關(guān)于辦公自動(dòng)化中計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用研究

劉雪峰

關(guān)鍵詞：辦公自動(dòng)化;計(jì)算機(jī)技術(shù);應(yīng)用

引言

辦公效率的大幅提升，得益于計(jì)算機(jī)技術(shù)在辦公方面的拓展運(yùn)用，自動(dòng)化技術(shù)將傳統(tǒng)辦公方式與計(jì)算機(jī)技術(shù)緊密結(jié)合，節(jié)省了更多勞動(dòng)力和工作時(shí)間。在這個(gè)過(guò)程中會(huì)出現(xiàn)許多問(wèn)題，例如企業(yè)管理層以及個(gè)人對(duì)自動(dòng)化的了解不夠充分，計(jì)算機(jī)維修人員不能及時(shí)更新相關(guān)的知識(shí)儲(chǔ)備并提高自身的技術(shù)水平，進(jìn)而導(dǎo)致計(jì)算機(jī)技術(shù)本身先進(jìn)性和優(yōu)越性難以完全表現(xiàn)出來(lái)。只有通過(guò)提高對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)的深入認(rèn)識(shí)，提升自身對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)的操作水平，用科學(xué)合理且有效的方法，才能使計(jì)算機(jī)技術(shù)在辦公自動(dòng)化中全面推廣使用。

1 計(jì)算機(jī)技術(shù)在辦公自動(dòng)化中的顯著優(yōu)勢(shì)

1.1 促進(jìn)內(nèi)部交流和管理

辦公自動(dòng)化在運(yùn)行過(guò)程中，通過(guò)計(jì)算機(jī)技術(shù)將企業(yè)內(nèi)部人員之間、部門(mén)與部門(mén)之間、人員與部門(mén)之間都相互聯(lián)系起來(lái)，形成網(wǎng)狀的聯(lián)系整體。內(nèi)部人員可以利用計(jì)算機(jī)技術(shù)在網(wǎng)上進(jìn)行辦公交流，交換工作意見(jiàn)，部門(mén)之間也可以利用計(jì)算機(jī)技術(shù)就具體的工作問(wèn)題進(jìn)行探討，部門(mén)對(duì)工作人員的各項(xiàng)管理工作也可以在計(jì)算機(jī)技術(shù)的保障下有條不紊地進(jìn)行。在這個(gè)內(nèi)部相互聯(lián)系的網(wǎng)絡(luò)中，不論是部門(mén)還是個(gè)人之間的交流都更加順暢和密切，內(nèi)部管理也更加便捷合理[1]。

1.2 減少辦公資源的浪費(fèi)

傳統(tǒng)辦公方式不論是在人力資源還是在物質(zhì)資源的消耗上都遠(yuǎn)超于新型辦公方式，辦公自動(dòng)化可以將各種文件審批流程轉(zhuǎn)移到線(xiàn)上進(jìn)行，省去了線(xiàn)下員工在各個(gè)部門(mén)之間走流程的時(shí)間，而計(jì)算機(jī)技術(shù)取代了大量的紙質(zhì)辦公，減少了紙質(zhì)辦公物品的消耗，并且方便儲(chǔ)存辦公信息，避免了信息儲(chǔ)存不當(dāng)帶來(lái)的問(wèn)題。這些都為企業(yè)的運(yùn)行節(jié)省了一大筆成本消耗，保障了企業(yè)的穩(wěn)定運(yùn)行。

1.3 提升辦公效率

辦公效率的水平高低，很大程度會(huì)上影響一個(gè)企業(yè)的短期甚至是長(zhǎng)期發(fā)展，在信息時(shí)代競(jìng)爭(zhēng)激烈的當(dāng)下，工作效率直接影響企業(yè)的生存。傳統(tǒng)辦公方式通常采用紙質(zhì)書(shū)面溝通交流或者是通過(guò)電話(huà)聯(lián)系交流，這些方法或多或少都會(huì)造成信息傳達(dá)不明確和不及時(shí)，影響工作上的問(wèn)題。然而在計(jì)算機(jī)技術(shù)支持下的辦公自動(dòng)化，更方便企業(yè)實(shí)時(shí)更新內(nèi)部工作信息和決策，大大降低了信息傳遞方面的問(wèn)題，同時(shí)提升了辦公效率。

2 辦公自動(dòng)化中計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用

2.1快速的文字處理能力

辦公的過(guò)程中，最基本的需求就是文字處理，傳統(tǒng)辦公過(guò)程中對(duì)于文字處理所采用的方式主要是書(shū)面記錄以及整合，這種方式需要工作人員花費(fèi)大量的時(shí)間和精力，還需要消耗不少的紙張，而且效率低下。在如今快節(jié)奏的企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)中，這種方式只能面臨被淘汰的命運(yùn)，而辦公自動(dòng)化可以依托于計(jì)算機(jī)技術(shù)，將文字處理工作從具體變?yōu)樘摂M，從線(xiàn)下轉(zhuǎn)到線(xiàn)上，而且可以通過(guò)文字處理技術(shù)直接對(duì)文字進(jìn)行整理，使工作效率大幅度提升。例如在辦公過(guò)程中最常見(jiàn)的Word文檔編輯功能，就可以對(duì)文字進(jìn)行全方位的處理，使文字處理更加便捷快速，也使文字記錄更加美觀，充分體現(xiàn)了其杰出的文字處理能力。

