信息化環(huán)境下醫(yī)院檔案安全管理措施

董婉婷

摘 要：為了提升醫(yī)院信息化檔案安全管理工作效果，文章以醫(yī)院檔案安全管理為研究對(duì)象，對(duì)如何發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，提升檔案安全管理工作效果進(jìn)行研究，對(duì)信息化環(huán)境下醫(yī)院檔案安全管理的重要性進(jìn)行闡述，針對(duì)檔案管理中存在的問(wèn)題，提出幾點(diǎn)建議，希望為相關(guān)人士提供參考。

關(guān)鍵詞：信息化環(huán)境;醫(yī)院;檔案管理;安全管理

在信息化環(huán)境下，開(kāi)展醫(yī)院檔案安全管理工作，能夠保證醫(yī)院檔案的完整性，避免出現(xiàn)信息丟失問(wèn)題。本文就如何發(fā)揮信息技術(shù)優(yōu)勢(shì)，提升醫(yī)院檔案安全管工作效率，進(jìn)行了分析。

一、信息化背景下醫(yī)院檔案安全管理工作開(kāi)展的重要性

1.促使醫(yī)療事業(yè)發(fā)展

醫(yī)院檔案包含患者的就診住院、醫(yī)院職工人事、醫(yī)院采購(gòu)等方面信息。這些信息不僅是患者、職工的隱私，也是醫(yī)院建設(shè)發(fā)展的關(guān)鍵因素。在醫(yī)院檔案信息安全管理工作中，運(yùn)用信息技術(shù)能夠?qū)n案信息的價(jià)值發(fā)揮到最大，同時(shí)可以提升安全管理意識(shí)，減少信息丟失或者被惡意破壞的問(wèn)題，為我國(guó)醫(yī)療事業(yè)的健康發(fā)展提供內(nèi)在動(dòng)力。在醫(yī)院檔案管理工作中，加強(qiáng)信息技術(shù)的運(yùn)用，將此與檔案信息的管理充分結(jié)合，營(yíng)造良好的檔案管理環(huán)境，為醫(yī)療事業(yè)的健康發(fā)展提供基礎(chǔ)保障。

2.提升醫(yī)院醫(yī)療工作效率

醫(yī)院的檔案信息資料，不僅能夠?yàn)獒t(yī)務(wù)人員的學(xué)習(xí)、教學(xué)、科研發(fā)展提供真實(shí)資料，同時(shí)可以為醫(yī)院的決策與管理提供真實(shí)可靠的原始數(shù)據(jù)，對(duì)醫(yī)療工作的開(kāi)展影響重大。信息技術(shù)與檔案安全管理工作的結(jié)合，不僅可以提升檔案資源的利用率，同時(shí)可以為使用者提供便利，為醫(yī)院決策與醫(yī)療工作開(kāi)展提供更加豐富的檔案資料，進(jìn)一步提升醫(yī)療工作效率。

3.提高檔案工作效率

在醫(yī)院建設(shè)發(fā)展過(guò)程中，會(huì)產(chǎn)生較多的檔案信息，通過(guò)資料的收集、處理與保存實(shí)現(xiàn)全方位的檔案管理工作。在檔案安全管理工作中，若使用人工管理方式就無(wú)法保證各個(gè)科室、各項(xiàng)工作產(chǎn)生資料管理的全面性與合理性，會(huì)影響后續(xù)使用。信息技術(shù)的運(yùn)用，能夠幫助檔案管理人員更好地開(kāi)展此項(xiàng)工作，實(shí)現(xiàn)全過(guò)程檔案安全管理，提升檔案安全管理工作效率。醫(yī)院運(yùn)行發(fā)展過(guò)程要重視信息化檔案安全管理工作，采用多種不同措施，優(yōu)化管理工作，減輕工作人員的壓力，提升檔案管理工作水平。

4.保證檔案資源的完整性

在醫(yī)院檔案安全管理工作中，如果采用人工方式進(jìn)行檔案資源的安全管理，會(huì)因?yàn)榉N種因素出現(xiàn)管理不到位或者效果不理想的情況，無(wú)法保證檔案信息的科學(xué)性與合理性。信息技術(shù)與檔案安全管理工作的結(jié)合，可實(shí)現(xiàn)檔案信息的多重保護(hù)，能夠?yàn)楹罄m(xù)的運(yùn)用或者管理工作開(kāi)展提供真實(shí)、有效的數(shù)據(jù)信息。對(duì)于醫(yī)院的建設(shè)發(fā)展來(lái)講，檔案的完整性可以反映出醫(yī)院的綜合管理水平，能夠?yàn)獒t(yī)院未來(lái)的建設(shè)與發(fā)展提供更多的保障，促使醫(yī)院綜合競(jìng)爭(zhēng)力與管理水平提升。

