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      淺談水利工程檔案管理的重要性

      2021-11-28 13:07:08張曉芳
      魅力中國 2021年33期
      關(guān)鍵詞:檔案資料水利工程檔案管理

      張曉芳

      (水利部海河水利委員會引灤工程管理局,河北 唐山 064300)

      前言

      在水利工程建設(shè)過程中,有許多文件可以直接記錄工程建設(shè)的全過程,形成工程檔案。它是項目建設(shè)的直接記錄和可追溯的法律證明。目前,一些建設(shè)單位、監(jiān)理單位和施工單位都認為檔案是工程建設(shè)的終點,他們只是在項目完成后對數(shù)據(jù)進行整理和綁定,這對于檔案工作來說是非常瑣碎和敷衍的。因此,在工程建設(shè)過程中,工程檔案的管理被忽視。然而,實際的工程文件管理并不是獨立的數(shù)據(jù)形成、收集和整理的,而是與工程質(zhì)量管理、安全管理和進度管理密不可分的一項重要的工程建設(shè)管理內(nèi)容。

      一、水利工程檔案管理的重要性分析

      (一)它是水利工程建設(shè)過程的真實記錄

      完整詳細的工程檔案可以反映從項目立項到驗收、從材料特性到成型、從決策到最終實體形成的全過程。它們是最原始、最真實的材料,可以了解和研究一個項目的文脈,是施工過程的綜合反映。檔案數(shù)據(jù)管理是工程技術(shù)的經(jīng)驗總結(jié),可以為今后的工程項目提供很好的參考,促進工程技術(shù)的發(fā)展和進步,水利工程可以為水利研究提供豐富的歷史資料,便于研究成果的獲取。

      (二)它是工程竣工以后,運行、檢修、維護和管理的重要依據(jù)

      詳細的檔案資料是核對和調(diào)整水利工程運行指標的重要依據(jù),是決定水利工程等級、使用壽命、防災能力等因素,保證水利工程正常運行的重要依據(jù)。數(shù)據(jù)歸檔是工程檢修和維護的重要依據(jù),只有通過檔案,才能分析問題的癥結(jié),有效地維護和消除問題。檔案也是我們管理的重要基礎(chǔ),在人員編制、組織設(shè)置和管理點規(guī)劃方面,應以檔案為標準。當一個組織面臨風險時,水利項目為原因分析、責任追究和工程措施提供了詳細的數(shù)據(jù)支持和良好的參考。

      (三)它是水利工程管理建設(shè)質(zhì)量終身責任制的重要憑證

      國家規(guī)定,水利工程建設(shè)質(zhì)量實行終身責任制,檔案是建設(shè)過程的真實記錄,是事后問責的重要依據(jù)。真實完整的檔案可以為相關(guān)建設(shè)責任的審核提供依據(jù),并督促參與單位和相關(guān)責任人進一步強化“責任、質(zhì)量、安全”意識,努力建設(shè)優(yōu)質(zhì)工程。

      (四)檔案合格是水利工程竣工驗收的必備前提

      水利工程必須辦理備案、驗收手續(xù),檔案的內(nèi)容和質(zhì)量不符合標準的,不予受理,未通過檔案驗收或檔案驗收不合格的,不得進行或通過工程竣工驗收。要把工程檔案管理作為水利工程建設(shè)的重要組成部分,嚴格同步管理,為工程檔案驗收做好準備。

      二、水利工程檔案管理中存在的問題

      (一)工程檔案的質(zhì)量問題

      從目前的水利工程檔案上看,建設(shè)單位的管理制度上有著諸多問題,對水利工程檔案質(zhì)量要求不嚴格,其中摻雜著各種大小問題。

      (二)檔案管理人員缺乏管理意識

      檔案管理作為水利工程整體管理機制的重要組成部分,缺乏對檔案管理工作的總結(jié),對材料配置、檔案配置和管理人員的重視,導致管理體制不完善。由于單位領(lǐng)導過于注重建設(shè)工作,沒有意識到檔案管理與建設(shè)項目管理之間的聯(lián)系和影響,缺乏完善的檔案管理制度。

      (三)檔案管理各部門關(guān)系不明確

      水利工程單位檔案管理部門設(shè)置不明確,致使主管單位和建設(shè)單位設(shè)置的臨時事業(yè)單位檔案管理職責不明確。而且,部門之間的關(guān)系越是混亂,協(xié)調(diào)起來就越困難,導致文件數(shù)據(jù)和要求不一致,無法實現(xiàn)健全、規(guī)范的文件管理要求。

