摘要：經(jīng)濟(jì)發(fā)展形勢下，單位檔案工作正逐步向多元化方向發(fā)展。事業(yè)單位作為政府重要的機(jī)構(gòu)組成，其檔案資源非常豐富，但由于歷史原因和傳統(tǒng)習(xí)慣，檔案工作多數(shù)是以單一公文通知的形式記錄單位歷史信息的維護(hù)，忽視現(xiàn)實(shí)業(yè)務(wù)內(nèi)容的補(bǔ)充和更新。財(cái)務(wù)會計(jì)檔案方面，目前機(jī)關(guān)事業(yè)財(cái)務(wù)會計(jì)崗位專職人員少、會計(jì)核算工作任務(wù)繁雜、沒有獨(dú)立財(cái)務(wù)檔案管理經(jīng)費(fèi)，再加上對會計(jì)檔案工作的重要性認(rèn)識不足、重視不夠，造成一些財(cái)務(wù)檔案數(shù)據(jù)的散失、霉變等。本文就新時期事業(yè)單位會計(jì)檔案管理中的問題及解決方法展開探討。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;會計(jì)檔案管理;問題;解決

引言

會計(jì)檔案管理是事業(yè)單位管理的重要內(nèi)容，也是降低事業(yè)單位內(nèi)部經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)，提高財(cái)政經(jīng)費(fèi)使用效率，推動事業(yè)單位穩(wěn)定發(fā)展的重要保障。當(dāng)前，事業(yè)單位會計(jì)檔案管理工作水平雖然不斷提升，但仍然存在一些問題，需要采取針對性措施，確保會計(jì)檔案管理全面發(fā)揮應(yīng)有的作用。

1事業(yè)單位財(cái)務(wù)會計(jì)檔案的組成

財(cái)務(wù)會計(jì)檔案管理工作是單位對各時期形成的會計(jì)賬簿、會計(jì)憑證和財(cái)務(wù)報(bào)告等能記錄和分析單位財(cái)務(wù)活動的重要資料進(jìn)行歸類整理，是單位檔案管理中一項(xiàng)重要工作內(nèi)容。財(cái)務(wù)會計(jì)檔案管理劃分為會計(jì)核算、收費(fèi)管理及財(cái)務(wù)資料等多個內(nèi)容，其中：“會計(jì)核算”分為憑證、賬簿、報(bào)表、合同、物資管理和預(yù)算;“收費(fèi)管理”分為收費(fèi)報(bào)表、收費(fèi)資料、租賃合同等;“財(cái)務(wù)資料”分為各部門下達(dá)的財(cái)務(wù)指導(dǎo)性業(yè)務(wù)文件。

