施工企業(yè)檔案管理的難點(diǎn)及對(duì)策思考

蔡桑桑

（上海市基礎(chǔ)工程集團(tuán)有限公司，上海 200433）

檔案管理是企業(yè)管理工作的重要組成部分，檔案管理的科學(xué)性和規(guī)范性是衡量企業(yè)管理水平和經(jīng)濟(jì)效益的關(guān)鍵因素。因此，在新時(shí)代背景下，施工企業(yè)要結(jié)合自身實(shí)際發(fā)展條件，嚴(yán)格按照我國(guó)政府出臺(tái)的法律法規(guī)開(kāi)展檔案管理工作，通過(guò)不斷優(yōu)化和完善相關(guān)管理機(jī)制，促使施工企業(yè)管理工作水平逐步提升，從而更好地推動(dòng)施工企業(yè)可持續(xù)健康發(fā)展。

一、施工企業(yè)檔案管理的難點(diǎn)

（一）檔案管理與企業(yè)服務(wù)銜接度不足

加強(qiáng)檔案管理宣傳力度，是為了讓企業(yè)員工深入了解檔案管理內(nèi)容，進(jìn)一步提升企業(yè)后期發(fā)展服務(wù)質(zhì)量，但當(dāng)前我國(guó)一些施工企業(yè)沒(méi)有將實(shí)際服務(wù)和檔案管理工作有效銜接。一方面，部分檔案管理人員沒(méi)有重視檔案實(shí)際價(jià)值，從而無(wú)法將企業(yè)服務(wù)和檔案管理進(jìn)行結(jié)合，使得檔案資料缺少規(guī)范性、科學(xué)性和完整性。另一方面，由于部分施工企業(yè)只注重提升自身經(jīng)濟(jì)效益，忽視了檔案工作的重要性，即便設(shè)置了管理制度[1]，施工企業(yè)也無(wú)法讓各部門(mén)工作人員對(duì)檔案工作引起重視，致使檔案管理人員在開(kāi)展資料收集、鑒定、整理、分類等工作時(shí)受到嚴(yán)重阻礙，從而對(duì)檔案整體推進(jìn)工作產(chǎn)生重大影響。在這種情況下，不僅會(huì)降低檔案管理人員工作的積極性，還會(huì)導(dǎo)致部分檔案資料嚴(yán)重流失，嚴(yán)重影響企業(yè)檔案的真實(shí)性和完整性，甚至出現(xiàn)檔案斷帶、文件遺失等不良現(xiàn)象。

（二）施工企業(yè)檔案管理意識(shí)淡薄

工程檔案涵蓋內(nèi)容主要包括建筑工程施工前期文件信息、施工期間相關(guān)資料、工程竣工后核算數(shù)據(jù)等方面。隨著施工企業(yè)經(jīng)手的建筑工程數(shù)量不斷增多，其工程項(xiàng)目資料數(shù)據(jù)隨之增加。由于檔案數(shù)據(jù)資料內(nèi)容過(guò)于龐大，檔案管理人員思想意識(shí)過(guò)于淡薄，導(dǎo)致施工企業(yè)檔案管理質(zhì)量較低，無(wú)法將企業(yè)工程相關(guān)資料進(jìn)行全面整理。同時(shí)，我國(guó)大多數(shù)施工企業(yè)沒(méi)有明確檔案管理范圍，使得許多無(wú)用的檔案收錄其中[2]，一些具有重要價(jià)值的資料丟失，在一定程度上降低了檔案管理工作效率，對(duì)施工企業(yè)后期使用檔案造成影響。