2.2 提高數(shù)據(jù)處理能力

大量的數(shù)據(jù)處理工作是阻礙傳統(tǒng)企業(yè)辦公進(jìn)步的重要問(wèn)題，在過(guò)去，面對(duì)大量的數(shù)據(jù)處理，需要大量的人力物力進(jìn)行計(jì)算、統(tǒng)計(jì)、匯總，而且還經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)數(shù)據(jù)錯(cuò)誤而，辦公自動(dòng)化在計(jì)算機(jī)技術(shù)系統(tǒng)的幫助下，解決了繁雜瑣碎的數(shù)據(jù)處理問(wèn)題。例如辦公時(shí)的基礎(chǔ)軟件Office中頻繁使用的Excel，囊括了對(duì)數(shù)據(jù)處理的基本所有需求，可以對(duì)大量的數(shù)據(jù)進(jìn)行排序、篩選、分類(lèi)匯總等操作，將大量數(shù)據(jù)分析整理成清晰明了、邏輯明顯的表格。在對(duì)大量數(shù)據(jù)進(jìn)行加減乘除的基礎(chǔ)性計(jì)算時(shí)，也可以利用固定公式，然后將一組數(shù)據(jù)輸入，之后便能夠?qū)⑼活?lèi)型不同數(shù)據(jù)的結(jié)果都計(jì)算出來(lái)并排列于指定區(qū)域，然后再根據(jù)需要，對(duì)結(jié)果進(jìn)行排序、篩選等一系列的其他操作[2]。

2.3 多媒體技術(shù)

辦公過(guò)程不是單一的文字和數(shù)據(jù)處理過(guò)程，尤其是在現(xiàn)代化辦公方式中，更需要用圖片、視頻等與文字?jǐn)?shù)據(jù)相結(jié)合的方式，使文字?jǐn)?shù)據(jù)更加生動(dòng)形象，呈現(xiàn)多樣化，這些要求都可以通過(guò)在計(jì)算機(jī)技術(shù)支持下的PPT等軟件來(lái)實(shí)現(xiàn)，進(jìn)一步將多媒體技術(shù)與辦公過(guò)程結(jié)合，提高辦公質(zhì)量。多媒體技術(shù)主要是通過(guò)將視頻、圖片、語(yǔ)音等信息與主體所需要表達(dá)的文字?jǐn)?shù)據(jù)信息相結(jié)合，并可以對(duì)它們相互之間表達(dá)順序安排、呈現(xiàn)形式等進(jìn)行自主編輯，使主體所要表達(dá)的想法以動(dòng)靜結(jié)合且生動(dòng)有趣的方式展現(xiàn)出來(lái)，使辦公更加便捷。

2.4 實(shí)現(xiàn)信息的全面?zhèn)鬟f

計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)將世界聯(lián)系成一個(gè)無(wú)形的“巨網(wǎng)”，不論是對(duì)一個(gè)企業(yè)而言的內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)還是外部網(wǎng)絡(luò)都身處其中。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)加速了一個(gè)企業(yè)的迅速成長(zhǎng)，同時(shí)也在不斷以外部和內(nèi)部的作用方式影響企業(yè)的發(fā)展。企業(yè)內(nèi)部的信息流通和傳遞，在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的支持下更加準(zhǔn)確快捷，通過(guò)線(xiàn)上辦公交流的方式也促進(jìn)了不同部門(mén)間工作人員的交流，進(jìn)一步加強(qiáng)了企業(yè)內(nèi)部的團(tuán)結(jié)關(guān)系[3]。企業(yè)外部可以通過(guò)商業(yè)郵箱、官方微博等各種網(wǎng)絡(luò)渠道，構(gòu)建自身與其他企業(yè)及商業(yè)合作伙伴的溝通與交流，提高自身商業(yè)價(jià)值。在經(jīng)濟(jì)全球化的大背景下，企業(yè)不免存在一些跨國(guó)型的商業(yè)合作，如果出現(xiàn)由于某些特殊原因無(wú)法親自到場(chǎng)參加會(huì)議交流等突發(fā)情況，這時(shí)通過(guò)線(xiàn)上網(wǎng)絡(luò)視頻會(huì)議或者語(yǔ)音會(huì)議的方式就能很好的解決這些問(wèn)題，實(shí)現(xiàn)零距離信息傳遞與交流，消除了距離對(duì)企業(yè)發(fā)展的阻礙，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)信息的全面?zhèn)鬟f。

結(jié)語(yǔ)

在當(dāng)前社會(huì)發(fā)展、科技進(jìn)步的時(shí)代背景下，計(jì)算機(jī)技術(shù)廣泛滲透于大眾生活的各個(gè)方面，與生活緊密交織在一起。而隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)在辦公自動(dòng)化中的運(yùn)用，兩者相互影響并不斷發(fā)展，深刻改變了辦公方式，提高了辦公效率，豐富了工作形式，同時(shí)也推動(dòng)了企業(yè)的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]陳長(zhǎng)全.關(guān)于辦公自動(dòng)化中計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用研究[J].科技與企業(yè)，2019（4）：68-69.

[2]張婧.計(jì)算機(jī)技術(shù)在辦公自動(dòng)化中的應(yīng)用研究[J].科技風(fēng)，2019（5）：95-96.

[3]張文明.關(guān)于辦公自動(dòng)化中計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用探討[J].品牌（下半月），2020（6）：34.