2事業(yè)單位改革期間會計(jì)檔案管理工作出現(xiàn)的問題

2.1事業(yè)單位會計(jì)檔案日常管理不規(guī)范

（1）紙質(zhì)會計(jì)檔案“儲藏式”歸檔，不利于查閱利用。紙質(zhì)會計(jì)資料在本年度完結(jié)后，可以由財(cái)務(wù)部門臨時保管，但一般不超過一年。之后需要經(jīng)過嚴(yán)格的收集、整理、移交等手續(xù)，并制定檔案移交清冊后，移交給檔案管理部門。但還普遍存在會計(jì)檔案在從財(cái)務(wù)部門移交到檔案管理部門的過程中，“重收集、輕整理”，“只轉(zhuǎn)移、不移交”等問題，會計(jì)檔案流轉(zhuǎn)進(jìn)檔案室（館）后，鎖入檔案柜，沒有制定目錄和清冊，沒有進(jìn)行分類和排序，為今后會計(jì)檔案的查閱利用工作，造成了極大的不便。（2）電子會計(jì)資料沒有定期歸檔，長期由會計(jì)部門保存?！稌?jì)檔案管理辦法》2016年實(shí)施以后，在法律上認(rèn)定了電子會計(jì)檔案具有與紙質(zhì)會計(jì)檔案同等的效力和作用，電子會計(jì)檔案的移交要按照相關(guān)流程進(jìn)行管理，電子會計(jì)檔案在滿足相應(yīng)要求后，可以僅接收電子版會計(jì)檔案，不必電子紙質(zhì)雙套制接收，大大降低了移交成本。但是各種會計(jì)核算系統(tǒng)產(chǎn)生的電子會計(jì)檔案，基本沒有電子會計(jì)檔案歸檔和移交模塊，導(dǎo)致電子會計(jì)資料始終由財(cái)務(wù)管理部門保存，經(jīng)常超出三年臨時保管期上線。（3）會計(jì)檔案不開展鑒定、不銷毀，占用公共資源。具有獨(dú)立會計(jì)核算資質(zhì)的單位，每年都會產(chǎn)生大量的會計(jì)檔案，會計(jì)檔案在審計(jì)、紀(jì)檢等工作中作為重要證據(jù)，必須進(jìn)行專門保管。但是很多單位以此為由，不開展鑒定銷毀工作，實(shí)為懶政怠政行為。常年累月會計(jì)檔案越積越多，堆積如山，既不能進(jìn)行有效的查閱利用，也不利于進(jìn)行審查，并且占用了大量的公共資源和人力成本，造成了極大的浪費(fèi)。

2.2會計(jì)檔案管理人員專業(yè)水平不足

當(dāng)前，很多事業(yè)單位會計(jì)檔案管理人員是由會計(jì)人員或辦公室人員兼任。這些工作人員并不具備專業(yè)的檔案管理知識，也沒有對《會計(jì)檔案管理辦法》的管理規(guī)范的深入了解，在面對紙質(zhì)檔案、電子檔案管理工作的新要求時，缺乏與檔案管理相關(guān)的技術(shù)、軟件、網(wǎng)絡(luò)、電算化等專業(yè)技能，尤其是辦公室人員兼任檔案管理員時更缺乏會計(jì)電算化技能，無法有效完成會計(jì)檔案信息的審核與核實(shí)，造成會計(jì)檔案信息失真、缺漏。會計(jì)檔案管理人員專業(yè)水平不足，導(dǎo)致的后果就是會計(jì)檔案管理簡單粗暴，不能按照制度規(guī)范有效完成工和，事業(yè)單位會計(jì)檔案也無法反映真實(shí)的經(jīng)濟(jì)活動。

2.3事業(yè)單位對于信息化建設(shè)的重視程度不夠

隨著信息化建設(shè)的全面展開，各個事業(yè)單位或多或少都進(jìn)行了信息化會計(jì)檔案管理，但是對于部分事業(yè)單位而言，其會計(jì)檔案管理的信息化建設(shè)依然不夠重視，大多都是浮于形式，很難從根本上采用實(shí)際可行的措施方案來推動并應(yīng)用好信息化會計(jì)檔案管理，從而使得事業(yè)單位的會計(jì)檔案管理跟不上時代的發(fā)展，單位的會計(jì)檔案管理和當(dāng)前最新的信息化格格不入。

3解決對策

3.1細(xì)化制度流程，剛性約束會計(jì)檔案管理

根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國會計(jì)法》、《會計(jì)檔案管理規(guī)定》以及《關(guān)于規(guī)范電子會計(jì)憑證報(bào)銷入賬歸檔的通知》等相關(guān)法律法規(guī)和文件精神，結(jié)合本單位實(shí)際工作，崗位劃分，人員分工等制定會計(jì)檔案管理相關(guān)規(guī)定。編寫崗位業(yè)務(wù)手冊，細(xì)化流程，和各項(xiàng)工作的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)，明確會計(jì)人員、檔案管理人員、出納人員等相關(guān)責(zé)任，建立問責(zé)機(jī)制，將各項(xiàng)責(zé)任落實(shí)到人，形成制度剛性約束，拒絕工作推諉和敷衍了事。

3.2提高檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)

