禹敏
[摘 要]在機關(guān)事業(yè)單位管理中,檔案管理是極其重要的環(huán)節(jié),其規(guī)范化和標準化對事業(yè)單位的持續(xù)正常運行和未來發(fā)展具有重要作用。事業(yè)單位要充分結(jié)合自身的檔案管理實際,加快檔案規(guī)范化與標準化的建設(shè),以便能夠為事業(yè)單位的發(fā)展提供科學(xué)合理的檔案信息支持。文章分析了機關(guān)事業(yè)單位檔案管理的重要性,闡述了檔案管理規(guī)范化和標準化的定義,探討了阻礙機關(guān)事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化和標準化進程的因素,并提出了其規(guī)范化和標準化建設(shè)的有效策略,以期能夠為同行提供參考。
[關(guān)鍵詞]機關(guān)事業(yè)單位;檔案管理規(guī)范化標準化;途徑
中圖分類號: G271 文獻標識碼:A 文章編號:1674-1722(2022)06-0094-03
檔案管理是一項系統(tǒng)而復(fù)雜的工作,涵蓋的內(nèi)容相當復(fù)雜。近年來,隨著檔案管理現(xiàn)代化的提出和實施,檔案管理的要求更加嚴格,內(nèi)容也更加精細化[1]。在此情況下,傳統(tǒng)的檔案管理理念由于缺乏規(guī)范化和標準化,已不能適應(yīng)當前的檔案管理標準。機關(guān)事業(yè)單位作為國家特殊的業(yè)務(wù)機構(gòu),對檔案管理應(yīng)該有更加科學(xué)、規(guī)范的要求。然而,由于諸多因素的影響,我國大多數(shù)機關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作還存在一些不足。如果不及時采取有效措施進行改進和優(yōu)化,必然會影響機關(guān)事業(yè)單位的長期健康發(fā)展。因而,如何促進檔案管理的規(guī)范化和標準化發(fā)展,是當前該行業(yè)工作者普遍關(guān)注的話題。
眾所周知,機關(guān)事業(yè)單位檔案是對機關(guān)事業(yè)單位自身發(fā)展歷程的客觀、真實記錄,是事業(yè)單位開展各項工作的主要依據(jù)和標準,加強機關(guān)事業(yè)單位檔案管理,對機關(guān)事業(yè)單位的持續(xù)發(fā)展至關(guān)重要[2]。
(一)為機關(guān)事業(yè)單位工作的開展提供重要依據(jù)
檔案管理在一定程度上可以為事業(yè)單位工作的開展提供重要依據(jù)。機關(guān)事業(yè)單位在實際發(fā)展中,積累了眾多的檔案信息,做好檔案信息管理工作,可以為事業(yè)單位重大決策提供相應(yīng)依據(jù)。
(二)是推進內(nèi)控制度改革的重要內(nèi)容
近年來,隨著體制改革的不斷推進,機關(guān)事業(yè)單位為了順應(yīng)這一時代發(fā)展要求,開始注重內(nèi)部控制體系的建設(shè)。而檔案管理是推動單位長遠發(fā)展的重要組成部分,直接關(guān)系到單位內(nèi)部控制制度的改革和發(fā)展[3]。檔案蘊含的信息相當豐富,事業(yè)單位內(nèi)部控制制度改革,可以從中獲取重要的參考依據(jù);此外,檔案記錄著事業(yè)單位以往改革項目的成果,管理者可以從中參考積累的成功經(jīng)驗,為實際發(fā)展目標制定明確的改革措施。
(三)為文書資料管理工作創(chuàng)造內(nèi)在條件
在機關(guān)事業(yè)單位實際管理工作中,文書工作非常重要,檔案管理會在一定程度上影響其工作質(zhì)量。相關(guān)管理人員要對內(nèi)部工作信息進行整理,逐步形成文書資料,并將文書資料及時上交檔案部門,從而構(gòu)建起完善的檔案系統(tǒng)。通過對內(nèi)部數(shù)據(jù)和信息的整合,機關(guān)事業(yè)單位的文書資料管理工作逐漸系統(tǒng)化。
在《標準化法條文解釋》中,關(guān)于標準的論述為:對重復(fù)性事物和概念做出的統(tǒng)一規(guī)定稱為標準[4]。通常標準是在科學(xué)、技術(shù)和各領(lǐng)域的基礎(chǔ)上,需要經(jīng)過多方協(xié)商一致,由主管部門或機構(gòu)批準,并以專門的方式對外進行公布,從而使之成為各方共同遵守的準則和依據(jù)。具體到檔案管理領(lǐng)域,比如相繼頒布和實施的《檔案法》《檔案法實施辦法》《檔案管理規(guī)定》等,使得檔案管理有了統(tǒng)一的規(guī)范和標準,檔案管理逐漸進入了更加規(guī)范的范疇。其中涉及的“標準化”,即檔案管理的實施標準、制定標準、研究標準,以及后期的修訂和補充標準等[5]。不難發(fā)現(xiàn),檔案的規(guī)范化管理最終落到了制度層面,強調(diào)充分發(fā)揮檔案管理者的價值,通過已經(jīng)頒布和實施的檔案管理規(guī)范等規(guī)章制度,實現(xiàn)檔案管理標準化。
