淺談水利工程檔案管理的重要性

張曉芳

（水利部海河水利委員會引灤工程管理局，河北 唐山 064300）

前言

在水利工程建設(shè)過程中，有許多文件可以直接記錄工程建設(shè)的全過程，形成工程檔案。它是項目建設(shè)的直接記錄和可追溯的法律證明。目前，一些建設(shè)單位、監(jiān)理單位和施工單位都認為檔案是工程建設(shè)的終點，他們只是在項目完成后對數(shù)據(jù)進行整理和綁定，這對于檔案工作來說是非常瑣碎和敷衍的。因此，在工程建設(shè)過程中，工程檔案的管理被忽視。然而，實際的工程文件管理并不是獨立的數(shù)據(jù)形成、收集和整理的，而是與工程質(zhì)量管理、安全管理和進度管理密不可分的一項重要的工程建設(shè)管理內(nèi)容。

一、水利工程檔案管理的重要性分析

（一）它是水利工程建設(shè)過程的真實記錄

完整詳細的工程檔案可以反映從項目立項到驗收、從材料特性到成型、從決策到最終實體形成的全過程。它們是最原始、最真實的材料，可以了解和研究一個項目的文脈，是施工過程的綜合反映。檔案數(shù)據(jù)管理是工程技術(shù)的經(jīng)驗總結(jié)，可以為今后的工程項目提供很好的參考，促進工程技術(shù)的發(fā)展和進步，水利工程可以為水利研究提供豐富的歷史資料，便于研究成果的獲取。

（二）它是工程竣工以后，運行、檢修、維護和管理的重要依據(jù)

詳細的檔案資料是核對和調(diào)整水利工程運行指標的重要依據(jù)，是決定水利工程等級、使用壽命、防災能力等因素，保證水利工程正常運行的重要依據(jù)。數(shù)據(jù)歸檔是工程檢修和維護的重要依據(jù)，只有通過檔案，才能分析問題的癥結(jié)，有效地維護和消除問題。檔案也是我們管理的重要基礎(chǔ)，在人員編制、組織設(shè)置和管理點規(guī)劃方面，應以檔案為標準。當一個組織面臨風險時，水利項目為原因分析、責任追究和工程措施提供了詳細的數(shù)據(jù)支持和良好的參考。

（三）它是水利工程管理建設(shè)質(zhì)量終身責任制的重要憑證

國家規(guī)定，水利工程建設(shè)質(zhì)量實行終身責任制，檔案是建設(shè)過程的真實記錄，是事后問責的重要依據(jù)。真實完整的檔案可以為相關(guān)建設(shè)責任的審核提供依據(jù)，并督促參與單位和相關(guān)責任人進一步強化“責任、質(zhì)量、安全”意識，努力建設(shè)優(yōu)質(zhì)工程。

（四）檔案合格是水利工程竣工驗收的必備前提

水利工程必須辦理備案、驗收手續(xù)，檔案的內(nèi)容和質(zhì)量不符合標準的，不予受理，未通過檔案驗收或檔案驗收不合格的，不得進行或通過工程竣工驗收。要把工程檔案管理作為水利工程建設(shè)的重要組成部分，嚴格同步管理，為工程檔案驗收做好準備。

二、水利工程檔案管理中存在的問題

（一）工程檔案的質(zhì)量問題

從目前的水利工程檔案上看，建設(shè)單位的管理制度上有著諸多問題，對水利工程檔案質(zhì)量要求不嚴格，其中摻雜著各種大小問題。

（二）檔案管理人員缺乏管理意識

檔案管理作為水利工程整體管理機制的重要組成部分，缺乏對檔案管理工作的總結(jié)，對材料配置、檔案配置和管理人員的重視，導致管理體制不完善。由于單位領(lǐng)導過于注重建設(shè)工作，沒有意識到檔案管理與建設(shè)項目管理之間的聯(lián)系和影響，缺乏完善的檔案管理制度。

（三）檔案管理各部門關(guān)系不明確

水利工程單位檔案管理部門設(shè)置不明確，致使主管單位和建設(shè)單位設(shè)置的臨時事業(yè)單位檔案管理職責不明確。而且，部門之間的關(guān)系越是混亂，協(xié)調(diào)起來就越困難，導致文件數(shù)據(jù)和要求不一致，無法實現(xiàn)健全、規(guī)范的文件管理要求。

