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      探討如何提升企業(yè)黨政辦公室服務(wù)職能有效方法

      2021-11-26 13:44:38谷灶鴿
      魅力中國 2021年36期
      關(guān)鍵詞:辦公室部門管理工作

      谷灶鴿

      (山西焦化集團有限公司,山西 臨汾 041000)

      引言

      辦公室工作作為企業(yè)管理所有工作人員的工作最主要的構(gòu)成部分,與企業(yè)的發(fā)展緊密相連。辦公室的工作比較繁雜,一旦出現(xiàn)緊急的問題,難以有效地調(diào)動工作人員展開相應(yīng)的工作,從而大大降低了辦公室工作人員的工作效率。為了有效解決這一問題,企業(yè)應(yīng)該將辦公室工作進行精細化管理,這種管理方式不僅能有效地提升工作效率,保證企業(yè)各個項目能夠順利地展開,還能在一定程度上提升企業(yè)的經(jīng)濟效益。

      一、新形勢下辦公室管理工作的特點

      (一)辦公室工作地位重

      辦公室的主要工作任務(wù)為:為上級領(lǐng)導(dǎo)提供決策參謀、負責(zé)上下級信息的有效傳達、單位機要的保密工作以及后勤保障工作。首先,由于辦公室管理部門一直圍繞單位的中樞機關(guān)工作,因而其參謀、建議具有十分重要的作用,能夠在很大程度上影響領(lǐng)導(dǎo)的工作決策。其次,在單位內(nèi)部,辦公室管理部門承擔(dān)著“承上啟下”的作用,是上下級之間聯(lián)系的紐帶。在單位外部,辦公室管理部門也是單位形象的代表。下屬機構(gòu)或其他相關(guān)單位的同志來訪,最先接觸的就是辦公室的工作人員,因此,辦公室部門的工作態(tài)度、禮儀素養(yǎng)就是代表著單位的形象。最后,辦公室部門掌管著單位的機要機密,一旦泄露后果不堪設(shè)想。

      (二)辦公室工作事務(wù)雜

      辦公室的工作非常繁雜,大到國家政策、小到環(huán)境衛(wèi)生;上到接待領(lǐng)導(dǎo)、下到聯(lián)系群眾;內(nèi)到政府機要、外到風(fēng)土民情,方方面面都需要辦公室部門的掌握并參與。因此,辦公室部門也進行了精細化的工作分工,如秘書崗位、后勤崗位、信訪崗位、檔案管理崗位、辦事員崗位等。除了日常工作外,辦公室部門也常要面對一些突發(fā)事件,這就需要辦公室工作人員要具備較強的分析能力、判斷能力以及應(yīng)變能力,才能保證辦公室正確處理繁雜工作的有效性。

      二、做好新形勢下辦公室管理工作的重要性

      (一)對企業(yè)的各項日常工作進行有效的政務(wù)監(jiān)督

      企業(yè)的辦公室工作人員要深入基層,了解員工的真實想法與思想動態(tài),從而制定更加符合企業(yè)的文化建設(shè)方案,通過采取有效措施來構(gòu)建企業(yè)文化,并開展有效的宣傳工作,從而使得企業(yè)中形成良好的工作氛圍與企業(yè)文化,使員工工作積極性得到提升,并產(chǎn)生強烈的集體榮譽感、歸屬感與責(zé)任感,提升企業(yè)的向心力與凝聚力。企業(yè)的辦公室工作中還要做好企業(yè)相關(guān)會議與活動組織,對企業(yè)的各類工作內(nèi)容要進行及時規(guī)劃與總結(jié),并根據(jù)工作內(nèi)容來擬定通知與報告,針對企業(yè)經(jīng)營管理中的失誤進行糾正與整改。因此,在企業(yè)發(fā)展過程中,辦公室工作通過加強工作的科學(xué)管理,對促進企業(yè)可持續(xù)發(fā)展具有重要意義。

