如何在信息化下加強婦計中心門診收入管理

鄭賢娟 安慶市婦幼保健計劃生育服務中心

引言

安慶市婦幼保健計劃生育服務中心作為安慶唯一的市級婦幼保健機構，承擔著全市婦幼健康工作，集預防、保健、醫(yī)療、計劃生育服務為一體。以公共衛(wèi)生為主，臨床與保健相結合的性質決定了婦計中心收入的特殊性，既有和公立醫(yī)院一樣的門診收入，也存在承擔公共衛(wèi)生職能所取得的收入。由于公共衛(wèi)生收入一般由本級財政部門保證，因此婦計中心的門診收入管理就成為婦計中心收入的重點管理方向。

一、加強門診收入管理的重要性

婦計中心門診收入是婦計中心收入的重要組成部分。門診收入的完整性、合規(guī)性關系到單位的可持續(xù)發(fā)展和職工的切身利益。醫(yī)院信息系統(tǒng)以及新的支付方式出現(xiàn)，給婦計中心的門診收入管理增加了新的難度。如何利用HIS系統(tǒng)加強門診收入管理，減少“漏洞”，成為門診收入管理的重中之重。

二、婦計中心門診收入的現(xiàn)狀及存在的問題

（一）婦計中心門診的收入的現(xiàn)狀

目前婦計中心門診收入主要有三大塊：一是門診普通病人，直接使用現(xiàn)金、銀行卡或微信、支付寶等第三方平臺支付，收費員在HIS系統(tǒng)里支付方式統(tǒng)一選擇的是“現(xiàn)金”；二是門診團體體檢，婦計中心是安慶市唯一的幼兒園教師體檢單位，幼師體檢一般先由幼兒園統(tǒng)一開具門診發(fā)票，再轉入婦計中心對公賬戶，收費員在HIS系統(tǒng)里支付方式選擇的是“銀行轉賬”；三是門診醫(yī)保病人，所需門診費用由醫(yī)?；鸪袚?，收費員在HIS系統(tǒng)里支付方式選擇的是“醫(yī)保支付”。

（二）婦計中心門診收入存在的問題

1.門診收入到賬的確認

目前，除了傳統(tǒng)現(xiàn)金支付方式外，銀行卡或微信、支付寶等第三方平臺支付逐漸在門診收入中占了大部分比例。只有現(xiàn)金支付方式能立即確認收入到賬。由于新的第三方支付平臺采取的是T+1到賬模式，收入不能立即確認到賬，增加了資金的在途風險。目前HIS系統(tǒng)的收費方式只有“現(xiàn)金”“銀行轉賬”和“醫(yī)保支付”三種選項，因此在病人使用微信、支付寶等支付時，收費員只能選擇“現(xiàn)金”支付方式，交款報表上的應交金額實際包含的是現(xiàn)金和第三方支付平臺的總和，收費員每次交款時，人為地在交款報表上分別寫上現(xiàn)金和第三方支付平臺的金額，沒有系統(tǒng)的約束，收費員可以隨意決定現(xiàn)金和第三方支付平臺的金額，這就造成收費員套刷銀行卡的風險。像幼兒園教師體檢這類門診收入，一般情況下都無法立刻到賬，雖然統(tǒng)計在交款報表的銀行存款項目中，但由于單位眾多，無法在財務掛應收賬款時增加二級明細科目對應每一家幼兒園，因此在財務賬中，幼師體檢應收賬款是匯總數(shù)，隨著時間的推移，可能會發(fā)生長期掛賬無從清理的情況，就會造成這部分收入少收或漏收的情況。

2.門診票據(jù)管理環(huán)節(jié)薄弱

目前HIS系統(tǒng)中沒有發(fā)票管理模塊，發(fā)票的領用、核銷全部都依靠人工完成。收費員在交款報表上手工寫上報表所屬期間使用的發(fā)票號段，出納每天在收款時，人工核對發(fā)票。一方面導致票據(jù)管理工作效率低下，在票據(jù)量大的情況下，核對工作量巨大，占用了大量的財務人力成本，也無法保證金額的準確性；另一方面，由于票據(jù)管理脫離HIS系統(tǒng)，無法與財務收入相核對，容易出現(xiàn)收費員之間混用、串用門診票據(jù)的情況，很難形成有效的監(jiān)管。

3.門診收入管理內部控制制度不夠健全

現(xiàn)有的制度過于籠統(tǒng)，形同虛設，缺少嚴格規(guī)范的章法，無法在內部控制制度上約束相關人員。同時缺乏關鍵環(huán)節(jié)的具體操作指南，會計人員在實踐中只能依據(jù)職業(yè)判斷和慣例進行工作。

三、門診收入管理的具體對策

（一）加強門診收入確認的管理

HIS系統(tǒng)里的門診收入支付方式應增加實際應用中的“微信”“支付寶”“銀行卡”等，收費員應根據(jù)病人實際繳費方式，選擇相應的支付方式，不得人為更改現(xiàn)金和第三方支付的金額。交款日報表應分按不同的支付方式分類匯總門診收入。出納應每天核對交款日報表上第三方支付平臺匯總數(shù)和第三方支付管理平臺上的收入金額是否一致，并關注銀行賬戶到賬的金額是否與第三方支付管理平臺上的收入相一致，如有差額應及時找出原因。同時，定期核對交款報表上醫(yī)保支付方式的匯總數(shù)和醫(yī)療保障管理系統(tǒng)里的“門診收費明細報表”是否一致，按照醫(yī)保中心的要求，每月按時開具門診醫(yī)保收入的往來收據(jù)，確保醫(yī)保資金及時、完整的到賬。建立應收賬款的臺賬，逐筆登記銀行轉賬方式的門診收入，定期核對應收賬款，每到賬一筆核銷一筆，超過一個月未到賬的幼師體檢收入，應通知相關業(yè)務科室，及時與幼兒園的經(jīng)辦人員聯(lián)系，督促加快回款，確保每筆掛賬都能收回。做好HIS系統(tǒng)與財務軟件的接口，每個月末將HIS系統(tǒng)內的門診收入數(shù)據(jù)直接導入財務軟件，自動生成收入憑證，不僅可以節(jié)省財務人力成本，也保證了門診收入的準確性。

