流動人員人事檔案管理信息化研究

陳鏡雯

摘要：由于流動人員檔案管理工作可促進社會經(jīng)濟有效運行，應(yīng)對檔案管理工作質(zhì)量與效率加以重視，不斷對思維進行創(chuàng)新，對檔案管理工作進行規(guī)范處理，在此基礎(chǔ)上對流動人員人事檔案管理信息化進行深入探索與研究，為企業(yè)單位實現(xiàn)正常運行提供保障。

關(guān)鍵詞：流動人員;人事檔案管理;信息化

在互聯(lián)網(wǎng)科學(xué)技術(shù)不斷創(chuàng)新優(yōu)化基礎(chǔ)上，為推動企業(yè)單位有效運行，流動人員檔案管理相關(guān)工作者，應(yīng)對傳統(tǒng)管理模式進行不斷革新，以順應(yīng)時代發(fā)展新需求。流動人員檔案管理相對復(fù)雜，其中所涉獵內(nèi)容較為廣泛，可促進社會經(jīng)濟健康發(fā)展。在科學(xué)技術(shù)不斷優(yōu)化創(chuàng)新基礎(chǔ)上，加之互聯(lián)網(wǎng)大數(shù)據(jù)技術(shù)被廣泛應(yīng)用于社會各領(lǐng)域發(fā)展中，為檔案管理工作的順利開展提供了保障，但檔案管理混亂、信息泄露等問題也常有發(fā)生。就流動人員人事檔案管理工作而言，工作量與工作難度日漸增長，從外部環(huán)境方面分析，為信息化的流動人員人事管理工作創(chuàng)造了條件與空間，因此，集合信息化技術(shù)開展人員檔案管理的信息化轉(zhuǎn)型工作至關(guān)重要。

一、流動人員檔案管理現(xiàn)狀

在科學(xué)技術(shù)不斷革新優(yōu)化前提下，科學(xué)借助信息化技術(shù)對流動人員檔案管理進行建設(shè)，可實現(xiàn)企業(yè)單位正常運轉(zhuǎn)。檔案管理是一項具有科學(xué)依據(jù)的技術(shù)方法，但就當前國內(nèi)各大企事業(yè)單位的流動人員人事檔案管理工作實際來看，創(chuàng)新、優(yōu)化改革是時代進步發(fā)展的必然導(dǎo)向，為順應(yīng)時代發(fā)展潮流，應(yīng)對流動人員檔案管理工作加以重視，對流動人員檔案資料信息進行妥善保管，并對其進行詳細記錄。

二、流動人員檔案管理的主要問題

（一）流動人員檔案管理部門工作繁雜。流動人員人事檔案管理對工作人員綜合素養(yǎng)與工作能力有較高需求，工作人員還應(yīng)該具備良好的溝通、寫作及邏輯思維能力，在檔案管理工作分配的過程中負責(zé)檔案實際管理的部門主要是由縣級或市級的公共就業(yè)部門、單位進行服務(wù)以及各市縣級的人力資源社會保障部門所管轄的單位負責(zé)。但檔案管理工作相對來講比較枯燥，工作內(nèi)容比較單一，且相關(guān)部門尚未達成真正的統(tǒng)一，因此，流動人員在調(diào)取保管自身檔案時，常會出現(xiàn)各種困難，且檔案管理制度未經(jīng)完善會導(dǎo)致資料及信息收集和整理不及時，規(guī)章條款與檔案實際運行狀況也缺乏系統(tǒng)整理。用人單位通常將人事檔案委托給相關(guān)管理部門進行保管，所以流動人員難以在短時間內(nèi)實現(xiàn)檔案信息調(diào)取。

（二）管理對象流動性較強。如果企業(yè)單位缺乏完善的監(jiān)管體系，檔案信息將會欠缺完整性，且檔案管理管理對象流動性極強，流動人員檔案管理工作主要包含取消與企業(yè)勞動關(guān)系人員檔案、尚未開始就業(yè)的高校學(xué)生學(xué)籍檔案、留學(xué)生檔案、外企工作人員任職檔案等，這些人員頻繁更換工作崗位與居住地，具有流動性強的特點，將會阻礙檔案管理工作的有效開展。