      (二)辦公室工作的實效性

      辦公室管理部門是單位信息傳達的核心環(huán)節(jié),主要負責(zé)將上級部門的政策與決策部署等傳達至本級機關(guān)各科室及下級機構(gòu),從而達到對下級機構(gòu)的有效指導(dǎo)。首先,辦公室管理部門應(yīng)掌握本單位的全局情況,以便準(zhǔn)確地領(lǐng)會上級與本級領(lǐng)導(dǎo)的工作指導(dǎo)精神。其次,辦公室管理部門要對下級機構(gòu)做好監(jiān)管,以便及時把握下級機構(gòu)對上級決策的執(zhí)行動態(tài),一旦發(fā)現(xiàn)問題,應(yīng)及時將問題向上反饋,以便第一時間解決問題,凸顯辦公室工作的實效性。

      三、新常態(tài)下企業(yè)辦公室管理面臨的困境

      (一)管理制度有待完善

      通常情況下,在企業(yè)辦公室管理工作開展中,需要完善工作制度,為管理工作開展提供有效引導(dǎo),促使管理人員能夠正確認識自身管理工作,能夠在自身工作中發(fā)揮專業(yè)能力與素質(zhì)。但工作開展中不難看出,企業(yè)辦公室管理制度并不完善,導(dǎo)致管理工作經(jīng)常會出現(xiàn)混亂,同時工作人員對于辦公室管理工作,以及自身工作重要性沒有正確認識。管理效率低下,任何事情,都無法在第一時間給出相應(yīng)解決措施,導(dǎo)致問題影響范圍的逐漸增大,制約企業(yè)的更好發(fā)展。

      (二)辦公室工作人員對精細化管理認識不足

      現(xiàn)階段,我國企業(yè)內(nèi)部進行辦公室工作的開展走向就是實施精細化管理,但是由于在企業(yè)的實際運營過程中,企業(yè)難以有效地應(yīng)用精細化管理理念,相應(yīng)的工作人員沒有意識到在實際工作中實施精細化管理的意義,從而在一定程度上制約了精細化管理制度的實施。因此,企業(yè)應(yīng)該加強對工作人員對精細化管理的認識和理解,而企業(yè)內(nèi)部的工作人員應(yīng)該在日常的工作中注重自身對工作細節(jié)的把控,并且將注重細節(jié)當(dāng)作執(zhí)行工作的職業(yè)準(zhǔn)則,不斷地提升自身的責(zé)任意識,從而有效地提升自身的工作效率。但是當(dāng)前許多企業(yè)的工作人員并沒有樹立相應(yīng)的服務(wù)意識,所以難以在實際的工作中增強自身對工作細節(jié)的把控,從而大大降低了辦公的效益。

      (三)無法充分發(fā)揮職能

      根據(jù)目前的市場發(fā)展形勢來看,市場競爭越來越激烈。要想不斷提升企業(yè)的競爭力,就要充分發(fā)揮企業(yè)辦公室的職能。但是,根據(jù)當(dāng)前企業(yè)經(jīng)營管理工作實踐來看,企業(yè)通常更加注重生產(chǎn)管理,往往認識不到辦公室工作的重要性,這就導(dǎo)致部分企業(yè)辦公室工作人員對自身的崗位工作職責(zé)、工作重要性認識不夠,無法充分發(fā)揮職能,不能通過有效的辦公室工作策略來提升崗位工作效率。

      四、提升企業(yè)黨政辦公室服務(wù)職能有效方法

      (一)擺正位置,樹立黨政辦公室的服務(wù)意識

      作為特殊的部門,黨政辦公室成員擺正位置,應(yīng)要有群眾意識和服務(wù)意識。一般來說,為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的意識比較容易樹立,為群眾服務(wù)的意識雖有但行動卻難以落實,主要是黨政辦公室成員不自然地把自己擺在較高的位置,認為自己代表領(lǐng)導(dǎo)講話辦事,群眾只有服從聽命,從而影響工作上傳下達的開展,既不能將部門的工作情況向領(lǐng)導(dǎo)反映,也難以落實領(lǐng)導(dǎo)布置的任務(wù)。因此,黨政辦公室成員必須牢固樹立工作無小事的思想,認真做好辦文、辦會、辦事工作,全心全意為職工服務(wù)。將服務(wù)意識貫徹和融合到日常工作中去。

