基于第三方平臺的勞務(wù)派遣電子合同全生命周期智能管理

施曄紅

（浙江經(jīng)貿(mào)職業(yè)技術(shù)學(xué)院,浙江 杭州 310018）

勞務(wù)派遣用工是我國企業(yè)勞動合同用工以外的補(bǔ)充形式，通常在企業(yè)臨時性、輔助性或者替代性的工作崗位上實(shí)施。根據(jù)2017年國家發(fā)布的標(biāo)準(zhǔn)《人力資源服務(wù)術(shù)語》（GB/T 33529-2017）,“勞務(wù)派遣”是指人力資源服務(wù)機(jī)構(gòu)依法與勞動者簽訂勞動合同，按照協(xié)議將勞動者派至用工單位工作，由用工單位對勞動者的勞動過程進(jìn)行指揮、監(jiān)督和管理的一種用工形式[1]。近年來，因?yàn)槿藛T編制有限、開展短期臨時項目、部分輔助性工作需要大量人手等，勞務(wù)派遣逐漸成為現(xiàn)代企業(yè)用工的一種常見形式。

1 勞務(wù)派遣紙質(zhì)合同管理中存在的問題

勞務(wù)派遣的用人模式實(shí)際上形成的是三種關(guān)系，也就是以人才派遣機(jī)構(gòu)為中間行為主體，形成的派遣機(jī)構(gòu)與被派遣人才之間的勞動關(guān)系、派遣機(jī)構(gòu)與用人單位之間的合同關(guān)系，以及被派遣人才與用人單位之間的工作關(guān)系。

和其他用工形式所形成的勞動關(guān)系不同，勞務(wù)派遣中涉及勞動者、實(shí)際用工單位和勞務(wù)派遣機(jī)構(gòu)三方。實(shí)際的工作關(guān)系存在于用工單位和勞動者之間，但法律意義上的勞動合同卻是勞務(wù)派遣單位和勞動者簽訂的。同時，隨著企業(yè)跨地域規(guī)模的擴(kuò)大，員工入職、離職、調(diào)動頻繁發(fā)生。基于這種特殊性質(zhì)，在實(shí)際的勞務(wù)派遣中，傳統(tǒng)紙質(zhì)合同從簽署、保存到利用等環(huán)節(jié)的管理中痛點(diǎn)明顯，運(yùn)營成本居高不下。

1.1 勞動合同簽署過程流程不暢

勞務(wù)派遣中，被派遣的勞動者數(shù)量多、流動性大、入職頻密，且分散于多個用工單位，常常會出現(xiàn)被派遣的勞動者已經(jīng)到用工單位上班一段時間了，卻因?yàn)闀r間或者距離的關(guān)系遲遲未能和派遣機(jī)構(gòu)簽訂書面勞動合同的情況。

派遣機(jī)構(gòu)一般會根據(jù)實(shí)際情況，采用面簽或非面簽兩種形式與勞動者完成勞動合同簽署。面簽，即面對面簽約方式，雙方當(dāng)面通過紙質(zhì)合同簽字蓋章完成勞動關(guān)系確立。面簽形式簽署過程便捷性差、成本較高、效率低；非面簽是面簽之外使用頻率最高的異地簽署方式，一般指快遞簽約，即雙方就合同中的各種條款經(jīng)過協(xié)商之后，一方先在紙質(zhì)文本上蓋章簽字，通過快遞方式將文本郵寄給另一方，另一方蓋章簽字后將合同原件發(fā)回對方。近年來，借用互聯(lián)網(wǎng)通信的便利，實(shí)際工作中還會通過傳真、電子郵件、QQ、微信等實(shí)時通信工具進(jìn)行合同異地簽署，但這些非面簽過程中都存在合同遺失或損壞、被冒簽、技術(shù)性修改等諸多不可控因素。

1.2 勞動合同雙方身份識別風(fēng)險

在部分勞務(wù)派遣案例中，用工單位和勞動者之間因?yàn)闆]有正式合同，不會仔細(xì)查看對方證件，而派遣單位又難以到現(xiàn)場，無法識別勞動者的真實(shí)身份，存在勞動者頂替、冒用他人身份簽訂合同、員工單方面毀約等各種合同履約風(fēng)險。