（三）管理服務(wù)內(nèi)容相對單調(diào)。由于流動人員檔案所記錄的人員信息并不全面，這些檔案記錄的相關(guān)信息主要用于傳統(tǒng)用人機構(gòu)與機關(guān)部門人員信息登記，但對現(xiàn)代企業(yè)考察人員綜合素質(zhì)規(guī)范并無實際意義，因此，無法滿足現(xiàn)代企業(yè)針對流動人員的招聘需要。

（四）管理服務(wù)的信息化水平比較低。流動人員檔案管理部門工作人員在工作過程中缺乏溝通、信息化水平較低、難以實現(xiàn)信息資源的有效共享，導(dǎo)致流動人員檔案管理質(zhì)量難以實現(xiàn)快速提升，且企業(yè)單位各部門人事檔案管理正處于初步建設(shè)時期，相關(guān)設(shè)備設(shè)施還有待完善。各內(nèi)部系統(tǒng)未形成有效的協(xié)同合作模式，各部門系統(tǒng)之間缺少一個全面、開放、共享的檔案網(wǎng)絡(luò)化管理系統(tǒng)。例如缺少陳列擺放檔案的柜子，多數(shù)檔案多是單頁沒有經(jīng)過裝訂，容易混淆，從而降低工作效率。

三、流動人員人事檔案信息化管理的主要路徑

（一）改變檔案管理思路，建立大數(shù)據(jù)共享理念。想要有效提高工作人員對檔案管理的重視度，應(yīng)該要改變傳統(tǒng)觀念與認知，轉(zhuǎn)變工作人員工作態(tài)度。隨著信息化技術(shù)的快速發(fā)展，大數(shù)據(jù)技術(shù)日漸成熟，而大量的流動人員檔案數(shù)據(jù)也需要依靠大數(shù)據(jù)技術(shù)進行處理，要想保障流動人員人事檔案管理信息化建設(shè)，首先應(yīng)轉(zhuǎn)變思想，將大數(shù)據(jù)共享理念融入信息化建設(shè)工作中。人力資源公共服務(wù)中心需采取必要的宣傳手段將大數(shù)據(jù)建設(shè)的重要性進行普及性宣傳，檔案管理部門領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該要制定詳細的工作規(guī)范守則，并對工作人員進行定期考核與培訓(xùn)，要求流動人員檔案管理工作者對自身工作職責(zé)及工作范圍做出明確了解，為流動人員檔案管理工作質(zhì)量的有效提升提供保障。同時激發(fā)管理及工作人員主動學(xué)習(xí)大數(shù)據(jù)有關(guān)的知識內(nèi)容，檔案管理工作人員還需要提升自身的綜合素養(yǎng)與專業(yè)能力，明確檔案管理工作的主要任務(wù)，對工作進行妥善安排，確定工作目標，推動檔案管理工作創(chuàng)新發(fā)展。

（二）強化基礎(chǔ)，推動軟硬件優(yōu)化更新。信息化時代的顯著特點即是快速發(fā)展的科學(xué)技術(shù)與信息化技術(shù)，在此背景下，對相應(yīng)的軟硬件要求顯著提高。為改變檔案管理工作人員的工作狀態(tài)，提升工作積極性，檔案管理部門應(yīng)該引進硬件設(shè)施，并對其不斷優(yōu)化與更新，通過改變檔案管理工作人員的工作狀態(tài)，進而激發(fā)參與工作的熱情，檔案管理工作也能順利進展。對流動人員檔案管理工作開展所需硬件設(shè)備質(zhì)量安全進行定期檢查，如發(fā)現(xiàn)損壞現(xiàn)象及時更換與處理，并將相關(guān)記錄收錄在信息化平臺監(jiān)管設(shè)備體系中。與此同時，結(jié)合流動人員人事檔案管理平臺應(yīng)用情況來看，多數(shù)人力資源公共服務(wù)中心平臺所使用的系統(tǒng)軟件均存在一定的兼容性問題，使得其在應(yīng)用過程中對軟件環(huán)境過于依賴。