      (二)提升辦公室管理團隊的整體水平

      辦公室管理工作任務(wù)重、責(zé)任大,要企業(yè)做好新形勢下辦公室管理工作,就必須企業(yè)要提升辦公室管理團隊的整體水平,打企業(yè)造專業(yè)的、和諧的辦公室管理團隊。企業(yè)第一,辦公室管理團隊?wèi)?yīng)具備大局企業(yè)觀,以全局視角去服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)、服務(wù)機關(guān)、企業(yè)服務(wù)基層,制定服務(wù)決策和計劃,從而提企業(yè)高辦公室服務(wù)的針對性和有效性。企業(yè)第二,辦公室管理團隊?wèi)?yīng)拓寬自身企業(yè)視野,從而實現(xiàn)對局勢的多角度把握,并企業(yè)積極學(xué)習(xí)新鮮事物,以提升自身觀念的企業(yè)積極性,提高自身的認知,以便能夠在日企業(yè)常工作中,更好地把握事物本質(zhì)。企業(yè)第三,辦公室管理團隊?wèi)?yīng)具備思考企業(yè)能力。辦公室工作細而雜,一旦出現(xiàn)疏企業(yè)漏,將會造成極大的不良后果。因此,辦企業(yè)公室團管理團隊在工作中,應(yīng)加強思考,企業(yè)不能蠻干。如在向領(lǐng)導(dǎo)匯報工作時,應(yīng)企業(yè)對信息資料進行篩選,挑重點、關(guān)鍵信息企業(yè)向領(lǐng)導(dǎo)匯報,并且在匯報問題的同時,應(yīng)企業(yè)提出問題的解決方案供給領(lǐng)導(dǎo)參考,有企業(yè)助于提升辦事效率,提高工作質(zhì)量。企業(yè)第四,辦公室管理團隊?wèi)?yīng)提升自身企業(yè)的修養(yǎng),加強對國家政策、精神的學(xué)習(xí),企業(yè)以便更好地掌握時事政策方針,提升自企業(yè)身的黨性修養(yǎng)。此外,辦公室管理人員企業(yè)除了要提升本職工作的專業(yè)化水平外,企業(yè)還應(yīng)對人文知識加強學(xué)習(xí),使自身文化企業(yè)具有廣博性,盡可能對歷史、美學(xué)等知識企業(yè)也要有所涉獵,從而加強自身的知識結(jié)構(gòu),有利于未來工作的有效開展。

      (三)提升系統(tǒng)效率

      在數(shù)字化、信息化時代,員工個人能力突出并不代表部門整體協(xié)同效率強大。提升部門系統(tǒng)效率在于員工的協(xié)同意識提高和工作方式的轉(zhuǎn)變。共享意識是“賦能”的基礎(chǔ)。黨政辦公室要承上啟下、聯(lián)系左右、溝通內(nèi)外、綜合協(xié)調(diào),其職能特點要求部門人員必須做到信息共享、協(xié)同配合,特別是在大型公務(wù)接待、文體活動中,單靠個體能力無法完成。“賦能”的本質(zhì)在于加強培訓(xùn),激發(fā)潛能,整合資源。具體而言,就是平時練兵、戰(zhàn)時協(xié)同。平時,堅持召開部門工作例會(可視情況1 月1 次),在工作例會上對前期重大活動和重要工作進行案例分析,總結(jié)經(jīng)驗,查找不足,同時利用工作例會進行業(yè)務(wù)素質(zhì)、綜合能力和信息化辦公方面的培訓(xùn),賦予員工查找問題、分析問題、解決問題的能力,不斷鍛煉部門團隊成員的能力。戰(zhàn)時,例如大型公務(wù)接待活動,要制訂詳細的接待方案,進行任務(wù)分解,讓參與人員明確“指揮官意圖”;要指出常規(guī)性目標(biāo)和挑戰(zhàn)性目標(biāo),參與人員明確目標(biāo)和任務(wù)重難點;要以結(jié)果為導(dǎo)向,設(shè)定時間節(jié)點,尋求內(nèi)外部資源支持,確保目標(biāo)順利實現(xiàn);要保持信息暢通,做到信息共享?!百x能”的結(jié)果是信息共享和整合資源,賦予部門員工解決問題和協(xié)同作戰(zhàn)的能力,有效提升了黨政辦公室的系統(tǒng)效率。

