摘要:在共享經(jīng)濟(jì)背景下,實現(xiàn)財務(wù)管理系統(tǒng)的共享已經(jīng)成為大勢所趨。21世紀(jì),隨著云計算、互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展,國際上的大型跨國公司已經(jīng)開始普遍應(yīng)用財務(wù)共享服務(wù)。目前,我國大中型企業(yè)也在逐漸探索財務(wù)共享服務(wù)模式的建立,這是大勢所趨,也是企業(yè)發(fā)展、提高運營效率、提高財務(wù)管理效率的必然要求。本文首先分析了經(jīng)濟(jì)共享背景下,我國財務(wù)共享服務(wù)發(fā)展的現(xiàn)狀,并進(jìn)一步指出了財務(wù)共享發(fā)展的必然性,接著指出了現(xiàn)階段我國財務(wù)共享服務(wù)模式發(fā)展存在的問題,并為之提出了一些建議。
關(guān)鍵詞:財務(wù)共享;信息泄露;集約化處理
隨著移動互聯(lián)網(wǎng)、第三方支付、大數(shù)據(jù)、云計算等技術(shù)的誕生與發(fā)展,以及我國經(jīng)濟(jì)進(jìn)入轉(zhuǎn)型的關(guān)鍵期,多種因素的共同作用下共享經(jīng)濟(jì)應(yīng)運而生。同時,隨著經(jīng)濟(jì)全球化進(jìn)程的加快,企業(yè)逐漸加快國際化步伐,不斷擴大企業(yè)的市場規(guī)模,成為龐大的跨國公司。企業(yè)在規(guī)模不斷擴大,收益不斷增加的的同時,也面臨著成本增加、財務(wù)風(fēng)險加大、財務(wù)決策效率降低等諸多難題,為實現(xiàn)企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展,越來越多的企業(yè)開始關(guān)注財務(wù)轉(zhuǎn)型和流程的優(yōu)化問題,提出了財務(wù)共享這一新型服務(wù)理念,也就是將財務(wù)工作集中到一個獨立的中心,通過規(guī)范流程來降低成本,從而提高公司經(jīng)營效益。
1 我國財務(wù)共享發(fā)展現(xiàn)狀
Financial Shared Service Center (FSSC) 的概念起源于20世紀(jì)80年代的美國, 有學(xué)者指出共享服務(wù)模式是一個獨立的組織實體, 在人員、技術(shù)和財務(wù)業(yè)務(wù)整合的基礎(chǔ)上, 提供明確的財務(wù)和業(yè)務(wù)目標(biāo), 實現(xiàn)激發(fā)員工工作積極性、提高業(yè)務(wù)的準(zhǔn)確性、提升財務(wù)服務(wù)質(zhì)量、降低管理成本和提高財務(wù)管理工作水平等目標(biāo)[1]。
近年來,財政部陸續(xù)發(fā)布了《關(guān)于全面推進(jìn)管理會計體系建設(shè)的指導(dǎo)意見》《企業(yè)會計信息化工作規(guī)范》以及《會計改革與發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》,為我國大中型企業(yè)建立財務(wù)共享服務(wù)提供了政策支撐,鼓勵分公司、子公司數(shù)量多、分布廣的大型企業(yè)、企業(yè)集團(tuán)探索利用信息技術(shù)促進(jìn)會計工作的集中,逐步建立財務(wù)共享服務(wù)中心。
現(xiàn)在是大數(shù)據(jù)時代,隨著經(jīng)濟(jì)全球化趨勢進(jìn)一步加強,財務(wù)管理工作與信息技術(shù)結(jié)合得越發(fā)緊密,財務(wù)數(shù)字化逐漸成為大勢所趨[2]。財務(wù)共享就是在共享經(jīng)濟(jì)背景下,企業(yè)集中管理模式的最新發(fā)展,其為企業(yè)提供了一種有效的財務(wù)運作模式,成功解決了大型企業(yè)發(fā)展過程中面臨的財務(wù)建設(shè)的重復(fù)投入和效率低下問題[3],實現(xiàn)企業(yè)財務(wù)共享服務(wù)已經(jīng)成為現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的必然趨勢。
