文 方艷

不論是紙質版的還是電子版的地方報紙，或是其延伸出的微信公眾號等不同形式的媒介，地方報紙的本質就是記錄當?shù)厣鐣录?、傳播信息、反映時代的載體，而構成報紙的圖片文字是那個時期重要事件的真實反映，更是當?shù)亟?jīng)濟、社會發(fā)展和歷史變遷的見證。報社如何利用自身優(yōu)勢，讓圖文資料的功能從單純的提供內(nèi)部查閱，延伸到成為社會信息不可或缺部分，科學建立和管理電子圖文資料庫是關鍵。

筆者分析自身所在單位的現(xiàn)階段電子圖文庫現(xiàn)狀，就報紙電子圖文資料庫建立和管理提出以下改造構想，以適應不斷增長的數(shù)據(jù)量和訪問量。

一 報社電子圖文資料庫的現(xiàn)狀

對需要查詢的電子圖文資料，筆者所在報社統(tǒng)一在“北大方正報業(yè)DAM平臺”（以下簡稱“DAM平臺”）里獲取。這個平臺是報社常用的軟件之一，可以預覽和紙質報紙完全一樣的“大樣”（即電子報紙），按日期、版面分級排列。“大樣”的來源可以總結為以下流程：

記者上傳圖文稿至“DAM平臺”——編輯初改——傳輸初改后的圖文至排版軟件——編輯結合版面要求，在排版軟件里修改內(nèi)容——完成排版生成大樣——傳輸大樣至“DAM平臺”。

如上所述，實際工作中，編輯不太可能把圖文改到終稿狀態(tài)才進入排版環(huán)節(jié)，大部分修改是在排版軟件里完成，之后傳輸“大樣”給“DAM平臺”。“DAM平臺”的檢索入口，只能對排版前的圖文進行檢索，以致通過平臺檢索的圖文不符合電子圖文資料入庫標準。

想要檢索“大樣”里的電子圖文資料，就必須用類似翻找紙質報紙的辦法，在“DAM平臺”里一張張翻“大樣”，找到目標電子圖文后，用PDF閱讀器雙擊打開，再整版或部分復制下來。這種辦法可以滿足近期資料查閱需求，可對一些時間跨度大、內(nèi)容涵蓋多的資料而言，不僅費時費力，形同“海底撈針”，除消耗大量的人力外，效率低又容易出錯。

二 建立報社電子圖文資料庫的構想

報社圖文資料是從“DAM平臺”中“大樣”中截取，資料來源的唯一性能夠得到保證。怎樣才能快速、正確、順暢地檢索到目標資料，是筆者所在報社電子圖文資料庫改造最應該考慮的關鍵點。筆者在參照“四段式名稱結構”的基礎上，根據(jù)報紙出版規(guī)律，提出適合地方報社現(xiàn)狀的電子圖文資料入庫方法。

確定圖文存儲位置、所在文件夾和文件名命名規(guī)則

許多人習慣以年月日或事由、人物為單位建立文件夾，夾內(nèi)放置相關電子圖文，一旦文件夾內(nèi)文件脫離該文件夾，該電子圖文很容易變成“無主文件”。為了直觀有序地收集圖文資料，一方面需要固定存儲地址，另一方面需要按標準的命名辦法，來對文件夾和文件名進行統(tǒng)一命名。

存儲地址和文件夾命名辦法。首先，確定整個圖文資料庫的存儲位置，把所有圖文資料固定存放在某個數(shù)據(jù)盤的對應目錄下。因為圖文資料庫內(nèi)容多，占用空間大，最好單獨占用一個數(shù)據(jù)盤。比如，筆者把報社的圖文資料存放在電腦硬盤F上，方便所有的圖文資料存入“F:”下。其次，確定文件夾名。以“年”“月”為一、二級文件夾目錄，以“日”為三級目錄，如2020年9月30日的電子圖文資料，保存在“F:202020200920200930”文件夾下，形成一棵簡潔清晰的目錄樹。隨著報紙出報數(shù)量的累積，目錄樹按日期層層展開，互不重疊干擾，一目了然。

