信息共享視域下高校檔案數(shù)據(jù)共享策略

趙善棟

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，高校檔案數(shù)據(jù)管理面臨著嚴峻挑戰(zhàn)，普遍存在“信息孤島”和“數(shù)據(jù)炊煙”的情況。如何突破阻礙檔案管理發(fā)展的這一瓶頸，是當前高校檔案數(shù)據(jù)管理急需解決的問題?！度珖鴻n案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》指出，“加快檔案信息資源共享服務(wù)平臺建設(shè)。實施國家數(shù)字檔案資源融合共享服務(wù)工程。建立開放檔案信息資源社會化共享服務(wù)平臺，制定檔案數(shù)據(jù)開放計劃，落實數(shù)據(jù)開放與維護的責(zé)任；優(yōu)先推動與民生保障服務(wù)相關(guān)的檔案數(shù)據(jù)開放；積極探索助力數(shù)字經(jīng)濟和社會治理創(chuàng)新的檔案信息服務(wù)；拓寬通過檔案網(wǎng)站和移動終端開展檔案服務(wù)的渠道”，為高校檔案數(shù)據(jù)共享指明了方向。因此，要解決這一問題，必須要加強高校檔案數(shù)據(jù)共享，使高校檔案數(shù)據(jù)得到高效利用。

一、信息共享視域下高校檔案數(shù)據(jù)共享的機遇

信息技術(shù)背景下,信息資源共享給高校檔案工作帶來了新的機遇，高校應(yīng)抓住信息資源共享的機遇，采取有力措施，在管理意識、技術(shù)處理等方面進行改革創(chuàng)新，以適應(yīng)檔案管理在信息時代的發(fā)展要求。

1.高校檔案數(shù)據(jù)共享有助于豐富高校檔案數(shù)據(jù)資源。檔案信息化、數(shù)字化為高校檔案數(shù)據(jù)共享奠定了豐富的檔案數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。而高校檔案種類眾多，比如黨群、行政、教學(xué)、科研、基建、財會等，為師生提供檔案利用具有重要價值。高校檔案數(shù)據(jù)共享從廣度、深度上極大地豐富了檔案部門館藏信息資源，海量的檔案數(shù)據(jù)信息通過大數(shù)據(jù)技術(shù)為檔案深度挖掘提供了巨大的信息資源。比如，教學(xué)檔案共享利用可以為高校教學(xué)工作提供先進的教學(xué)管理經(jīng)驗，基建檔案共享利用可以為高校校園基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)提供發(fā)展規(guī)劃參考，校史檔案信息共享利用則為校園文化建設(shè)及開發(fā)校園文創(chuàng)項目提供校史資料。

2.高校檔案數(shù)據(jù)共享有助于提高高校檔案管理效率。一方面，檔案信息資源經(jīng)過檔案部門開發(fā)和加工后，其利用價值進一步得到提升，如檔案編研、檔案著錄等，檔案利用者在檢索和研究中更便捷地找到更豐富的檔案信息資源。各個高校的檔案數(shù)據(jù)通過共享平臺共享，能夠在平臺上獲取不同區(qū)域的高校檔案數(shù)據(jù)，為各高校檔案管理、利用提供有力的支撐。另一方面，高校檔案數(shù)據(jù)共享有利于提高高校行政工作效率，如教育廳發(fā)布的文件有些通過本地政府部門轉(zhuǎn)發(fā)，有些又通過教育廳系統(tǒng)直接發(fā)布，文件的接收和歸檔卻由高校自行管理，這樣就會造成重復(fù)工作和資源的浪費，如果出現(xiàn)高校保存不當?shù)那闆r，就會給檔案利用帶來困難.而高校檔案信息資源共享平臺就很好地解決了這個問題，在同一個平臺發(fā)布和歸檔保存，避免了重復(fù)工作和資源的浪費，從而提高了檔案管理的效率。

二、信息共享視域下高校檔案數(shù)據(jù)共享存在的問題

1.高校協(xié)同合作意識欠缺。多方協(xié)同合作是信息共享視域下高校檔案數(shù)據(jù)共享的必然要求。一是要消除高校內(nèi)部各部門間的壁壘，檔案共享才能實現(xiàn)高效運轉(zhuǎn)。二是校際之間、高校與其他檔案部門間要打破信息資源壁壘，通過互通有無、檔案數(shù)據(jù)異地備份等實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)共享。但從目前高校檔案數(shù)據(jù)共享的情況來看，在管理體制機制建設(shè)、業(yè)務(wù)技術(shù)標準建設(shè)、信息化建設(shè)、開發(fā)利用等方面參差不齊，沒有建立統(tǒng)一的規(guī)范和標準。要充分發(fā)揮高校檔案數(shù)據(jù)共享的作用，必須匯聚高校檔案數(shù)據(jù)優(yōu)勢參與共享平臺建設(shè)，但由于檔案管理體制、技術(shù)標準不一等因素造成高校整體協(xié)同合作意識不強。

