加強(qiáng)新形勢(shì)下檔案管理工作的實(shí)踐途徑探索

尹朋濤

摘要：新時(shí)代背景下，科學(xué)技術(shù)發(fā)展日新月異，聲像、網(wǎng)絡(luò)、電子通信等各種新興技術(shù)應(yīng)運(yùn)而生，并廣泛深入到社會(huì)生活的方方面面，基本實(shí)現(xiàn)了自動(dòng)化辦公、無紙化辦公這一目標(biāo)，使得各種新載體、新介質(zhì)檔案資源隨之涌現(xiàn)，為檔案管理工作增加了新難度、新挑戰(zhàn)。為了更好地順應(yīng)時(shí)代發(fā)展步伐，需要不斷更新和優(yōu)化檔案管理理念和管理方法。本文主要對(duì)新形勢(shì)下檔案管理工作的實(shí)踐途徑進(jìn)行探討。

關(guān)鍵詞：新時(shí)代;檔案管理;管理理念;實(shí)踐途徑

大數(shù)據(jù)典型的反應(yīng)速度快、容量大、類別多等特征在各行各業(yè)中均得到了大力應(yīng)用，該背景下借助信息技術(shù)來開展檔案資源管理已成為企業(yè)管理落實(shí)的一種趨勢(shì)，在計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化設(shè)備的使用中以錄入、傳輸?shù)确绞阶龊脵n案信息資源的整理記錄、存儲(chǔ)加工以及信息查詢與交流等，讓企業(yè)及各單位在日常經(jīng)營(yíng)各環(huán)節(jié)里形成的檔案資源可得到妥善保存與高效使用，達(dá)到檔案信息資源共享。

1通過不斷創(chuàng)新促進(jìn)檔案管理工作全面發(fā)展

1.1創(chuàng)新檔案管理理念。

新形勢(shì)下，檔案管理工作既迎來了廣闊發(fā)展機(jī)遇，又面臨諸多新問題和新挑戰(zhàn)。在這一背景下，管理人員必須解放思想，緩解創(chuàng)新改革的緊迫感，并不斷完善檔案管理工作機(jī)制，有效提高管理人員創(chuàng)新能力和創(chuàng)造能力，為檔案管理工作的開展注入新的活力。

1.2創(chuàng)新檔案管理模式

網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及和應(yīng)用，為檔案資源開發(fā)和利用帶來了發(fā)展機(jī)遇。管理部門需要在合理規(guī)劃管理網(wǎng)站、不斷完善法律體系基礎(chǔ)上，進(jìn)一步強(qiáng)化檔案信息資源建設(shè)水平，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案信息組織形式，同時(shí)構(gòu)建信息化檔案檢索系統(tǒng)。與此同時(shí)，還要全面推行網(wǎng)站安全維護(hù)管理機(jī)制，使網(wǎng)站成為檔案管理部門對(duì)外聯(lián)系的窗口，為檔案資源合理配置、深入開發(fā)、有效利用、實(shí)時(shí)共享奠定基礎(chǔ)[6]。

1.3創(chuàng)新檔案管理形象

檔案管理人員綜合素質(zhì)直接關(guān)系到檔案管理工作是否能夠順利開展，其形象是社會(huì)公眾評(píng)價(jià)檔案管理工作水平的重要標(biāo)準(zhǔn)之一。新形勢(shì)下，檔案管理人員需要明確自身在管理工作中的定位，并轉(zhuǎn)變管理理念。尤其隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅速發(fā)展，檔案信息獲取、識(shí)別、利用等方面的難題不斷增加，需要管理人員充分利用先進(jìn)技術(shù)對(duì)檔案信息進(jìn)行篩選、提煉和開發(fā)，并在實(shí)踐工作中不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，有效提高自身專業(yè)水平和管理能力。在此基礎(chǔ)上，檔案管理部門還可以推行競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，提高管理人員自我提升意識(shí)，調(diào)動(dòng)其工作積極性，從而營(yíng)造良好的工作氛圍，全面提升檔案管理形象。