（二）加強門診票據(jù)管理

單位應設專門的票據(jù)管理員，根據(jù)婦計中心收費的需要，及時到財政局非稅收入管理局辦理醫(yī)療門診收費票據(jù)的印制手續(xù)，并登記印制發(fā)票的數(shù)量和起止號碼。在HIS系統(tǒng)中增設發(fā)票管理模塊。新印制的發(fā)票號碼應錄入HIS系統(tǒng)，由票據(jù)管理員在HIS系統(tǒng)中進行發(fā)票的分配。每個收費員應核對HIS系統(tǒng)中自己所分配的號段是否與領取的紙質發(fā)票號一致，開出的每一張發(fā)票系統(tǒng)號碼應與紙質號碼相一致。交款日報表中應體現(xiàn)收入所屬期間發(fā)票的號段，實現(xiàn)票據(jù)的信息化管理。票據(jù)管理員應定期檢查各收費員在HIS系統(tǒng)中使用的發(fā)票號碼與實際使用的發(fā)票號碼是否一致，HIS系統(tǒng)中登記的已經(jīng)領用但是未使用完的發(fā)票號碼是否一式三聯(lián)完整的在收費員處保管。收費員發(fā)票使用完畢，應在票據(jù)管理員處完成票據(jù)的繳銷工作后，方可領用新的發(fā)票。未領用的空白醫(yī)療門診收費票據(jù)由票據(jù)管理員集中保管。對于已經(jīng)使用的發(fā)票存根，不得擅自銷毀。

（三）強化內部控制，完善相關制度

（1）根據(jù)內部控制制度的要求，設置合理的崗位，并規(guī)范各崗位的崗位職責，實行不相容職務相分離，做到出納崗位與收費崗位相分離，票據(jù)管理崗位與收費崗位相分離；建立定期輪崗制度，通過崗位輪換，減少現(xiàn)金管理和控制中可能出現(xiàn)的舞弊，從而實現(xiàn)內部管理的監(jiān)督。

（2）制定門診收入相關環(huán)節(jié)的制度。重點要關注退費環(huán)節(jié)的細則。當發(fā)生檢查類項目退費的情況，在HIS系統(tǒng)中按照“沒有檢查可退費，已經(jīng)檢查禁止退費”的原則，由開單醫(yī)生在HIS系統(tǒng)中執(zhí)行退費操作，收費員在HIS系統(tǒng)中確認退費，收回病人的發(fā)票聯(lián)，病人在發(fā)票聯(lián)上必須注明收到的退費金額并簽名；當發(fā)生藥費退費的情況，先由開單醫(yī)生在HIS系統(tǒng)中執(zhí)行退費操作，病人需要將藥品退回藥房，由藥房在HIS系統(tǒng)中完成藥品的退回，收費員方可退費。收費員只能按病人原先的支付方式退回，不允許出現(xiàn)使用銀行卡或醫(yī)?？ɡU費，但是用現(xiàn)金退費的情況，避免了套用信用卡、套取醫(yī)?；鸬娘L險。退費手續(xù)能在HIS系統(tǒng)中完成的一定要在系統(tǒng)中解決，如果出現(xiàn)超出HIS系統(tǒng)制定的退費時間節(jié)點，無法在系統(tǒng)內退費的情況，應由相關的開單科室、檢查科室在發(fā)票上手工簽字確認，按規(guī)定履行完所有的手續(xù)后方可退費。屬于藥費在HIS系統(tǒng)外退費的，需要HIS系統(tǒng)管理員在后臺將退回的藥品數(shù)量加入HIS系統(tǒng)的藥品庫存中，以免出現(xiàn)HIS系統(tǒng)中的藥品庫存與實際藥品庫存不相符的情況。

（3）加強內部審計的作用。為加強婦計中心門診收入管理，可以在監(jiān)察室下設立內審辦公室，配備專職的內審員（非財務人員），定期對婦計中心門診收入進行審計，審查收入的完整性、及時性，有無隱匿收入的違法行為，防范收費中存在的舞弊行為。重點核對門診項目收入?yún)R總表和收費員的日報表金額是否相同，每個收費員上交的存根聯(lián)起止號與HIS系統(tǒng)中的起止號是否一致，中間有無斷號。退費手續(xù)是否符合有關規(guī)定，作廢票據(jù)是否三聯(lián)（發(fā)票聯(lián)、記賬聯(lián)、存根聯(lián)）完整。同時審查出納是否及時將收到的現(xiàn)金款項繳入銀行，有無坐支現(xiàn)金的行為。

結語

信息化的大背景下，計算機軟件和財務人員成為門診收入內部控制的關鍵要素，利用HIS系統(tǒng)和有效的內部控制制度，可以加強婦計中心門診收入管理工作，提升婦計中心服務大眾的能力。