1.3 勞動合同檔案存檔保管成本過高

大量的紙質(zhì)合同簽訂后，需要完成合同文本的裝訂、核對、分類整理等歸檔操作，耗時耗力，派遣機(jī)構(gòu)人力資源管理工作人員必須付出大量時間[2]。歸檔后的紙質(zhì)合同文本，需要足夠的物理存放空間，且需要采用先進(jìn)的技術(shù)保持空間環(huán)境干燥、溫度適宜[3]。同時，針對過往的錯誤合同或過期合同，工作人員也要開展龐大的銷毀處理工作。可見，傳統(tǒng)紙質(zhì)合同歸檔整理、后期保管等需要投入巨大人力與物力成本。

1.4 勞動合同檔案利用效率低下

由于勞動派遣用工形式的特殊性，部分勞動者在用人單位從事的是臨時性的工作，在不斷變換實(shí)際工作單位的情況下，就需要變更勞動合同或者增加補(bǔ)充協(xié)議。整個合同履約過程中，因各種原因需要查找、調(diào)閱、利用檔案時，難以從海量的紙質(zhì)檔案中快速找到對應(yīng)檔案，檔案檢索查全率與查準(zhǔn)率較低，檔案信息資源利用效率低下。

2 電子合同在勞務(wù)派遣用工中的優(yōu)勢

2.1 電子合同優(yōu)化合同管理形式

電子合同是雙方或多方當(dāng)事人之間通過電子信息網(wǎng)絡(luò)以電子的形式達(dá)成的設(shè)立、變更、終止財產(chǎn)性民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系的協(xié)議[4]。電子合同在人力資源領(lǐng)域扮演著越來越重要的角色，被應(yīng)用于多個工作環(huán)節(jié)，比如保密條款、離職協(xié)議的簽訂。對于傳統(tǒng)紙質(zhì)合同來說，電子合同表現(xiàn)出越來越多的優(yōu)勢，如高效快捷、易于管理等，顛覆了勞務(wù)派遣傳統(tǒng)紙質(zhì)合同管理形式。

電子合同可以實(shí)現(xiàn)在線簽署，不受場地時間束縛，勞務(wù)派遣公司在線發(fā)起，勞動者、用人單位無須考慮固定的時間與地點(diǎn)，通過電腦、手機(jī)等，1分鐘完成快速簽約。傳統(tǒng)紙質(zhì)合同的印章、簽字都存在私刻或篡改的可能性，而電子合同具有聯(lián)網(wǎng)實(shí)名認(rèn)證功能，通過完整的證據(jù)鏈記錄、系統(tǒng)加密生成電子數(shù)據(jù)。聯(lián)網(wǎng)實(shí)名認(rèn)證是通過個人身份認(rèn)證系統(tǒng)、公安部公民網(wǎng)絡(luò)身份識別系統(tǒng)（eID）、防偽CA數(shù)字證書、人臉識別比對等系統(tǒng)，核實(shí)簽署方的真實(shí)身份，避免了虛假信息、冒名代簽、惡意詐騙等風(fēng)險，杜絕了合同代簽、篡改的隱患。電子合同具有在線管理功能，完成簽署之后的合同可以保存到云端，簽署方可以隨時隨地對電子合同進(jìn)行搜索、查詢、查看、分類、下載等管理，避免了紙質(zhì)合同容易損壞丟失、分類歸檔困難等管理問題，實(shí)現(xiàn)了精細(xì)化運(yùn)作，有效提高了工作效率。當(dāng)勞務(wù)派遣關(guān)系發(fā)生變動，需要變更勞動合同或者增加補(bǔ)充協(xié)議時，派遣公司只需要再次發(fā)起合同簽署，就能夠簡單、快捷地完成各項人事手續(xù)。勞務(wù)派遣電子合同智能化管理流程如圖1所示。