      三、加強水利工程檔案管理工作的對策

      (一)完善水利工程檔案管理制度措施

      為適應國際貿(mào)易組織和國際慣例的要求,我國逐步開展了水利建設(shè)項目審批政府職能的轉(zhuǎn)變與創(chuàng)新。針對水利工程的規(guī)格不符合當前改革進程和新形勢下,中國已經(jīng)完全廢除和更新檔案管理規(guī)范,重新制定了新的檔案資料管理規(guī)范,促進工程檔案在內(nèi)容、形式或規(guī)章體制、乃至檔案資料的載體上都產(chǎn)生了非常顯著的改變,然而,相應的檔案管理制度和法律法規(guī)在一開始并沒有完全恢復。因此,水利工程檔案并不是新管理體制的真正組成部分。因此,建立完善的檔案管理法律法規(guī)迫在眉睫。

      (二)創(chuàng)建檔案管理網(wǎng)絡促使檔案管理更為規(guī)范化標準化

      1.成立文件管理領(lǐng)導小組,對工程檔案管理工作進行統(tǒng)一領(lǐng)導、文件管理專職人員下發(fā)任務,并指定各部門負責人為專職檔案管理人員;

      2.對檔案管理信息管理軟件進行設(shè)計,把輸入的數(shù)字檔案信息進行分門別類的編排,逐步實現(xiàn)數(shù)字化檔案,同時對檔案信息進行有序化的科學管理;

      3.建立和完善檔案管理體系,歸檔時應仔細、全面地檢查所有文件的內(nèi)容和數(shù)據(jù)是否完整。無論是在水利工程建設(shè)過程中,還是在施工企業(yè)中,都需要保證施工檔案中所有數(shù)據(jù)的完整性,從而實現(xiàn)檔案的系統(tǒng)化、完整的規(guī)范化管理。

      (三)改變傳統(tǒng)理念進行檔案科學化管理

      1.追蹤搜集

      檔案的跟蹤收集更適合水利工程的建設(shè)時期,對檔案的整理也會非常方便。檔案人員必須對施工現(xiàn)場的實際情況有一定的了解,在第一時間掌握工程施工的實際情況,同時收集相關(guān)資料。采用跟蹤收集的方法可以及時掌握項目情況,可是所需的人物力投入也是比較大的。

      2.分階段收集

      在較長的水利工程中,檔案的收集更適合分期進行。對于跨度一年的大型水利工程,檔案工作人員需要隨時與有關(guān)部門保持密切聯(lián)系,實時掌握工程進展情況,加強收集,努力最大限度地防止檔案資料流失。在可能的情況下,促進有效保護檔案的持續(xù)完整性。

      3.強制性收集

      對于施工人員分散、臨時事業(yè)單位較多的施工企業(yè),適用強制征收。在正常情況下,通??梢赃x擇適用收集檔案資料押金的方式對檔案資料進行管理及收集,這就要求施工企業(yè)支付一部分數(shù)據(jù)的押金,待資料無用之后再轉(zhuǎn)交檔案管理部門,押金會退還在同一時間。這在一定程度上限制了檔案的有效管理。

      (四)加強檔案管理人員業(yè)務培訓,促使檔案管理水平進一步提升。

      檔案管理人員必須嚴格按照項目檔案管理的要求進行日常管理,作為水利工程檔案員,必須具備高水平的專業(yè)技能、豐富的管理知識和先進的管理理念。

      為能夠促使管理工作人員滿足水利工程檔案管理具體規(guī)范及相關(guān)要求,要對檔案管理人員進行系統(tǒng)、定期的培訓,本文詳細闡述了水利工程建設(shè)中檔案和珍貴檔案的歸檔工作,嚴格按照檔案管理的要求,對檔案進行認真仔細的編寫,只有做好水利工程管理工作,推進檔案工作的規(guī)范化、統(tǒng)一性,才能為水利工程建設(shè)提供強大的后備力量。

      (五)對檔案信息進行進一步開發(fā)

      為了提高檔案管理水平,有必要進一步推行檔案信息化開發(fā),在日常管理工作中,要做好各類檔案的收集、歸檔和保存工作,使檔案得到充分利用和有效的開發(fā)。

      四、檔案管理為工程安全管理提供依據(jù)

      水利工程的安全管理,不僅僅是指人的安全管理,還有工程的安全管理。目前,安全生產(chǎn)越來越受到重視,安全管理已不再是簡單按照一般思路和固定模板進行管理。每個項目的安全風險和隱患是不同的,安全管理人員需要根據(jù)自己項目的具體情況,制定適合本項目的各種制度、方案和預案。特別是規(guī)劃方案和預案的時候,需要從檔案資料中查詢相關(guān)的信息和數(shù)據(jù)。

