張澤良 于大慶 劉春華

摘要：檔案文獻(xiàn)時(shí)一種珍貴和特殊的文獻(xiàn)，檔案館是各級(jí)機(jī)構(gòu)的不可或缺的部門;本文作者在第一部分分別從服務(wù)理念和服務(wù)方式層面，論述了創(chuàng)新檔案工作的必要性;在第二部分，從6個(gè)視角探索了創(chuàng)新檔案服務(wù)工作的理念和具體實(shí)踐方法，供業(yè)內(nèi)人士交流商榷。

關(guān)鍵詞：新時(shí)代;高校檔案;數(shù)字化;創(chuàng)新服務(wù)

互聯(lián)網(wǎng)+的新時(shí)代，高校檔案工作既有機(jī)遇又有挑戰(zhàn)。伴隨融媒體和大數(shù)據(jù)的沖擊，一些地方高校的檔案館逐步引進(jìn)高精尖的現(xiàn)代化設(shè)備，諸如：掃描儀、彩噴設(shè)備等;與此同時(shí)，和圖書館并肩聯(lián)手，日益開發(fā)網(wǎng)絡(luò)信息資源，并有少數(shù)地方院校建設(shè)起網(wǎng)絡(luò)檔案館和數(shù)字化檔案館等，林林總總，檔案工作的開拓創(chuàng)新勢不可擋！

一、綜合檔案工作開拓革新的必要性

（一）電子科技時(shí)代的新要求導(dǎo)向

互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)代的檔案工作，應(yīng)把握時(shí)代脈搏，即思考有關(guān)移動(dòng)檔案館、超越時(shí)空檔案館的概念。即所謂將傳統(tǒng)的等待服務(wù)，轉(zhuǎn)換成面向廣大用戶，主動(dòng)提供有針對性的、有選擇性的、有特色的多元化服務(wù);由傳統(tǒng)意義中的物理實(shí)體館藏，轉(zhuǎn)變?yōu)榫W(wǎng)絡(luò)環(huán)境下廣泛理念的社會(huì)信息中心，即新時(shí)代的泛在檔案館。隨時(shí)隨地都可申請服務(wù)于提供服務(wù)的便捷式檔案信息互動(dòng)與對接。時(shí)下，檔案館已經(jīng)不是純粹保存檔案資源的紙質(zhì)文獻(xiàn)大廈，而是一個(gè)名符其實(shí)的融——信息存儲(chǔ)、信息傳播、知識(shí)揭示、理論創(chuàng)新于一體的信息互動(dòng)系統(tǒng)。[1]高校的檔案工作，尤其要結(jié)合時(shí)代特征，進(jìn)行大幅度地整改與創(chuàng)新：*對過去卷宗以紙質(zhì)為主的管理和服務(wù)進(jìn)行調(diào)整，參考數(shù)字化、物聯(lián)網(wǎng)等時(shí)代印記理念來整合與創(chuàng)新.[2]簡言之，檔案館業(yè)已成為一個(gè)學(xué)術(shù)性的檔案信息服務(wù)機(jī)構(gòu)，擔(dān)負(fù)著開發(fā)和利用檔案校史資源的神圣使命;那么，對于從事檔案管理和服務(wù)的檔案館員來說，為了契合學(xué)?，F(xiàn)代化長遠(yuǎn)發(fā)展之需求，就應(yīng)可持續(xù)地接收、整理、開發(fā)、推送各種原始檔案資源。

（二）黨群師生用戶的多種需求導(dǎo)向

在從前的擋案卷宗管理和服務(wù)工作中，卷宗主體為紙質(zhì)載體，但是，紙材料載體有許多的不利因素。在存儲(chǔ)和查詢上都存在相當(dāng)?shù)木窒扌?。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)拓寬了卷宗載體的類型。從傳統(tǒng)的單一化紙媒擴(kuò)展到時(shí)下的聲音、圖像、實(shí)物等。甚至可以利用高科技從原始卷宗里進(jìn)行個(gè)性化情報(bào)的提取！[3]次種方法，即便捷了用戶又提高了檔案利用的時(shí)效。一言以蔽之，科技的飛速發(fā)展，催生了檔案載體的多態(tài)化，為高校檔案服務(wù)與管理工作開辟了嶄新的窗口。