（三）檔案資料缺乏有效性和真實(shí)性

由于一些施工企業(yè)在開(kāi)展檔案管理工作時(shí)，易受外界因素影響，使得很多檔案資料在形成過(guò)程中，出現(xiàn)資料損壞、信息混亂等不良問(wèn)題，從而制約著檔案管理工作的真實(shí)性。同時(shí)，在一個(gè)工程建設(shè)過(guò)程中會(huì)涉及許多單位和部門(mén)，若檔案管理工作無(wú)法滿足工程項(xiàng)目實(shí)際要求，則會(huì)導(dǎo)致檔案資料的有效性明顯降低，導(dǎo)致施工企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益逐漸降低。因此，檔案管理人員在收集資料過(guò)程中，要明確各部門(mén)工作范圍，保證信息資料的精確性和完整性。

（四）施工企業(yè)資料歸檔缺乏及時(shí)性

在檔案管理工作中，傳統(tǒng)管理模式以及無(wú)法滿足現(xiàn)代施工企業(yè)實(shí)際發(fā)展需求，從而降低了檔案管理工作水平。同時(shí)，由于企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)檔案資料收集工作不夠重視，導(dǎo)致資料歸檔缺乏時(shí)效性和及時(shí)性，直接影響檔案管理工作順利開(kāi)展。此外，檔案資料在實(shí)際整理和歸納過(guò)程中較為復(fù)雜，只有管理人員具備充足的細(xì)心和耐心[3]，才能在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成資料歸納工作。但在當(dāng)前檔案管理工作中，項(xiàng)目工作者的流動(dòng)性較大，施工企業(yè)缺少專業(yè)管理人員對(duì)檔案資料進(jìn)行收集和整理，使得許多分散在施工企業(yè)各個(gè)部門(mén)之間的信息資料無(wú)法及時(shí)歸納，從而導(dǎo)致企業(yè)檔案數(shù)據(jù)的真實(shí)性低下。

（五）檔案管理人員專業(yè)能力和綜合素質(zhì)有待提高

不同的建設(shè)項(xiàng)目其施工流程和施工周期有所不同，其產(chǎn)生的檔案資料信息內(nèi)容存在較大的差異。因此，施工企業(yè)在開(kāi)展檔案管理工作時(shí)，要深入了解和充分掌握各個(gè)建設(shè)項(xiàng)目相關(guān)信息和施工特點(diǎn)，為檔案管理工作的有序性提供參考依據(jù)。施工企業(yè)在管理檔案工作中，由于受內(nèi)部和外部環(huán)境影響，使得管理工作人員綜合素質(zhì)和管理水平出現(xiàn)差異，使得檔案管理工作效率明顯降低。產(chǎn)生這一問(wèn)題的根本原因在于部分施工企業(yè)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)沒(méi)有深刻認(rèn)識(shí)檔案管理的重要性，對(duì)檔案管理部門(mén)不夠重視[4]，所以在招聘過(guò)程中對(duì)檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)要求較低。此外，大多數(shù)檔案管理工作者是由外聘人員組成，其專業(yè)能力和綜合素質(zhì)無(wú)法滿足企業(yè)檔案管理實(shí)際要求，對(duì)施工企業(yè)創(chuàng)新發(fā)展具有一定阻礙作用。

二、施工企業(yè)檔案管理的優(yōu)化對(duì)策

（一）加強(qiáng)施工企業(yè)檔案管理力度

在新時(shí)代背景下，施工企業(yè)要想有效提升檔案管理工作質(zhì)量，就要積極轉(zhuǎn)變自身發(fā)展理念，加強(qiáng)檔案管理力度，提升檔案管理意識(shí)，推動(dòng)企業(yè)長(zhǎng)期穩(wěn)定發(fā)展。主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：首先，施工企業(yè)要設(shè)置完善的檔案管理部門(mén)，明確檔案管理職責(zé)和工作范圍，例如收集建設(shè)施工圖紙、整理項(xiàng)目文件資料等內(nèi)容，通過(guò)提升信息資料歸檔工作效率，實(shí)現(xiàn)施工企業(yè)檔案管理目的[5]。其次，施工企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者要加強(qiáng)對(duì)檔案管理的重視程度，深入了解檔案管理工作對(duì)企業(yè)創(chuàng)新發(fā)展的重要意義，增強(qiáng)企業(yè)全體工作人員管理檔案的思想意識(shí)，讓其積極配合檔案管理工作開(kāi)展，通過(guò)檔案管理人員在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成歸檔工作，以此來(lái)提升檔案管理效率。最后，施工企業(yè)要注重提升檔案資料內(nèi)容的有效性和完整性，從而更好地推動(dòng)檔案管理順利進(jìn)行。

