精細化管理在事業(yè)單位檔案管理中的應用研究

周曉龍

摘要：精細化管理是創(chuàng)新檔案管理工作的重要舉措，可以整改傳統(tǒng)檔案管理模式的弊端，構(gòu)建現(xiàn)代化、精細化的管理模式。在落實精細化管理前，事業(yè)單位要分析檔案管理的現(xiàn)狀，要著重整改制度不完善、檔案利用率低下的問題。同時，檔案部門要引進信息技術(shù)，為精細化管理提供有力支撐，通過完善精細化制度、強化檔案服務功能，全方位落實精細化管理模式，增強檔案管理效能。

關(guān)鍵詞：精細化管理;事業(yè)單位;檔案管理工作

現(xiàn)階段，實現(xiàn)精細化檔案管理，是事業(yè)單位面臨的重要任務，更是檔案工作的必然發(fā)展趨勢。對此，檔案部門要遵循精細化管理要求，結(jié)合檔案管理現(xiàn)狀，細致分析工作弊端，結(jié)合實際情況加以優(yōu)化。其中，檔案部門要健全精細化制度，確保檔案管理有章可依。同時，檔案部門要加強信息化建設(shè)，持續(xù)提升檔案服務功能，通過此種方式，助力事業(yè)單位檔案管理高效開展。

一、事業(yè)單位精細化檔案管理的開展現(xiàn)狀

（一）缺乏健全的規(guī)章制度

現(xiàn)階段，部分事業(yè)單位未樹立新型工作理念，缺乏健全的制度保障精細化管理有效落實。同時，部分檔案部門的管理制度流于形式，即便設(shè)置了精細化的管理制度，但并未落到實處。例如，針對檔案的標準、注解等工作，未制定針對性的規(guī)章制度，也沒有細致分析檔案管理實例，缺乏豐富扎實的檔案管理經(jīng)驗，影響了精細化管理模式的落實。

（二）未高效應用信息技術(shù)

除了制度不健全，未積極引進信息技術(shù)，管理模式不符合精細化管理需求，也是阻礙精細化管理的重要因素。其中，部分事業(yè)單位缺乏充足資金，或領(lǐng)導層未高度重視精細化管理，沒有加快引進管理設(shè)備與管理人才，導致精細化管理質(zhì)量平平[1]。同時，在引進檔案管理人員后，事業(yè)單位未定期開展培訓，沒有科學制定全面的培訓計劃，缺乏對后續(xù)發(fā)展的長遠規(guī)劃，影響了精細化管理效率。

（三）檔案利用率有待提升

受到設(shè)備不完善、制度不健全等因素的影響，檔案管理人員無法充分發(fā)揮各項服務功能，使得檔案利用效率較低，無法應對事業(yè)單位的檔案應用需求。同時，落后的檔案管理模式，影響了管理人員工作職能的發(fā)揮，導致檔案服務效率低下。此外，傳統(tǒng)的管理模式更加繁瑣，更耗時耗力，通常需要人力查詢、傳達資料，影響了檔案應用效率，且容易出現(xiàn)工作失誤。

二、事業(yè)單位精細化檔案管理的開展策略

（一）健全精細化的管理制度

在落實精細化管理時，事業(yè)單位要明確改革重點，應立足完善制度入手，結(jié)合本單位情況與檔案使用需求，制定完善的精細化策略。其一，應在法律范圍內(nèi)，結(jié)合本單位實際情況，制定科學、長遠的管理制度，應匹配本單位的管理需求與制度要求[2]。其二，事業(yè)單位要避免隨意制定、盲目跟風的問題，不能全盤照搬其他單位的管理模式，應總結(jié)其管理經(jīng)驗，選擇適合本單位管理需求的內(nèi)容，以此構(gòu)建針對性、高效的制度規(guī)章。同時，在完善制度時，要保障檔案信息的完整性，應立足檔案使用流程，構(gòu)建有效的管理制度。其三，在健全檔案管理制度時，必須遵循法律法規(guī)要求，應逐步提升檔案管理水平，確保檔案管理有據(jù)可依。只有這樣，才能有序落實管理工作，高效應對檔案使用需求。

（二）完善信息化管理建設(shè)

只有落實信息化建設(shè)，才能為精細化管理提供有力保障。同時，在現(xiàn)代化管理模式下，精細化管理離不開各種先進設(shè)備的支撐，如互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)等。對此，檔案部門要積極開展信息化建設(shè)，配備相應的軟硬件設(shè)施。其中，檔案部門要重新規(guī)劃工作方案，形成新的認知，精準定位工作方向。同時，事業(yè)單位要加強資金投入，引進各類新型技術(shù)，如管理設(shè)備、檔案存儲設(shè)備等，通過加強信息化管理，提升檔案管理與服務水平。其二，檔案部門要借助信息化管理模式，充分發(fā)揮此模式的安全性與便捷性，以此全過程落實精細化管理。最后，在日常檔案管理中，檔案部門要借助信息化設(shè)備，做好檔案傳輸、檔案存儲等工作，在應用檔案的同時還要加強檔案的安全性，嚴格避免檔案泄露、損毀等問題。

（三）強化檔案服務功能與應用效率

之所以開展精細化管理，就是為了提升檔案應用效率，充分發(fā)揮檔案管理效能。在落實精細化管理的過程中，工作人員除了做好日常工作，維護檔案安全，還要細致分析檔案服務功能，在多方面提升檔案服務效率。對此，在優(yōu)化管理模式時，還要提升服務質(zhì)量，不斷強化服務職能，堅持貫徹精細化服務理念。在日常工作中，檔案管理人員要以提升服務水平為先，遵循精細化管理制度落實服務工作。同時，檔案部門要定期總結(jié)精細化管理進程，結(jié)合管理現(xiàn)狀找出其中存在的問題，與檔案管理人員細致商討，持續(xù)優(yōu)化服務質(zhì)量。最后，檔案部門要結(jié)合制度要求，分析現(xiàn)有檔案工作人員的專業(yè)能力、工作水平，要完善人員培訓制度，持續(xù)提升檔案管理人員的工作技能與綜合素養(yǎng)，使其高效落實檔案管理任務。期間，要結(jié)合長遠發(fā)展目標制定培訓計劃，還要定期引進先進的管理方法，供管理人員學習[3]。

三、結(jié)束語

總結(jié)上文所述，事業(yè)單位檔案管理要與時俱進，結(jié)合工作需求創(chuàng)新管理模式。其中，在落實精細化管理時，應結(jié)合本單位實際情況，從完善制度入手，逐步優(yōu)化管理模式。同時，檔案部門要細化服務流程，提升服務質(zhì)量，通過充分發(fā)揮檔案服務的各項功能，助力事業(yè)單位穩(wěn)定發(fā)展。

參考文獻：

[1]楊冬美.事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)優(yōu)化策略探究[J].城建檔案，2021（10）：33-34.

[2]鄧方.大數(shù)據(jù)時代事業(yè)單位檔案管理工作創(chuàng)新路徑[J].辦公室業(yè)務，2021（20）：124-125.

[3]陳浩.新時期加強機關(guān)事業(yè)單位會計檔案管理的策略探究[J].蘭臺內(nèi)外，2021（28）：41-43.