近年來,辦公OA自動化進程的加快和事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展,在一定程度上推動了事業(yè)單位檔案管理的規(guī)范化和標準化進程。一系列諸如《檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范》《檔案資料目錄報送方案》《機關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》等規(guī)范性文件陸續(xù)頒布,《黨政機關(guān)電子文件歸檔規(guī)范》(GB/T39362-2020)和《文書檔案案卷格式》(GB/T9705-2008)等國家標準、行業(yè)標準相繼出臺,至此,機關(guān)事業(yè)檔案工作規(guī)范化和標準化體系的輪廓初現(xiàn),對機關(guān)事業(yè)檔案工作規(guī)范化、標準化理論研究和實踐探索也陸續(xù)展開[6]。
當前,隨著機關(guān)事業(yè)單位的不斷發(fā)展,其檔案管理工作中也存在著諸多問題,這些問題在一定程度上阻礙了機關(guān)事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化和標準化的進程。
(一)檔案管理沒有得到重視
當前階段,雖然很多事業(yè)單位已經(jīng)意識到了檔案管理工作的重要作用,并及時根據(jù)實際情況調(diào)整了工作內(nèi)容。但是仍有一部分事業(yè)單位對內(nèi)部檔案管理的規(guī)范化不夠重視,對自身機構(gòu)的檔案管理沒有給予過多的精力、人力、物力支持,從而造成事業(yè)單位檔案管理混亂,大大降低了檔案管理效率,對實現(xiàn)檔案管理標準化產(chǎn)生了不利影響。
(二)宣傳不到位
目前,隨著機關(guān)事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化和標準化建設(shè)的推進,仍有部分單位由于不夠重視,宣傳工作不到位,導(dǎo)致了機關(guān)事業(yè)單位檔案管理存在一些漏洞,亟待完善。如果宣傳不到位,工作人員對檔案管理規(guī)范化、標準化的認知也不到位,也使得檔案管理的各項工作存在敷衍狀態(tài),無法真正落實規(guī)范化和標準化的要求,最終會導(dǎo)致整個機關(guān)事業(yè)單位檔案管理質(zhì)量的下降[7]。
(三)相關(guān)機制不完善
當前,在機關(guān)事業(yè)單位檔案管理的實際過程中,由于機制不完善,不夠標準化、未能結(jié)合實際,導(dǎo)致了很多工作在實際運作中并沒有很好的標準可循,這使得檔案不能得到有效利用,不能真正發(fā)揮作用。
(四)檔案信息化管理水平低
隨著信息技術(shù)的發(fā)展及其在各行各業(yè)的廣泛應(yīng)用,檔案管理也面臨著新的機遇和挑戰(zhàn)。然而,目前我國機關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化水平較低,無法實現(xiàn)檔案管理的辦公自動化,對檔案管理的規(guī)范化產(chǎn)生負面影響,也限制了檔案管理工作的提升,不利于事業(yè)單位各項工作的開展[8]。
(五)檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不足
目前,機關(guān)事業(yè)單位檔案管理人員的綜合素質(zhì)普遍不高,這是由于對這項工作缺乏重視,使得檔案管理人員缺乏強烈的責任感和積極性。此外,機關(guān)事業(yè)單位在選拔任用檔案員方面存在一些問題,影響了工作人員的專業(yè)水平,導(dǎo)致工作人員缺乏足夠的檔案管理經(jīng)驗。機關(guān)事業(yè)單位沒有加強檔案管理人員的崗位培訓(xùn),使得機關(guān)事業(yè)單位無法適應(yīng)檔案管理規(guī)范化發(fā)展的要求。
