新形勢下自然資源檔案管理工作優(yōu)化分析

董晶晶

摘 要：自然資源檔案主要是記錄自然資源管理工作中的各種文件資料，合理利用這些資源能夠為資源配置的科學(xué)規(guī)劃提供依據(jù)，所以檔案管理在自然資源工作部門越來越受重視。隨著社會的飛速發(fā)展，導(dǎo)致各方面都發(fā)生了很大轉(zhuǎn)變，對于自然資源檔案管理工作提出了很大的挑戰(zhàn)，其中存在一系列問題亟待優(yōu)化?；诖耍疚闹饕槍π滦蝿菹伦匀毁Y源檔案管理工作優(yōu)化進行了詳細分析，希望能夠?qū)ο嚓P(guān)人員有所幫助。

關(guān)鍵詞：新形勢下;自然資源;檔案管理工作;優(yōu)化

在國家檔案中，自然資源檔案扮演著重要角色，其中的內(nèi)容主要有各級資源管理部門在各項活動與工作開展中涉及的信息，不僅有文字形式，同時還有圖表、聲像等形式，有著很高的價值。因此加強對其管理十分有必要，能夠?qū)崿F(xiàn)資源的合理分配，并且還可以為社會健康穩(wěn)定的發(fā)展提供助力，為各種相關(guān)工作的開展提供有力的來越復(fù)雜，同時社會對其也提出了更高要求，尤其是在國家新一輪的改革推進中，將林權(quán)登記、建設(shè)規(guī)劃等一起納入國土資源部門中，隨之而來的便是各種挑戰(zhàn)。在這種背景下，相關(guān)部門必須積極做出改變，客觀應(yīng)對檔案管理中存在的問題，然后采用合適的手段進行處理，以便將自然資源檔案作用更加充分地發(fā)揮出來，為社會穩(wěn)定發(fā)展提供有力保障。

一、自然資源檔案的特點分析

1.長期性

自然資源檔案管理工作具有專業(yè)性與系統(tǒng)性等特點，工作人員在檔案收集與整理中需要耗費大量的時間與精力，甚至還存在一些比較繁雜的檔案，需要工作人員耗費幾年時間。因此，使得自然資源檔案管理表現(xiàn)出顯著的長期性特點。例如，在農(nóng)村地區(qū)管理中，由于農(nóng)村土地資源分配和農(nóng)民的利益有著很大關(guān)聯(lián)性，所以在具體工作開展中，工作人員不僅需要嚴格核查相關(guān)信息，還要開展各種測量工作。這樣，便得耗費很多時間與精力，同時工作人員的壓力也非常大。

2.易變性

地籍管理是自然資源檔案管理工作中的重要部分，該部分檔案涉及了繁雜的內(nèi)容，并且存在很強的可變性特點。就該項工作而言，與人們的生活聯(lián)系十分緊密，會跟隨時代的變化而發(fā)生變動。對此，相關(guān)方面需要加強重視，隨時做好更新變化的準備，為接下來的決策與內(nèi)容核對等工作的開展提供支撐。

3.重復(fù)性

相較于之前的國土資源部門，現(xiàn)在的自然資源部門有著更多職能，其具體工作中需要管理的內(nèi)容自然也更加繁雜，難以避免地出現(xiàn)一些重合性，導(dǎo)致檔案管理方面表現(xiàn)出重復(fù)性的特點。例如，在某塊土地審批的時候，首要任務(wù)便是查詢這一土地的各方面內(nèi)容，而在此過程中，必定還會查詢其他相關(guān)的信息。這就需要多個檔案管理部門一起進行信息的審批與核對，從而造成后期檔案管理工作的重復(fù)性。

4.時效性

自然資源管理工作涉及多個方面，如各種資源應(yīng)用產(chǎn)生糾紛的處理等，要想有效解決這些問題，便要對資源涉及的檔案信息進行搜索和查閱，為糾紛的解決提供依據(jù)。例如，對于農(nóng)村地區(qū)自占耕地，只要有完善的檔案資源作為支撐，工作人員便能順利進行自占耕地的分析與研究，提升資源保護性。自然資源檔案管理工作在很多時候都存在時效性，因此相關(guān)工作人員一定要積極轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理理念，引入合適的方式進行自然資源的整合，這樣才能有效保障資源信息的實時性，才能提升資源價值，更好處理各種自然資源的糾紛。