（三）館員服務(wù)方式的新要求導(dǎo)向

網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，檔案工作終將告別傳統(tǒng)手工操作的管理形式，呈現(xiàn)嶄新的高科技服務(wù)技能。其最鮮明的體現(xiàn)，就是數(shù)字化檔案館建設(shè)。新時(shí)代數(shù)字化檔案館，它是互聯(lián)網(wǎng)+大趨勢的基本要求。數(shù)字檔案館，它是存儲(chǔ)數(shù)字格式的電子文獻(xiàn)，并依靠計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)傳送館藏多媒體信息，同時(shí)，對相關(guān)網(wǎng)絡(luò)信息通過虛擬鏈接并提供服務(wù)的信息機(jī)構(gòu)。具體包括以下三方面：一是高度的信息化。復(fù)合型館藏不僅涵蓋紙質(zhì)卷宗，還有大量的電子卷宗;二是高度自動(dòng)化。諸如：軌道卷宗倉儲(chǔ)、數(shù)據(jù)庫題名調(diào)取等。學(xué)校檔案館務(wù)必依據(jù)館本特色，瞄準(zhǔn)多功能拓展，如：信息傳遞、教育、開發(fā)、咨詢等方式加入市場服務(wù);三是服務(wù)靈活便捷。它通過傳真機(jī)、終端等手段獲取有價(jià)值的信息。

二、高校綜合檔案工作開拓革新的多種思考

1.重視內(nèi)部開發(fā)與特色檔案資源建設(shè)

檔案館自身的人力、物力資源的開發(fā)，即充分運(yùn)用本館現(xiàn)有人力、物力，挖掘檔案機(jī)構(gòu)的內(nèi)部潛能，開發(fā)優(yōu)質(zhì)檔案信息產(chǎn)品，提供給用戶針對性、精準(zhǔn)性的全方位服務(wù)。各個(gè)高校的檔案館由于所處地區(qū)及歷史沿革的不同，其保存的檔案也都各具重點(diǎn)和特色，例如：非物質(zhì)文化、紅色文化、海洋文化、邊疆文化、農(nóng)牧文化、老工業(yè)文化、少數(shù)民族語言等，都可熱上升整合成特色館藏資源，樹立各自的靚點(diǎn)與特征。

2.知識(shí)增值和豐富口述檔案資源服務(wù)

新時(shí)代，用戶對信息服務(wù)要求提升，他們在認(rèn)可檢索出的信息及一些原始文獻(xiàn)的同時(shí)，盼望獲得整理后的綜合型、且涵蓋知識(shí)要素的增值信息產(chǎn)品。為此，檔案員應(yīng)依據(jù)用戶的申請，對資源深層次加工，去偽存真、去粗取精，挖掘有價(jià)值的信息;同時(shí)，還要豐富口述史檔案資源。口述檔案起源于90年代初期，經(jīng)過近30年的發(fā)展，業(yè)已取得一些成果，由于它有原始記錄的屬性，因此，它有存在的價(jià)值！但在建設(shè)過程中，務(wù)必注意三個(gè)問題：其一，前期準(zhǔn)備（采訪本、錄音機(jī)、錄像機(jī)）;其二，采訪過程，優(yōu)秀的館員一定可做細(xì)問、聽、記三個(gè)環(huán)節(jié);其三后期整理：對采訪記錄請被訪者審閱，確定無誤后簽字。[4]

3.建立學(xué)習(xí)型檔案館，開發(fā)校本資源

培養(yǎng)與開發(fā)檔案員的創(chuàng)新素質(zhì)，是基層檔案館服務(wù)改革的基礎(chǔ)和宗旨。由于信息技術(shù)的突飛猛進(jìn)，檔案機(jī)構(gòu)工作的幅度拓寬。這無疑對檔案服務(wù)提出更高的要求，它迫切要求檔案員樹立終身學(xué)習(xí)的觀念。新時(shí)代，要力爭做好校史及重大活動(dòng)的檔案征集。為此，注意三個(gè)要素。首先，征集的針對性，重點(diǎn)抓好歷任主管、優(yōu)秀校友、知名教授的文獻(xiàn)征集;其次，要持之以恒，要保障征集的課持續(xù)性;再有，就是征集要富有典型性：即征集事件應(yīng)是重大活動(dòng)，諸如？學(xué)校更名、學(xué)校遷址、學(xué)校嘉獎(jiǎng)、校慶、校友回訪等，切記將各種媒體的報(bào)道也要盡收保存！[5]

4.著力開發(fā)智慧型服務(wù)系統(tǒng)