三、加強水利工程檔案管理工作的對策

（一）完善水利工程檔案管理制度措施

為適應國際貿(mào)易組織和國際慣例的要求，我國逐步開展了水利建設(shè)項目審批政府職能的轉(zhuǎn)變與創(chuàng)新。針對水利工程的規(guī)格不符合當前改革進程和新形勢下,中國已經(jīng)完全廢除和更新檔案管理規(guī)范,重新制定了新的檔案資料管理規(guī)范，促進工程檔案在內(nèi)容、形式或規(guī)章體制、乃至檔案資料的載體上都產(chǎn)生了非常顯著的改變，然而，相應的檔案管理制度和法律法規(guī)在一開始并沒有完全恢復。因此，水利工程檔案并不是新管理體制的真正組成部分。因此，建立完善的檔案管理法律法規(guī)迫在眉睫。

（二）創(chuàng)建檔案管理網(wǎng)絡促使檔案管理更為規(guī)范化標準化

1.成立文件管理領(lǐng)導小組，對工程檔案管理工作進行統(tǒng)一領(lǐng)導、文件管理專職人員下發(fā)任務，并指定各部門負責人為專職檔案管理人員;

2.對檔案管理信息管理軟件進行設(shè)計，把輸入的數(shù)字檔案信息進行分門別類的編排，逐步實現(xiàn)數(shù)字化檔案，同時對檔案信息進行有序化的科學管理；

3.建立和完善檔案管理體系，歸檔時應仔細、全面地檢查所有文件的內(nèi)容和數(shù)據(jù)是否完整。無論是在水利工程建設(shè)過程中，還是在施工企業(yè)中，都需要保證施工檔案中所有數(shù)據(jù)的完整性，從而實現(xiàn)檔案的系統(tǒng)化、完整的規(guī)范化管理。

（三）改變傳統(tǒng)理念進行檔案科學化管理

1.追蹤搜集

檔案的跟蹤收集更適合水利工程的建設(shè)時期，對檔案的整理也會非常方便。檔案人員必須對施工現(xiàn)場的實際情況有一定的了解，在第一時間掌握工程施工的實際情況，同時收集相關(guān)資料。采用跟蹤收集的方法可以及時掌握項目情況，可是所需的人物力投入也是比較大的。

2.分階段收集

在較長的水利工程中，檔案的收集更適合分期進行。對于跨度一年的大型水利工程，檔案工作人員需要隨時與有關(guān)部門保持密切聯(lián)系，實時掌握工程進展情況，加強收集，努力最大限度地防止檔案資料流失。在可能的情況下，促進有效保護檔案的持續(xù)完整性。

3.強制性收集

對于施工人員分散、臨時事業(yè)單位較多的施工企業(yè)，適用強制征收。在正常情況下,通?？梢赃x擇適用收集檔案資料押金的方式對檔案資料進行管理及收集,這就要求施工企業(yè)支付一部分數(shù)據(jù)的押金,待資料無用之后再轉(zhuǎn)交檔案管理部門,押金會退還在同一時間。這在一定程度上限制了檔案的有效管理。

（四）加強檔案管理人員業(yè)務培訓，促使檔案管理水平進一步提升。

檔案管理人員必須嚴格按照項目檔案管理的要求進行日常管理，作為水利工程檔案員，必須具備高水平的專業(yè)技能、豐富的管理知識和先進的管理理念。

為能夠促使管理工作人員滿足水利工程檔案管理具體規(guī)范及相關(guān)要求，要對檔案管理人員進行系統(tǒng)、定期的培訓，本文詳細闡述了水利工程建設(shè)中檔案和珍貴檔案的歸檔工作，嚴格按照檔案管理的要求，對檔案進行認真仔細的編寫，只有做好水利工程管理工作，推進檔案工作的規(guī)范化、統(tǒng)一性，才能為水利工程建設(shè)提供強大的后備力量。

（五）對檔案信息進行進一步開發(fā)

為了提高檔案管理水平，有必要進一步推行檔案信息化開發(fā)，在日常管理工作中，要做好各類檔案的收集、歸檔和保存工作，使檔案得到充分利用和有效的開發(fā)。

四、檔案管理為工程安全管理提供依據(jù)

水利工程的安全管理，不僅僅是指人的安全管理，還有工程的安全管理。目前，安全生產(chǎn)越來越受到重視，安全管理已不再是簡單按照一般思路和固定模板進行管理。每個項目的安全風險和隱患是不同的，安全管理人員需要根據(jù)自己項目的具體情況，制定適合本項目的各種制度、方案和預案。特別是規(guī)劃方案和預案的時候，需要從檔案資料中查詢相關(guān)的信息和數(shù)據(jù)。

