采供血機(jī)構(gòu)人事檔案專審全覆蓋的探索與實(shí)踐

湯靜兒 胡巧梅 曾祥鳳 黃卓越 蔣國(guó)強(qiáng)

廣州血液中心//廣州市血液安全重點(diǎn)實(shí)驗(yàn)室 廣東廣州 510095

人事檔案專審工作，是干部人事管理工作的重要內(nèi)容，具有較強(qiáng)的權(quán)威性、嚴(yán)肅性和執(zhí)行力[1]，該項(xiàng)工作的順利開展有利于規(guī)范組織人事管理，并有利于挖掘人事檔案信息的潛力，加強(qiáng)行業(yè)人力資源開發(fā)。采供血服務(wù)是衛(wèi)生行業(yè)的公共基礎(chǔ)工作，該行業(yè)和其他衛(wèi)生機(jī)構(gòu)一樣面對(duì)工作壓力大、業(yè)務(wù)人力資源緊張、機(jī)構(gòu)內(nèi)部管理人員嚴(yán)重不足、人事檔案管理不夠規(guī)范的問題。而且采供血專業(yè)作為醫(yī)學(xué)邊緣學(xué)科，專業(yè)技術(shù)隊(duì)伍一直存在專業(yè)序列相對(duì)單一、勞動(dòng)地點(diǎn)分散、重復(fù)工作勞動(dòng)量較大等特點(diǎn)，對(duì)工作人員工作積極性、敬業(yè)精神、從業(yè)耐性和忍耐力以及社會(huì)交際能力有較高的要求，人力資源服務(wù)保障水平相對(duì)落后，未能適應(yīng)采供血業(yè)務(wù)飛速發(fā)展的需求。

以筆者所在機(jī)構(gòu)為例，做好人事檔案專審工作，可從加強(qiáng)人事檔案日常管理、重視人事檔案的專審“全覆蓋”落實(shí)入手。并以此為契機(jī)，全面梳理采供血機(jī)構(gòu)和行業(yè)的人力資源信息，提高機(jī)構(gòu)的人力資源管理業(yè)務(wù)水平，提高人力資源的調(diào)配開發(fā)程度，進(jìn)一步加強(qiáng)采供血行業(yè)人才隊(duì)伍的培養(yǎng)與發(fā)展。

1 血站人事檔案專審的基本情況

近年來，全國(guó)各級(jí)機(jī)關(guān)事業(yè)單位先后啟動(dòng)干部人事檔案專項(xiàng)審核，以進(jìn)一步全面從嚴(yán)管理干部，堅(jiān)決整治干部檔案工作的不正之風(fēng)、嚴(yán)明組織人事紀(jì)律[2]。各級(jí)衛(wèi)生健康系統(tǒng)高度重視人事檔案專審工作，并以此為抓手，全面提升機(jī)構(gòu)人事檔案信息的開發(fā)利用能力，以推進(jìn)人力資源管理不斷完善，從輔助職能逐漸向管理職能和服務(wù)職能轉(zhuǎn)變。

1.1 人事檔案專審工作的主要內(nèi)容和組織實(shí)施

根據(jù)上級(jí)文件，采供血機(jī)構(gòu)和所有機(jī)關(guān)事業(yè)單位開展人事檔案專審工作審核的內(nèi)容一樣，主要有四方面：①審核檔案材料是否齊全、完整，檔案內(nèi)容是否客觀、真實(shí)，干部信息是否真實(shí)準(zhǔn)確[3]；②工作經(jīng)歷材料是否完整、規(guī)范[4]；③檔案中有無錯(cuò)裝、混裝的材料[5]；④審核“三齡兩歷一身份”，即干部的出生時(shí)間、參加工作時(shí)間、入黨時(shí)間、學(xué)歷學(xué)位、工作經(jīng)歷、干部身份等重要信息[6]。由于采供血行業(yè)一直處于衛(wèi)生系統(tǒng)的邊緣，人手長(zhǎng)期得不到保障，導(dǎo)致2000年以來，一直沒有專人負(fù)責(zé)人事檔案管理工作。為此，本次檔案審核，要特別注意“三齡兩歷一身份”的認(rèn)定。在審核檔案時(shí)，尤其要注意干部檔案的出生年月是否存在涂改，檔案材料是否存在造假等問題，這是專項(xiàng)審核的重點(diǎn)[7]，更是未來機(jī)構(gòu)組織人事部門在執(zhí)行人事改革文件時(shí)落實(shí)具體個(gè)人工資待遇的可靠依據(jù)。

