淺談建筑工程檔案資料有效管理措施

劉曉晨

摘? 要：近年來，經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展，社會不斷進(jìn)步，建筑工程檔案資料是工程建設(shè)項目從立項開始，經(jīng)過工程施工到最終工程質(zhì)量評定及竣工驗收整個過程，形成的有保存價值的各種形式的工程資料，其記錄了整個項目的建設(shè)過程，也是工程技術(shù)交底及工程竣工結(jié)算的重要參考依據(jù)。因此，確保檔案資料管理工作質(zhì)量，對于工程整體建設(shè)具有重要意義。但就實際情況來看，建筑工程檔案資料管理中仍然存在一些問題，對工程和企業(yè)有一定的影響。基于此，針對建筑工程檔案資料管理意識薄弱、管理質(zhì)量有待提升、缺少完善的管理機(jī)制三個主要問題，提出強(qiáng)化工程檔案資料形成過程的監(jiān)督與控制、強(qiáng)化檔案資料管理人員的職業(yè)意識并規(guī)范日常工作行為、注重工程技術(shù)資料編寫的質(zhì)量管控三個方面的優(yōu)化管理路徑，以期可以為相關(guān)人士提供參考，助力企業(yè)發(fā)展。

關(guān)鍵詞：建筑工程;檔案資料;有效管理

引言

建筑工程中的檔案資料是記錄工程設(shè)計施工的非常重要的內(nèi)容，在工程的施工和管理中都發(fā)揮著極其重要的作用，是管理者進(jìn)行工程管理的主要依據(jù)，同時也是建筑在后期的使用維護(hù)中的重要的參考。建筑工程的壽命一般都比較長，在漫長的使用過程中一旦需要對建筑進(jìn)行修繕、改建等，如果沒有原始的工程檔案資料做參考，就無法進(jìn)行合理的設(shè)計與施工，甚至?xí)捎趯ㄖ镌诮ㄔO(shè)中的強(qiáng)度以及應(yīng)力等方面的不了解，盲目進(jìn)行擴(kuò)建和改建導(dǎo)致重大的安全事故的發(fā)生。因此，對建筑工程檔案資料的管理是非常重要的，也是確保我國建筑行業(yè)長期穩(wěn)定發(fā)展的重要保障。

1建筑工程檔案資料管理的重要性

運(yùn)用科學(xué)、有效的建筑檔案管理方法，能夠展現(xiàn)出企業(yè)內(nèi)部質(zhì)量控制體系的管理水平，還顯現(xiàn)出企業(yè)管理人員對內(nèi)部檔案管理的重視程度。另外，國家對建筑工程檔案管理也作出了明確的要求。住建部提出建筑施工過程中，對建筑檔案必須嚴(yán)格管理，如果檔案資料管理不符合要求，則認(rèn)為工程質(zhì)量不合格，可見檔案資料管理在建筑工程中的重要性。國家住建部的嚴(yán)格要求，在一定程度上提高了施工單位對檔案資料管理的重視程度，從而保證在建筑工程項目施工時，認(rèn)識到建筑工程檔案資料管理的重要性與緊迫感。

2建筑工程檔案資料有效管理措施

2.1檔案整合分類歸檔，完整保留工程資料

大部分施工流程圖紙和施工技術(shù)資料都在相關(guān)技術(shù)人員和各環(huán)節(jié)負(fù)責(zé)人手中，因此資料員必須先將設(shè)計圖紙和施工技術(shù)資料進(jìn)行回收并做好整理和分類工作。其次資料管理人員必須要精準(zhǔn)記錄、真實反映施工問題并讓負(fù)責(zé)人進(jìn)行簽字，進(jìn)而保證建筑質(zhì)量管理和監(jiān)督工作的實效性，確保編輯檔案在后期使用過程中具有使用性價值。建筑工程檔案管理應(yīng)該按照年份進(jìn)行保管，將不同工程項目、不同施工環(huán)節(jié)資料進(jìn)行嚴(yán)格劃分，并在工程結(jié)束前做好工程資料的檢查、審核、完善、整理、分類工作，并在竣工結(jié)束后將驗收情況進(jìn)行整理并歸檔，完成妥善保留、移交工程資料。

