李玲選

（濮陽職業(yè)技術學院 電大工作部，河南 濮陽 457000）

國家開放大學是教育部直屬，以促進終身學習為使命，以現(xiàn)代信息技術為支撐，以“互聯(lián)網(wǎng)+”為特征的面向全國開展開放教育的新型高等學校。目前學歷教育在籍生400多萬人，而每學期期末全國性的統(tǒng)一筆試考試高達千萬考次以上[1]（60）。濮陽廣播電視大學（以下簡稱濮陽電大）作為一所市級電大，現(xiàn)有在籍生8000多人，2020年秋季學期期末筆試考試校本部考點有11598考次之多，如此多考次的紙質(zhì)考試要在兩天內(nèi)完成，給考務管理人員在考場編排及考試組織等工作帶來了巨大的挑戰(zhàn)。

2009年春季開始投入使用的中央廣播電視大學教務管理系統(tǒng)1.0（以下簡稱教務系統(tǒng)，目前仍在使用）在很大程度上緩解了各考點編排考場，制作及打印考試通知單、門簽、簽到表等的工作強度，但在使用過程中其弊端也逐漸顯露了出來。

教務系統(tǒng)導出的考場情況表是按照試卷號及是否留考來安排邏輯考場號的，并不能直接拿來安排考場。為了能合理利用教室資源及監(jiān)考教師，實際操作中需對導出的邏輯考場進行合并，生成考場安排表，并標上具體考試教室號。

教務系統(tǒng)導出的考場簽到單、門簽、考試通知單上面也是只有邏輯考場號，需考務工作人員根據(jù)考場安排表對教室號進行填充。

筆者總結(jié)多年考務工作經(jīng)驗及實踐，給出以下考場安排表制作及考試通知單優(yōu)化的具體做法。希望能和國家開放大學各考點考務工作人員互相交流，相互借鑒，共同促進國家開放大學學歷教育考試工作的完善與發(fā)展。

一、考場安排表的制作

（一）教務系統(tǒng)考場情況表介紹

目前教務管理系統(tǒng)并不能直接導出考場安排表，各考點都是依據(jù)導出的考場情況表自己制作考場安排表。表1是濮陽電大校本部考點導出的2021年1月9日14：00開考的考場情況表的一部分。安排有11個邏輯考場號，有相當一部分考場人數(shù)不足30人。國家開放大學期末筆試開考課程多、時間集中（最近幾年都是安排兩天），還有許多留考（同一學生同一開考時間考試兩門或以上）的科次。每個邏輯考場如果只安排一個考試教室的話會造成很大的浪費[2]（91）。所以考試之前要根據(jù)考場情況表重新安排考試教室，也就是需要制作考場安排表，盡量使每個考試教室都坐滿考生。

（二）考場安排表的制作流程

教務系統(tǒng)導出的考場情況表是考點所有科目、所有邏輯考場、所有時間段及所有留考都在一張Excel工作表中。制作考場安排表的目的就是把人數(shù)較少的邏輯考場按時間段合并到相對集中的物理考場中。

1.格式化。把教務系統(tǒng)導出的考場情況表（表1所示）按時間段分開分別放到不同的Excel工作表中。為方便排序，把表中考試日期行、合計及共計兩行刪除，考試科目列占用EXCEL工作表的C和D兩列，為方便排序刪除掉D列。考場情況表即轉(zhuǎn)換成了一個沒有合并單元格的標準化的工作表。

表1 考場情況表（部分）

2.排序。依次按關鍵字“留考”升序、“人數(shù)”降序、“考場號”升序進行排列。經(jīng)過標準化并排序后的考場情況表如表2所示。

表2 格式化后的考場情況表

3.制作。（1）合并邏輯考場：首先根據(jù)考試文件查看是否有需要單獨設立考場的科目。表中有試卷號2149，考試科目英語聽力（1）需單獨設立考場；然后將非留考的邏輯考場根據(jù)人數(shù)合并成標準物理考場；最后將留考的邏輯考場進行合并。合并后的考場情況如表3所示，表3中，物理考場號相同的是把多個邏輯考場合并到一個物理考場的。（2）制作考場安排表：根據(jù)合并后的物理考場序號安排具體考試教室，制作考場安排表如表4。通過合并，原來11個邏輯考場合并成了5個物理考場（4個正考考場和1個留考考場），大大減少了考試教室與監(jiān)考教師的數(shù)量，節(jié)約了考試成本，提高了效益。