人事檔案專審工作的組織實(shí)施一般分為前期準(zhǔn)備、審核登記、綜合處理以及審核材料處理和總結(jié)報(bào)告四個(gè)階段。前期準(zhǔn)備，包括訂立方案、人員調(diào)配和培訓(xùn)、健全管理制度等；審核登記，包括審核檔案、發(fā)現(xiàn)問題、研討記錄、提出調(diào)查意見；綜合處理，包括匯總分析問題、調(diào)查核實(shí)情況、組織認(rèn)定以及問題處理；審核材料處理和總結(jié)報(bào)告，指全面匯總數(shù)據(jù)，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，分析存在問題，制定人事檔案信息管理的意見措施[8]。其審核登記和綜合處理階段，是專審工作的核心[9]，必須遵循嚴(yán)格步驟。

1.2 人事檔案專審工作中發(fā)現(xiàn)的問題及其成因

衛(wèi)生事業(yè)機(jī)構(gòu)專項(xiàng)審查工作發(fā)現(xiàn)了檔案中存在的一些問題，如檔案信息“老化”、“脫節(jié)”，“三齡兩歷一身份”認(rèn)定不夠規(guī)范等情況，導(dǎo)致檔案資料未能全面真實(shí)反映員工的實(shí)際情況。以筆者所在地方為例，問題可以分為以下三種：

1.2.1 管理理念過時(shí)，人事檔案管理滯后。受傳統(tǒng)人事檔案被動(dòng)管理的思維模式制約，采供血機(jī)構(gòu)人事檔案管理長(zhǎng)期以來未被提到重要議事日程[10]。由于部門工作繁忙、檔案管理復(fù)雜(不同時(shí)期相關(guān)的管理規(guī)定要求不一樣，且延續(xù)性不夠)，組織人事部門的工作重點(diǎn)甚少向檔案管理工作傾斜，人事檔案工作(尤其是信息利用)不夠科學(xué)規(guī)范。

1.2.2 檔案資料不齊全，“三齡兩歷”認(rèn)定不規(guī)范。人事檔案存在資料未能持續(xù)完善、及時(shí)更新，信息資源未能及時(shí)提取、科學(xué)利用，“三齡”身份認(rèn)定方式方法不夠規(guī)范等問題[11]，數(shù)據(jù)模式單一、未實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)化。

1.2.3 檔案管理人員培訓(xùn)不足，未能發(fā)揮檔案信息的效用。由于人手緊張的行業(yè)通病，采供血機(jī)構(gòu)人事檔案管理人員并不是檔案專業(yè)技術(shù)人員，受專業(yè)性限制，對(duì)檔案管理兼職人員的要求僅停留在“按時(shí)”、“按量”歸檔，未向“按質(zhì)”、“按值”發(fā)展。

2 做好人事檔案全覆蓋專審的幾點(diǎn)建議

針對(duì)人事檔案管理理念過時(shí)、檔案資料不齊全以及管理人員培訓(xùn)不足等問題，筆者試從檔案搜集、審核、人員培訓(xùn)、管理保障以及數(shù)字化保障幾個(gè)細(xì)節(jié)提出做好人事檔案專審“全覆蓋”工作的幾項(xiàng)意見

2.1 肅清人事檔案管理源頭

2.1.1 準(zhǔn)確填寫并及時(shí)補(bǔ)充檔案資料，是做好人事檔案專審的基礎(chǔ)。檔案信息的審核工作，千絲萬縷，體現(xiàn)了人事工作的嚴(yán)肅性和政治性，更是我黨干部選拔任用工作的基礎(chǔ)。機(jī)構(gòu)的專審人員、檔案管理人員以及個(gè)人檔案本人都應(yīng)該高度重視，最大程度地把好人事檔案資料入口關(guān)[12]。機(jī)構(gòu)要教育員工嚴(yán)肅認(rèn)真對(duì)待資料的收集和填寫，從信息源頭把控好檔案資料的質(zhì)量[13]。個(gè)人信息采集要求填寫信息真實(shí)、準(zhǔn)確、完整、可靠，檔案載體安全、規(guī)范，任何人不得私自修改、增刪檔案材料。同時(shí)，要保證個(gè)人資料歸檔及時(shí)，結(jié)合人事業(yè)務(wù)內(nèi)容，

