摘要：新時(shí)代基層政府機(jī)關(guān)檔案管理普遍應(yīng)用數(shù)字化的管理模式，這種管理模式不僅體現(xiàn)了時(shí)代發(fā)展的特征，也順應(yīng)了當(dāng)下信息化的趨勢(shì)。本文圍繞基層政府機(jī)關(guān)檔案管理部門(mén)研究現(xiàn)狀可視化分析進(jìn)行了探討，首先對(duì)基層政府機(jī)關(guān)檔案管理的現(xiàn)狀進(jìn)行了分析，然后舉出了檔案研究可視化分析案例，并通過(guò)結(jié)論對(duì)當(dāng)下基層政府機(jī)關(guān)檔案管理的發(fā)展形式進(jìn)行了判定。

關(guān)鍵詞：檔案基層政府機(jī)關(guān)管理;研究現(xiàn)狀;可視化分析

引言

基層政府機(jī)關(guān)檔案管理部門(mén)的職責(zé)是履行基層政府機(jī)關(guān)管理職能，是對(duì)檔案事業(yè)進(jìn)行管理的專(zhuān)項(xiàng)機(jī)構(gòu)，主要負(fù)責(zé)全國(guó)范圍內(nèi)的各級(jí)基層政府機(jī)關(guān)區(qū)檔案事業(yè)，同時(shí)對(duì)基層政府機(jī)關(guān)區(qū)域內(nèi)部的機(jī)關(guān)、團(tuán)體以及事業(yè)單位等進(jìn)行檔案工作的指導(dǎo)和監(jiān)督?；鶎诱畽C(jī)關(guān)檔案管理部門(mén)工作人員主要從事的是機(jī)關(guān)檔案的管理工作，并且在日積月累的管理工作中相關(guān)工作人員會(huì)積累豐富的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)并形成專(zhuān)業(yè)的知識(shí)構(gòu)架。

一、基層政府機(jī)關(guān)檔案管理現(xiàn)狀

1、文檔存儲(chǔ)對(duì)于文檔的載體要求較高

隨著檔案數(shù)字化的高速發(fā)展，對(duì)其存儲(chǔ)載體也提出了更高的要求。檔案數(shù)量較比原來(lái)大大增加，存儲(chǔ)的媒介還是原來(lái)的光盤(pán)庫(kù)，磁帶庫(kù)等，這就使得介質(zhì)的更新迭代進(jìn)度并不能滿足大量增漲的檔案信息數(shù)量的需要。并且存儲(chǔ)形式的更新也較慢，受到以往成熟技術(shù)的影響，存儲(chǔ)形式依舊維持著原來(lái)的方式，讓存儲(chǔ)的檔案在讀取和查閱時(shí)產(chǎn)生困難。因此電子檔案要想長(zhǎng)期永久保存仍然任重道遠(yuǎn)。

2、網(wǎng)絡(luò)安全

信息技術(shù)的普及意味著信息化時(shí)代的到來(lái)，隨著新時(shí)代的到來(lái)，時(shí)代所產(chǎn)生的弊端也滲透到了檔案管理行業(yè)中。大量的數(shù)據(jù)傳輸使得網(wǎng)絡(luò)黑客以及其它不法分子有機(jī)可乘，在檔案?jìng)鬏數(shù)倪^(guò)程中實(shí)施非法入侵或者種植電腦病毒，會(huì)極大的造成檔案信息的損失甚至是損毀。目前在對(duì)數(shù)字化檔案?jìng)鬏敽捅４媸堑募用苁侄稳源嬖诓蛔?。例如電子編碼技術(shù)是非數(shù)字化轉(zhuǎn)為數(shù)字化檔案的一種技術(shù)，由于檔案在聯(lián)網(wǎng)傳輸過(guò)程中可以被修改，而檔案本身并不能修改，這就會(huì)產(chǎn)生一定的問(wèn)題，給檔案數(shù)字化管理增加了難度。

二、基層政府機(jī)關(guān)檔案管理的意義

1、能夠推動(dòng)檔案管理水平的提升

數(shù)字化檔案管理在新時(shí)代是大勢(shì)所趨，相較于傳統(tǒng)的檔案管理制度這種新的管理手段在對(duì)檔案信息的整理歸納和查詢使用中都得到了極大的提升。對(duì)于傳統(tǒng)檔案保存的方法十分復(fù)雜，而且保存使勁不長(zhǎng)，因?yàn)樵镜谋４婷浇榇蠖嗍羌垼堅(jiān)诒４孢^(guò)程中容易受潮，容易起火，而且在長(zhǎng)時(shí)間的保存下容易使保存信息模糊，甚至在傳輸過(guò)程中容易導(dǎo)致信息泄露等問(wèn)題。就如比爾蓋茨的一張非常著名的照片中所顯現(xiàn)的那樣，一噸重的紙質(zhì)文件或許在一張輕薄的軟盤(pán)中就可以保存，原本的檔案資料所需要占據(jù)的空間巨大，而且保存和轉(zhuǎn)換介質(zhì)和信息傳輸中都需要大量的人工來(lái)完成，而數(shù)字化的檔案管理就不需要這么多的人力，但是因?yàn)樾枰D(zhuǎn)換介質(zhì)等原因，對(duì)檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)性提出了新的要求。