二、醫(yī)院檔案安全管理工作中存在的問(wèn)題

1.思想觀念落后

醫(yī)院檔案管理人員在工作中沒(méi)有意識(shí)到安全管理與信息技術(shù)結(jié)合的優(yōu)勢(shì)，認(rèn)為若想實(shí)現(xiàn)檔案的安全管理，只需要做好各個(gè)流程的監(jiān)管即可，不需要利用信息技術(shù)進(jìn)行動(dòng)態(tài)監(jiān)督與管理。

實(shí)際上，檔案安全管理是一項(xiàng)比較復(fù)雜的工作，需要檔案管理人員對(duì)檔案信息的真?zhèn)巍⑻幚?、保存等過(guò)程進(jìn)行全方位監(jiān)督與管理，保證各個(gè)流程工作的科學(xué)性與合理性，以此提升檔案安全管理效果。

信息技術(shù)的運(yùn)用不僅能夠?qū)崿F(xiàn)全過(guò)程的監(jiān)督管理，同時(shí)能夠提升檔案安全管理效果，促使檔案管理工作高質(zhì)量進(jìn)行。但是在實(shí)際工作中，一些檔案人員對(duì)信息技術(shù)的運(yùn)用上存在片面認(rèn)識(shí)，沒(méi)有與安全管理工作結(jié)合在一起，影響檔案安全管理工作效果。

2.檔案管理人員方面的問(wèn)題

在檔案安全管理工作中，信息技術(shù)的使用不僅可以幫助管理人員更好開(kāi)展檔案的收集、保存工作，同時(shí)能夠提升安全管理工作效果，促使檔案管理工作有序進(jìn)行。通過(guò)對(duì)工作人員工作情況的分析，主要發(fā)現(xiàn)以下問(wèn)題：

第一，工作人員信息技術(shù)使用能力相對(duì)較差。部分工作人員僅僅會(huì)簡(jiǎn)單的計(jì)算機(jī)操作，并沒(méi)有掌握更加深層次的技術(shù)手段。這是影響信息技術(shù)在檔案安全管理中應(yīng)用的主要因素，也是未來(lái)工作中必須要解決的問(wèn)題。

第二，部分工作人員不具備檔案安全管理意識(shí)。很多工作人員對(duì)醫(yī)院的檔案管理工作都存在錯(cuò)誤認(rèn)識(shí)，認(rèn)為這項(xiàng)工作只需要將醫(yī)院運(yùn)行中產(chǎn)生的信息收集、整理、保存即可，忽略對(duì)重要信息的安全保護(hù)。因?yàn)楣ぷ魅藛T的思想疏忽，有可能出現(xiàn)丟失重要檔案信息的潛在危險(xiǎn)，無(wú)法保障檔案信息管理工作的科學(xué)性。

3.存在安全隱患

在醫(yī)院檔案管理工作中，無(wú)論是數(shù)字化檔案信息管理，還是紙質(zhì)檔案信息管理工作都不夠完善。在數(shù)字化檔案保存過(guò)程中，需要對(duì)原始數(shù)據(jù)進(jìn)行拆卷加工處理。在此過(guò)程中，會(huì)因?yàn)椴僮鞑划?dāng)而出現(xiàn)重要信息被破壞的情況，無(wú)法保證信息的完整性與安全性;在紙質(zhì)檔案保存管理工作中，會(huì)因?yàn)閮?chǔ)存環(huán)境、儲(chǔ)存方式的因素，造成檔案信息管理效果差的問(wèn)題，無(wú)法保證檔案的安全管理效果。在醫(yī)院檔案安全管理工作中，需要提升對(duì)這項(xiàng)工作的重視，做好不同類型檔案的安全管理工作，為后續(xù)的運(yùn)行發(fā)展提供更加真實(shí)可靠的信息數(shù)據(jù)保障。

三、信息化背景下，醫(yī)院檔案安全管理工作開(kāi)展對(duì)策

1.轉(zhuǎn)變思想理念，重視信息技術(shù)的運(yùn)用

檔案安全管理工作中，需要工作人員樹(shù)立先進(jìn)的工作理念，明確信息技術(shù)在檔案安全管理中的重要性，并做好此項(xiàng)工作，為安全管理工作的開(kāi)展提供基礎(chǔ)保障。思想理念是行動(dòng)的基礎(chǔ)，也是信息化檔案安全管理工作的前提。在實(shí)際工作中，需要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行相關(guān)內(nèi)容的宣傳，使其意識(shí)到這項(xiàng)技術(shù)在安全管理工作中發(fā)揮的作用，并因此形成堅(jiān)定的思想信念，為信息化醫(yī)院檔案管理工作開(kāi)展奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