2.1.2 加強(qiáng)人事檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，是專審工作準(zhǔn)確性的人力保障。加強(qiáng)業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)，提升人事檔案的審核專業(yè)能力，尤其是“三齡兩歷一身份”核心資料的信息審核認(rèn)定。制定專門的信息審核認(rèn)定表格，要求審核人員熟練掌握人事檔案審核方法，把在審核過程中發(fā)現(xiàn)的問題以及調(diào)查情況如實(shí)反映在表格，并及時(shí)提交工作小組討論決定處理意見，報(bào)上級(jí)黨組織批示后，要予以澄清和解決。

2.2 重視人事檔案的專審“全覆蓋”落實(shí)

2.2.1 成立專門的工作小組，加強(qiáng)組織保障。合理配置團(tuán)隊(duì)相關(guān)崗位并明確職責(zé)，是有效的保障[5]。團(tuán)隊(duì)成員應(yīng)包括組工干部、黨建干部、紀(jì)檢干部以及專審人員隸屬部門委派人員。而且必須設(shè)立專門的工作場(chǎng)所，制定明確的工作細(xì)則。

2.2.2 規(guī)范化、程序化的審核方法，是人事檔案專審合法性的保障。根據(jù)《干部人事檔案工作管理?xiàng)l例》的相關(guān)規(guī)定，嚴(yán)格審核的工作程序。整個(gè)流程必須清晰明了，并且“雁過留聲，水過留痕”，得有所證明。建議結(jié)合工作實(shí)際，制定流程圖，讓參與的工作人員和檔案當(dāng)事人“心中有數(shù)”，減少職工對(duì)檔案專審嚴(yán)肅性、程序性的質(zhì)疑。并建議設(shè)計(jì)制作一系列工作表格，增加專審工作的權(quán)威性、公信力以及規(guī)范性。如《干部人事檔案專項(xiàng)審核情況登記表》《干部人事檔案專項(xiàng)審查工作用干部任免審批表(員工填寫)》《干部人事檔案專項(xiàng)審核認(rèn)定表》等。

2.2.3 人事檔案審核必須落實(shí)“全覆蓋”，就是要強(qiáng)調(diào)審核范圍必須包括機(jī)構(gòu)全體在編在崗員工的人事檔案，不落死角。同時(shí)，也強(qiáng)調(diào)今后凡新進(jìn)入審核范圍的人員檔案，也要按照全覆蓋標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行審核。這是檔案管理政治性和權(quán)威性的要求。人事檔案專項(xiàng)審核全覆蓋工作必須按照分級(jí)負(fù)責(zé)、分類實(shí)施、全覆蓋的原則，堅(jiān)持標(biāo)準(zhǔn)不降、適度提前的要求，實(shí)現(xiàn)人事檔案專項(xiàng)審核全覆蓋。以筆者所在機(jī)構(gòu)為例，血液中心為正處級(jí)單位，按照干部管理權(quán)限，機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)班子成員及五六級(jí)職員由市衛(wèi)健委審核，機(jī)構(gòu)的中層干部和其他在編在崗干部由血液中心負(fù)責(zé)審核。血液中心采取分類實(shí)施，先在中層干部范圍內(nèi)開展“全覆蓋”專審，總結(jié)做法、積累經(jīng)驗(yàn)以后，再在全體在編在崗干部中落實(shí)，以有效保障工作順利開展。

2.2.4 建立問題電子檔案，逐步推進(jìn)數(shù)字化保障。專審數(shù)字化，主要指構(gòu)建檔案審查問題樣本庫[14]。引入錯(cuò)誤模式、影響及危害分析方法，并結(jié)合數(shù)字化管理技術(shù)，根據(jù)發(fā)現(xiàn)的問題歸類評(píng)級(jí)，對(duì)標(biāo)處理，避免經(jīng)驗(yàn)論，減少主觀性。例如，針對(duì)錯(cuò)誤出現(xiàn)的概率定級(jí)，定為經(jīng)常出現(xiàn)、很可能出現(xiàn)、偶然出現(xiàn)、很少出現(xiàn)、極少出現(xiàn)；按后果嚴(yán)重程度分類，分為災(zāi)難性問題、致命性問題、嚴(yán)重問題、輕度問題。利用樣本庫，可以進(jìn)一步分析干部人事管理中出現(xiàn)的問題，分析原因、理清整改思路、以及預(yù)測(cè)發(fā)展勢(shì)頭，為機(jī)構(gòu)宏觀管理和干部隊(duì)伍建設(shè)提出建議方向。