2 經(jīng)濟(jì)共享背景下財務(wù)共享的必要性
2.1 適應(yīng)經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)型的需要
我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展進(jìn)入新常態(tài),亟需經(jīng)濟(jì)結(jié)構(gòu)的轉(zhuǎn)型發(fā)展,實現(xiàn)經(jīng)濟(jì)發(fā)展方式由粗放型發(fā)展方式向集約型發(fā)展方式的轉(zhuǎn)變。在國家層面,我國存在顯著的“大國悖論”現(xiàn)象,即資源雖然豐富,但是不能有效利用資源,在商品市場不具有控制權(quán);在企業(yè)層面,我國企業(yè)同樣存在相關(guān)悖論,主要表現(xiàn)在企業(yè)大而不強、效率低下、股權(quán)分散導(dǎo)致集團(tuán)控制權(quán)被弱化。隨著國家經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)型的發(fā)展,企業(yè)的發(fā)展也提出了新要求?,F(xiàn)代企業(yè)制度提出財務(wù)管理是企業(yè)管理的重要組成部分,除需要完成傳統(tǒng)的核算功能外,還需要發(fā)揮財務(wù)工作對于業(yè)務(wù)以及企業(yè)戰(zhàn)略的支持作用[4]。
2.2 提高財務(wù)處理效率
財務(wù)共享服務(wù)基于云計算等大數(shù)據(jù)平臺,將不同地點的實體財務(wù)信息集中到同一個共享服務(wù)中心進(jìn)行集中化記賬等相關(guān)處理操作可以利用龐大的數(shù)據(jù)信息,幫助企業(yè)實現(xiàn)會計核算處理的集中化運作,有效整合企業(yè)財務(wù)信息,簡化運營成本[5]。此外,集團(tuán)總部可以通過了解子公司所有財務(wù)信息來強化監(jiān)管力度,在集團(tuán)遇到問題時做出最優(yōu)決策。
2.3 控制企業(yè)財務(wù)風(fēng)險
財務(wù)共享的集約化管理,能夠增強數(shù)據(jù)的保密性,減少數(shù)據(jù)的外部擴散,提高數(shù)據(jù)處理的安全性,能夠有效控制財務(wù)風(fēng)險,降低對于企業(yè)財務(wù)的管理成本,提高企業(yè)的決策支持能力,優(yōu)化企業(yè)財務(wù)管理模式[6]。財務(wù)共享服務(wù)中心不僅可以有效整合資源,還能將企業(yè)的資金進(jìn)行統(tǒng)一調(diào)配、全面統(tǒng)一管理,科學(xué)規(guī)劃使用資金,針對不同的資金使用范圍制定不同的管控力度,確保企業(yè)賬戶與銀行賬戶的一致性,確保收支計劃的落地執(zhí)行,提高資金使用效率,避免財務(wù)人員出現(xiàn)人為錯誤,降低資金管理風(fēng)險,保證資金的安全性,提高企業(yè)的抗風(fēng)險能力。
2.4 有效整合企業(yè)資源
財務(wù)共享服務(wù)中心一般分為兩部分:一部分提供專業(yè)化的財務(wù)服務(wù),主要工作是利用平臺進(jìn)行核算及數(shù)據(jù)分析等;另一部分提供運營支持,主要工作是績效分析、綜合支持等。企業(yè)利用財務(wù)共享服務(wù)可以有效整合信息資源,之前需要公司各部門共同處理的業(yè)務(wù),現(xiàn)如今只需在共享服務(wù)中心即可完成,實現(xiàn)企業(yè)統(tǒng)一管理和控制,實現(xiàn)流程的拉通,明確各職能崗位的分工職責(zé),各模塊只需完成各自崗位工作,財務(wù)共享服務(wù)中心即可以將信息進(jìn)行整合利用,對內(nèi)對外輸出統(tǒng)一信息,并且將財務(wù)人員從重復(fù)低效的信息整理操作中解放出來,減少人工成本。同時有利于進(jìn)一步將財務(wù)人員培養(yǎng)成具有更高級職能內(nèi)涵的綜合型人才,這樣既可以有效整合企業(yè)資源,又可以提高企業(yè)的決策效率,做出更加適合企業(yè)發(fā)展的方案選擇,最大化企業(yè)的利潤,使企業(yè)在激烈的競爭中更具有發(fā)展的優(yōu)勢。