二、新形勢下自然資源檔案管理工作優(yōu)化意義

1.緩解工作人員的壓力

隨著社會快速發(fā)展，自然資源管理部門的信息內(nèi)容迅猛增長，工作人員的任務(wù)量與壓力也急劇增加。合理進行檔案管理工作的優(yōu)化，則能很好解決這一問題，有序應(yīng)對各種突發(fā)事件，并迅速找到自身所需要的信息，有效減輕工作人員的壓力，提升整體工作效率。

2.為各項決策提供有力依據(jù)

檔案管理工作優(yōu)勢十分凸顯，能夠為各項決策提供有力的依據(jù)便是其中重要的一種，自然資源檔案管理也不例外。不過，在傳統(tǒng)管理模式下導(dǎo)致自然資源檔案的作用難以充分發(fā)揮出來。合理進行優(yōu)化則能有效改善這一現(xiàn)狀，提升檔案管理質(zhì)量，發(fā)揮其作用，進而為各項決策提供有力依據(jù)。

3.記錄檔案管理部門工作

工作記錄是檔案管理工作中十分基礎(chǔ)的一項工作內(nèi)容。在自然資源管理中，檔案管理也需要關(guān)注這一點，對各個部門的工作進行詳細且系統(tǒng)的記錄，記錄內(nèi)容不僅有具體的工作流程，同時還有管理理念與模式等，在之后進行優(yōu)化時，便能更好地發(fā)揮其作用，促進檔案管理工作更上一個臺階。

三、新形勢下自然資源檔案管理中主要存在的問題

1.創(chuàng)新意識淡薄

在很長一段時間里，人們對于檔案管理工作并不是很看重，以往的國土資源檔案管理也不例外。自然資源部門的建立，使得檔案管理工作變得愈發(fā)復(fù)雜。在實際工作開展中，工作人員基本都是將其當(dāng)作普通資料進行管理，而且采用的管理方式非常單一，不能積極創(chuàng)新。其實，相比較于其他管理工作，自然資源檔案管理更為煩瑣、復(fù)雜，其中蘊含的內(nèi)容還有著長期性的特點，導(dǎo)致這項工作顯得比較瑣碎，傳統(tǒng)工作方式難以達到理想效果。長此以往，便會引發(fā)一系列問題。如果工作效果不理想，那么檔案的作用自然難以發(fā)揮出來，甚至還可能造成相反的效果。除此之外，工作人員沒能擺正自己的位置，甚至還有一些覺得檔案管理工作是獨立存在的，和其他工作沒有太大聯(lián)系，使檔案管理工作處于孤島位置，作用難以充分發(fā)揮出來。

2.工作人員綜合素質(zhì)不高

信息技術(shù)的飛速發(fā)展使檔案管理信息化成為發(fā)展重要趨勢，同時對于工作人員也提出了更高要求，不僅需要他們掌握扎實的檔案知識與技能，還得熟練操作計算機。除此之外，相關(guān)專業(yè)知識的掌握也要加強重視，這樣才能避免工作人員在操作中不能有效認知資源，導(dǎo)致資源分類錯誤、遺漏等情況的出現(xiàn)。另外，工作強度過大，也會加大檔案管理人員的壓力，如果不能及時舒緩，便會產(chǎn)生一些負面情緒，進而在具體工作中不能全身心投入，工作效率低下，甚至還可能出現(xiàn)一系列問題。

3.相關(guān)機制不夠完善

要想更好地開展自然資源檔案管理工作，離不開完善的檔案管理機制作為支撐。通常而言，相關(guān)法律法規(guī)出臺之后都得結(jié)合實際情況進行完善。對于我國目前的自然資源檔案管理而言，還缺乏統(tǒng)一性的管理標準，檔案管理方式與內(nèi)容等一般都是由業(yè)務(wù)部門來確定，而在這之中，很有可能存在信息不對稱、遺漏等問題，這些都需要完善的機制進行處理，否則很有可能導(dǎo)致各地區(qū)、各部門之間出現(xiàn)職責(zé)不清的情況，影響到整體檔案管理質(zhì)量的提高。