為實現(xiàn)機關(guān)事業(yè)單位檔案管理的規(guī)范化和標準化,需要事業(yè)單位相關(guān)人員立足實際,采取科學(xué)高效的檔案管理手段,有序推動事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化和標準化。在促進完善檔案管理的同時,穩(wěn)步推進事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化。
(一)深化對檔案管理標準化和規(guī)范化的認知
為了更好地促進機關(guān)事業(yè)單位檔案管理的規(guī)范化和標準化,首先需要加強相關(guān)工作人員對檔案管理規(guī)范化和標準化的認知,使他們認識到標準化和規(guī)范化對檔案管理的重要性,從而按照規(guī)范化和標準化的要求做好各項檔案管理工作,以便不斷推動整個檔案管理工作的有序開展[9]。為此,可以定期對檔案管理人員進行規(guī)范化和標準化的專題培訓(xùn),同時要定期對其技能進行考核,可以更好地督促管理人員做好規(guī)范化和標準化建設(shè),更好地推動整個檔案管理業(yè)務(wù)向前發(fā)展。
(二)加強檔案管理規(guī)范化和標準化的宣傳教育
檔案管理工作并不僅僅是由檔案管理人員完成的,還需要機關(guān)事業(yè)單位的其他人員的參與。因而,事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化和標準化的建設(shè)要覆蓋到所有人員,使得所有人員都有規(guī)范化和標準化的意識。為此,機關(guān)事業(yè)單位應(yīng)充分利用本單位的宣傳欄、工作會議、專題講座等機會,向全體員工傳達檔案管理規(guī)范化和標準化的重要性,從而形成人人重視檔案管理的良好氛圍,并為檔案管理部門提出建設(shè)性意見。此外,還要將檔案管理的規(guī)范化和標準化納入人員考核范圍,特別是那些能改遵守檔案的崗位需要嚴格考核,以更好地提高管理人員和其他工作人員對檔案管理的規(guī)范化和標準化的認知,進一步規(guī)范自身行為,實現(xiàn)檔案管理規(guī)范化和標準化。
(三)建立健全規(guī)范化和標準化機關(guān)事業(yè)單位檔案管理機制
機關(guān)事業(yè)單位要根據(jù)自身實際情況,構(gòu)建分工明確、運行順暢、管控高效的檔案管理機制和制度體系[10]。首先,在檔案管理過程中,機關(guān)事業(yè)單位必須加強制度的完善。通過機制和體系的創(chuàng)新,使檔案管理工作中的相關(guān)環(huán)節(jié)能夠有效發(fā)揮作用,明確檔案管理的職責;其次,在整合檔案系統(tǒng)的過程中,需要提高檔案管理的專業(yè)化水平,形成標準化和規(guī)范化管理模式,將信息技術(shù)應(yīng)用到檔案管理過程中,使檔案工作更快、更高效;最后,要明確檔案管理的相關(guān)職責,特別是對于檔案管理混亂的現(xiàn)象,要加強計劃的制定,明確每個人的管理職責,對各種事項進行細化管理,充分發(fā)揮檔案管理的作用。
(四)應(yīng)用先進技術(shù),為檔案管理的規(guī)范化和標準化提供技術(shù)支撐
管理方式的技術(shù)創(chuàng)新是檔案管理規(guī)范化和標準化的重要支撐[11]。當前機關(guān)事業(yè)單位要著力提高檔案管理現(xiàn)代化水平,加大科技創(chuàng)新和基礎(chǔ)設(shè)施投入,改善檔案管理軟硬件條件。可以在檔案規(guī)范化和標準化管理工作之中,引入信息技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)、數(shù)字加密技術(shù)、數(shù)字掃描識別技術(shù)等新興技術(shù),從而構(gòu)建電子信息管理系統(tǒng)、檔案數(shù)據(jù)保護系統(tǒng)和信息采集系統(tǒng)。通過檔案管理數(shù)字化、信息化建設(shè),在保證數(shù)據(jù)安全的前提下,提升檔案管理的工作效率和檔案資料資源的利用率,同時也方便檔案的查閱、分析和整理。
(五)提升檔案管理人員水平