3 共享經(jīng)濟(jì)背景下財務(wù)共享的風(fēng)險
3.1 數(shù)據(jù)泄露風(fēng)險
財務(wù)共享服務(wù)模式與傳統(tǒng)財務(wù)管理模式相比,優(yōu)勢在于管理層和員工之間的信息溝通更加及時、高效、真實。網(wǎng)絡(luò)平臺的共享,在方便企業(yè)財務(wù)人員有效整合收集信息的同時,也使得企業(yè)的相關(guān)數(shù)據(jù)遭遇泄露的風(fēng)險進(jìn)一步提高,財務(wù)共享服務(wù)是以互聯(lián)網(wǎng)平臺為基石,依托的是網(wǎng)絡(luò)技術(shù),現(xiàn)如今網(wǎng)絡(luò)病毒較為猖獗,并且企業(yè)部分財務(wù)人員缺少信息保密意識,一旦出現(xiàn)錯誤,就會如同串聯(lián)電路般,整個鏈條都出現(xiàn)問題,造成錯誤信息傳播、信息泄露等。大量關(guān)于企業(yè)運營的信息集中在一起,使得企業(yè)信息一旦泄露,產(chǎn)生的災(zāi)難是毀滅性的。21世紀(jì),最值得關(guān)注的是信息的價值,先行別人掌握更多的信息往往就占據(jù)了發(fā)展的優(yōu)勢。企業(yè)財務(wù)信息的泄露,不僅會使競爭對手掌握泄露信息企業(yè)的經(jīng)營狀況,而且競爭對手可以先行一步進(jìn)行相應(yīng)的戰(zhàn)略安排,打亂泄露信息企業(yè)的經(jīng)營計劃,從而占據(jù)發(fā)展的優(yōu)勢,使得泄露信息的企業(yè)遭受毀滅性的打擊。
3.2 稅務(wù)風(fēng)險增大
經(jīng)濟(jì)共享背景下,財務(wù)共享的實現(xiàn)會使得大型企業(yè)在各地區(qū)的分公司減少財會人員的設(shè)置,在母公司設(shè)置相應(yīng)的財會人員進(jìn)行總體的財會賬目處理,這在一定程度上減少了人工成本。但是,各地子公司財會人員的減少會造成信息交流的遲滯,不利于與分支機構(gòu)地方稅務(wù)機關(guān)交流,對當(dāng)?shù)氐亩愂諆?yōu)惠政策了解不夠深入,會使得稅收優(yōu)惠申請難度增加。各子公司財會人員的減少,會對突發(fā)的稅務(wù)風(fēng)險和需到現(xiàn)場處理的事務(wù)缺乏反應(yīng)力,而且財務(wù)共享服務(wù)中心與子公司基本上都不在同一個區(qū)域,會造成處理事務(wù)時到現(xiàn)場溝通的成本增加,也會間接的導(dǎo)致稅務(wù)風(fēng)險增大。
3.3 企業(yè)資金管理不到位
部分企業(yè)對財務(wù)共享服務(wù)中心的采購成本未進(jìn)行評估,缺少明確規(guī)劃,大量地盲目購買設(shè)備使得費用迅猛增長,造成實際生產(chǎn)成本遠(yuǎn)高于預(yù)算的現(xiàn)象,不僅造成浪費,也為企業(yè)經(jīng)營發(fā)展帶來一定風(fēng)險。
3.4 財務(wù)人員綜合能力不足