2加快檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程

在檔案管理收集、整理、分析和鑒別等基礎(chǔ)工作中，涉及到計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)準(zhǔn)備工作，該工作具有復(fù)雜性、繁瑣性等特點(diǎn)，如果缺乏科學(xué)化工作流程和規(guī)范化工作制度，會(huì)導(dǎo)致計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)準(zhǔn)備不充分，從而降低檔案管理效率，不利于促進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展。對(duì)此，需要從以下幾個(gè)方面解決。

2.1采用標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理技術(shù)。

在掌握檔案管理工作規(guī)律基礎(chǔ)上，盡可能減少其中低功能、可替換及冗雜的工作，確保各項(xiàng)工作有效銜接、相關(guān)業(yè)務(wù)相互協(xié)調(diào)，同時(shí)使同類業(yè)務(wù)在形式、特征上具備一致性、規(guī)范性特點(diǎn)。一方面能夠減少?gòu)?fù)雜勞動(dòng)造成的管理混亂現(xiàn)象，另一方面能夠?yàn)闄n案信息開發(fā)奠定基礎(chǔ)。

2.2構(gòu)建統(tǒng)一的業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)

計(jì)算機(jī)技術(shù)是新形勢(shì)下檔案管理工作改革創(chuàng)新的基礎(chǔ)，想要充分發(fā)揮其作用和效益，就要構(gòu)建統(tǒng)一的業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。如果檔案業(yè)務(wù)缺乏明確規(guī)定或標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，那么即便使用計(jì)算機(jī)技術(shù)也會(huì)無從下手，所以構(gòu)建統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)至關(guān)重要，否則會(huì)直接影響計(jì)算機(jī)信息儲(chǔ)存、信息檢索等功能[7]。另外，想要實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化傳遞基本目標(biāo)，更要構(gòu)建標(biāo)準(zhǔn)化業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，從而為網(wǎng)絡(luò)連接提供保障。

2.3采用科學(xué)化手段獲取檔案信息

新形勢(shì)下，檔案資源種類、數(shù)量不斷增加。采用先進(jìn)技術(shù)對(duì)檔案資源進(jìn)行全面管理迫在眉睫。因此，檔案管理部門應(yīng)積極引入多媒體、計(jì)算機(jī)等先進(jìn)技術(shù)，為檔案信息儲(chǔ)存方式革新奠定基礎(chǔ)，突破信息獲取時(shí)間、空間限制，滿足檔案資源實(shí)時(shí)共享需求。

2.4應(yīng)用現(xiàn)代化檔案管理技術(shù)

檔案管理技術(shù)是現(xiàn)代化檔案管理工作的重要組成部分，在提高檔案管理效率和質(zhì)量方面發(fā)揮著重要作用。新形勢(shì)下，科學(xué)技術(shù)發(fā)展日新月異，越來越多先進(jìn)的技術(shù)應(yīng)運(yùn)而生，為優(yōu)化檔案管理工作奠定了良好的基礎(chǔ)。例如：在檔案管理日常工作中，引入復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、計(jì)算機(jī)及掃描儀等現(xiàn)代化辦公設(shè)備，既能夠減少人工勞動(dòng)強(qiáng)度，也能夠充分保障檔案資源的完整性和健全性。另外，在檔案庫(kù)房建設(shè)過程中，也可以充分利用現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)，采用特殊的處理手段，提高檔案的管理水平。眾所周知，一些紙質(zhì)檔案資源在儲(chǔ)存過程中，受環(huán)境、溫度等因素的影響，容易發(fā)生質(zhì)量問題，導(dǎo)致檔案資源失真或缺頁(yè)。對(duì)此，需要在庫(kù)房?jī)?nèi)部安裝各種先進(jìn)設(shè)備。例如：溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防震設(shè)備、防干燥設(shè)備、防蟲設(shè)備等，這些設(shè)備有利于從根源上解決蟲害、溫濕度變化等引發(fā)的問題。另外，新形勢(shì)下，檔案管理部門已經(jīng)充分認(rèn)識(shí)到了信息化建設(shè)的重要性，并利用計(jì)算機(jī)技術(shù)實(shí)施檔案實(shí)體管理和信息管理的工作，通過構(gòu)建檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)不同程度的編目及檔案資源自動(dòng)檢索，同時(shí)滿足了檔案實(shí)時(shí)共享需求。在未來發(fā)展進(jìn)程中，檔案信息化建設(shè)已經(jīng)成為趨勢(shì)，這也將是檔案工作技術(shù)現(xiàn)代化的集中體現(xiàn)，可以為檔案資源有效利用提供保障。