3 人事檔案專審“全覆蓋”工作在采供血機(jī)構(gòu)開展的成效

3.1 從組織人事工作角度看，有利于提高機(jī)構(gòu)的人力資源管理業(yè)務(wù)水平

一方面，專審“全覆蓋”工作對(duì)傳統(tǒng)人事檔案工作提出了定時(shí)、定點(diǎn)、定量的要求，將干部人事檔案工作提到一個(gè)新的高度，有利于提高采供血機(jī)構(gòu)干部選拔任用的公信力。人事檔案專審工作主要審核干部檔案中涉及干部的出生日期、參加工作時(shí)間、入黨時(shí)間、學(xué)歷學(xué)位、工作經(jīng)歷、干部身份和家庭主要成員及重要社會(huì)關(guān)系等信息的專項(xiàng)工作，體現(xiàn)了從嚴(yán)治黨、從嚴(yán)管理干部的迫切需要，體現(xiàn)了整治用人不正之風(fēng)、提升干部工作公信力的迫切需要，體現(xiàn)了檔案本質(zhì)特性要求、干部檔案規(guī)范化管理的迫切需要。

另一方面，人事檔案是中國(guó)人事制度管理的一項(xiàng)重要特色，與個(gè)人工資待遇按勞動(dòng)保障和組織關(guān)系緊密掛鉤，各項(xiàng)材料相互佐證、相互聯(lián)系。專審工作的全覆蓋落實(shí)，正好是對(duì)過往每位干部的人事資料的確認(rèn)，可以借此機(jī)會(huì)理清不同年代、不同時(shí)期人事制度和工資待遇變化的脈絡(luò)，從而更好地指導(dǎo)工資、職稱管理工作。專審人員在與干部本人、業(yè)務(wù)經(jīng)辦人調(diào)查取證的過程，就是一個(gè)梳理歷史文件、規(guī)范人事管理流程、明確業(yè)務(wù)辦理手續(xù)、宣傳人事規(guī)章制度的過程。專項(xiàng)工作有利于組織人事部門迅速提升機(jī)構(gòu)管理地位，并為之后的人事改革和制度變化落實(shí)的宣傳和執(zhí)行帶來了組織保障。

3.2 從機(jī)構(gòu)戰(zhàn)略管理角度看，有利于提高人力資源的調(diào)配開發(fā)

從人力資源開發(fā)角度，采供血機(jī)構(gòu)開展檔案專審工作具有更為明顯的現(xiàn)實(shí)意義。一直以來，采供血機(jī)構(gòu)是以采供血業(yè)務(wù)為主線管理的公共衛(wèi)生機(jī)構(gòu)，人力資源管理難免被忽視成為輔助職能，機(jī)構(gòu)人員管理方式相對(duì)落后。人力資源工作一般停留在算工資、送審職稱評(píng)審材料、辦理醫(yī)療保障等業(yè)務(wù)性工作上，對(duì)于機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)發(fā)展規(guī)劃、人才調(diào)配的參與較少?！叭采w”的專項(xiàng)工作，有利于組織人事部門實(shí)現(xiàn)職能轉(zhuǎn)變，從而提高機(jī)構(gòu)人力資源部開發(fā)能力。