      對于一些條件特殊或施工困難的工程,如新疆輸水隧道,對開挖段進行安全監(jiān)測,并對不可預見的地質(zhì)條件進行提前預測。通過安全監(jiān)測數(shù)據(jù),可以判斷圍巖是否穩(wěn)定,變形是否滿足設(shè)計要求,支護是否需要加強。先進的地質(zhì)預報資料可以提前準確判斷工程地質(zhì)條件,從而指導設(shè)計和施工,避免或減少突水、巖爆等地質(zhì)災害,保障人員和工程安全。動態(tài)設(shè)計對于大型復雜項目和具有更多不可預測性的項目非常重要。相關(guān)檔案資料為動態(tài)設(shè)計提供了依據(jù)。

      同時,可以通過借鑒其他工程的安全檔案資料,學習好的經(jīng)驗和做法,提高自身安全管理水平。

      五、檔案管理為水利工程進度管理提供借鑒

      水利工程的經(jīng)濟效益直接關(guān)系到水利工程的建設(shè)進度,水利工程只有合理、安全的施工進度,才能有效提高企業(yè)的經(jīng)濟效益。根據(jù)檔案內(nèi)容,確定水利工程建設(shè)各個階段的進度,工程檔案的查詢可以有效地分析施工環(huán)節(jié),科學合理地安排施工工期,提高施工效率,有效地縮短施工工期。

      六、檔案管理是工程成本管理的考察憑證

      水利工程造價控制對于建設(shè)單位來說是非常重要的,項目的審計依據(jù)也是工程檔案。水利工程成本分析與評估、總成本目標申報與實施、成本任務分解與控制、內(nèi)部成本管理措施制定與實施、內(nèi)部成本管理措施獎懲、分析、成本管理數(shù)據(jù)匯總與報告等。這一系列的成本審核、審批、評價和數(shù)據(jù)匯總都是檔案管理的內(nèi)容,是審計工作的重要依據(jù)。

      七、檔案可以查詢工程建設(shè)過程中各方的履責情況

      水利工程建設(shè),各方主要依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)、招標投標文件及合同文件履責,而現(xiàn)實中經(jīng)常存在未按規(guī)定或約定履責的情況,索賠也屢見不鮮。

      而界定各方是否失責、索賠是否成立,就要通過查詢檔案尋求證據(jù),所以檔案的作用至關(guān)重要。

      八、檔案管理是工程資料管理的參考標準

      數(shù)據(jù)和工程建設(shè)同時產(chǎn)生,目前,一些建設(shè)單位、監(jiān)理單位和施工單位只是在項目結(jié)束時才開始整理項目竣工數(shù)據(jù),而只是對前期形成的數(shù)據(jù)進行簡單的整理和綁定,沒有嚴格的規(guī)范控制數(shù)據(jù)形成的過程。按照檔案管理的要求,數(shù)據(jù)必須完整、準確、真實、有效、分類合理。因此,工程開工后,建設(shè)單位應盡快制定工程檔案管理標準。在日常數(shù)據(jù)形成過程中,各參與單位應按照檔案管理標準的要求工作,將工程數(shù)據(jù)與工程建設(shè)同步核對,及時糾正問題,確保工程文件資料在轉(zhuǎn)化為工程檔案時符合歸檔質(zhì)量要求。

      九、檔案管理人員對工程建設(shè)的重要作用

      水利工程檔案的重要性是不可否認的,檔案管理是一項綜合性的管理工作。檔案人員的綜合水平和專業(yè)技術(shù)能力決定了檔案管理能否發(fā)揮其作用。在實際工作中,由于檔案管理經(jīng)常被忽視,檔案管理從業(yè)人員的水平也參差不齊,特別是在水利工程建設(shè)和管理中,檔案涉及到很多專業(yè)技術(shù)知識,而從事檔案管理工作的人一般不了解專業(yè)技術(shù)知識,檔案管理只是簡單的數(shù)據(jù)。在接收、發(fā)送和整理時,不能保證文件管理的質(zhì)量,不能發(fā)揮文件的作用。因此,檔案管理人員必須加強學習和培養(yǎng),成為既懂工程建設(shè)技術(shù)又懂工程檔案管理的復合型人才。

      總結(jié)

      總之,在水利工程建設(shè)全過程中,工程檔案不僅能把任何一個環(huán)節(jié)都真實地記錄保存下來,還能為水利工程項目質(zhì)量、安全、進度、成本控制等提供重要依據(jù),是水利工程建設(shè)中至關(guān)重要的組成部分。因此,必須要加強對水利工程檔案管理的重要性認識,通過先進的技術(shù)手段充分發(fā)揮其作用,為我國水利工程建設(shè)高效發(fā)展做出應有的貢獻。

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