shù)據(jù)分析，當(dāng)前在國內(nèi)大多數(shù)企業(yè)從事檔案管理工作的人員，并未受過專業(yè)教育掌握相應(yīng)的專業(yè)技能和系統(tǒng)化檔案管理的理論知識，部分企業(yè)的檔案管理工作人員甚至由其他部門人員兼任。這樣的運行管理方式，使得員工難以養(yǎng)成專業(yè)的檔案管理意識，無法按照各項規(guī)定制度來規(guī)范檔案管理業(yè)務(wù)，嚴(yán)重制約了檔案管理工作的效率。

1.2檔案管理工作人員的基本素質(zhì)和能力有待提升

當(dāng)前，大多數(shù)企業(yè)對于檔案管理工作的重要性認(rèn)識不夠。受企業(yè)發(fā)展、以及思想觀念等多種因素的影響，企業(yè)管理人員并未重視檔案管理工作的質(zhì)量效率，在對于管理人員的任命工作安排上并未招聘具有較高綜合素養(yǎng)的辦公室的管理人員，導(dǎo)致相關(guān)人員的能力素質(zhì)，無法勝任崗位需求，甚至?xí)绊懻w檔案工作的開展。

1.3檔案管理工作缺乏科學(xué)性和規(guī)范性

在我國，相當(dāng)多的企業(yè)單位對于檔案管理工作未能形成統(tǒng)一、系統(tǒng)性的規(guī)章制度，在業(yè)務(wù)開展過程中存在較大的漏洞，特別是管理方法和管理流程不夠科學(xué)、不夠規(guī)范，難以形成統(tǒng)一高效的管理體系，在實際運行過程中會導(dǎo)致檔案管理工作出現(xiàn)各種問題，對檔案管理工作開展造成了不良影響。

2 “互聯(lián)網(wǎng)+”背景下檔案高效管理對策

2.1完善和建構(gòu)數(shù)字化管理理念

“互聯(lián)網(wǎng)+”是信息化管理的一種手段，在當(dāng)今各行各業(yè)的發(fā)展過程中受到了普遍的重視。在推進檔案信息化管理建設(shè)的過程中，從管理領(lǐng)導(dǎo)崗位來講必須具備信息化管理的意識，注重檔案工作管理效益，善于將互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)應(yīng)用融入檔案管理工作中。重視對于檔案管理工作人員的能力素養(yǎng)培訓(xùn)，針對信息化檔案管理應(yīng)用的要求，提升管理人員的信息化素養(yǎng)。例如，運用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)建立軟件管理系統(tǒng)、資源數(shù)據(jù)庫等，要求管理人員能夠從軟件和硬件兩個方面來提升企業(yè)檔案管理工作信息化水平，完成檔案信息數(shù)字化建設(shè)，能夠運用網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)直接調(diào)取電子檔案數(shù)據(jù)信息，便于檔案數(shù)據(jù)資源在網(wǎng)絡(luò)平臺上傳輸交流，對于有條件的企業(yè)單位可通過構(gòu)建數(shù)字檔案館，來提升檔案運用的質(zhì)量效率。

2.2構(gòu)建信息化檔案資源管理體系

“互聯(lián)網(wǎng)+”技術(shù)的應(yīng)用減少了檔案信息資源在使用過程中的壁壘。傳統(tǒng)的檔案數(shù)據(jù)信息通常是以館藏數(shù)量衡量，在各級檔案管理部門來講，檔案數(shù)據(jù)資源并未形成共享，在數(shù)據(jù)運營過程中存在著明顯的壁壘，需要經(jīng)過多部門手續(xù)簽批才能完成答案調(diào)閱，這種方式使得檔案資源的運用效率十分低下，甚至造成了資源的浪費。運用“互聯(lián)網(wǎng)+”技術(shù)開展檔案資源管理工作，可利用大數(shù)據(jù)技術(shù)構(gòu)建檔案信息資源平臺，實現(xiàn)資源的共享，完成整體檔案資源管理體系的建設(shè)，該過程重點是要完成檔案信息資源的收集整理、存儲借閱等體系制定，實現(xiàn)了快速調(diào)用讀取的目的?，F(xiàn)如今，社會的發(fā)展已步入信息化時代，各部門都在講究質(zhì)量效率，檔案資源共享平臺的建設(shè)，必須要朝著規(guī)范化和制度化的方向開展，特別是當(dāng)前數(shù)據(jù)信息呈幾何量增長的情況下，使用部門呈現(xiàn)交叉管理的狀態(tài)，因此必須形成規(guī)范化和制度化的管理體系，便于大數(shù)據(jù)管理工作的開展。例如，在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的基礎(chǔ)上以音頻、視頻、網(wǎng)盤等數(shù)據(jù)信息作為載體，構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)信息化檔案資源管理系統(tǒng)，實現(xiàn)網(wǎng)上遠(yuǎn)程調(diào)取借閱，服務(wù)好用戶的使用需求。

2.3構(gòu)建信息化檔案硬件基礎(chǔ)管理建設(shè)

