蔣茜

（同享（蘇州）電子材料科技股份有限公司，江蘇 蘇州 215200）

一、采購(gòu)成本管控的重要性

（一）采購(gòu)成本的降低對(duì)企業(yè)利潤(rùn)的杠桿作用

采購(gòu)成本小的變動(dòng)，足以對(duì)企業(yè)利潤(rùn)產(chǎn)生巨大的影響，這種影響稱采購(gòu)杠桿原理。按照杠桿作用可知，采購(gòu)成本控制對(duì)利潤(rùn)影響的重要性。通常認(rèn)為，企業(yè)采購(gòu)成本每降低1%，能夠提高5%-10%的企業(yè)利潤(rùn)，甚至提高的幅度更大。比如金屬材料制造業(yè)，原材料的采購(gòu)成本占比達(dá)到80%以上，直接影響著營(yíng)業(yè)利潤(rùn)。這個(gè)杠桿效應(yīng)使得企業(yè)的管理層越來越重視采購(gòu)成本的管控，想方設(shè)法在采購(gòu)成本上下功夫，借助于采取有效的方法來控制采購(gòu)成本。

（二）有效的采購(gòu)成本管控能夠使企業(yè)資源效益最大化

制造業(yè)企業(yè)應(yīng)對(duì)采購(gòu)全鏈條的相關(guān)作業(yè)進(jìn)行整合優(yōu)化，做好各環(huán)節(jié)成本控制，保證采購(gòu)物資的有效使用，杜絕重復(fù)工作，避免不必要的浪費(fèi)。對(duì)采購(gòu)的活動(dòng)進(jìn)行全過程、全員、全方位管理，使其最大化地體現(xiàn)出應(yīng)有的價(jià)值。

二、影響采購(gòu)成本的內(nèi)外部因素

（一）內(nèi)部因素

1．采購(gòu)頻次與采購(gòu)數(shù)量

一般情況下，采購(gòu)人員進(jìn)行物資采購(gòu)時(shí)，會(huì)充分考慮采購(gòu)單價(jià)和數(shù)量的負(fù)相關(guān)這一規(guī)律。盡可能地采用集中采購(gòu)或者共同采購(gòu)的方式來增加采購(gòu)數(shù)量，以達(dá)到降低采購(gòu)單價(jià)的目的。

2．采購(gòu)人員的談判能力的強(qiáng)弱

在采購(gòu)活動(dòng)的談判過程中，采購(gòu)人員談判的水平也相當(dāng)關(guān)鍵，水平高低會(huì)對(duì)采購(gòu)成本產(chǎn)生一定的影響。這就要求采購(gòu)人員需要具備一定的談判能力，談判能力強(qiáng)并運(yùn)用有效的談判策略，在談判過程中就會(huì)掌握話語權(quán)，增加獲取最低采購(gòu)成本的可能性。

3．跨部門協(xié)作與溝通

采購(gòu)業(yè)務(wù)涉及計(jì)劃、生產(chǎn)、質(zhì)量、銷售和財(cái)務(wù)等部門。各部門之間需要保持順暢的溝通，及時(shí)傳遞信息。如果客戶需求預(yù)測(cè)不準(zhǔn)確，生產(chǎn)計(jì)劃變化頻繁，緊急采購(gòu)就會(huì)增多，從而造成采購(gòu)成本增加；如果銷售部門訂單情況預(yù)估不準(zhǔn)確，過多考慮訂單量而不注重訂單是否分散，就會(huì)導(dǎo)致物料差異大，形成不了采購(gòu)批量，造成采購(gòu)成本增加；如果質(zhì)檢部門對(duì)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)過于嚴(yán)苛，會(huì)導(dǎo)致采購(gòu)成本增加；如果財(cái)務(wù)部門資金預(yù)算不準(zhǔn)確，無法及時(shí)調(diào)動(dòng)采購(gòu)資金，就會(huì)造成采購(gòu)不及時(shí)。