首先，對(duì)工作人員進(jìn)行信息化檔案安全管理的宣傳工作，利用互聯(lián)網(wǎng)、宣傳欄等載體進(jìn)行宣傳教育工作，將信息技術(shù)與安全管理結(jié)合的優(yōu)勢(shì)、意義呈現(xiàn)出來(lái)，并為其呈現(xiàn)真實(shí)的案例，使檔案管理人員真正意識(shí)到信息技術(shù)與檔案安全管理工作結(jié)合的作用，并在日常工作中靈活運(yùn)用，做好檔案安全管理工作。

以上海市第十人民醫(yī)院為例，該醫(yī)院在運(yùn)行中存在較多問(wèn)題，如安全管理制度、流程、執(zhí)行力度嚴(yán)重缺失，安全管理部門(mén)人員不足等。為全面加強(qiáng)上海市第十人民醫(yī)院安全生產(chǎn)管理工作，以科技化、信息化手段有效提高對(duì)醫(yī)院內(nèi)部安全生產(chǎn)隱患、重大危險(xiǎn)源的管控能力，有效落實(shí)安全生產(chǎn)責(zé)任制，全面提高醫(yī)院信息化水平，經(jīng)市場(chǎng)調(diào)研、反復(fù)論證，引進(jìn)開(kāi)發(fā)了安全生產(chǎn)信息管理平臺(tái)系統(tǒng)。安全生產(chǎn)信息管理平臺(tái)的運(yùn)用，優(yōu)化了上海市第十人民醫(yī)院的安全管理體系，實(shí)現(xiàn)對(duì)醫(yī)院內(nèi)部的安全生產(chǎn)隱患排查、重大危險(xiǎn)源管理、教育培訓(xùn)、相關(guān)方管理、設(shè)備管理等功能的信息化管理，達(dá)到醫(yī)院對(duì)安全生產(chǎn)管理的高效性，有效落實(shí)了醫(yī)院安全生產(chǎn)主體責(zé)任，提高了醫(yī)院整體安全管理。

其次，組織思想教育工作，將醫(yī)院的檔案管理工作人員集中在一起，對(duì)其進(jìn)行思想政治教育培訓(xùn)，使檔案管理人員意識(shí)到檔案信息安全管理工作對(duì)醫(yī)院發(fā)展的重要作用，轉(zhuǎn)變思想觀念，不斷創(chuàng)新工作模式與理念，優(yōu)化檔案安全管理工作，為接下來(lái)的各項(xiàng)工作開(kāi)展提供人員保障。

2.加強(qiáng)檔案管理人員的培養(yǎng)，保證信息化檔案安全管理工作的實(shí)施

在醫(yī)院檔案管理工作中，應(yīng)對(duì)工作人員進(jìn)行個(gè)性化的教育培訓(xùn)，使其掌握更多先進(jìn)的技術(shù)手段，并將此運(yùn)用在檔案管理工作中，提升檔案安全管理工作效果，為接下來(lái)各項(xiàng)工作的開(kāi)展提供信息技術(shù)支持。

首先，對(duì)檔案管理人員進(jìn)行信息技術(shù)培訓(xùn)，使其掌握更多信息技術(shù)操作方法，并將此與檔案安全管理工作有機(jī)聯(lián)系在一起，提升工作人員信息操作能力，使其在實(shí)踐過(guò)程中掌握更多的方法與技能，以此提升檔案安全管理工作方法。對(duì)工作人員進(jìn)行信息技術(shù)培養(yǎng)時(shí)，需要以工作人員的崗位為基礎(chǔ)，根據(jù)每個(gè)員工的工作特點(diǎn)，進(jìn)行個(gè)性化的信息技術(shù)教育，使工作人員在學(xué)習(xí)過(guò)程中真正受益，為檔案安全管理工作開(kāi)展提供技術(shù)保障。

其次，培養(yǎng)工作人員責(zé)任意識(shí)，使其主動(dòng)利用信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理工作。實(shí)現(xiàn)信息技術(shù)與檔案安全管理工作的結(jié)合，不僅要提升工作人員信息技術(shù)應(yīng)用能力，同時(shí)還要培養(yǎng)其責(zé)任意識(shí)，提升員工積極主動(dòng)的工作意識(shí)，使其在崗位工作中可以更好地進(jìn)行安全管理，展示自身的責(zé)任與崗位工作內(nèi)容，提升安全管理工作效果。通過(guò)多種不同方式，提升工作人員的職業(yè)能力，培養(yǎng)工作人員的責(zé)任意識(shí)，鼓勵(lì)員工積極主動(dòng)參與檔案信息安全管理工作，明確職能，促使檔案管理工作高效進(jìn)行。