4.檔案管理信息化建設(shè)不足

信息技術(shù)的飛速發(fā)展使社會各個方面都發(fā)生了很大的轉(zhuǎn)變，信息化建設(shè)成為發(fā)展趨勢。在新形勢下，自然資源檔案種類越來越多，傳統(tǒng)人工處理方式很難有效滿足其發(fā)展需求，所以必須引入信息網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)。不過就當(dāng)前情況來看，突出的問題是現(xiàn)代化信息設(shè)備不夠全面，基礎(chǔ)設(shè)施不完善，導(dǎo)致信息化進程推進受阻。同時，還會加大檔案管理人員的工作量，影響到檔案作用的充分發(fā)揮。

四、新形勢下自然資源檔案管理工作優(yōu)化措施

1.積極創(chuàng)新檔案管理理念

打破傳統(tǒng)檔案管理模式的束縛，是自然資源檔案管理質(zhì)量提升的重要前提。要想實現(xiàn)這一點，先要樹立全新的管理理念，引入新型的管理模式，將之前落后低效的人工收集、整理資料轉(zhuǎn)變成為電子化收集，在以往單一文字檔案的基礎(chǔ)上增加圖片、視頻等形式，這樣能夠很好減輕工作人員的工作量，促進整體管理效率更上一個臺階。

除此之外，自然資源部門還應(yīng)該突破傳統(tǒng)“孤島”屏障，使各個部門之間能夠有效交流，確保檔案準確性與完整性?？梢哉f，在當(dāng)前新形勢背景下，自然資源檔案作為重要的民生檔案，其價值與作用越來越凸顯，社會各界對其也愈發(fā)關(guān)注。因此，檔案管理部門還要樹立良好的服務(wù)意識，準確把握好檔案與其他部門之間的關(guān)系，多渠道應(yīng)用檔案數(shù)字資源。在此過程中，可以基于互聯(lián)網(wǎng)引入一些新型手段，如微信小程序、PC端等，為檔案應(yīng)用者提供更為便利的檔案信息服務(wù)，促進自然資源檔案管理質(zhì)量更上一個臺階。

2.注重檔案管理人員的培訓(xùn)

檔案管理人員的綜合素質(zhì)直接關(guān)乎工作成效，所以要想進行自然資源管理的優(yōu)化，就必須加強注重檔案管理人員的培訓(xùn)，提升他們的專業(yè)能力與素質(zhì)，具體可以從以下幾方面著手：

一是定期進行檔案管理人員的專業(yè)培訓(xùn)。因為自然資源檔案管理工作存在專業(yè)性與特殊性的特點，所以工作人員也必須有著良好的專業(yè)素養(yǎng)，這就需要相關(guān)部門定期組織開展專門的培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容不僅有檔案管理方面，同時還應(yīng)涉及自然資源專業(yè)方面。

二是提升人員保密意識。自然資源檔案有著很強的涉密性，所以需要檔案管理工作人員有良好的保密意識，而部門也應(yīng)該針對此進行強化。

三是提升工作人員的熟練度。自然資源檔案管理工作有著很強的操作性，所以要求工作人員必須有良好的熟練度。在這之中，不僅涵蓋了檔案信息的收集與整理，同時還有檔案著錄、鑒定等相關(guān)工作。熟練度得到了提升，工作質(zhì)量自然也能更進一步。

四是制訂完善的獎懲制度，并對檔案管理人員進行嚴格考核。部門需要定期進行工作人員考核，對于表現(xiàn)不佳的工作人員進行一定的懲罰，鞭策他們更加努力，對于優(yōu)秀員工也應(yīng)該及時進行獎勵，在獎勵中需要注重物質(zhì)與精神獎勵的結(jié)合，使檔案管理人員都能積極主動地參與到工作中，提升工作效率。

3.積極進行信息化建設(shè)

在信息時代背景下，自然資源檔案管理信息化建設(shè)屬于必然趨勢，各個方面都需要加強重視，積極置辦現(xiàn)代化設(shè)備，為檔案管理信息化工作的開展提供硬件基礎(chǔ)。通過這種方式，能夠很好減輕工作人員的壓力，促進各項資源的有效整合。另外，還能將各個地區(qū)與各個部門的檔案有效銜接起來，實現(xiàn)統(tǒng)一化管理，打破傳統(tǒng)“信息孤島”的現(xiàn)狀，縮短檔案信息查詢的時間。