2、符合時(shí)代潮流

先進(jìn)的檔案管理設(shè)備和先進(jìn)的技術(shù)使用都順應(yīng)了時(shí)代的發(fā)展潮流。時(shí)代要求信息電子化，而數(shù)字化的檔案管理正符合這一要求，并且當(dāng)代人們對(duì)于信息技術(shù)的掌握度比較高，這種管理模式恰恰能滿足民眾的需要。因此這種新的管理模式必須被大范圍應(yīng)用。對(duì)于客戶服務(wù)以及舊檔案介質(zhì)轉(zhuǎn)化等一系列的問(wèn)題和挑戰(zhàn)，相關(guān)技術(shù)人員也應(yīng)符合新時(shí)代的要求加以解決。

3、提升工作服務(wù)質(zhì)量

檔案的作用就是被查詢，因此數(shù)字化檔案管理應(yīng)該方便用戶進(jìn)行搜索和查詢。提升服務(wù)的手段可以使對(duì)檔案標(biāo)記關(guān)鍵詞，讓用戶能夠通過(guò)關(guān)鍵詞進(jìn)行檢索，或者提升搜索界面的便捷性使用戶更容易操作等。這就對(duì)檔案的工作服務(wù)質(zhì)量提出了更高的要求，因此在檔案信息資源庫(kù)的使用上相關(guān)的管理人員應(yīng)該注重?cái)?shù)字存儲(chǔ)設(shè)備的保養(yǎng)以及網(wǎng)絡(luò)的流暢性等。使檔案管理和服務(wù)質(zhì)量都能夠得到提升，這對(duì)檔案管理人員的能力和素質(zhì)都是一項(xiàng)巨大挑戰(zhàn)。

4、促進(jìn)檔案管理的穩(wěn)定發(fā)展

在新時(shí)代的社會(huì)建設(shè)中，科學(xué)技術(shù)水平已經(jīng)得到了很大的提升，信息化數(shù)字化的建設(shè)水平更是突飛猛進(jìn)，受到這方面的影響，檔案信息的數(shù)量有了極大的增加，并且對(duì)于信息的收集，分析和處理查詢過(guò)程中的難度也在飛速上升，但是這種難度的提升正是檔案管理向著現(xiàn)代化邁進(jìn)的標(biāo)志，提升檔案管理的科學(xué)化水平就是推擠年我國(guó)檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)途徑。

三、基層政府機(jī)關(guān)檔案科學(xué)化管理實(shí)踐

1、建立健全的數(shù)字化管理制度

從數(shù)字化檔案的服務(wù)需求和信息安全等方面入手，注重檔案存儲(chǔ)媒介的存儲(chǔ)手段，制定完整的健全的管理制度架構(gòu)。新的制度要求對(duì)檔案的高保密性，并且在檔案的信息搜集過(guò)程中，要保證其完整性和高效性。對(duì)數(shù)字化管理檔案的工作方式和工作人員也應(yīng)該破舊立新，使整體的檔案管理完整有序的進(jìn)行。同時(shí)提升用戶滿意度，只有更加到位的服務(wù)觀念和技術(shù)手段，才能夠?qū)n案數(shù)字化管理的整理，歸納，存儲(chǔ)，分類(lèi)和數(shù)據(jù)傳輸進(jìn)行有效的整體提升。

2、加強(qiáng)檔案的安全管理

由于網(wǎng)絡(luò)本身的固有屬性，信息極容易泄露，因此對(duì)于檔案的安全管理不容忽視。這要求檔案管理人員不僅要懂得檔案管理的相關(guān)處理流程，還要對(duì)相關(guān)技術(shù)有極深的了解，例如如何對(duì)存儲(chǔ)進(jìn)行加密，對(duì)訪問(wèn)者進(jìn)行身份辨析和控制，對(duì)電子傳輸過(guò)程中進(jìn)行安全性檢查等。這些工作都能夠提升檔案被查詢時(shí)的安全性。

3、認(rèn)識(shí)到檔案管理數(shù)字化的重要性

檔案數(shù)字化管理人員應(yīng)該有自己專(zhuān)業(yè)性的責(zé)任感和使命感，自覺(jué)的對(duì)檔案的內(nèi)容進(jìn)行守護(hù)，并且應(yīng)該有較強(qiáng)的服務(wù)意識(shí)，從而構(gòu)建起檔案數(shù)字化管理的基石。

4、轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理思想

要對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理的科學(xué)性進(jìn)行提升，主要就是從源頭上摒棄傳統(tǒng)的管理思想和管理理念，并且要借鑒傳統(tǒng)管理方式中的優(yōu)點(diǎn)進(jìn)行突破性的創(chuàng)造，并且充分的認(rèn)識(shí)到這種管理方式轉(zhuǎn)變的重要性，通過(guò)樹(shù)立科學(xué)合理的檔案管理思想從而提升檔案管理的科學(xué)化水平。因此在進(jìn)行檔案管理的過(guò)程中可以應(yīng)用現(xiàn)代化數(shù)字化的理念進(jìn)行管理，從并且重視在管理軟件和硬件上的投入，使得檔案管理向著數(shù)字化，信息化和和科學(xué)化的方向邁進(jìn)。

四、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，新時(shí)代的基層政府機(jī)關(guān)檔案管理需要相關(guān)工作人員的共同努力，從思想意識(shí)和技術(shù)手段上下手，著重現(xiàn)代電子信息技術(shù)在檔案管理上的應(yīng)用，摒除傳統(tǒng)檔案管理中存在的弊端，全面建設(shè)新時(shí)代的信息檔案管理方案。

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作者簡(jiǎn)介：姓名：汪靜（出生年月：1988.12），性別：女，民族：漢，籍貫（省市）：山東定陶，職務(wù)職稱：助理館員，學(xué)歷：本科，研究方向：檔案管理