（二）外部因素

首先，影響采購(gòu)成本最直接因素就是市場(chǎng)供求關(guān)系的變化情況。在市場(chǎng)行情供不應(yīng)求時(shí)，供應(yīng)商就會(huì)漲價(jià)；供過于求時(shí)，就會(huì)降價(jià)。

其次，采購(gòu)單位與供應(yīng)商的合作關(guān)系和諧與否，也會(huì)對(duì)企業(yè)采購(gòu)成本產(chǎn)生重大的影響。

最后，供方產(chǎn)品成本的高低，是影響買方采購(gòu)價(jià)格最根本的因素。供應(yīng)商產(chǎn)品成本價(jià)格是采購(gòu)價(jià)格的底線。

三、制造業(yè)采購(gòu)成本控制中普遍存在的問題

（一）采購(gòu)計(jì)劃不合理、不完善

采購(gòu)計(jì)劃制定是否全面與合理，直接影響到采購(gòu)成本控制的成敗。自古有云“凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢”，可見事先做好計(jì)劃對(duì)于事件成功與否的重要性。但是目前大多數(shù)制造企業(yè)，尤其是中小型制造企業(yè)，在采購(gòu)計(jì)劃制定方面是不夠重視的。采購(gòu)人員往往是沒有制定采購(gòu)計(jì)劃或者計(jì)劃不完整就進(jìn)行盲目采購(gòu)，無法做到針對(duì)性采購(gòu)，因此出現(xiàn)采購(gòu)數(shù)量偏差的情況，從而造成資源的浪費(fèi)。

（二）采購(gòu)制度不健全

中小企業(yè)普遍存在采購(gòu)制度不健全，不完善的問題。規(guī)章制度不明確的企業(yè)，在發(fā)展中容易出現(xiàn)臨時(shí)決定的情況，不能約束采購(gòu)過程中的經(jīng)濟(jì)行為，最終導(dǎo)致采購(gòu)流程混亂，采購(gòu)效率低下，采購(gòu)成本上升的情形。

（三）缺乏科學(xué)的管理模式

在制造業(yè)采購(gòu)活動(dòng)中，由于缺乏科學(xué)的管理模式，相關(guān)部門脫節(jié)，分工不明確，職責(zé)不清晰，相互推諉扯皮，經(jīng)常出現(xiàn)無效作業(yè)和重復(fù)作業(yè)的現(xiàn)象，造成資源的浪費(fèi)，成本的上升。

（四）沒有建立監(jiān)督體系，無法約束采購(gòu)違規(guī)行為

一些中小型的制造企業(yè)，人員結(jié)構(gòu)簡(jiǎn)單，有些采購(gòu)人員綜合素質(zhì)較差，自我約束能力較差，沒有建立有效的監(jiān)督機(jī)制，就無法有效避免不良行為的產(chǎn)生。

（五）采購(gòu)流程復(fù)雜，采購(gòu)效率不高

制造業(yè)的采購(gòu)活動(dòng)，涉及部門比較多，尤其是大中型企業(yè)，需要層層審批。采購(gòu)活動(dòng)經(jīng)過車間經(jīng)辦與主管，采購(gòu)人員與主管、財(cái)務(wù)部經(jīng)辦會(huì)計(jì)，企業(yè)高管等的逐級(jí)審批，流程較為復(fù)雜，從而造成采購(gòu)成本的增加，采購(gòu)效率低下，影響正常的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)。

（六）供應(yīng)商管理不到位

供應(yīng)商管理不到位，沒有建立有效的評(píng)估系統(tǒng)，沒有形成完善的供應(yīng)商評(píng)價(jià)體系。沒有系統(tǒng)的支撐，采購(gòu)人員很難全面地了解供應(yīng)商信息，更沒法深入地對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分析評(píng)價(jià)。供應(yīng)商一旦選擇不合理，就會(huì)造成增加采購(gòu)成本的風(fēng)險(xiǎn)。