3.建立線上檔案管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)全生命周期管理

在信息化背景下，要做好醫(yī)院檔案安全管理工作，提升信息化管理優(yōu)勢(shì)，保證管理工作順利進(jìn)行。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展與進(jìn)步，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不能滿足時(shí)代發(fā)展，無(wú)法更好展示出檔案管理工作的優(yōu)勢(shì)，為醫(yī)院的建設(shè)發(fā)展提供資源保障。在實(shí)際工作中，提升對(duì)線上檔案管理平臺(tái)建立的重視，利用全生命周期管理方式做好檔案資源的處理與保存工作，以此減少外界因素對(duì)檔案信息保存的影響。在信息化檔案安全管理工作中，可以從以下方面入手：

第一，建立電子檔案庫(kù)，集中統(tǒng)一管理紙質(zhì)檔案與電子檔案，從檔案錄入、審核、借閱、鑒定、銷毀等方面，幫助醫(yī)院全面掌握檔案管理情況，同時(shí)不必?fù)?dān)心檔案安全問(wèn)題。電子檔案庫(kù)的建立，實(shí)現(xiàn)各種類型檔案的統(tǒng)一管理，能夠?yàn)闄n案安全管理工作開(kāi)展提供便利。

第二，明確電子化歸檔、借閱等標(biāo)準(zhǔn)化管理流程。管理流程建設(shè)的目的，就是規(guī)范檔案管理過(guò)程，保證各項(xiàng)工作的科學(xué)性與合理性，為高效率信息化檔案安全管理工作做好鋪墊。在檔案管理流程建設(shè)過(guò)程中，增加與檔案管理有關(guān)部門(mén)的溝通，打通系統(tǒng)應(yīng)用上下游，做好檔案資料的歸檔工作，高效利用檔案資料，為醫(yī)療工作推進(jìn)提供有力支持。

第三，加強(qiáng)對(duì)醫(yī)院檔案管理工作情況分析，滿足醫(yī)院檔案建設(shè)發(fā)展需求。在線上檔案管理平臺(tái)建設(shè)的過(guò)程中，應(yīng)該對(duì)醫(yī)院的實(shí)際情況進(jìn)行分析，設(shè)計(jì)符合醫(yī)院管理工作的平臺(tái)，為檔案信息化、智慧化發(fā)展提供基礎(chǔ)保障。通過(guò)線上平臺(tái)建設(shè)，為檔案管理工作開(kāi)展提供技術(shù)支持，同時(shí)可以實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案收集、處理、管理、應(yīng)用環(huán)節(jié)的動(dòng)態(tài)管理，能夠避免出現(xiàn)信息丟失或者遺漏問(wèn)題，保證檔案安全管理工作效果。

4.引進(jìn)信息安全管理技術(shù)，保證電子檔案信息安全

在醫(yī)院信息化檔案安全管理工作中，為了減少因?yàn)樾畔⒒芾砉ぷ鞑坏轿坏那闆r而造成信息安全隱患，可以引進(jìn)一些新技術(shù)手段，將此作為檔案管理工作的媒介，減少因?yàn)楹诳突虿《救肭謱?duì)醫(yī)院檔案信息的影響。

首先，引進(jìn)信息識(shí)別技術(shù)。在數(shù)字化檔案管理工作中，利用信息識(shí)別技術(shù)限制數(shù)字化檔案的管理、查找與使用，明確工作人員權(quán)限，使工作人員獲取規(guī)定范圍內(nèi)的信息，以此保證信息安全。

其次，引進(jìn)加密技術(shù)。該技術(shù)主要在信息傳輸過(guò)程中運(yùn)用，通過(guò)對(duì)信息的加密、解密增加信息傳播的安全性，提升信息安全保護(hù)效果。

最后，引進(jìn)防火墻技術(shù)，加強(qiáng)對(duì)病毒、非法入侵的防控。防火墻技術(shù)，主要是通過(guò)有機(jī)結(jié)合各類安全管理與篩選的軟件和硬件設(shè)備，為計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)建立一道保護(hù)屏障，保證用戶信息安全，這是當(dāng)前比較常用的一種技術(shù)手段。

在醫(yī)院信息化檔案管理工作中，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)各種安全技術(shù)運(yùn)用的重視，以此提升數(shù)字化檔案管理工作效果，為醫(yī)院建設(shè)提供真實(shí)全面的資料信息。

四、結(jié)語(yǔ)

總而言之，在醫(yī)院檔案安全管理工作中，信息技術(shù)發(fā)揮著重要作用，為醫(yī)療工作、醫(yī)院建設(shè)發(fā)展提供技術(shù)支持，保證信息的安全與穩(wěn)定性。實(shí)際工作中，轉(zhuǎn)變檔案管理人員意識(shí)，提升信息化安全管理的重視，提升工作人員信息技術(shù)操作能力。建立線上檔案管理平臺(tái)，引進(jìn)各種信息技術(shù)手段，提升檔案信息安全管理效果，為我國(guó)醫(yī)療事業(yè)健康發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

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（作者單位：濟(jì)寧市第一人民醫(yī)院）