首先，專審可以為人力資源管理提供關(guān)于采供血工作者的思想道德素養(yǎng)、學(xué)歷學(xué)業(yè)水平、工作經(jīng)歷和業(yè)務(wù)水平的全景圖，從人力專業(yè)角度，向領(lǐng)導(dǎo)班子決策層提供各部門人員構(gòu)成和工作任務(wù)分配的意見建議，以此保障工作任務(wù)分配合理，從而優(yōu)化不同部門的人員配置[15]。其次，專審工作，需要每位員工親自確認(rèn)個(gè)人檔案材料，為機(jī)構(gòu)人力資源管理職稱評(píng)定工作提供重要鑒定材料，使個(gè)人信息有據(jù)可循，保證了個(gè)人業(yè)務(wù)檔案材料的真實(shí)性和權(quán)威性[16]。此項(xiàng)工作有利于組織人事部門與每位員工建立較好的溝通關(guān)系，協(xié)助員工個(gè)人建立職業(yè)生涯管理思維。機(jī)構(gòu)有機(jī)會(huì)通過加強(qiáng)員工的個(gè)人職業(yè)管理，來整體提升員工團(tuán)隊(duì)的采供血業(yè)務(wù)能力，強(qiáng)化采供血工作者的職業(yè)精神，從而達(dá)到人力資源的再開發(fā)、再利用。再者，專審工作的程序化、權(quán)威性促進(jìn)了人力資源管理制度的優(yōu)化。組織人事干部在開展專審過程中，可以通過對(duì)發(fā)現(xiàn)問題的統(tǒng)計(jì)分類，查找原因，及時(shí)改進(jìn)人事管理中的程序和手續(xù)，使檔案管理從傳統(tǒng)的監(jiān)督功能轉(zhuǎn)向服務(wù)功能，從而實(shí)現(xiàn)組織人事部門職能從傳統(tǒng)的輔助職能轉(zhuǎn)向主動(dòng)管理過渡，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)“人才建站”戰(zhàn)略，全面提升采供血機(jī)構(gòu)人力資源開發(fā)利用的能力。

3.3 從行業(yè)發(fā)展角度看，有利于加強(qiáng)采供血行業(yè)人才隊(duì)伍的培養(yǎng)發(fā)展

采供血機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)向全市醫(yī)院提供臨床用血，對(duì)工作人員的專業(yè)技術(shù)和質(zhì)量安全要求高。以廣州為例，采供血機(jī)構(gòu)有血液中心1家、中心血站1家、血站2家。血液中心行使省血液質(zhì)量控制機(jī)構(gòu)的職能，指導(dǎo)其他三家血站保障血液安全，并向全市三百多家醫(yī)院提供血液。2020年，廣州市共有38.4萬人次參加無償獻(xiàn)血，獻(xiàn)血量達(dá)58萬單位，采血總量位居全國(guó)各大城市第一位。血液中心在職員工402人，人均年血液采供量位列全國(guó)首位。隨著大灣區(qū)醫(yī)療中心政策方針的逐步落實(shí)，全市醫(yī)療用血量將急速增加，對(duì)無償獻(xiàn)血宣傳發(fā)動(dòng)、血液采集、血液制備、血液檢驗(yàn)、血液貯存發(fā)放以及血液相關(guān)科學(xué)研究方面的專業(yè)技術(shù)人才需求不斷增加。

然而，大部分采供血機(jī)構(gòu)目前專業(yè)技術(shù)人才的數(shù)量和質(zhì)量，難以滿足保障各地區(qū)醫(yī)療高地建設(shè)對(duì)臨床血液保障的需求。一方面，機(jī)構(gòu)要嚴(yán)格執(zhí)行上級(jí)編制控制相關(guān)文件，編制內(nèi)人員和編制外人員的招聘人數(shù)都難以突破，難以在數(shù)量上改變?nèi)耸植蛔愕膯栴}。另一方面，由于公共衛(wèi)生機(jī)構(gòu)現(xiàn)存的體制機(jī)制不夠靈活，對(duì)高層次專業(yè)技術(shù)人才的招聘和保留高層次專業(yè)技術(shù)人才的吸引力不夠。

通過人事檔案專審“全覆蓋”工作，對(duì)全行業(yè)的人力資源做進(jìn)一步梳理和分析，有利于從宏觀上形成較立體全面的戰(zhàn)略部署。站在行業(yè)規(guī)劃和發(fā)展的角度，與地方高校加強(qiáng)學(xué)科建設(shè)與科學(xué)研究方面的合作，促進(jìn)采供血工作未來的科學(xué)發(fā)展，以進(jìn)一步保障臨床用血需求，為醫(yī)療高地建設(shè)夯實(shí)采供血行業(yè)人才隊(duì)伍的保障。采供機(jī)構(gòu)應(yīng)以此為契機(jī)，從區(qū)域性行業(yè)規(guī)劃入手，科學(xué)設(shè)計(jì)采供血行業(yè)的人才需求和培養(yǎng)規(guī)劃，落實(shí)行業(yè)人力資源戰(zhàn)略性管理工作，對(duì)現(xiàn)有人力資源進(jìn)行再開發(fā)，夯實(shí)學(xué)科人才發(fā)展的基礎(chǔ)，促進(jìn)采供血事業(yè)和諧發(fā)展，為衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展和人民健康帶來福祉。