表3合并后的考場情況表

表4考場安排表

二、考試通知單的優(yōu)化

（一）教務系統(tǒng)考試通知單介紹

由教務系統(tǒng)導出的通知單（表5）不難看出，通知單中只有考場號，并沒有考試的具體教室號?？荚嚽斑€需學生提前查詢考場外張貼的考場安排表來查詢具體的考試教室，或由班主任代為查詢寫到考試通知單上，或班主任把電子的考場安排表放到相關的QQ群、微信群由學生自行查詢。不管采用哪種方試查詢，都需要手工一個一個來查，查的過程中很容易出錯，如果考生較多由班主任查教室號也需要花費很大的功夫。

表5考試通知單

（二）考試通知單的優(yōu)化步驟介紹

1．合并考場安排表。把多個時段的考場安排表放到一張Excel工作表sheet1中，只留下考場號（A列）和教室號（B列）。把合并的教室號單元格進行拆分，如上表中把教室號是104的三個單元格進行拆分，拆分后都填充上104，由于合并的邏輯考場號較多，可以采用快速的拆分單元格的方法，其步驟是：在sheet1選中B列—“開始”選項卡—“合并后居中”—CTRL+G—“定位條件”—“空值”—輸入第一個空值對應的上一個單元格“＝B5”—CTRL+回車。操作完成后，就對工作表sheet1中B列所有合并的單元格進行了拆分，拆分后的每個單元格內(nèi)容保留了拆分前的值。

2．填充教室號。由于考試通知單是每個學生一張，由于學生較多所以考試通知單也非常多，人工填充教室號將是一項繁瑣且費功夫、易出錯的工作。這里通過Excel中if和vlookup函數(shù)輕松完成考試通知單上填充教室號，提高了效率和正確率，具體步驟是：將需要填充教室號的考試通知單全部放到sheet2工作表中，在sheet2工作表的I3單元格（即第1個考試通知單“留考”二字右側(cè)一個單元格）內(nèi)輸入以下內(nèi)容：

“=IF(D3="考場號","教室號",IF(D3="","",IF(D3="考點地址：","",VLOOKUP(D3,Sheet1!$A$2:$B$639,2,FALSE))))”[3]（20）[4]（276）

其中$A$2:$B$639是sheet1中所有有數(shù)據(jù)的單元格地址的絕對引用，回車后將在每1個考試通知單的“留考”二字右側(cè)生成“教室號”二字，選中此單元格雙擊其右下角填充柄則所有通知單都會加上“教室號”字樣及具體教室號。既節(jié)約了查詢教室號的時間也提高了查詢的正確率。如表6所示。

表6 填充教室號后的考試通知單

三、總結(jié)與展望

本文以教務系統(tǒng)導出的2020年秋季學期濮陽電大校本部考點的部分考場情況表和考試通知單為例，深入淺出地介紹了考場安排表的制作過程和考試通知單的優(yōu)化步驟，對國家開放大學系統(tǒng)內(nèi)的考務人員的考場編排和考試通知單的優(yōu)化工作具有普遍的借鑒意義。

國家開放大學學歷教育課程考試形式比較多，教務系統(tǒng)生成的學生考試通知單上只顯示期末筆試科目的考試日期和時間，對一些上機考試課、國開學習網(wǎng)的網(wǎng)上考核課、省校安排的其他課程及市校組織課程，只顯示課程名稱、試卷號，并不顯示考試日期、時間和考試形式，如何能讓學生拿到通知單就能一目了然地了解本學期報考的所有課的具體考核細節(jié)是以后需要研究的課題。