（二）構(gòu)建完善的施工企業(yè)檔案管理制度

施工企業(yè)要不斷優(yōu)化和完善檔案管理機(jī)制，制定科學(xué)、合理的檔案管理制度，更好地解決檔案管理中的難點(diǎn)和不足，促使檔案管理水平進(jìn)一步提升。近年來(lái)，隨著工程建設(shè)規(guī)模不斷擴(kuò)大，施工周期逐漸增長(zhǎng)，使得信息資料數(shù)量繁多，從而給檔案管理人員增加了工作難度[6]。因此，施工企業(yè)在開(kāi)展檔案管理工作時(shí)，要安排專業(yè)人員負(fù)責(zé)整理工程信息資料，秉承“誰(shuí)出事，誰(shuí)負(fù)責(zé)”的思想理念，將檔案管理各個(gè)工作環(huán)節(jié)的具體責(zé)任落實(shí)到個(gè)人。若企業(yè)在管理檔案過(guò)程中發(fā)生人員變動(dòng)情況，需要及時(shí)做好交接工作，有效避免出現(xiàn)信息資料丟失問(wèn)題。除此之外，施工企業(yè)在開(kāi)展建筑工程施工以前，要積極和其他部門(mén)之間進(jìn)行溝通交流，從而為后期檔案管理工作提供基礎(chǔ)保障。

（三）確保檔案資料的真實(shí)性和有效性

在建筑工程項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中，涉及各種各樣的文件資料，這些文件通常具有較強(qiáng)的法律效益，與合同履行、明確責(zé)任等方面密切相關(guān)。因此，施工企業(yè)要切實(shí)保障檔案信息資料的真實(shí)有效。具體來(lái)說(shuō)[7]，在工程建設(shè)施工中，有需要負(fù)責(zé)人簽字的合同和文章，必須落實(shí)到本人簽署；所授權(quán)的文件資料要及時(shí)進(jìn)行妥善保存，以此保證檔案管理資料的有效性。另外，對(duì)于已經(jīng)確定的檔案資料，即使后期由于各種因素需要修改，也要在原有檔案明確標(biāo)注，并加蓋負(fù)責(zé)人印章，確保該檔案具有法律效力。

（四）提高檔案信息利用價(jià)值

施工企業(yè)要確保檔案管理順利運(yùn)行，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理目標(biāo)。同時(shí)，檔案管理人員要深入了解施工企業(yè)運(yùn)營(yíng)結(jié)構(gòu)，嚴(yán)格把握各項(xiàng)工程建設(shè)狀態(tài)，為檔案管理提供信息資料依據(jù)，從而充分發(fā)揮檔案資料對(duì)推動(dòng)企業(yè)健康發(fā)展、提升經(jīng)濟(jì)效益的重要作用。此外，檔案管理人員要注重提高檔案信息利用價(jià)值[8]，合理運(yùn)用信息化技術(shù)，加強(qiáng)檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)。并根據(jù)施工企業(yè)實(shí)際運(yùn)營(yíng)情況，構(gòu)建完善的信息化檔案管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)電子檔案管理目的，并將所有信息資料及時(shí)備份，避免出現(xiàn)遺漏、丟失、損毀等問(wèn)題，對(duì)施工企業(yè)造成不必要的經(jīng)濟(jì)損失，保障檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)性，提升施工企業(yè)利用檔案效率，為企業(yè)長(zhǎng)期穩(wěn)定發(fā)展提供參考依據(jù)。