加強(qiáng)對會計(jì)檔案管理人員的職業(yè)道德教育和法律法規(guī)培訓(xùn)，樹立堅(jiān)守崗位職責(zé)意識和保密意識，為檔案管理和防范泄密夯實(shí)隊(duì)伍保障。強(qiáng)化檔案管理人員專業(yè)知識和信息技術(shù)培訓(xùn)，采取定期、不定期內(nèi)部培訓(xùn)，邀請專業(yè)人員進(jìn)行信息化培訓(xùn)，參加上級部門組織的教育培訓(xùn)等方式，培養(yǎng)一支既懂檔案管理又具備信息技術(shù)的復(fù)合型檔案管理隊(duì)伍，提升事業(yè)單位會計(jì)檔案管理的整體水平。

3.3從根源上重視并掌握信息化檔案管理理念

相比較傳統(tǒng)的會計(jì)檔案管理，信息化背景下的會計(jì)檔案管理工作有著很大的差異性，體現(xiàn)在管理對象和工作方式上，因此，對于全新的工作模式，需要工作人員能夠以全新的心態(tài)去面對并處理好工作，并同時要有與時俱進(jìn)的想法，認(rèn)識到信息化背景下的會計(jì)檔案管理工作的重要性，從而為單位的財(cái)務(wù)信息提供最為有效地保障。

3.4強(qiáng)化會計(jì)檔案管理信息化建設(shè)

會計(jì)檔案管理信息化建設(shè)有助于提高事業(yè)單位工作效率和資金使用效益，為單位發(fā)展和上級部門決策提供更加全面、科學(xué)的數(shù)據(jù)支撐。因此，事業(yè)單位要強(qiáng)化信息化建設(shè)，充分利用信息化技術(shù)，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)信息快速處理和數(shù)據(jù)快速核算。這就需要事業(yè)單位采用專門的管理軟件和數(shù)據(jù)庫技術(shù)，通過大數(shù)據(jù)平臺收集會計(jì)信息，細(xì)化分類，確保檔案信息的完整和真實(shí)。還要不斷創(chuàng)新和優(yōu)化會計(jì)檔案管理模式，健全電子會計(jì)檔案整理和保管的標(biāo)準(zhǔn)，加強(qiáng)軟件采購、軟件安裝、系統(tǒng)使用權(quán)限等的監(jiān)管。尤其要針對信息技術(shù)可能存在的數(shù)據(jù)泄漏威脅，做好涉密防范措施和安全管理。要加強(qiáng)工作人員的安全教育和技能培訓(xùn)，依法做好涉密電子檔案管理。通過網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)、涉密介質(zhì)管理、構(gòu)建專用網(wǎng)絡(luò)、加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全預(yù)警等機(jī)制加大系統(tǒng)安全防護(hù)力度，做好潛在風(fēng)險(xiǎn)的防范。制定會計(jì)檔案泄漏應(yīng)急反應(yīng)機(jī)制，第一時間處理泄密事件，提高會計(jì)檔案數(shù)據(jù)的安全性。

結(jié)語

單位財(cái)務(wù)會計(jì)檔案管理工作必須要有責(zé)任心、懂會計(jì)知識又懂檔案管理的專業(yè)管理人員擔(dān)任，對入賬的會計(jì)憑證附件審核都能做到手續(xù)齊全、內(nèi)容清楚，對歸檔的財(cái)務(wù)文件都能做到按序裝訂及時封冊，對需拷備的電子會計(jì)數(shù)據(jù)都能做到專門保存，從會計(jì)檔案收集開始的源頭一直保證相關(guān)資料的完整與安全，這是財(cái)務(wù)會計(jì)檔案保管工作的基本任務(wù)，也是財(cái)務(wù)會計(jì)檔案保管工作的重要目的，也是單位一項(xiàng)非常重要的會計(jì)基礎(chǔ)工作。要有始有終，每時每刻，確保財(cái)務(wù)會計(jì)檔案資料安全存放保管，為單位整體檔案工作提供財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。

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作者簡介：

姓名：包景玲;性別：女;民族：蒙古族;出生年月：1969年04月;籍貫：龍江省泰來縣;學(xué)歷：大學(xué)本科;職稱：副高;研究方向：檔案管理