3強(qiáng)化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

步入大數(shù)據(jù)時(shí)代，若要加強(qiáng)企業(yè)檔案的信息化，就必須進(jìn)一步加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。大數(shù)據(jù)對(duì)檔案管理的基礎(chǔ)和軟硬件提出了更高的要求，同時(shí)也要求建立包括檔案管理軟件、網(wǎng)絡(luò)、高性能計(jì)算機(jī)、掃描儀等基礎(chǔ)設(shè)施。但上述基礎(chǔ)配套設(shè)施的完善以及檔案系統(tǒng)的維護(hù)離不開資金的支持，因此企業(yè)需要加大檔案管理信息化建設(shè)的資金投入力度。與此同時(shí)，相關(guān)單位在人事檔案管理信息化建設(shè)中要做好自身的整體規(guī)劃和發(fā)展戰(zhàn)略，并將相關(guān)的監(jiān)管措施不斷完善，企業(yè)內(nèi)部其他部門也應(yīng)該在理解的基礎(chǔ)上給予更大的支持。各級(jí)檔案局領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)積極向企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層反映人事檔案信息化建設(shè)的重要性、緊迫性，努力爭(zhēng)取人力、財(cái)力、物力方面的資源。除積極配置硬件設(shè)施外，檔案管理機(jī)構(gòu)還應(yīng)重視軟件和數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)，借助外包模式，設(shè)計(jì)符合檔案管理要求的軟件。

4促進(jìn)檔案管理工作向標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化趨勢(shì)發(fā)展

為了促進(jìn)檔案管理工作向標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化趨勢(shì)不斷發(fā)展，不僅要解決立卷方法存在的問題，有效提高檔案資源分類、檢索效率;還要盡可能提高案卷裝訂質(zhì)量，為檔案規(guī)范管理奠定基礎(chǔ)。另外，檔案規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理還離不開軟硬件設(shè)施的支撐，需要管理部門及時(shí)做好硬件設(shè)施維護(hù)管理以及軟件系統(tǒng)更新升級(jí)工作。結(jié)合以往工作經(jīng)驗(yàn)總結(jié)來看，雖然文書管理工作和檔案工作相互獨(dú)立，并且工作任務(wù)不盡相同，但是由于文書是檔案中的重要組成部分，所以二者之間存在必然聯(lián)系，其在檔案管理流程中緊密相連。因此，管理人員需要不斷提高系統(tǒng)化管理意識(shí)，樹立文書管理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化指導(dǎo)思想。簡(jiǎn)單來說，就是在文書處理過程中，只有把握好標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化關(guān)口，才能夠?yàn)闄n案工作順利進(jìn)行提供保障，從而有效提高檔案管理工作的綜合水平。

總之，大數(shù)據(jù)時(shí)代背景之下，相關(guān)部門必須要對(duì)檔案管理工作引起高度的重視，充分利用各項(xiàng)信息化技術(shù)來加強(qiáng)檔案信息化、信息化建設(shè)，對(duì)原有的觀念以及管理方式進(jìn)行改良與優(yōu)化，這樣才能夠有效推動(dòng)檔案管理工作的健康持續(xù)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]王金英.大數(shù)據(jù)時(shí)代企業(yè)強(qiáng)化檔案工作的思考[J].企業(yè)改革與管理，2020（02）：18-19.

[2]吳麗麗.大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理工作的變革與創(chuàng)新[J].環(huán)渤海經(jīng)濟(jì)嘹望，2019（01）：172.