文件名和文件類型的確定。文件名的命名規(guī)則——檢索資料，關鍵詞是首要，報紙的資料檢索大多是以“新聞人物”“新聞地點”或“報道類型”為線索，這些線索同時也是關鍵字。因而筆者把出版日期、關鍵詞、標題內(nèi)容等作為文件名的一部分，以分列號“–”間隔，組成一套較為完整的文件命名方法，即：報紙出版日期–所在版面和篇位及文稿屬性文或圖–關鍵詞–新聞標題。其中：所在版面和篇位均為兩位數(shù)字，從“01”到“99”；文稿屬性若為文字則為“文”，若為圖片則為“圖”；如果文稿有附圖，則在新聞標題后再加“–圖”和數(shù)字。如：以2020年9月30日報紙第一版第二篇的《長福高速正式通車》一文為例來說明入庫圖文命名辦法。本篇新聞由一則文稿和一張配圖組成。按上述方法，文稿名則為：20200930–0102文–龍山收費站–長福高速正式通車.doc；所屬的圖片名則為：20200930–0102文–龍山收費站–長福高速正式通車–圖1.jpg，如有多張圖片，編號依此類推。文件類型的確定。為了方便讀取，文件保存類型應以通用性為原則，避免可視上的不便，電子資料庫圖片的格式保存為jpg，文字保存類型為Word文檔。

按統(tǒng)一格式命名的優(yōu)點。電子圖文資料庫里的圖文用統(tǒng)一格式命名，存在對應的文件夾下，使每個文件夾下的圖文數(shù)量適中，符合讀取習慣。如每年12個月，每月21期報紙，每期目錄下約有文字資料17–25篇，圖片4–5張（組圖除外）；文件夾和其所含的文件數(shù)量適中，文件名里又有包含文件夾的名稱的字段，結構清晰明了，符合讀取習慣，避免不小心造成“無主文件”。

及時準確復制圖文資料，同步更新電子圖文庫的目錄清單

及時準確復制、收集圖文資料，是完善報社電子圖文資料庫必須完成的事項。同時為更加快捷、準確地檢索到目標資料，以及更好地管理和維護報社電子圖文資料庫，建議用Excel電子表格軟件對入庫的圖文，建立對應的文件目錄清單，清單內(nèi)容和每日入庫的圖文同步更新。一個年度設計一個文件，每個文件下設若干個工作表，工作表以全年各個自然月命名，另加一個“備忘”工作表，必要時給各個工作表添加顏色，方便區(qū)分。

在清單文件格式上，筆者做了一個模板，簡要說明如下：

工作表中“列”的編排設計。在“列”的編排上，設計了“期號”“出版日期”“作者”“文件名”項目，“期號”填寫報紙的出版期數(shù)，同理“出版日期”“作者”“文件名”填寫對應的內(nèi)容。把“文件名”設計在最后一列，是因為文件名里包含“–”分列號，方便需要時對該列的字段進行分列處理。

用“跨列居中”代替“合并后居中”。Excel中常常會用到“合并后居中”工具，在電子圖文庫的清單中，為了方便表格的后續(xù)調(diào)整，整個表格不能使用“合并后居中”，對需要居中的標題等內(nèi)容，用“跨列居中”代替“合并后居中”，日后對表格進行調(diào)整時，系統(tǒng)不會提示錯誤。

三 報社電子圖文資料庫的檢索方法及其便捷性

有了以上按標準存儲和命名的文件，以及對應的文件目錄清單的Excel文件，對地方報社電子圖文資料庫的檢索將變得更加簡單、便捷和準確。

首先，在Excel中對電子圖文資料庫的清單目錄進行檢索，把檢索對象定位在整個“工作簿”，對文件下的所有工作表進行檢索，定位相關目標。其次，找到各個對應的文件夾，不打開文檔的情況下，只要鼠標停留在該文檔上，就可以看到對應的文件名，或是再次輸入更精確的關鍵字段進行二次篩選，同樣能進行精確定位。

四 報社電子圖文資料庫的后續(xù)管理

報刊電子圖文資料庫的管理和一般單位的檔案管理對比，既有共性也有自己的特色。除了“專人管理，及時歸檔，給電腦加密碼，做好備份”這幾個常規(guī)事項外，還需要對文件存儲路徑和文件名的命名規(guī)則以及需要特別說明的事項做好備忘記載。一是可以加強規(guī)范，二是可以保證資料庫管理的延續(xù)性，方便不同時期的專人管理。

報紙圖文資料庫經(jīng)過改造后，能更加快捷、正確地獲取到所需的資料，提高了檢索效率，最大限度地節(jié)約了查找時間和人力成本，使我們的檢索變得事半功倍，更使寶貴的資料能夠得到充分利用，更有價值，更好地服務當?shù)厣鐣?/p>