圖1 勞務(wù)派遣電子合同智能化管理

2.2 電子合同符合社會經(jīng)濟(jì)數(shù)字化與信息化趨勢

電子合同主要借助數(shù)字簽名、信息加密等技術(shù)直接在電子文檔上加蓋簽名或印章來完成電子合同簽署，然后將合同（電子合同）的起草、審批、管理、存儲等環(huán)節(jié)都放在線上（第三方電子簽約供應(yīng)商）平臺進(jìn)行。相較于傳統(tǒng)紙質(zhì)合同，電子合同在全生命周期管理過程中優(yōu)勢明顯：簽署流程在線化，減少打印、紙質(zhì)合同郵寄（回寄）等環(huán)節(jié)，操作便捷，差錯率小，成本更低；在傳輸、存儲等環(huán)節(jié)借助數(shù)字認(rèn)證等技術(shù)保證安全可靠，方便分類歸檔管理；通過關(guān)鍵詞等信息對合同進(jìn)行快速檢索，查全率與查準(zhǔn)率提升；全程在線起草、審批、簽署，并實(shí)現(xiàn)云端保存與管理，低碳環(huán)保，綠色安全，管理效率大大提升。

電子合同適用于企業(yè)員工管理的整個生命周期，不僅能大量節(jié)省合同打印、快遞、存儲和管理成本，幫助企業(yè)在合同管理中降低成本、節(jié)約時間、信息核實(shí)、過程跟蹤、實(shí)時在線瀏覽調(diào)閱，也解決了時下無接觸入職的問題。其優(yōu)勢更在于合同電子化后，能實(shí)現(xiàn)企業(yè)人力資源管理流程中的勞動合同訂立、人事檔案資料管理、薪資發(fā)放等環(huán)節(jié)的無紙化操作，大幅提升企業(yè)的管理效率，降低運(yùn)營成本，推動資源的優(yōu)化配置。

隨著全球數(shù)字化進(jìn)程加快，電子合同正成為社會經(jīng)濟(jì)數(shù)字化與信息化的必然趨勢。電子合同作為企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的重要環(huán)節(jié)，伴隨著產(chǎn)業(yè)數(shù)字化程度的加深，正在以易簽訂、易保管、易查詢的優(yōu)勢取代著傳統(tǒng)合同，快速滲透到各行各業(yè)，電子合同將成為眾多數(shù)字化場景主要承載物。

3 勞務(wù)派遣電子合同全生命周期智能管理

3.1 合同全生命周期

合同全生命周期是指產(chǎn)生訂立合同的意向開始至合同有效期屆滿且其糾紛均已解決的全過程，一般包括準(zhǔn)備、起草、審核、簽訂、履行、歸檔的全過程，就如同生命從孕育、出生、長大直至死亡的全過程。合同全生命周期理論認(rèn)為，合同從其形成到歸檔是一個完整的、連續(xù)統(tǒng)一的運(yùn)動過程，其整體運(yùn)動過程具有階段性特征。

合同全生命周期管理，是將合同從準(zhǔn)備階段到終止階段的上述全部業(yè)務(wù)納入整體管理，主要包括前期的合同接洽、起草，中期的合同審核及簽署，后期的合同執(zhí)行、履行、糾紛解決、文檔管理、統(tǒng)計分析與完成評估等環(huán)節(jié)，前期、中期和后期的各項工作環(huán)節(jié)銜接、配合和制約，形成系統(tǒng)、動態(tài)的閉環(huán)管理。

合同全生命周期管理系統(tǒng)的應(yīng)用和實(shí)施，能幫助擺脫合同管理繁雜、消耗資源的困境。更重要的是，合同全生命周期管理體系的建立，可以幫助企業(yè)對合同風(fēng)險管理思路進(jìn)行梳理，并基于合同全生命周期管理系統(tǒng)的風(fēng)險管理運(yùn)作，將有關(guān)業(yè)務(wù)內(nèi)容以合同為主線進(jìn)行整合，進(jìn)行全面分析和風(fēng)險識別，在相應(yīng)節(jié)點(diǎn)上設(shè)置控制點(diǎn)，達(dá)成滿足每個節(jié)點(diǎn)控制要求的合同流轉(zhuǎn)，從而實(shí)現(xiàn)風(fēng)險管控目標(biāo)。

合同全生命周期涉及諸多流程環(huán)節(jié)，其中會產(chǎn)生大量文件及信息流，傳統(tǒng)的紙質(zhì)合同及單純手工的歸檔整理無法滿足管理需求，影響效率的提高。隨著電子合同在企業(yè)管理、運(yùn)營、辦公等環(huán)節(jié)的普及，企業(yè)內(nèi)部電子合同呈現(xiàn)體量大、類別多、更新快、存儲成本高等特點(diǎn)，對電子合同全生命周期管理提出全方位、全過程智能化與強(qiáng)風(fēng)控的要求。

