屈建春 李振卿 張 靜 竇俊偉 賈 浩

檔案管理工作是水利工程建設(shè)項(xiàng)目管理工作的重要組成部分。2021年6月25日水利部印發(fā)了新修訂的《水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)定》（以下簡(jiǎn)稱新規(guī)定），為今后全面做好水利工程檔案管理工作明確了具體規(guī)定，提出了新的工作標(biāo)準(zhǔn)和要求。

一、檔案管理工作存在問(wèn)題

（一）保障措施不足

水利工程建設(shè)項(xiàng)目各參建單位對(duì)檔案工作重視程度不足，在項(xiàng)目文件資料管理場(chǎng)地、設(shè)施配備、人才隊(duì)伍和工作經(jīng)費(fèi)等方面保障措施落實(shí)不夠到位，影響了水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作的順利開展。

（二）職責(zé)落實(shí)不夠

有的參建單位、施工方和監(jiān)理單位認(rèn)為水利工程檔案管理是項(xiàng)目法人的事情，工程完工后把相關(guān)文件材料全部交項(xiàng)目法人；項(xiàng)目法人內(nèi)部的有關(guān)業(yè)務(wù)部門也普遍認(rèn)為檔案工作應(yīng)由檔案管理部門負(fù)責(zé)。這都在一定程度影響了檔案資料全面及時(shí)收集、整理、科學(xué)立卷和規(guī)范歸檔。

（三）工作標(biāo)準(zhǔn)不高

由于平時(shí)對(duì)檔案工作重視不夠，文件資料保管不妥善，工程臨近驗(yàn)收時(shí)，突擊集中整理檔案，難以全部收集工程建設(shè)全過(guò)程的文件資料。從事檔案工作的人員，大多數(shù)是臨時(shí)抽調(diào)的兼職人員，檔案業(yè)務(wù)素質(zhì)不夠高，責(zé)任心也不夠強(qiáng)，致使水利工程文件資料歸檔不規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)不高。

（四）隱蔽工程檔案嚴(yán)重不足

水利工程建設(shè)過(guò)程中的隱蔽工程，需要及時(shí)做好聲像拍攝保存工作。但目前往往忽視這部分工作，導(dǎo)致隱蔽工程檔案不足，為以后工程運(yùn)行管理及維修養(yǎng)護(hù)帶來(lái)了不便。

二、新規(guī)定明確了各相關(guān)單位部門的職責(zé)任務(wù)

（一）項(xiàng)目法人對(duì)工程檔案工作負(fù)總責(zé)

一是建立檔案管理組織或機(jī)構(gòu)。明確分管領(lǐng)導(dǎo)，與工程建設(shè)管理各相關(guān)部門、參建單位、施工單位等共同構(gòu)建權(quán)責(zé)清晰的項(xiàng)目檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)。二是建立健全檔案管理工作制度。包括檔案管理辦法、檔案整編細(xì)則、檔案分類大綱及方案、項(xiàng)目文件資料歸檔范圍和檔案保管期限等，同時(shí)加強(qiáng)監(jiān)督保障制度執(zhí)行。三是明確項(xiàng)目檔案管理的具體要求。在簽訂合同、協(xié)議時(shí)，應(yīng)設(shè)立專門章節(jié)或條款明確檔案管理責(zé)任，對(duì)檔案質(zhì)量的要求、整理標(biāo)準(zhǔn)、相關(guān)費(fèi)用比例和違約責(zé)任等方面做出明確規(guī)定。監(jiān)理合同條款中，也應(yīng)明確監(jiān)理單位的檔案檢查和審查責(zé)任。四是建立項(xiàng)目檔案管理獎(jiǎng)懲機(jī)制。對(duì)項(xiàng)目文件資料的形成、收集、整理與歸檔等情況依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行嚴(yán)格的考核，并對(duì)項(xiàng)目文件管理?xiàng)l款的履責(zé)情況做出客觀評(píng)價(jià)。五是做好檔案監(jiān)督檢查整改工作。定期組織開展檔案工作情況自查自糾活動(dòng)，對(duì)檔案主管部門和上級(jí)主管部門在項(xiàng)目檔案監(jiān)督檢查工作中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題要及時(shí)整改落實(shí)。六是建立健全檔案信息化系統(tǒng)。應(yīng)將項(xiàng)目檔案信息化建設(shè)納入工程建設(shè)之中，做到同規(guī)劃、同部署、同實(shí)施。

（二）項(xiàng)目法人檔案管理機(jī)構(gòu)是檔案管理的統(tǒng)籌部門和協(xié)調(diào)核心

一是嚴(yán)格落實(shí)項(xiàng)目檔案管理的各項(xiàng)制度。組織協(xié)調(diào)工程各個(gè)相關(guān)部門和參建單位落實(shí)好項(xiàng)目檔案管理的相關(guān)制度。二是制定項(xiàng)目檔案管理工作方案。制定切實(shí)可行的檔案工作方案，對(duì)各相關(guān)部門和參建單位形成的文件資料實(shí)行嚴(yán)格的項(xiàng)目文件資料管理和歸檔管理。三是做好項(xiàng)目檔案的督導(dǎo)工作。及時(shí)監(jiān)督、指導(dǎo)工程建設(shè)管理各相關(guān)部門、參建單位和施工方對(duì)項(xiàng)目文件資料的形成、收集、保管、整理、立卷和歸檔等各項(xiàng)工作，審查檔案的完整性、客觀性、規(guī)范性和系統(tǒng)性，并及時(shí)督促移交項(xiàng)目檔案。四是開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。對(duì)文件資料員和檔案管理員進(jìn)行項(xiàng)目檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，定期到工地一線進(jìn)行有針對(duì)性的具體工作指導(dǎo)。五是參加重要會(huì)議和關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)活動(dòng)。參加項(xiàng)目工程建設(shè)的重要會(huì)議、重大活動(dòng)和重要設(shè)備的開箱驗(yàn)收，不僅要組織參加檔案竣工驗(yàn)收，還要參加單位工程、分部工程和單元工程的專項(xiàng)及階段性檢查與驗(yàn)收。六是做好檔案的接收與保管工作。負(fù)責(zé)項(xiàng)目檔案的接收、統(tǒng)計(jì)、保管、編研和利用等各項(xiàng)工作，對(duì)不符合要求的檔案予以退回，并限期整改，限時(shí)移交。