信息化建設(shè)質(zhì)量水平直接關(guān)系著“互聯(lián)網(wǎng)+”技術(shù)的應(yīng)用，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)本質(zhì)是通過信息化手段加強檔案管理工作，其硬件基礎(chǔ)設(shè)施的質(zhì)量水平，直接關(guān)系到信息技術(shù)應(yīng)用的效率，因此必須加強對信息化檔案硬件基礎(chǔ)設(shè)施的管理。當(dāng)前，企業(yè)在信息化硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)過程中積極探索出了電子賬戶、網(wǎng)絡(luò)云、辦公自動化 APP 應(yīng)用、網(wǎng)上系統(tǒng)等信息化手段，通過此類技術(shù)手段的應(yīng)用，可有效提升檔案管理的專業(yè)化水平，促使整體檔案管理工作朝著智能化的方向發(fā)展，而加強檔案硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)是信息技術(shù)應(yīng)用的保障。對于信息化檔案硬件建設(shè)首先要做到檔案管理框架機制的建設(shè)，可通過構(gòu)建智能檔案管理系統(tǒng)將現(xiàn)有的掃描技術(shù)、計算機數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫儲存技術(shù)等技術(shù)方案融入到管理系統(tǒng)，構(gòu)建完整的信息系統(tǒng)體系，提升數(shù)據(jù)庫的智能化水平。其次，在現(xiàn)有信息基礎(chǔ)應(yīng)用的前提下，檔案管理人員要善于創(chuàng)新，將傳統(tǒng)的檔案管理方式中的保存、研究、保管等功能與數(shù)據(jù)展示、學(xué)習(xí)培訓(xùn)、信息交流等功能相結(jié)合，豐富檔案管理信息系統(tǒng)的服務(wù)功能，能夠主動引導(dǎo)員工使用檔案管理信息系統(tǒng)，可以實現(xiàn)整體軟件設(shè)施的靈活使用來滿足用戶對相關(guān)答案信息的收集調(diào)取。其三，加強檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，在“互聯(lián)網(wǎng)+”的背景下，數(shù)據(jù)資源是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用的基礎(chǔ)，對于檔案管理工作開展必須推進紙質(zhì)資料文件轉(zhuǎn)化為電子檔案，以豐富數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)資源，拓寬整個數(shù)據(jù)庫的種類，增強數(shù)據(jù)資源的共享。而對于檔案信息數(shù)據(jù)化的過程，需要重點關(guān)注網(wǎng)絡(luò)信息安全技術(shù)的應(yīng)用，做好網(wǎng)絡(luò)安全保密工作，針對有密級的資料文件可通過設(shè)置專業(yè)的密鑰完成數(shù)據(jù)資源的傳輸存儲，提升數(shù)據(jù)運用的安全性能，避免因數(shù)據(jù)丟失盜竊對企業(yè)的發(fā)展造成重大的影響。

2.4推動多元化檔案管理服務(wù)

多元化的檔案管理服務(wù)工作是提升檔案管理工作效率的重要手段，檔案管理工作人員在運用“互聯(lián)網(wǎng)+”為技術(shù)的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)是必須要具備網(wǎng)絡(luò)思維理念，能夠依據(jù)大數(shù)據(jù)管理應(yīng)用的方法經(jīng)驗構(gòu)建檔案網(wǎng)絡(luò)管理的工作模式，通過豐富檔案管理功能來實現(xiàn)資源共享。第一，對于檔案管理中的數(shù)據(jù)資源，相關(guān)人員要論證分析，確保檔案資源的準(zhǔn)確性和全面性。在信息化背景下，工作人員可利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，對相關(guān)檔案資源數(shù)據(jù)進行挖掘分析，提升檔案資源的準(zhǔn)確性，提供高質(zhì)量的服務(wù)保障。第二，能夠根據(jù)用戶的需求精準(zhǔn)匹配檔案數(shù)據(jù)資源，主要是通過對檔案使用目的、路徑和服務(wù)的內(nèi)容等方面進行論證，來實現(xiàn)在服務(wù)方法和服務(wù)模式上的精準(zhǔn)匹配。第三，對于檔案管理工作可建立相應(yīng)的獎勵懲罰機制，主要是通過職責(zé)劃分來明確各部門的職責(zé)，便于檔案管理體系的建設(shè)應(yīng)用，通過定期梳理的方式優(yōu)化檔案管理服務(wù)質(zhì)量。

結(jié)語

在新時代，傳統(tǒng)的檔案管理工作的方法理念無法適應(yīng)當(dāng)前檔案使用的實際需求，基于“互聯(lián)網(wǎng)+”技術(shù)信息化手段應(yīng)用，必須在思維理念、管理模式以及體系建設(shè)上進行深入研究，依照當(dāng)前企業(yè)檔案管理應(yīng)用的特點，以提高服務(wù)保障的質(zhì)量水平為目標(biāo)，建設(shè)信息化檔案管理應(yīng)用模式，以此提升檔案數(shù)據(jù)資源使用的質(zhì)量效率。

參考文獻

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