應(yīng)屆畢業(yè)生檔案應(yīng)該如何存放與保管

石艷艷

（陜西省榆林市佳縣人事信息中心，陜西 榆林 719200）

一、應(yīng)屆畢業(yè)生檔案存放與保管中存在的問題

應(yīng)屆畢業(yè)生檔案是高校應(yīng)屆畢業(yè)學(xué)生身份、學(xué)歷和資歷等方面的重要證明，對(duì)應(yīng)屆畢業(yè)生離開高校之后的發(fā)展極其重要，有著難以替代的作用。但是隨著我國分配制度的改革以及部分用人單位對(duì)應(yīng)屆畢業(yè)生檔案的不夠重視，導(dǎo)致了應(yīng)屆畢業(yè)生檔案存放與保管中出現(xiàn)了一定的問題。

（一）應(yīng)屆畢業(yè)生檔案存放與保管的意識(shí)淡薄

近年來，隨著我國高校畢業(yè)生分配制度的變化，應(yīng)屆畢業(yè)生檔案存放與保管方式也發(fā)生了很大的變化，主要表現(xiàn)為我國應(yīng)屆畢業(yè)生由定向分配為主轉(zhuǎn)變成為了自主擇業(yè)為主，由此也造成了應(yīng)屆畢業(yè)生檔案存放與保管的“五花八門”，比如有的應(yīng)屆畢業(yè)生暫時(shí)沒有找到工作，檔案會(huì)由學(xué)?；蛘咦约哼M(jìn)行存放與保管；有的應(yīng)屆畢業(yè)生暫時(shí)找到了單位，則將檔案暫時(shí)存放在人才市場(chǎng)或者單位；有的則存放在了各級(jí)教育部門；甚至有的應(yīng)屆畢業(yè)生由于不能很好的存放與保管檔案，造成了檔案的丟失等等?？傊瑧?yīng)屆畢業(yè)生在畢業(yè)之后，由于忙于自主擇業(yè)，一切以找工作為中心，無暇顧及檔案存放與保管的事情，對(duì)檔案存放與保管的意識(shí)淡薄，造成了檔案存放與保管的混亂。

（二）單位對(duì)應(yīng)屆畢業(yè)生檔案的重視程度不足

從目前來看，以陜西佳縣為例，除了行政事業(yè)單位招收的應(yīng)屆畢業(yè)生由于實(shí)行考試制度，對(duì)應(yīng)屆畢業(yè)生的檔案比較重視外，其他單位的對(duì)應(yīng)屆畢業(yè)生檔案的重視程度不足。特別是在企業(yè)里，主要看重的是應(yīng)屆畢業(yè)生的個(gè)人能力，在對(duì)應(yīng)屆畢業(yè)生的學(xué)歷證書等證件進(jìn)行核實(shí)后，對(duì)應(yīng)屆畢業(yè)生的檔案很少進(jìn)行關(guān)注，進(jìn)而造成應(yīng)屆畢業(yè)生對(duì)檔案不管不顧。最終導(dǎo)致應(yīng)屆畢業(yè)生檔案長期無人過問，存放和保管問題突出，同時(shí)，作為檔案的所有者，應(yīng)屆畢業(yè)生對(duì)檔案的存放和保管狀況也不盡了解，使檔案漸遭遺棄，“棄檔”現(xiàn)象也來越嚴(yán)重。

（三）應(yīng)屆畢業(yè)生檔案的后續(xù)材料“零充實(shí)”

由于現(xiàn)實(shí)的形式所需，在企業(yè)打工的應(yīng)屆畢業(yè)生對(duì)自己的檔案重視不足，再加上沒有形成完善的材料收集機(jī)制，應(yīng)屆畢業(yè)生檔案后續(xù)材料的收集是比較麻煩的，因此大部分在企業(yè)工作的應(yīng)屆畢業(yè)生，工作幾年后畢業(yè)生檔案中完全沒有在企業(yè)工作的經(jīng)歷，只有在學(xué)校期間的材料，造成了工作經(jīng)歷的不完整。以陜西佳縣為例，大部分企業(yè)對(duì)于應(yīng)屆畢業(yè)生的檔案基本上是不過問的，而應(yīng)屆畢業(yè)生本身對(duì)于檔案也很少關(guān)注，應(yīng)屆畢業(yè)生的檔案成為“真空”般的存在，不管檔案是在哪個(gè)地方進(jìn)行存放和保管，后續(xù)材料基本上都是“零充實(shí)”。

（四）應(yīng)屆畢業(yè)生檔案應(yīng)用時(shí)無從查起

由于應(yīng)屆畢業(yè)生自己和部分單位對(duì)應(yīng)屆畢業(yè)生檔案不夠重視，造成了部分應(yīng)屆畢業(yè)生檔案的存放與保管經(jīng)常出現(xiàn)問題，甚至經(jīng)過一段時(shí)間后無法找到。部分應(yīng)屆畢業(yè)生對(duì)于自己的檔案在什么地方、檔案里有什么材料等不清楚，一旦用到檔案的時(shí)候，即使浪費(fèi)了大量的人力、物力也無從查起。以陜西佳縣為例，部分應(yīng)屆畢業(yè)生的檔案在自己手里，由于忙于四處找工作，極易造成檔案的遺失，而一旦遺失，如果參加行政事業(yè)單位招聘，用到檔案時(shí)補(bǔ)起來又非常的麻煩和困難。