（三）項(xiàng)目法人各相關(guān)部門履行的檔案工作職責(zé)任務(wù)

項(xiàng)目法人各相關(guān)部門負(fù)責(zé)對(duì)水利工程建設(shè)項(xiàng)目技術(shù)文件的規(guī)范性提出要求，對(duì)本部門形成的項(xiàng)目文件資料進(jìn)行收發(fā)、登記、保管、收集、整理、立卷和歸檔；對(duì)勘察設(shè)計(jì)、環(huán)評(píng)、施工、監(jiān)理、總包、檢測(cè)等單位歸檔文件資料的完整性、客觀性、規(guī)范性和系統(tǒng)性進(jìn)行嚴(yán)格的審查后統(tǒng)一保存。

（四）參建單位是工程檔案管理的主體

各參建單位是工程檔案收集整理歸檔的主體，應(yīng)主動(dòng)建立健全檔案管理制度，并制定落實(shí)措施，報(bào)經(jīng)項(xiàng)目法人確認(rèn)后實(shí)施；及時(shí)做好所承擔(dān)項(xiàng)目文件資料的統(tǒng)計(jì)、收集、保管、整理、立卷和歸檔工作，接受項(xiàng)目法人的監(jiān)督和指導(dǎo)。

（五）監(jiān)理單位履行的檔案工作職責(zé)任務(wù)

監(jiān)理單位應(yīng)對(duì)所監(jiān)理項(xiàng)目歸檔文件資料的完整性、客觀性、規(guī)范性和系統(tǒng)性，依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行嚴(yán)格的審查，形成關(guān)于檔案工作的監(jiān)理審查報(bào)告。

三、新規(guī)定全面明確了水利工程建設(shè)項(xiàng)目歸檔要求

（一）強(qiáng)調(diào)照片、聲像等珍貴資料要及時(shí)收集整理歸檔

照片和音像視頻文件歸檔是工程檔案管理中的薄弱項(xiàng)，很多單位重視程度不夠，把歸檔文件狹隘地理解為紙質(zhì)文件，導(dǎo)致頻繁出現(xiàn)照片和音像視頻檔案收集不完整、整理不規(guī)范等現(xiàn)象?！靶乱?guī)定”特別強(qiáng)調(diào)，水利工程建設(shè)項(xiàng)目重要活動(dòng)及事件、原始地形地貌、工程形象進(jìn)度、隱蔽工程、關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)工序、重要部位、地質(zhì)和施工及設(shè)備缺陷處理、工程質(zhì)量或安全事故、重要芯樣、工程驗(yàn)收等，必須形成照片和音像視頻文件，并按照相關(guān)檔案管理規(guī)范妥善保存，及時(shí)整理歸檔。

（二）確定檔案的具體歸檔范圍和時(shí)限

“新規(guī)定”明確了水利工程建設(shè)項(xiàng)目文件資料的歸檔范圍和檔案保管期限，從前期工作、移民安置、征地補(bǔ)償?shù)介_工準(zhǔn)備、建設(shè)實(shí)施、試運(yùn)行、竣工驗(yàn)收等各個(gè)類別提出了167 個(gè)方面應(yīng)歸檔文件材料的范圍，并注明了保管期限；從十多個(gè)方面詳細(xì)規(guī)定了各類文件資料的具體歸檔時(shí)間和規(guī)范要求。

（三）明確要求建立檔案審查機(jī)制

項(xiàng)目法人與參建單位要建立水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案審查機(jī)制，按照職責(zé)分工，分別組織對(duì)文件資料歸檔進(jìn)行質(zhì)量和規(guī)范審查。建立文件資料信息系統(tǒng)，形成完整的水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案閉環(huán)系統(tǒng)。

（四）提出建立檔案管理卷要求

“新規(guī)定”明確提出項(xiàng)目法人檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)建立水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理卷，把水利工程建設(shè)項(xiàng)目過(guò)程中形成的包括項(xiàng)目概況、管理制度、歸檔范圍和保管期限、分部工程、標(biāo)段劃分、參建及施工各個(gè)單位檔案的歸檔情況、檔案收集整理情況、交接清冊(cè)等與項(xiàng)目檔案管理情況有關(guān)的文件資料組成專門案卷，并形成科學(xué)完整的系統(tǒng)體系。

另外“新規(guī)定”強(qiáng)調(diào)了“雙軌制”，要求切實(shí)做到紙質(zhì)文件資料和電子文件資料同時(shí)歸檔；并提出信息化和電子檔案管理新要求。

四、結(jié)語(yǔ)

“新規(guī)定”既明確了項(xiàng)目法人及項(xiàng)目檔案管理機(jī)構(gòu)、參建各方的檔案管理責(zé)任，也提出了具體的檔案工作要求，是適應(yīng)水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案工作新特點(diǎn)的制度規(guī)范，項(xiàng)目法人及參建各方必須嚴(yán)格執(zhí)行，全面提升水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作水平，為項(xiàng)目建設(shè)和運(yùn)行管理提供強(qiáng)有力的檔案工作保障■