（三）技術(shù)更新，加速數(shù)據(jù)庫及網(wǎng)絡(luò)建設(shè)。為從根本上實現(xiàn)企業(yè)單位正常運轉(zhuǎn)，相關(guān)部門應(yīng)對流動人員檔案管理工作加以重視，對數(shù)據(jù)庫及網(wǎng)絡(luò)進行加速建設(shè)，以滿足企業(yè)發(fā)展需求，增強檔案管理工作人員的工作能力與服務(wù)意識。數(shù)據(jù)共享的流動人員人事檔案數(shù)據(jù)庫是核心，大數(shù)據(jù)、云計算以及相關(guān)的信息化技術(shù)是實現(xiàn)數(shù)據(jù)管理的主要手段，通過查找檔案，能夠明確相關(guān)項目具體發(fā)展、運行情況，也能夠提高工作效率。再者，相關(guān)企業(yè)單位檔案管理部門需制定完善的工作規(guī)范守則，將具體責(zé)任落實到個人，對工作內(nèi)容進行科學(xué)合理安排，明確工作目標，為流動人員檔案管理工作順利開展奠定堅實基礎(chǔ)。使得各個部門能夠進行更為深入的合作、共享、互動，實現(xiàn)信息資源有效共享，為流動人員人事檔案信息化管理工作運行提供便利，以此推動企業(yè)單位高效發(fā)展。

（四）培養(yǎng)人才，提升檔案管理隊伍綜合素養(yǎng)。在開展流動人員人事檔案管理時，應(yīng)注重人才的有效培養(yǎng)，定期對相關(guān)工作人員進行培訓(xùn)考核。這就需要相關(guān)責(zé)任單位在兼顧信息化建設(shè)的同時加大人才培養(yǎng)投入力度，進而提高檔案管理隊伍人員的綜合素質(zhì)。從根本上提升檔案管理隊伍綜合素養(yǎng)，提高相關(guān)工作人員的工作能力與工作水平，為流動人員人事檔案管理工作有效運行奠定堅實基礎(chǔ)。因此，企業(yè)單位應(yīng)對人才培養(yǎng)加以重視，增強對檔案管理工作人員的培訓(xùn)力度，使其滿足新時期人才建設(shè)需求。始終堅持以科學(xué)發(fā)展觀為基本原則，引入先進的流動人員檔案基礎(chǔ)管理的設(shè)備設(shè)施及優(yōu)秀管理人才。建立健全完善的獎懲機制，以此提高檔案管理工作人員的工作積極性，增強對對待工作的認真態(tài)度與工作歸屬感，為流動人員檔案管理工作順利開展提供便利。在檔案管理體系中融入現(xiàn)代化信息技術(shù)，能夠有效提升檔案管理工作效率，并遵循科學(xué)發(fā)展原則，實現(xiàn)企業(yè)單位開展流動人員檔案管理工作的根本目的。

四、結(jié)語

當前，在現(xiàn)代化社會主義經(jīng)濟發(fā)展新時期，流動人員檔案管理工作在保障企業(yè)單位正常運行發(fā)展過程中顯得愈發(fā)重要。企業(yè)單位應(yīng)對流動人員檔案管理工作加以重視，對相關(guān)制度進行優(yōu)化創(chuàng)新，以適應(yīng)流動人員檔案工作新要求，在明確掌握檔案管理工作發(fā)展現(xiàn)狀基礎(chǔ)上，結(jié)合流動人員人事檔案管理中存在的問題，積極引入信息化時代先進技術(shù)，提高流動人員檔案管理工作者的綜合素養(yǎng)及工作水平，使其滿足新時期流動人員人事檔案管理工作需求，為流動人員檔案管理工作正常運行提供保障，使檔案管理工作成為企業(yè)健康發(fā)展的強大推動力，為企業(yè)單位實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展奠定堅實基礎(chǔ)。

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