各所基層檔案館，都應(yīng)充分利用館員的潛能，開發(fā)一些便捷的智慧服務(wù)系統(tǒng)，以提高咨詢服務(wù)的效率和層次。僅以高校檔案咨詢板塊而言，主要針對兩個(gè)內(nèi)容。

一是解答式服務(wù)，二是課題式服務(wù)。當(dāng)前，一些高校館只是局限于前一項(xiàng)服務(wù)，由于它隸屬基本服務(wù)內(nèi)容，員工的創(chuàng)造力難以發(fā)揮;課題式服務(wù)當(dāng)屬高級(jí)別服務(wù)，它要求檔案員一身多能，成為熟悉業(yè)務(wù)的專家學(xué)者，可為科研機(jī)構(gòu)和企業(yè)集團(tuán)提供述評、綜述、社會(huì)預(yù)測和動(dòng)態(tài)分析等資訊服務(wù)。具體而言，開展課題服務(wù)，要求檔案員主動(dòng)進(jìn)行個(gè)性化服務(wù)，一人一方，一案一策，絕不雷同！

5.常態(tài)化加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)線上服務(wù)

網(wǎng)上服務(wù)內(nèi)涵，即各所檔案館以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)作為基礎(chǔ)設(shè)施，以數(shù)字化信息資源的搜集、篩選、分析、整合與利用為主要工作目標(biāo)，憑借檔案機(jī)構(gòu)的現(xiàn)代化高科設(shè)備、現(xiàn)時(shí)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和豐富的數(shù)字化資源，為廣大用戶提供保質(zhì)保量的信息服務(wù)。檔案館可以應(yīng)用智能卡、門戶主頁、終端利用者檢索、電子郵件咨詢、文件傳輸協(xié)議（FTP）在線服務(wù)，另外，輔以實(shí)時(shí)視像咨詢等，為師生用戶提供深層次檔案服務(wù)。

6.拓寬服務(wù)范圍，構(gòu)建監(jiān)控制度

當(dāng)前，高校館服務(wù)人群是高校師生。筆者認(rèn)為，在知識(shí)經(jīng)濟(jì)的網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，高校檔案工作應(yīng)適當(dāng)考慮對外、對社區(qū)、對集團(tuán)開放。通過一些實(shí)踐機(jī)制，允許社會(huì)機(jī)構(gòu)和個(gè)人到檔案館使用資源，提供有針對型的服務(wù)，這將提升信息利用率，提升用戶文明素質(zhì);那么，為了保險(xiǎn)起見，要建立有效的監(jiān)控系統(tǒng)。宗旨是以預(yù)防為主，保障服務(wù)全過程的可視化。簡言之，建立起嚴(yán)密的質(zhì)量監(jiān)查體系，發(fā)現(xiàn)問題立即解決，絕不留些許隱患。

總之在高等院校辦學(xué)領(lǐng)域，圖書情報(bào)檔案工作是其三大支柱之一。尤其是檔案館，其原始資料的珍稀性、人才信息的無價(jià)性、基建輿圖的史實(shí)性、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的證據(jù)性等等，是任何機(jī)構(gòu)都無法替代的。在新時(shí)代信息化大潮里，檔案工作大有可為。

參考文獻(xiàn)：

[1]劉建民在服務(wù)中創(chuàng)新在創(chuàng)新中發(fā)展[j]蘭臺(tái)世界2004.126-7頁

[2][3]張賢娣高校綜合擋案工作的創(chuàng)新[j]蘭臺(tái)內(nèi)外2020。（34）期83-84

[4]趙局建我國口述檔案研究綜述[j]蘭臺(tái)世界2010（5）26-27

[5]李燕創(chuàng)新檔案管理服務(wù)大學(xué)文化建設(shè)[j]蘭臺(tái)世界2010（5）50頁

作者簡介：

1.張澤良，男，（1981-），吉林省委黨校畢業(yè)，長春師大圖書館，館員，研究方向：圖書檔案管理;

2.于大慶，男，（1965-），長春師大文學(xué)院畢業(yè)，長春師大圖書館，黨總支書記，研究方向：圖書檔案管理;

3.劉春華，女，（1970-），九臺(tái)人，吉林省教育學(xué)院文學(xué)士，長春師范大學(xué)圖書館，館員，研究方向：圖書檔案管理;研究方向：圖書情報(bào)檔案。已發(fā)表學(xué)術(shù)論文60余篇。