3.2 基于第三方平臺的勞務(wù)派遣電子合同全生命周期智能管理

第三方電子合同平臺，是指為了滿足政府、企業(yè)或個人獲取和使用電子簽名、簽署和管理電子合同等需求，為用戶提供合同的擬定、身份認(rèn)證、電子簽名、電子合同簽署認(rèn)證、合同管理、存證出證、法律服務(wù)等相關(guān)業(yè)務(wù)的專業(yè)服務(wù)運(yùn)營平臺。我國《民法典》及《電子合同在線訂立流程規(guī)范》規(guī)定，合法有效的電子合同是指締約各方在互聯(lián)網(wǎng)上通過第三方電子合同訂立系統(tǒng)、采用可靠電子簽名技術(shù)形成的數(shù)據(jù)電文。《電子簽名法》中明確規(guī)定“可靠的電子簽名與手寫簽名或者蓋章具有同等的法律效力”“電子簽名需要第三方認(rèn)證的，由依法設(shè)立的電子認(rèn)證服務(wù)提供者提供認(rèn)證服務(wù)”。由此可見，通過第三方電子簽約平臺訂立，采用可靠電子簽名技術(shù)簽署的電子合同，才是合法有效的電子合同。

隨著移動互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)程加快，云計算技術(shù)逐步成熟，依托于云計算SaaS（software as service）的第三方電子合同平臺，構(gòu)建了合同全生命周期智能管理系統(tǒng)，打通了合同起草、審批、簽署、歸檔、履約、爭議解決等環(huán)節(jié)，設(shè)計了到期自動提醒、風(fēng)險預(yù)警信息發(fā)送等功能，實(shí)現(xiàn)了合同全生命周期信息化流轉(zhuǎn)，并通過合同基礎(chǔ)信息數(shù)據(jù)沉淀與分析，滿足了合同管理信息化需求。

合同簽訂前，派遣機(jī)構(gòu)人力資源管理人員通過拖曳式業(yè)務(wù)控件完成合同文本上傳或合同模板導(dǎo)入，實(shí)現(xiàn)合同前置設(shè)定，避免內(nèi)容遺漏、錯誤問題。根據(jù)實(shí)際需要，嵌入企業(yè)現(xiàn)有OA、CRM系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)員工信息動態(tài)獲取、自動填充，并預(yù)留清晰的簽名（簽章）位置，防止漏簽。

合同簽署過程中，嚴(yán)控入職簽署流程，規(guī)范操作步驟，保障入職流程合規(guī)性：通過人臉識別、短信驗(yàn)證等方式，多維度交叉校驗(yàn)認(rèn)證，用系統(tǒng)和數(shù)據(jù)確定簽署真實(shí)性；精細(xì)可控的印章使用權(quán)限，最大程度規(guī)避風(fēng)險，用系統(tǒng)和元數(shù)據(jù)確保合同雙方真實(shí)性與有效性。

合同履行中，通過無利益相關(guān)性的第三方存證保全與出證，保證電子合同數(shù)據(jù)的安全，確保合同風(fēng)險控制。合同檔案信息資源多維度查找與利用，提高信息搜索查全率與查準(zhǔn)率。第三方平臺系統(tǒng)高強(qiáng)度加密存儲電子合同文本及元數(shù)據(jù)，避免人為因素引發(fā)的紙質(zhì)合同丟失與被修改、信息泄露等情況，并自動備份存證，同時實(shí)現(xiàn)快速查詢并出證，配合司法裁決在線化。

4 結(jié)論

相較于傳統(tǒng)紙質(zhì)合同，勞務(wù)派遣用工中電子合同優(yōu)勢明顯。基于第三方平臺的勞務(wù)派遣電子合同因其產(chǎn)品接入便捷性、合同數(shù)據(jù)可靠性、合同管理安全性及合同全生命周期服務(wù)保障智能化屬性，能夠滿足企業(yè)人力資源管理需求，對企業(yè)合同數(shù)據(jù)流及整體業(yè)務(wù)管理有著重要價值。