除此之外，還可以依托科技進步，根據(jù)自然資源部門的門戶網(wǎng)站等，打造智慧檔案館，實現(xiàn)檔案服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化、存量檔案數(shù)字化等，促使檔案管理更快走向現(xiàn)代化、網(wǎng)絡(luò)化。在此過程中，需要注重一些先進技術(shù)的應(yīng)用，如大數(shù)據(jù)技術(shù)、云計算技術(shù)等，并且將網(wǎng)絡(luò)平臺的作用充分發(fā)揮出來，為自然資源檔案管理插上智慧的翅膀，全方位提升檔案管理質(zhì)量，促進檔案更加有效的利用。

4.注重檔案業(yè)務(wù)規(guī)范化建設(shè)

檔案規(guī)范化建設(shè)也是檔案管理工作中十分重要的一項內(nèi)容，直接關(guān)乎其他工作的質(zhì)量。因此，自然資源部門應(yīng)該加強重視這一方面，制訂統(tǒng)一標準，從檔案生成到應(yīng)用的整個過程，都應(yīng)該嚴格進行把控。具體可以從以下幾方面著手：

一是根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)進行檔案管理工作的開展，構(gòu)建相適應(yīng)的操作規(guī)范與制度，明確檔案整理、接收以及利用等各個方面的關(guān)系，使自然資源檔案管理工作有法可依，使工作開展更加順暢，避免一些問題的出現(xiàn)。

二是面對自然資源檔案的時候，應(yīng)該嚴格遵循應(yīng)歸盡歸原則，促進室藏檔案資源更加豐富，實現(xiàn)統(tǒng)一化管理目標。對于暫時不能集中統(tǒng)一管理的檔案資源，應(yīng)該讓檔案部門監(jiān)督與指導(dǎo)，然后其他部門進行妥善保管，避免遺漏丟失。

三是在原等級的認定基礎(chǔ)上，通過申報與復(fù)查等手段合理進行規(guī)劃。同時，以檔案室的等級認定工作為基礎(chǔ)，積極進行創(chuàng)新，以便促進檔案規(guī)范化建設(shè)水平的提升。

五、結(jié)語

綜上所述，自然資源檔案管理工作并不能一蹴而就，是一項長期性與系統(tǒng)性工程，在促進資源規(guī)劃、解決自然糾紛等方面有著不可替代的作用。在新形勢下，對于自然資源檔案管理工作提出了更高要求，所以檔案管理人員必須積極轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，朝著便捷化、信息化等方面不斷前進。在此過程中，還要認清自身在工作中存在的不足，借助多樣化的手段進行處理，這樣才能有效提升自然資源檔案管理工作質(zhì)量，更好發(fā)揮檔案作用，為自然資源管理工作水平的提升提供助力。

參考文獻：

[1]王 琳.新形勢下國土資源檔案管理工作中存在的問題及對策探究[J].中國科技投資，2016

[2]吳 慧.新形勢下國土資源檔案管理現(xiàn)狀及優(yōu)化策略[J].新商務(wù)周刊，2017

[3]張 芊.提高自然資源局檔案管理工作的有效策略分析[J].新絲路：中旬，2019

[4]李 群.新形勢下國土資源檔案管理工作中存在的問題及對策[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017

[5]甘文彬.淺析如何提升國土資源行業(yè)檔案管理效率[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019

[6]孫曉維.基于新形勢下事業(yè)單位辦公室檔案管理創(chuàng)新研究[J].新絲路：上旬，2020

[7]崔 鵬.數(shù)字化管理在自然資源和規(guī)劃檔案管理中的適用性探討[J].城建檔案，2020

[8]湯沛淳.基于大數(shù)據(jù)時代下的自然資源部門檔案管理創(chuàng)新[J].蘭臺內(nèi)外，2021

[9]孫繼光.信息化時代下加強自然資源檔案數(shù)字化建設(shè)的途徑探索[J].城建檔案，2020

[10]趙 華.試論新形勢下自然資源檔案管理工作存在的問題及對策[J].蘭臺內(nèi)外，2020

[11]何 丹，陳禮金，柳 霞.機構(gòu)改革后加強自然資源檔案信息化建設(shè)的若干舉措[J].浙江檔案，2020

[12]張 勇.自然資源部門檔案管理現(xiàn)狀分析及其改進策略研究[J].西部資源，2019

[13]邵 雯.新時期如何做好自然資源檔案管理工作思與考[J].卷宗，2019

（作者單位：河北省自然資源廳機關(guān)服務(wù)中心）

3526500589232