財務(wù)共享服務(wù)中心的建立,可以有效集中相關(guān)財務(wù)信息,但是,收集到的信息是零碎的、未經(jīng)處理的原始數(shù)據(jù),并不能直接被利用,還需根據(jù)不同企業(yè)的相關(guān)規(guī)定進(jìn)一步整合。如何才能在龐大的數(shù)據(jù)體系中找尋到有價值的數(shù)據(jù)是一件困難的事。財務(wù)人員必須綜合考量企業(yè)最近的經(jīng)營狀況以及企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略,利用有效的數(shù)據(jù),才能為企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展提出可靠的、有價值的的觀點[7]。另一方面,傳統(tǒng)的財務(wù)人員不具備計算機程序的相關(guān)技術(shù),而利用相關(guān)程序操作可以有效降低信息處理的搜尋和處理成本,使財務(wù)人員從冗雜繁復(fù)的操作過程中解放出來,集中于企業(yè)核心業(yè)務(wù)的處理。由于部分財務(wù)人員對業(yè)務(wù)背景不了解,有問題時不能隨機應(yīng)變以及對變革后工作的適應(yīng)能力不足,給其他人的工作帶來不便,影響業(yè)務(wù)時效。實現(xiàn)財務(wù)共享模式是企業(yè)的深度變革,同時也是財務(wù)人員的一次巨大挑戰(zhàn),由于整合后的業(yè)務(wù)分別在不同的平臺系統(tǒng)處理,每人只負(fù)責(zé)本人固定的工作,加上與之前工作的處理流程不同,需要注意的安全問題也不一樣,導(dǎo)致財務(wù)人員不能敏銳覺察出數(shù)據(jù)反映出的問題。
4 共享經(jīng)濟(jì)背景下財務(wù)共享的解決措施
4.1 增強企業(yè)的風(fēng)險防范能力
企業(yè)信息化進(jìn)程的加快,為企業(yè)信息的泄露埋下嚴(yán)重隱患。公司數(shù)據(jù)防止泄密、防止丟失和損毀,就必須采取有效的舉措,企業(yè)要加強基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè),財務(wù)共享服務(wù)平臺要使用安全系數(shù)高的服務(wù)器,在系統(tǒng)里安裝殺毒軟件并定期更新,企業(yè)里要有專業(yè)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人員對系統(tǒng)定期進(jìn)行維護(hù)和管理,保證財務(wù)信息系統(tǒng)的安全,防止電腦文件通過各種途徑泄露出去,同時也需要對公司局域網(wǎng)共享文件設(shè)置訪問權(quán)限,防止未經(jīng)授權(quán)訪問共享文件的行為,同時也需要相應(yīng)的共享文件訪問日志記錄,便于事后備查和審計。另外,還需要借助于一些電腦文件防泄密軟件等相關(guān)技術(shù)手段來防止公司數(shù)據(jù)泄密、保護(hù)服務(wù)器共享文件安全。
4.2 協(xié)調(diào)與國家稅務(wù)總局的關(guān)系
按照稅法規(guī)定,原始發(fā)票必須在當(dāng)?shù)氐臉I(yè)務(wù)機構(gòu)保留和歸檔并開具增值發(fā)票,而不能由共享中心所在地統(tǒng)一開具稅務(wù)發(fā)票。財務(wù)部應(yīng)與國家稅務(wù)總局加強溝通,研發(fā)全國統(tǒng)一的發(fā)票驗證終端系統(tǒng),統(tǒng)一行業(yè)的發(fā)票模板樣式,建立電子版發(fā)票的防偽標(biāo)識,在提高財務(wù)共享中心運營效率的同時,降低稅務(wù)風(fēng)險。
4.3 提升企業(yè)資金管理有效性
集團(tuán)應(yīng)在構(gòu)建平臺的初期結(jié)合自身經(jīng)營情況,提出具有可行性的資金籌集方案,增強資金籌集能力;通過財務(wù)共享模式,整理企業(yè)內(nèi)部資金的流向,提升資金管理效果,穩(wěn)定集團(tuán)經(jīng)營能力;資金需求較高的部門應(yīng)及時規(guī)劃資金使用方向,減少浪費,從而增強企業(yè)資金管理。將資金進(jìn)行統(tǒng)一調(diào)配,對資金進(jìn)行全面統(tǒng)一管理,科學(xué)規(guī)劃資金使用,針對不同的資金使用范圍制定不同的管控力度,拉通管理企業(yè)的資金賬戶,統(tǒng)一確保企業(yè)賬戶與銀行賬戶的一致性,確保收支計劃按預(yù)算如實開展,提高資金的使用效率,避免財務(wù)人員出現(xiàn)錯誤,降低資金管理風(fēng)險,保證資金的安全性。