要做好檔案管理工作,就要充分發(fā)揮檔案管理人員的作用。當前機關(guān)事業(yè)單位要著力提高檔案工作者水平,明確檔案工作者職責,尤其要加強檔案工作者操作的規(guī)范化和標準化意識。為此,其一,要構(gòu)建全面長效的檔案管理人才培訓(xùn)機制,對階段性培訓(xùn)重點進行精準定位,從而滿足階段性檔案管理規(guī)范化需求;其二,要注意檔案管理隊伍新鮮血液的注入,引進具有專業(yè)素質(zhì)的檔案管理人才,充分利用檔案管理工作力量,依靠專業(yè)技術(shù)人員提高機關(guān)事業(yè)單位檔案管理的規(guī)范化水平;其三,構(gòu)建完善的考核和獎懲體系,充分調(diào)動檔案管理者的積極性,依靠檔案管理者自身的業(yè)務(wù)水平的不斷提升,最終促進檔案管理的規(guī)范化、標準化發(fā)展。
(六)根據(jù)規(guī)范標準對檔案管理進行全新整合
除上述措施外,推進檔案管理規(guī)范化和標準化是有效解決機關(guān)事業(yè)單位檔案管理問題的重要舉措。對檔案資源進行重新組卷,是一種更有效的檔案整理方式,通過對一些聯(lián)系較大的檔案資料的收集整理,將一些缺頁缺目錄的檔案資料進行重新編制,從而有效提高檔案管理工作的規(guī)范性和標準性[12]。作為檔案管理人員,每月要定期對各類檔案進行整理、分類,并進行網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)的同步。此外,還要對那些沒有標號和頁碼的檔案進行重新編排,從而實現(xiàn)資源的優(yōu)化配置。
綜上所述,在機關(guān)事業(yè)單位發(fā)展過程中,檔案管理是不可或缺的核心環(huán)節(jié)。推進檔案管理的規(guī)范化和標準化發(fā)展,既是新時代對機關(guān)事業(yè)單位檔案管理的新要求,又是促進機關(guān)事業(yè)單位檔案價值最大化的關(guān)鍵。為適應(yīng)時代的發(fā)展,機關(guān)事業(yè)單位需要根據(jù)自身的實際情況和檔案管理過程中存在的問題,采取建設(shè)性的強化措施,以推進檔案管理工作的規(guī)范化和標準化進程。
[1]劉小芳.探析事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化措施[J].辦公室業(yè)務(wù),2020(16):110+116.
[2]賈春麗.淺議如何推進事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化標準化[J].辦公室業(yè)務(wù),2018(08):106.
[3]高娟.推進事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化標準化的策略研究[J]中國集體經(jīng)濟,2018(09):50-51.
[4]梁琴.如何推進機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化標準化[J]. 商訊, 2020(10):128.
[5]趙亮.推進機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化標準化的研究[J].科技風, 2020(18) : 293.
[6]王玉國.新常態(tài)下事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化標準化建設(shè)探析[J].大眾標準化,2020(18):6-7.
[7]蘇莉.大數(shù)據(jù)條件下檔案規(guī)范化和標準化建設(shè)[J].辦公室業(yè)務(wù) ,2020(22):123-124.
[8]宋姍姍.關(guān)于事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化,標準化研究[J]. 信息周刊 ,2019(29):122.
[9]陳淑芳.事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)的路徑選擇分析[J].視界觀,2019(15):15-17.
[10]袁亮. 新形勢下基層單位檔案管理標準化建設(shè)的思考[J]. 經(jīng)濟學(xué),2020(04):147-148.
[11]周知勇.加強機關(guān)事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理工作的思考[J].云南檔案,2015(12):21-23.
[12]姚武.如何推進機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化標準化[J].中國管理信息化,2016(10):11-13.