二、應(yīng)屆畢業(yè)生檔案存放與保管的對(duì)策

（一）增強(qiáng)應(yīng)屆畢業(yè)生對(duì)檔案的重視程度

作為應(yīng)屆畢業(yè)，雖然一切應(yīng)以找工作為中心，但是也要充分認(rèn)識(shí)到檔案存放與保管的重要作用，充分認(rèn)識(shí)到檔案對(duì)自己以后發(fā)展的重要意義，切實(shí)提高對(duì)檔案存放與保管的重視程度。

作為應(yīng)屆畢業(yè)生的人才服務(wù)機(jī)構(gòu)，也應(yīng)該通過各種渠道向應(yīng)屆畢業(yè)生宣傳有關(guān)人才服務(wù)機(jī)構(gòu)代理人事檔案的管理業(yè)務(wù)，讓應(yīng)屆畢業(yè)生充分認(rèn)識(shí)到，檔案存放與保管的重要意義，參加工作之后一定要密切關(guān)注檔案的存放與保管，掌握自己檔案的動(dòng)向。以陜西佳縣為例，應(yīng)屆畢業(yè)生可以向佳縣的人才服務(wù)中心進(jìn)行付費(fèi)托管，并定期與托管機(jī)構(gòu)保持聯(lián)系。而作為學(xué)校，要進(jìn)一步加強(qiáng)應(yīng)屆畢業(yè)生的就業(yè)指導(dǎo)工作，讓應(yīng)屆畢業(yè)生充分認(rèn)識(shí)到檔案對(duì)于自身工作、晉升、成長的重要作用，讓應(yīng)屆畢業(yè)生深刻領(lǐng)會(huì)到檔案不是可有可無的。同時(shí)還要對(duì)應(yīng)屆畢業(yè)生的檔案存放與保管流程進(jìn)行明確的告知，進(jìn)行針對(duì)性的引導(dǎo)，使應(yīng)屆畢業(yè)生知道，在什么樣的條件下該如何進(jìn)行檔案的存放與保管。

（二）做好應(yīng)屆畢業(yè)生檔案的有效轉(zhuǎn)接

應(yīng)屆畢業(yè)生檔案存放與保管之所以出現(xiàn)一定的問題，主要是學(xué)校與人才服務(wù)機(jī)構(gòu)不能實(shí)現(xiàn)畢業(yè)生檔案的有效轉(zhuǎn)接所造成的。而高校之所以不能對(duì)應(yīng)屆畢業(yè)生檔案進(jìn)行及時(shí)的轉(zhuǎn)接，主要是因?yàn)閼?yīng)屆畢業(yè)生檔案的轉(zhuǎn)接比較耗費(fèi)精力，所以高校很少主動(dòng)的將應(yīng)屆畢業(yè)生檔案向人才服務(wù)機(jī)構(gòu)進(jìn)行轉(zhuǎn)接。鑒于這種情況，作為人才服務(wù)機(jī)構(gòu)要主動(dòng)作為，做好應(yīng)屆畢業(yè)生檔案的有效轉(zhuǎn)接。

以陜西佳縣為例，人才服務(wù)機(jī)構(gòu)對(duì)于自行進(jìn)行應(yīng)屆畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)接的學(xué)生，人才服務(wù)機(jī)構(gòu)要積極接待，提高服務(wù)水平，對(duì)手續(xù)齊備的要及時(shí)辦理轉(zhuǎn)移手續(xù)，對(duì)手續(xù)不齊備的應(yīng)屆畢業(yè)生，人才服務(wù)機(jī)構(gòu)的工作人員要交代清楚，讓他們知道應(yīng)該怎樣補(bǔ)齊手續(xù)；對(duì)需要人才服務(wù)機(jī)構(gòu)直接到學(xué)校進(jìn)行提取的應(yīng)屆畢業(yè)生檔案，人才服務(wù)機(jī)構(gòu)可以進(jìn)行集中提?。煌瑫r(shí)還應(yīng)采取遠(yuǎn)程辦理的方法，對(duì)身處外地的佳縣高校應(yīng)屆畢業(yè)生檔案進(jìn)行轉(zhuǎn)接，通過郵寄調(diào)檔函和檔案方式接收和轉(zhuǎn)移檔案。通過這些行之有效的檔案轉(zhuǎn)接服務(wù)，可以減少應(yīng)屆畢業(yè)生因?yàn)榇娣藕捅９軝n案而耗費(fèi)的精力，提高對(duì)檔案的重視程度，增強(qiáng)檔案適當(dāng)存放和保管的主動(dòng)性和自覺性。