4.4 強化財務(wù)人員綜合技能
新時代背景下,應(yīng)加強財務(wù)人員業(yè)務(wù)能力培養(yǎng),財務(wù)人員已經(jīng)不能局限于單純的財務(wù)處理工作,須進(jìn)一步被賦予管理、計算機操作等相關(guān)更高級職能。這就要求企業(yè)要進(jìn)一步加強企業(yè)員工綜合素質(zhì)的培訓(xùn),定期開設(shè)關(guān)于高級管理、計算機編程等相關(guān)內(nèi)容的課程,并且可以舉辦企業(yè)財務(wù)人員的經(jīng)驗交流分享會,促進(jìn)相關(guān)知識的內(nèi)部消化。集團(tuán)也可采取公開競選方式,通過單位推薦、領(lǐng)導(dǎo)視察、面試等方法來選拔優(yōu)秀的財務(wù)人員。完成初步篩選的人以小組形式在財務(wù)共享中心工作,對可以適應(yīng)并且勝任的員工展開培訓(xùn),培訓(xùn)結(jié)束后開始考核,及格通過的人進(jìn)入財務(wù)共享中心工作。
5 銀豐生物工程集團(tuán)有限公司財務(wù)共享存在的問題及完善建議
銀豐生物工程集團(tuán)有限公司是山東銀豐集團(tuán)在生物領(lǐng)域的投資、管理和運營主體,主要從事人體細(xì)胞、組織、器官存儲、細(xì)胞基礎(chǔ)技術(shù)研究和臨床應(yīng)用等高新技術(shù)開發(fā),研發(fā)實力相當(dāng)雄厚。經(jīng)調(diào)查發(fā)現(xiàn),公司的財務(wù)共享比較傳統(tǒng),存在著許多不足之處。
5.1 存在的問題
5.1.1 工作機械化
財務(wù)共享中心工作人員分工精細(xì),對職責(zé)崗位的劃分比較明確,職責(zé)分明,基本上是“一個蘿卜一個坑”,很多共享服務(wù)中心崗位都是專人專崗,每位人員都只負(fù)責(zé)財務(wù)流程中的某一項環(huán)節(jié),分配過于精細(xì)導(dǎo)致會計核算業(yè)務(wù)量大幅增加,員工長期處于同一環(huán)節(jié),工作較為機械化,員工積極性不強,從而容易產(chǎn)生較大的人員流動。特別是在當(dāng)下企業(yè)員工構(gòu)成越發(fā)年輕化的趨勢下,很多共享中心員工都是年輕人,創(chuàng)造性和自主性比較強,對于機械化的工作抵觸心強,不利于共享中心開展工作。
5.1.2 系統(tǒng)功能不完善,存在數(shù)據(jù)泄露風(fēng)險
財務(wù)共享系統(tǒng)中存在單據(jù)審核完成但不顯示審核人的電子簽名問題,并且數(shù)據(jù)處理工作都集中在數(shù)據(jù)共享中心,增加了共享中心的工作量,在處理業(yè)務(wù)時就會選擇性的過濾到一些看似不重要的信息,但往往這些比較細(xì)致的信息包含著大量的公司機密,會導(dǎo)致數(shù)據(jù)泄露,風(fēng)險也進(jìn)一步提高,容易造成信息大規(guī)模丟失,甚至導(dǎo)致整個系統(tǒng)完全崩潰。
5.1.3 培訓(xùn)缺乏及時更新
財務(wù)人員對共享系統(tǒng)操作流程不熟悉,財務(wù)共享服務(wù)中心的流程是復(fù)雜化、規(guī)?;?、系統(tǒng)化的,需要財務(wù)人員專業(yè)化、全面化、精準(zhǔn)化的掌握和應(yīng)用,但是當(dāng)前的流程和系統(tǒng)培訓(xùn)過于簡單,只是對財務(wù)人員進(jìn)行上崗前的簡單應(yīng)用培訓(xùn),對流程和系統(tǒng)的邏輯思維缺乏教導(dǎo),也沒有專業(yè)的導(dǎo)師進(jìn)行引導(dǎo)培訓(xùn),財務(wù)人員更多的是機械化操作,缺乏思考和創(chuàng)新,培訓(xùn)內(nèi)容泛泛而談,流于形式,難以用于實務(wù)當(dāng)中[8]。