2.2強(qiáng)化工程檔案資料形成過程的監(jiān)督與控制

想要有效優(yōu)化建筑工程檔案管理，首先要強(qiáng)化意識，真正意識到建筑工程資料管理的重要性和對工程項目的重要意義，改掉往日粗放的管理模式，才能從根本上達(dá)到優(yōu)化的目的。項目開建之初，要根據(jù)地方與行業(yè)的規(guī)范管理辦法，編制自己的歸檔標(biāo)準(zhǔn)、內(nèi)容和范圍，對設(shè)計、監(jiān)理、總包、施工單位進(jìn)行資料交底，提出并要求實現(xiàn)資料規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和系統(tǒng)化的管理目標(biāo)，將檔案資料納入考核目標(biāo)進(jìn)行獎罰，以保證檔案管理的效率和質(zhì)量。在建設(shè)過程中，制定完善的規(guī)章管理制度，將資料收集與施工同步，滲透到每一個環(huán)節(jié)。以某地區(qū)的標(biāo)志性建設(shè)項目舉例，在項目建設(shè)之前，與施工單位、監(jiān)理單位等進(jìn)行溝通，增強(qiáng)與其資料管理人員、技術(shù)人員的合作，做好建筑工程檔案的交底工作。在整個施工過程中，做好檔案管理業(yè)務(wù)的指導(dǎo)工作，逐步強(qiáng)化工程檔案資料形成過程的監(jiān)督與控制，保質(zhì)保量做好各相關(guān)部門的檔案歸檔工作。

2.3不斷完善檔案資料管理制度

建筑工程的檔案資料管理不僅僅是簡單地對工程資料進(jìn)行保存，而是要通過完善的管理制度對從檔案的形成、各部門的簽字確認(rèn)、不同施工階段資料的整理以及最終檔案的歸檔，這一系列的過程都是檔案管理的重點(diǎn)。為了能夠加強(qiáng)檔案的管理工作，需要不斷完善企業(yè)檔案管理的制度，并且參考國家對于工程資料檔案管理的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行制度的補(bǔ)充完善。其中需要明確工程項目單位、施工企業(yè)以及監(jiān)理單位在工程建設(shè)中的職責(zé)等，使檔案管理的各個環(huán)節(jié)都能夠流程化、系統(tǒng)化，完善檔案的借閱登記制度，避免檔案在使用過程中丟失。出現(xiàn)問題能夠有效地追蹤到當(dāng)事人的責(zé)任，提高每一位工程參與者對檔案資料的重視程度。

2.4提高建筑工程檔案資料管理人員能力

建筑施工企業(yè)缺乏對檔案資料管理人員的綜合培養(yǎng)，致使業(yè)務(wù)能力不足，可以通過單位層面與管理人員個人層面兩個方面提高管理方面的能力。單位使用新人負(fù)責(zé)檔案資料管理業(yè)務(wù)時，應(yīng)對管理人員進(jìn)行專業(yè)的技能培訓(xùn)，強(qiáng)化其對檔案管理知識的了解，幫助其提高工作質(zhì)量。管理人員在工作過程中，應(yīng)不斷加強(qiáng)業(yè)務(wù)知識的學(xué)習(xí)與積累，自身不斷學(xué)習(xí)，有利于提升綜合業(yè)務(wù)能力。在學(xué)習(xí)過程中，不斷總結(jié)，對于自身出現(xiàn)的一些消極等負(fù)面思想，應(yīng)及時糾正，為今后提高工作質(zhì)量與效率奠定基礎(chǔ)。在實際工作中，檔案管理人員應(yīng)充分結(jié)合工作實際需求，結(jié)合時代發(fā)展的要求，積極考取相關(guān)檔案管理方面的職業(yè)資格證書，證明自己在檔案管理行業(yè)中具備相應(yīng)能力，還可以引起建筑施工企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作的重視，推動檔案管理的穩(wěn)步發(fā)展。

結(jié)語

近年來，我國的建筑行業(yè)隨著國家的建設(shè)步伐的不斷加大迎來了強(qiáng)勁的發(fā)展勢頭，與此同時建筑企業(yè)在管理方面也迎來了嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。建筑工程的檔案管理是工程建設(shè)的非常重要的組成部分，其重要性不言而喻，不光是工程施工的重要依據(jù)，也是后期工程維護(hù)以及建筑行業(yè)發(fā)展的重要的參考資料。當(dāng)前建筑行業(yè)檔案管理問題仍然存在很多不足，究其原因主要是由于管理者的重視程度不足。為了有效改善工程檔案資料管理缺失的局面，一方面要加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部的管理，對檔案資料相關(guān)的管理制度進(jìn)行完善，另外還需要充分利用信息化的技術(shù)手段加強(qiáng)檔案資料的管理水平。

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