四、對(duì)采購(gòu)成本控制活動(dòng)中的一些改進(jìn)措施的探討

（一）制定年度采購(gòu)計(jì)劃，相關(guān)部門通力合作

第一，年度采購(gòu)預(yù)算工作是采購(gòu)計(jì)劃工作的前提和基礎(chǔ)，采購(gòu)部應(yīng)結(jié)合上年度數(shù)據(jù)對(duì)本年度采購(gòu)數(shù)據(jù)進(jìn)行預(yù)算。然后再綜合當(dāng)年的生產(chǎn)數(shù)量、庫(kù)存水平來進(jìn)行調(diào)整。根據(jù)預(yù)算數(shù)據(jù)來制定合理的采購(gòu)計(jì)劃，最大程度降低采購(gòu)成本。

第二，通過聯(lián)動(dòng)機(jī)制，推動(dòng)采購(gòu)計(jì)劃制定向科學(xué)化發(fā)展。在企業(yè)的整個(gè)采購(gòu)活動(dòng)中，采購(gòu)原材料最為重要，與生產(chǎn)密切相關(guān)。要制定一份完整的原材料采購(gòu)計(jì)劃，單獨(dú)依靠采購(gòu)部門很難完成。采購(gòu)部門應(yīng)聯(lián)合生產(chǎn)部，銷售部，倉(cāng)儲(chǔ)部、財(cái)務(wù)部共同參與。生產(chǎn)計(jì)劃是制定采購(gòu)計(jì)劃的重要依據(jù)，而生產(chǎn)計(jì)劃又是根據(jù)銷售訂單情況來制定與調(diào)整的，可謂環(huán)環(huán)相扣。

（二）加強(qiáng)采購(gòu)部門建設(shè)，優(yōu)化企業(yè)采購(gòu)制度

第一，企業(yè)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)采購(gòu)部門的建設(shè)，許多采購(gòu)人員的工作思路混亂，工作沒有章法可循，工作方案漏洞較多。企業(yè)可以通過建立采購(gòu)手冊(cè)的方式，形成標(biāo)準(zhǔn)化體系，規(guī)范采購(gòu)操作流程，從而保證企業(yè)在采購(gòu)過程中減少錯(cuò)誤的發(fā)生，提高經(jīng)濟(jì)效益。

第二，建立崗位責(zé)任制度，明確采購(gòu)部門內(nèi)部職責(zé)分工及相關(guān)部門的職責(zé)分工。將工作職責(zé)納入月度、季度、年度的考核范疇，通過考核機(jī)制來約束相關(guān)人員的行為。

第三，建立獎(jiǎng)罰制度，提高采購(gòu)人員的工作積極性。獎(jiǎng)勵(lì)以精神鼓勵(lì)和物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)相結(jié)合，懲罰以思想教育和經(jīng)濟(jì)懲罰相結(jié)合。通過制度約束有效規(guī)范采購(gòu)人員的采購(gòu)行為。

（三）運(yùn)用科學(xué)有效管理，合理整合優(yōu)化資源

第一，落實(shí)崗位責(zé)任制度，明確各部門職責(zé)分工，將采購(gòu)收貨、 采購(gòu)驗(yàn)收、采購(gòu)、采購(gòu)付款等環(huán)節(jié)分別劃歸為倉(cāng)儲(chǔ)部、質(zhì)檢部、采購(gòu)部、財(cái)務(wù)部等不同部門進(jìn)行管理負(fù)責(zé)，各部門之間既緊密聯(lián)系又相互制約，做到全過程、全方位的科學(xué)管理。

第二，建立ERP系統(tǒng)，通過信息化手段，能夠更快、更準(zhǔn)確地傳輸信息。生產(chǎn)車間生產(chǎn)計(jì)劃和生產(chǎn)數(shù)據(jù)，倉(cāng)庫(kù)的庫(kù)存數(shù)據(jù)可以第一時(shí)間傳達(dá)到采購(gòu)部、財(cái)務(wù)部等相關(guān)部門。通過系統(tǒng)減少人為錯(cuò)誤，避免重復(fù)勞動(dòng)。

第三，生產(chǎn)車間的生產(chǎn)計(jì)劃經(jīng)常在調(diào)整，采購(gòu)人員需要多去生產(chǎn)一線了解生產(chǎn)情況，隨時(shí)調(diào)整采購(gòu)計(jì)劃，保證采購(gòu)物資的及時(shí)到位。