5.2 完善建議
5.2.1 定期輪崗
建立定期輪崗制度,定期輪崗可以避免財務(wù)人員由于長期從事機械化的工作而導(dǎo)致工作熱情減退,人員流動頻繁。讓財務(wù)共享中心的財務(wù)人員定期輪崗,能夠讓員工接觸不同崗位,不同流程,對業(yè)務(wù)進(jìn)行全方位的了解和認(rèn)知,對不同業(yè)務(wù)所涉及的流程進(jìn)行了解,從而熟悉財務(wù)共享全流程,對全局進(jìn)行認(rèn)知。比如對不相容崗位的財務(wù)人員進(jìn)行會計和出納崗位輪崗,出納可以了解企業(yè)資金的財務(wù)報表體現(xiàn),資金對公司的重要性,會計人員可以了解到資金的實質(zhì)和來龍去脈,更好的去管理資金。
5.2.2 強化審核力度,降低數(shù)據(jù)泄露風(fēng)險
審核人員應(yīng)嚴(yán)格審核附件完整性,強化審核力度,財務(wù)共享中心在日常審核單據(jù)時基本上都是通過影像系統(tǒng)審核,要提高對單據(jù)真實性和完整性的判斷力度,對業(yè)務(wù)人員采取某些黑技術(shù)如P圖等偽造單據(jù)來源和時間的行為要有一定的判斷力和分辨力,要加強對業(yè)務(wù)人員上傳單據(jù)的真實性進(jìn)行嚴(yán)格把控,在保證完整性的前提下驗證其真實性。同時公司需要對文件設(shè)置訪問權(quán)限,可以采取水印的方式留存訪問記錄。另外,還可使用一些加密軟件來保護(hù)文件安全[9]。
5.2.3 注重人才培養(yǎng)
財務(wù)人員要不斷學(xué)習(xí)最新的財務(wù)知識,提升自身業(yè)務(wù)能力和理論水平,財務(wù)中心要定期組織財務(wù)人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn),采用內(nèi)訓(xùn)與外訓(xùn)相結(jié)合的多種差異化學(xué)習(xí)方式,從而讓財務(wù)人員能夠把理論運用到實務(wù)操作中,財務(wù)人員從專業(yè)人員向管理人員進(jìn)行角色轉(zhuǎn)變,不僅僅是要做一個分析數(shù)據(jù)的財務(wù),還要做一個從數(shù)據(jù)背后讀出業(yè)務(wù)實質(zhì)的財務(wù),提升數(shù)據(jù)分析能力、計算機水平和管理能力。還需及時更新培訓(xùn)內(nèi)容,開展針對性地培訓(xùn),提高財務(wù)人員的綜合能力,必須關(guān)注相關(guān)網(wǎng)絡(luò)平臺發(fā)布的最新培訓(xùn)內(nèi)容,正確的培訓(xùn)方式與新的培訓(xùn)內(nèi)容相結(jié)合,才能達(dá)到預(yù)期的培訓(xùn)結(jié)果。
6 結(jié)語
綜上所述,實現(xiàn)企業(yè)財務(wù)共享是經(jīng)濟(jì)共享背景下的必然趨勢。在國際跨國公司已經(jīng)普遍建立財務(wù)共享服務(wù)的現(xiàn)實基礎(chǔ)上,我國大中型企業(yè)也應(yīng)該迎頭趕上,充分把握好發(fā)展的機遇。我國財務(wù)共享服務(wù)發(fā)展起步較晚,基礎(chǔ)較為薄弱,需要充分借鑒國外企業(yè)的先進(jìn)發(fā)展理念和系統(tǒng)模式。同時,還需要我國企業(yè)在充分了解財務(wù)共享風(fēng)險、提高財務(wù)人員專業(yè)素質(zhì)的同時,做好防范工作,規(guī)避財務(wù)共享帶來的不利影響,充分利用企業(yè)現(xiàn)代化發(fā)展模式實現(xiàn)財務(wù)共享服務(wù)模式的轉(zhuǎn)換。
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作者簡介:劉波,(1988.03-),男,漢族,山東聊城人,本科,財務(wù)管理,研究方向:財務(wù)管理與企業(yè)管理。