2.檔案數(shù)據(jù)共享標準化程度不高。高校檔案數(shù)據(jù)共享的目的是實現(xiàn)檔案利用價值的最大化，擴充高校檔案館館藏檔案存儲容量，豐富檔案種類和資源，為檔案利用提供有力的支持。而檔案數(shù)據(jù)共建共享的實現(xiàn)需要高質(zhì)量的信息化、數(shù)字化資源和高效率的數(shù)據(jù)處理技術(shù)。要達到檔案數(shù)據(jù)共建共享，就要處理巨大的數(shù)據(jù)量，對于檔案管理部門來說，數(shù)據(jù)處理壓力倍增。一方面，在相關(guān)的信息技術(shù)還未完善的情況下，各高校檔案部門沒有統(tǒng)一的規(guī)范和技術(shù)標準，在信息共享中不同標準的檔案信息資源都匯集在一起，因著錄和檢索方式的不同致使處理檔案數(shù)據(jù)的難度大大增加。另一方面，由于管理系統(tǒng)、共享聯(lián)機端口的不兼容等問題造成高校檔案數(shù)據(jù)共享的阻礙。

3.網(wǎng)絡(luò)環(huán)境安全性不足。高校檔案數(shù)據(jù)涉及的個人隱私較多，如學(xué)生檔案、黨員檔案、科研檔案等，互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下，一旦信息泄露就會造成不可挽回的損失，例如2017年勒索蠕蟲病毒在全球爆發(fā)，造成高校大量的個人信息泄露。信息共享視域下高校檔案數(shù)據(jù)共享面臨巨大的安全風(fēng)險，一方面，在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下檔案隱私保護技術(shù)還未成熟，而大量的檔案信息資源是通過互聯(lián)網(wǎng)進行共享，如檔案被損壞、偷竊、篡改都會對檔案資源共享平臺的數(shù)據(jù)造成威脅。另一方面，在高校檔案數(shù)據(jù)共享中，每個檔案管理部門都擁有共享檔案的管理端口，對檔案信息安全負有同等重要的責(zé)任，檔案數(shù)據(jù)在各檔案管理部門間流通，一旦出現(xiàn)紕漏，就會將所有參與的檔案管理部門牽扯進來，導(dǎo)致檔案的安全風(fēng)險。

4.檔案管理專業(yè)人才缺乏。在信息共享視域下的高校檔案數(shù)據(jù)共享中，海量的檔案數(shù)據(jù)處理對檔案管理人員提出了更高的要求，高校檔案管理人員素質(zhì)的高低直接決定了檔案數(shù)據(jù)信息化的建設(shè)效果。然而，目前高校普遍存在檔案專業(yè)人才短缺、人員配備不足現(xiàn)象，僅能應(yīng)付日常的檔案管理工作，根本無暇顧及信息化水平較高的檔案數(shù)據(jù)共建共享工作的開展。另一方面，高校檔案數(shù)據(jù)共享需要具備信息專業(yè)和計算機專業(yè)的高素質(zhì)人才來解決共享中技術(shù)層面的問題。

三、信息共享視域下高校檔案數(shù)據(jù)共享策略

1.加強高校檔案數(shù)據(jù)共享協(xié)同機制。首先，高校各部門間密切配合、互聯(lián)互通，實現(xiàn)信息資源的高效流通，完成檔案資源的歸檔和檔案數(shù)據(jù)的整合，為高校檔案數(shù)據(jù)共享奠定信息資源基礎(chǔ)。其次，建立校際間的協(xié)同合作共享領(lǐng)導(dǎo)小組，做好戰(zhàn)略規(guī)劃、協(xié)調(diào)、統(tǒng)籌，指導(dǎo)各高校檔案管理部門的工作，對檔案數(shù)據(jù)共建共享平臺進行日常維護、更新、升級等，并牽頭組織培訓(xùn)學(xué)習(xí)和交流，使各高校在檔案數(shù)據(jù)共建共享中實現(xiàn)合作共贏。同時，明確崗位職責(zé)，建立獎懲機制和績效制度，調(diào)動檔案人員的積極性，在檔案數(shù)據(jù)共建共享中推動工作創(chuàng)新發(fā)展。