對于一些條件特殊或施工困難的工程，如新疆輸水隧道，對開挖段進行安全監(jiān)測，并對不可預見的地質(zhì)條件進行提前預測。通過安全監(jiān)測數(shù)據(jù)，可以判斷圍巖是否穩(wěn)定，變形是否滿足設(shè)計要求，支護是否需要加強。先進的地質(zhì)預報資料可以提前準確判斷工程地質(zhì)條件，從而指導設(shè)計和施工，避免或減少突水、巖爆等地質(zhì)災害，保障人員和工程安全。動態(tài)設(shè)計對于大型復雜項目和具有更多不可預測性的項目非常重要。相關(guān)檔案資料為動態(tài)設(shè)計提供了依據(jù)。

同時，可以通過借鑒其他工程的安全檔案資料，學習好的經(jīng)驗和做法，提高自身安全管理水平。

五、檔案管理為水利工程進度管理提供借鑒

水利工程的經(jīng)濟效益直接關(guān)系到水利工程的建設(shè)進度，水利工程只有合理、安全的施工進度，才能有效提高企業(yè)的經(jīng)濟效益。根據(jù)檔案內(nèi)容，確定水利工程建設(shè)各個階段的進度，工程檔案的查詢可以有效地分析施工環(huán)節(jié)，科學合理地安排施工工期，提高施工效率，有效地縮短施工工期。

六、檔案管理是工程成本管理的考察憑證

水利工程造價控制對于建設(shè)單位來說是非常重要的，項目的審計依據(jù)也是工程檔案。水利工程成本分析與評估、總成本目標申報與實施、成本任務分解與控制、內(nèi)部成本管理措施制定與實施、內(nèi)部成本管理措施獎懲、分析、成本管理數(shù)據(jù)匯總與報告等。這一系列的成本審核、審批、評價和數(shù)據(jù)匯總都是檔案管理的內(nèi)容，是審計工作的重要依據(jù)。

七、檔案可以查詢工程建設(shè)過程中各方的履責情況

水利工程建設(shè)，各方主要依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)、招標投標文件及合同文件履責，而現(xiàn)實中經(jīng)常存在未按規(guī)定或約定履責的情況，索賠也屢見不鮮。

而界定各方是否失責、索賠是否成立，就要通過查詢檔案尋求證據(jù)，所以檔案的作用至關(guān)重要。

八、檔案管理是工程資料管理的參考標準

數(shù)據(jù)和工程建設(shè)同時產(chǎn)生，目前，一些建設(shè)單位、監(jiān)理單位和施工單位只是在項目結(jié)束時才開始整理項目竣工數(shù)據(jù)，而只是對前期形成的數(shù)據(jù)進行簡單的整理和綁定，沒有嚴格的規(guī)范控制數(shù)據(jù)形成的過程。按照檔案管理的要求，數(shù)據(jù)必須完整、準確、真實、有效、分類合理。因此，工程開工后，建設(shè)單位應盡快制定工程檔案管理標準。在日常數(shù)據(jù)形成過程中，各參與單位應按照檔案管理標準的要求工作，將工程數(shù)據(jù)與工程建設(shè)同步核對，及時糾正問題，確保工程文件資料在轉(zhuǎn)化為工程檔案時符合歸檔質(zhì)量要求。

九、檔案管理人員對工程建設(shè)的重要作用

水利工程檔案的重要性是不可否認的，檔案管理是一項綜合性的管理工作。檔案人員的綜合水平和專業(yè)技術(shù)能力決定了檔案管理能否發(fā)揮其作用。在實際工作中，由于檔案管理經(jīng)常被忽視，檔案管理從業(yè)人員的水平也參差不齊，特別是在水利工程建設(shè)和管理中，檔案涉及到很多專業(yè)技術(shù)知識，而從事檔案管理工作的人一般不了解專業(yè)技術(shù)知識，檔案管理只是簡單的數(shù)據(jù)。在接收、發(fā)送和整理時，不能保證文件管理的質(zhì)量，不能發(fā)揮文件的作用。因此，檔案管理人員必須加強學習和培養(yǎng)，成為既懂工程建設(shè)技術(shù)又懂工程檔案管理的復合型人才。

總結(jié)

總之，在水利工程建設(shè)全過程中，工程檔案不僅能把任何一個環(huán)節(jié)都真實地記錄保存下來，還能為水利工程項目質(zhì)量、安全、進度、成本控制等提供重要依據(jù)，是水利工程建設(shè)中至關(guān)重要的組成部分。因此，必須要加強對水利工程檔案管理的重要性認識，通過先進的技術(shù)手段充分發(fā)揮其作用，為我國水利工程建設(shè)高效發(fā)展做出應有的貢獻。