（三）做好各方的聯(lián)絡(luò)工作

從目前來看，陜西佳縣人才服務(wù)機(jī)構(gòu)在應(yīng)屆畢業(yè)生檔案存放與保管的過程中，發(fā)揮著非常重要的作用。因此，在具體的工作過程中，陜西佳縣人才服務(wù)機(jī)構(gòu)對(duì)于未到單位進(jìn)行報(bào)道，并且前來進(jìn)行咨詢檔案的應(yīng)屆畢業(yè)生，要了解清楚具體的情況，幫助他們做好檔案的查詢與調(diào)取工作。對(duì)于已經(jīng)到相關(guān)單位報(bào)道的應(yīng)屆畢業(yè)生，要做好登記與檔案接收手續(xù)，并與這些應(yīng)屆畢業(yè)生經(jīng)常性的進(jìn)行聯(lián)系。

對(duì)已經(jīng)就業(yè)但檔案不能及時(shí)轉(zhuǎn)出或者無法轉(zhuǎn)出的應(yīng)屆畢業(yè)生，要與應(yīng)屆畢業(yè)生或者其所在的單位做好聯(lián)系，提醒他們要記得將工作后的檔案材料及時(shí)的轉(zhuǎn)移到佳縣人才服務(wù)機(jī)構(gòu)。

對(duì)于應(yīng)屆畢業(yè)生而言，也應(yīng)積極的與陜西佳縣人才服務(wù)機(jī)構(gòu)進(jìn)行聯(lián)系，特別是在畢業(yè)后如果個(gè)人的資料和信息發(fā)生了變化，要及時(shí)進(jìn)行更新，這樣才能夠保證應(yīng)屆畢業(yè)生存放與保管的全面性，提高應(yīng)屆畢業(yè)生檔案的使用價(jià)值。

對(duì)于人才服務(wù)機(jī)構(gòu)來說，還要進(jìn)一步加強(qiáng)與各個(gè)學(xué)校之間的聯(lián)系，將現(xiàn)有的后置性管理轉(zhuǎn)變?yōu)榫哂星罢靶缘闹笇?dǎo)性服務(wù)，通過對(duì)應(yīng)屆畢業(yè)生就業(yè)進(jìn)行有效的指導(dǎo)，讓應(yīng)屆畢業(yè)生了解和掌握離開學(xué)校之后要到工作所在地或生源地的人才服務(wù)機(jī)構(gòu)進(jìn)行報(bào)道，以陜西佳縣人才服務(wù)機(jī)構(gòu)為例，可以通過與學(xué)校加強(qiáng)聯(lián)系，讓佳縣本地的應(yīng)屆畢業(yè)生或者要到佳縣進(jìn)行工作的外地應(yīng)屆畢業(yè)生，到陜西佳縣人才服務(wù)機(jī)構(gòu)報(bào)道，進(jìn)行應(yīng)屆畢業(yè)生的檔案托管并進(jìn)行人事代理的辦理。

（四）全面推行與市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展相適應(yīng)的人事代理制度

為了適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展需要，我國推行了人事代理。從本質(zhì)上來看，人事代理是一種新型的人才社會(huì)化管理方式，這種管理的基礎(chǔ)就是對(duì)人事檔案的管理。我國畢業(yè)生分配制度的轉(zhuǎn)變，導(dǎo)致畢業(yè)生的擇業(yè)時(shí)間進(jìn)一步延長，部分應(yīng)屆畢業(yè)生在短期內(nèi)無法實(shí)現(xiàn)就業(yè)的情況已經(jīng)成為常態(tài)，因此，就需要加大應(yīng)屆畢業(yè)生人事代理的力度。

首先，要進(jìn)一步擴(kuò)大人事代理的范圍，在做好“個(gè)人代理”的基礎(chǔ)上，陜西佳縣人才服務(wù)機(jī)構(gòu)要積極主動(dòng)的與各個(gè)高校進(jìn)行聯(lián)系，對(duì)人事代理的相關(guān)政策進(jìn)行宣傳，并積極制定對(duì)畢業(yè)生實(shí)行人事代理的優(yōu)惠政策，對(duì)應(yīng)屆畢業(yè)生實(shí)行以學(xué)校為單位的“集體代理”；其次是要進(jìn)一步完善人事代理的內(nèi)容，對(duì)應(yīng)屆畢業(yè)生的檔案進(jìn)行全方位的代理，真正的解決應(yīng)屆畢業(yè)生由于找工作而無暇顧及檔案的后顧之憂，有效的促進(jìn)應(yīng)屆畢業(yè)生的合理流動(dòng)，提高人才服務(wù)機(jī)構(gòu)的代理效率。

三、結(jié)語

總體上來說，由于我國市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的進(jìn)一步發(fā)展和畢業(yè)生分配制度改革的不斷深化，使應(yīng)屆畢業(yè)生檔案的存放和保管面臨著一系列的問題，為此，無論是應(yīng)屆畢業(yè)生、學(xué)校還是人才服務(wù)機(jī)構(gòu)，都要從加強(qiáng)應(yīng)屆畢業(yè)生檔案的存放和保管出發(fā)，切實(shí)提高應(yīng)屆畢業(yè)生檔案存放和保管的重視程度，不斷加強(qiáng)交流溝通，共同建立完善的運(yùn)行服務(wù)體制和制度，使應(yīng)屆畢業(yè)生檔案存放和保管工作得到積極有效的落實(shí)。