（四）建立有效監(jiān)督機(jī)制，杜絕違規(guī)，防范風(fēng)險(xiǎn)

第一、完善采購(gòu)部門內(nèi)部運(yùn)行機(jī)制，明確采購(gòu)人員，采購(gòu)主管，采購(gòu)總監(jiān)的職責(zé)分工。加強(qiáng)物資采購(gòu)每道環(huán)節(jié)的審核、審批工作。

第二、成立監(jiān)督部門，如內(nèi)審機(jī)構(gòu)、稽核機(jī)構(gòu)，對(duì)采購(gòu)部門進(jìn)行監(jiān)督管理可以減少漏洞，規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)。監(jiān)督部門應(yīng)嚴(yán)格把關(guān)，加強(qiáng)日常的監(jiān)督工作，如采購(gòu)合同規(guī)范性審核，采購(gòu)價(jià)格合理性審核，審批權(quán)限的合規(guī)性審核，采購(gòu)制度的落實(shí)情況審核等。

第三、對(duì)于監(jiān)督過程中發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為，應(yīng)及時(shí)反饋管理層。并按照考核制度和獎(jiǎng)罰制度，對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行處罰，杜絕再犯，防范風(fēng)險(xiǎn)。

（五）簡(jiǎn)化采購(gòu)工作流程，提高采購(gòu)工作效率

第一，分類管理，對(duì)于金額比較小的輔材類的采購(gòu)、辦公用品類的采購(gòu)，減少審批環(huán)節(jié)，審批權(quán)限適當(dāng)下放。申請(qǐng)部門主管與采購(gòu)部門主管審批把關(guān)即可。對(duì)于原材料的采購(gòu)，按采購(gòu)金額大小，設(shè)置審批權(quán)限。通過權(quán)限的界定有效推動(dòng)采購(gòu)效率不斷提升。

第二，通過信息化手段，提升采購(gòu)審批效率。例如通過ERP系統(tǒng)的線上審批功能，進(jìn)行采購(gòu)流程的審批操作，可以在網(wǎng)頁端，手機(jī)端實(shí)時(shí)操作。避免了因領(lǐng)導(dǎo)不在公司而無法審批的情況出現(xiàn)，保證了采購(gòu)活動(dòng)的及時(shí)性。

（六）建立有效管理系統(tǒng)，形成科學(xué)評(píng)價(jià)體系

第一，企業(yè)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商的有效管理，建立一套供應(yīng)商評(píng)估體系，對(duì)供應(yīng)商信息進(jìn)行跟蹤管理。通過強(qiáng)大的數(shù)據(jù)庫(kù)支撐，為合理選擇供應(yīng)商提供了強(qiáng)有力的保證。

第二，定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行考核，結(jié)合供應(yīng)商提供的產(chǎn)品質(zhì)量、送貨的及時(shí)性、配合度及和服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行綜合打分。建立合格供應(yīng)商名錄，淘汰不符合要求的供應(yīng)商。對(duì)于優(yōu)質(zhì)的供應(yīng)商，需要維護(hù)好合作關(guān)系。

第三，對(duì)不同生產(chǎn)物資的供應(yīng)商進(jìn)行分類管理，對(duì)于一些重要的長(zhǎng)期合作的原材料供應(yīng)商，除了日常的溝通及考核數(shù)據(jù)分析外，還需要不定期的實(shí)地走訪，更多地關(guān)注供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)情況。

五、結(jié)束語

綜上所述、采購(gòu)成本控制非常重要，是制造業(yè)提升利潤(rùn)的重要途徑。制造業(yè)企業(yè)管理人員應(yīng)高度重視，協(xié)調(diào)多部門共同參與，共同為企業(yè)成本控制做貢獻(xiàn)。通過采用科學(xué)的管理方式，建立完善的制度體系，簡(jiǎn)化工作流程，提高采購(gòu)效率，從而進(jìn)一步地降低采購(gòu)成本，以最小的投入獲得最大的收益，最終達(dá)到提升企業(yè)利潤(rùn)的目的。