2.健全高校檔案數(shù)據(jù)共享標準。高校檔案數(shù)據(jù)共享的前提是建立健全共享統(tǒng)一標準體系，元數(shù)據(jù)和著錄標準應(yīng)在遵循國家標準和行業(yè)標準的情況下，由高校檔案數(shù)據(jù)共享領(lǐng)導(dǎo)小組經(jīng)過調(diào)研，設(shè)計總體標準框架，制定符合高校自身情況的檔案數(shù)據(jù)標準，并監(jiān)督執(zhí)行和管理，從而奠定信息共享的可操作性。一是檔案數(shù)據(jù)入口方面的統(tǒng)一。加強檔案信息技術(shù)處理，從檔案收集、整理開始嚴格按照規(guī)范標準操作，保證數(shù)字化檔案信息的完善和規(guī)范，極大地提高檔案數(shù)據(jù)共享工作效率。二是系統(tǒng)、軟件應(yīng)用方面的統(tǒng)一。規(guī)范標準的檔案數(shù)據(jù)，更利于日后的檔案管理、利用和開發(fā)。

3.構(gòu)建高校檔案數(shù)據(jù)共享安全保障機制。國家檔案局于2020年5月28日發(fā)布的《關(guān)于檔案部門使用政務(wù)云平臺過程中加強檔案信息安全管理的意見》中強調(diào)，做好檔案信息安全保護工作，切實保障檔案信息的安全。國家檔案局發(fā)布的意見為檔案部門的信息安全問題提供了可供參考的指導(dǎo)意見?！度珖鴻n案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》中指出，要“加強檔案信息資源在公開共享等環(huán)節(jié)的安全評估與保護”?；ヂ?lián)網(wǎng)時代，必須要考慮到檔案的保密性和唯一性，檔案在互聯(lián)網(wǎng)上面臨更多復(fù)雜的風(fēng)險和安全問題。在平臺上的檔案都會涉及保密問題，做好保密工作是最重要的工作內(nèi)容。因此，應(yīng)從制度保障、人員管理保障、技術(shù)保障三個方面構(gòu)建高校檔案數(shù)據(jù)共享多維度的安全保障機制。一是提高檔案人員檔案安全管理意識，規(guī)范化操作，明確崗位職責(zé)和分工。二是制定檔案數(shù)據(jù)共享安全管理制度。檔案在各高校間流通，其中不乏敏感信息和個人隱私，如學(xué)生檔案、科研檔案等。因此，制定符合高校自身特點并可實施的安全管理規(guī)定，確保安全的前提下才能共享，從而確保檔案在共享過程中的安全。例如，2020年7月，廣西自治區(qū)檔案局印發(fā)的《廣西檔案信息資源共享平臺管理暫行辦法》，加強了廣西檔案信息資源共享平臺的管理和應(yīng)用，確保了共享平臺高效運行和系統(tǒng)、數(shù)據(jù)的安全。三是要研究和應(yīng)用先進的安全管理技術(shù)。高校檔案數(shù)據(jù)共享暴露在復(fù)雜的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，檔案安全容易受到威脅，因此要運用先進的安全性高的技術(shù)作為保障，例如借鑒云技術(shù)和區(qū)塊鏈技術(shù)以保障檔案數(shù)據(jù)安全性。

4.建設(shè)高校檔案數(shù)據(jù)共享專業(yè)人才隊伍?！度珖鴻n案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》中指出：“引用信息化手段優(yōu)化人才管理方式，促進檔案人才隊伍建設(shè)。建設(shè)全國檔案專家信息庫?！睓n案數(shù)據(jù)共建共享目前還處于摸索階段，要實現(xiàn)高校檔案數(shù)據(jù)共享持續(xù)發(fā)展，必須加強檔案專業(yè)人才隊伍的建設(shè)。一是要加強專業(yè)綜合技能培養(yǎng)，如跨學(xué)科、跨專業(yè)的人才，具備信息素養(yǎng)、計算機素養(yǎng)、文學(xué)素養(yǎng)、美學(xué)素養(yǎng)等，以適應(yīng)檔案利用者多元化的需求。二是引進專業(yè)人才，增加新鮮血液，建設(shè)智囊團隊，為檔案共享提供專業(yè)人才支撐。專業(yè)人才可以為檔案的新技術(shù)的研究與創(chuàng)新提供強有力的智力支持。因此，一方面，高校檔案部門要引進專業(yè)人才并設(shè)置相應(yīng)的專業(yè)技術(shù)崗位，給予檔案專業(yè)人才發(fā)展空間。另一方面，高校檔案部門可以通過聘請第三方專業(yè)機構(gòu)來處理部分技術(shù)工作。三是建立區(qū)域高校檔案合作聯(lián)盟。推進高校聯(lián)合培養(yǎng)高層次檔案人才、師資，優(yōu)勢互補、相互提高，從而實現(xiàn)高校檔案數(shù)據(jù)共享長遠的持續(xù)的創(chuàng)新發(fā)展。