      (四)創(chuàng)新、轉(zhuǎn)變辦公室工作模式

      伴隨著近年來信息技術(shù)的迅速發(fā)展,為企業(yè)發(fā)展帶來了新機遇,注入了新的生命力。大部分企業(yè)辦公室工作中先后應(yīng)用了互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)等各類信息技術(shù),逐漸實現(xiàn)了信息化、自動化、智能化管理。企業(yè)辦公室工作要基于辦公室管理現(xiàn)代化發(fā)展思路來創(chuàng)新轉(zhuǎn)變辦公室管理模式,通過運用新的管理模式促使企業(yè)辦公室工作的科學(xué)管理水平得到提升。首先,企業(yè)要及時對辦公室設(shè)備進行更換。根據(jù)本企業(yè)辦公室工作的特點,開發(fā)與引進合適的辦公軟件,從而實現(xiàn)辦公自動化,使辦公室工作質(zhì)量與工作效率得到有效提升,緩解辦公室工作人員的工作壓力與負擔(dān)。其次,辦公室工作人員應(yīng)當(dāng)主動對服務(wù)理念進行更新與優(yōu)化,要根據(jù)各個部門與員工的崗位工作內(nèi)容、工作特色以及業(yè)務(wù)需求來制定具有針對性的辦公室工作服務(wù)體系。對各個部門與員工的信息進行及時有效地收集與整合,從而為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層制定決策提供更加真實可靠的數(shù)據(jù)信息。在企業(yè)管理工作過程中,辦公室工作人員應(yīng)該充分發(fā)揮監(jiān)督職責(zé),針對相關(guān)措施執(zhí)行過程中產(chǎn)生的不良反應(yīng),要及時向領(lǐng)導(dǎo)層反饋,并協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)層對問題原因進行深度分析,探尋恰當(dāng)?shù)慕鉀Q措施,從而使企業(yè)的經(jīng)濟效益、社會效益最大化,各類決策更加科學(xué)合理。

      (五)注重實效,強化執(zhí)行,做好督辦工作的“嚴”與“實”

      督辦是辦公室工作必不可少的環(huán)節(jié),以提高工作質(zhì)量和工作效率為目標(biāo),在做好督辦工作重要意義的基礎(chǔ)上,要認識到督辦工作的“嚴”與“實”,就是以“抓大事、抓落實、求實效、促生產(chǎn)”為目的,不斷完善督辦機制,優(yōu)化工作流程,突出過程管控、定期反饋和工作考核,以此促進工作的規(guī)范化、制度化、科學(xué)化水平提升,努力推進企業(yè)內(nèi)各項重點工作部署的貫徹落實,取得實際效果。在日常督辦過程中,一是著力做好分類管理,結(jié)合日常工作,主要就收文辦理、精神貫徹、領(lǐng)導(dǎo)批示、重大事件、臨時事項開展督辦工作。對各類事項按輕重緩急分別進行管理、督促。二是著力做好過程跟蹤,加強督辦的過程管理,定期提醒、了解相關(guān)工作辦結(jié)情況,對工作過程中存在的問題和困難,加強請示匯報和綜合協(xié)調(diào),對個別辦理不到位的事項下發(fā)整改督辦單,確保各項工作按時、按質(zhì)、按量高效完成。三是著力做好溝通反饋,相關(guān)部門按照整改督辦通知單有關(guān)要求,及時將工作辦結(jié)情況反饋到辦公室,確保工作逐項落實。四是著力做好考核工作,將整改督辦工作與年度業(yè)績考核和與個人薪酬收入掛鉤,由辦公室根據(jù)整改督辦事項的辦結(jié)進度及成效,綜合評價給予當(dāng)月考核兌現(xiàn)。

      結(jié)語

      總之,作為一個黨政辦公室的成員,深知要提高黨政辦公室的服務(wù)職能需要從制度、素質(zhì)、能力各方面來做好工作,以提升自己的服務(wù)企業(yè)的能力和水平。

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