我的檔案工作筆記

▎文∕王薇

2017 年，是我進(jìn)入江蘇省南京市江寧區(qū)社保中心工作的第一年。年輕的江寧區(qū)社保中心成立不久，便進(jìn)駐多家單位聯(lián)合辦公的江寧區(qū)市民中心。我們都像剛出生的孩童，迅速適應(yīng)著新的環(huán)境與要求。

“初初相見，挨挨擠擠的密集架上整齊陳放著一盒盒檔案，有多年來業(yè)務(wù)經(jīng)辦的檔案，有企業(yè)退休人員的檔案。它們記錄著曾經(jīng)每一個(gè)職工平凡歲月里的工作，也在一張張泛黃的紙張上描寫著一個(gè)人的半生。——2017 年9 月”。

我開始學(xué)習(xí)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)，也接觸到社保檔案。不時(shí)會(huì)有市民前來調(diào)檔、登記、查詢、復(fù)印，在塵封的檔案海洋中尋找有時(shí)仿佛大海撈針。長久的年份積累，多次的搬遷整理，數(shù)量巨大的基礎(chǔ)檔案，都成為查詢調(diào)檔中可能存在的困難。在這種情況下，江寧社保人兢兢業(yè)業(yè)服務(wù)著全區(qū)近7 萬退休人員與1 萬多家企業(yè)，一步一步堅(jiān)定地走向未來。

2020 年，面對(duì)突如其來的新冠疫情，江寧區(qū)社保在積極探索落實(shí)“不見面”經(jīng)辦模式和線上網(wǎng)辦的同時(shí)，提出了要加快社保檔案信息化管理轉(zhuǎn)型，并于同年11 月啟動(dòng)了為期3 年的江寧區(qū)社保檔案規(guī)范化整理及數(shù)字化建設(shè)工作。

“今天我們?nèi)⒂^了南京市社保中心的檔案室，他們多年來在檔案管理工作方面積累了很多經(jīng)驗(yàn)，將‘沉默’的紙質(zhì)檔案變成‘智慧’的數(shù)字檔案，也許我們也可以，真心期待那一天早一點(diǎn)到來！——2020 年1 月”。

江寧區(qū)社保以《中華人民共和國檔案法》《社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定（試行）》及《江蘇省機(jī)關(guān)、事業(yè)單位檔案工作測評(píng)標(biāo)準(zhǔn)》為依據(jù)，加強(qiáng)社保檔案業(yè)務(wù)建設(shè)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化，切實(shí)提高社保檔案服務(wù)社會(huì)的能力。通過對(duì)1987 年以來江寧區(qū)辦理社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)過程中形成的具有保存和利用價(jià)值的檔案進(jìn)行規(guī)范化整理及數(shù)字化，全面落實(shí)社保檔案管理制度，明確各類檔案保管責(zé)任、保管時(shí)限、保管場所、移交程序、類別界定和入庫標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)江寧社保檔案以紙質(zhì)為主要介質(zhì)的管理模式向以數(shù)字技術(shù)支持的信息化檔案管理模式轉(zhuǎn)型，同時(shí)延伸檔案功能，利用大數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)社保檔案信息共享。

“最近檔案數(shù)字化工作總有好消息，我們還收到了表揚(yáng)信和12345 熱線的表揚(yáng)工單，回訪時(shí)，一位需要辦理退伍軍人優(yōu)待證來調(diào)取檔案的老師傅稱贊調(diào)檔案‘真是太快太便捷了’，原來我們?yōu)槔习傩斩嘧鲆稽c(diǎn)，他們就更方便一點(diǎn)，我們服務(wù)百姓，百姓信任我們，這才是真正的‘雙向奔赴’?！?022 年6 月”。

我們?cè)趯?duì)1987 年以來的所有紙質(zhì)檔案材料進(jìn)行重新整理、審核、歸檔、掃描的過程中，定制個(gè)性化檔案盒，按照“一人一檔、一人一盒”的要求上架存放，共完成全區(qū)1987 年至2020 年5 月共6 萬多名退休人員221 萬多頁退休檔案的整理及數(shù)字化工作；整理完成1987 年至2020 年8 月征繳類業(yè)務(wù)檔案84 萬多件167 萬多頁，裝訂完成社保征繳類、失業(yè)保險(xiǎn)類業(yè)務(wù)檔案5900 多盒。

為了加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)，實(shí)現(xiàn)“一鍵秒查”高效管理，江寧區(qū)社保中心對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫（系統(tǒng)）進(jìn)行權(quán)限配置，支持內(nèi)部查閱、在線借閱登記和授權(quán)利用等功能。先后為9000 多人次提供了快速便捷檔案查詢服務(wù)，檔案數(shù)字化建設(shè)便民利民效應(yīng)初步顯現(xiàn)。與此同時(shí)，通過對(duì)檔案信息的變化趨勢進(jìn)行深入研究分析，能對(duì)區(qū)域社保工作的未來發(fā)展作出預(yù)測，為區(qū)委、區(qū)政府決策提供參考。

“今年即將召開黨的二十大，江寧社保檔案數(shù)字化建設(shè)的步伐也越來越快，漫漫長路我們探索走過，一年又一年的奮斗，時(shí)光匆匆而去卻留下了堅(jiān)定的腳印，我們社保人始終會(huì)堅(jiān)守那一抹社保藍(lán)，用奮斗與創(chuàng)新為參保群眾更好服務(wù)，永遠(yuǎn)做人民的溫暖依靠與堅(jiān)實(shí)后盾！——2022 年9 月”。

工作筆記未完待續(xù)。未來，我們?nèi)詧?jiān)持耕耘不輟，篤行不怠，書寫屬于社保檔案工作新的篇章。