（五）合理運(yùn)用信息技術(shù)，提高檔案管理的安全性

隨著信息化進(jìn)程不斷深入，大數(shù)據(jù)、計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)在社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域廣泛應(yīng)用。從而推動(dòng)社會(huì)可持續(xù)健康發(fā)展。在新時(shí)代下，施工企業(yè)要合理運(yùn)用先進(jìn)技術(shù)開(kāi)展檔案管理工作，以此實(shí)現(xiàn)自身經(jīng)濟(jì)高效運(yùn)轉(zhuǎn)。因此，施工企業(yè)要將互聯(lián)網(wǎng)以及電子設(shè)備作為建設(shè)基礎(chǔ)，構(gòu)建完善的檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，打造安全、高效的檔案管理平臺(tái)，并將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，更有助于信息資料保存、分類和查找，以此提高檔案管理效率。施工企業(yè)要重視檔案安全管理問(wèn)題，通過(guò)運(yùn)用先進(jìn)科學(xué)技術(shù)，建立檔案信息資料安全保障體系[9]，優(yōu)化檔案防護(hù)系統(tǒng)。并且施工企業(yè)要安排專業(yè)人員在計(jì)算機(jī)內(nèi)建立防火墻，并進(jìn)行加密處理，從而有效避免受到黑客攻擊，防止感染木馬病毒。施工企業(yè)要將信息恢復(fù)技術(shù)以及照片、音頻、視頻處理技術(shù)運(yùn)用到檔案管理中，進(jìn)一步提升檔案安全系數(shù)。

（六）提高檔案管理人員專業(yè)能力和綜合素質(zhì)

檔案管理工作人員的專業(yè)能力和綜合素質(zhì)對(duì)檔案管理工作質(zhì)量有密切聯(lián)系。施工企業(yè)在加強(qiáng)檔案管理重視力度的基礎(chǔ)上，要積極組建高專業(yè)、高素質(zhì)、高水準(zhǔn)的檔案管理隊(duì)伍，促使檔案管理更加高效。施工企業(yè)要構(gòu)建科學(xué)有效的人才招聘方案，通過(guò)大力引進(jìn)專業(yè)檔案管理人才[10]，提高隊(duì)伍業(yè)務(wù)能力和綜合素質(zhì)。同時(shí)，施工單位要制定考核激勵(lì)制度，通過(guò)定期開(kāi)展專業(yè)理論知識(shí)培訓(xùn)和考核活動(dòng)，并進(jìn)行適當(dāng)物質(zhì)和精神獎(jiǎng)勵(lì)，激發(fā)檔案管理人員學(xué)習(xí)和工作的積極性和熱情。另外，作為一名檔案管理人員，要時(shí)刻明確自身工作職責(zé)，根據(jù)市場(chǎng)實(shí)際需求，不斷提高自身知識(shí)儲(chǔ)備，通過(guò)學(xué)習(xí)先進(jìn)管理模式，創(chuàng)新管理理念，優(yōu)化和完善企業(yè)現(xiàn)有管理制度，提升檔案管理的真實(shí)性、科學(xué)性以及合理性，在提升檔案管理工作效率的同時(shí)，增強(qiáng)施工企業(yè)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。

結(jié)語(yǔ)：綜上所述，檔案管理工作對(duì)提升施工企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益具有十分重要的意義。因此，在新形勢(shì)背景下，施工企業(yè)要積極做好檔案管理工作，不斷完善檔案管理機(jī)制，合理運(yùn)用先進(jìn)技術(shù)手段，優(yōu)化和解決檔案管理中的難點(diǎn)問(wèn)題，促使檔案管理工作逐漸朝著信息化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化方向發(fā)展。除此之外，檔案管理人員要注重提升自身專業(yè)能力和中和素養(yǎng)，有效提升檔案管理質(zhì)量和水平，從而更好地推動(dòng)施工企業(yè)可持續(xù)健康發(fā)展。