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      企業(yè)信息化對企業(yè)內控的影響及對策研究

      2022-05-18 19:48:16劉楠
      中國民商 2022年4期
      關鍵詞:企業(yè)內控企業(yè)信息化策略

      劉楠

      摘 要:信息技術在經(jīng)過不斷發(fā)展后,被企業(yè)應用到了各項管理工作中,實現(xiàn)了對管理效率的大幅提升。企業(yè)最重要的管理工作就是會計信息管理,企業(yè)在不斷擴大自身業(yè)務量的同時,也面臨著更多的會計信息,這加大了相關人員所需管理的會計信息,而信息整合的正確率也越來越低,所以,信息技術被許多企業(yè)應用到了會計管理工作中,大幅地改變了企業(yè)內控環(huán)境。本文首先分析了企業(yè)信息化給內控工作帶來的影響,然后以此為基礎,提出了相應的改進策略,以供參考。

      關鍵詞:企業(yè)信息化;企業(yè)內控;影響;策略

      現(xiàn)代企業(yè)必然的發(fā)展方向就是信息化,然而企業(yè)通過開展內部控制,可以獲得準確真實的數(shù)據(jù)報告,同時,可以避免企業(yè)內部人員做出違反規(guī)章和法律的行為。它主要包含了具體的法定流程,管理企業(yè)內部工作或主管部門的相關辦法,以及約束人行為的規(guī)章制度等等,能夠起到良好的預防和控制的作用。

      一、信息化發(fā)展背景下現(xiàn)代企業(yè)內控的基本結構與內容

      (一)信息化背景下企業(yè)內控的基本結構

      信息化背景下的企業(yè)內部控制結構由三部分組成:管理過程。所謂管理過程,除其他外,是指更有效地實現(xiàn)目標,從而形成相關的過程和政策;內部控制的條件。內部控制環(huán)境主要涉及對某些政策和流程的有效性有重大影響的因素,包括監(jiān)管機構的工作風格、組織結構、管理方法和員工工作; 會計制度。所謂會計制度,特別是為了確保企業(yè)經(jīng)濟運行的有效管理,確定資產(chǎn)負債交易的責任并規(guī)定適當?shù)姆椒ā?/p>

      (二)內控的基本內容

      (1)控制資金。貨幣資金的基本要素包括現(xiàn)金、銀行資金和其他貨幣資金。加強貨幣資金管理,最重要的是確保貨幣資金的完整和安全。要實現(xiàn)這一目標,首先必須確保企業(yè)現(xiàn)金余額和銀行存款的準確性和真實性。同時,要保證企業(yè)現(xiàn)金和銀行存款的合理使用。(2)采購和付款控制。就任何企業(yè)而言,它經(jīng)常進行采購和付款,不僅涉及有形資產(chǎn),還涉及服務,這使得采購非常廣泛。因此,采購業(yè)務必須合理化,以確保采購貨物及時、完整地交付,并及時支付各類貨物。因此,必須著力加強內部控制管理。對于大宗商品,應避免采購和支付過程中的腐敗,包括通過集中采購和政府采購,并確保企業(yè)使用的貨物和現(xiàn)金的安全。

      二、新形勢下企業(yè)內控現(xiàn)狀分析

      (一)企業(yè)未高度重視財務內控信息化建設的重要性

      企業(yè)對財務預算領域的信息化建設重視不夠,沒有認識到信息化發(fā)展在財務領域的重要作用。在實踐中,將it引入企業(yè)財務管理的意義不僅體現(xiàn)在提高工作效率上,還體現(xiàn)在將本單位所有財務業(yè)務整合為一個整體,簡化復雜的信息管理流程,加快無紙化管理流程。

      (二)企業(yè)會計工作人員信息素質水平普遍偏低

      對于許多企業(yè)的會計人員來說,他們只認為信息化建設是應用軟件和硬件,這是企業(yè)會計信息化過程中最大的錯誤。此外,還必須整合統(tǒng)計、會計和管理等其他領域的知識和經(jīng)驗。然而,對于大多數(shù)企業(yè)來說,存在許多問題??梢哉f,培養(yǎng)會計人員成為綜合性專業(yè)人員是非常困難的。因此,這使得單位會計人員與軟件開發(fā)人員之間無法保持持續(xù)的溝通,這使得會計人員的信息水平不高。

      (三)未構建完善的企業(yè)內控制度

      在信息化發(fā)展的背景下,企業(yè)內部控制制度不完善的風險主要體現(xiàn)在:相當一部分企業(yè)雖然建立了完善的內部控制制度,但沒有建立完善的內部控制制度,但效率相對較低。在社會轉型期,對于大多數(shù)企業(yè)來說,內部控制制度還不完善,導致企業(yè)內部控制工作只是口頭的,不實用的。企業(yè)管理也依賴于管理者的經(jīng)驗。管理層既不在風險控制和評估方面做出重要決策,也不控制管理層的權力。在這種情況下,企業(yè)管理層無法科學地確定他們將做出在出現(xiàn)問題時會受到威脅的決策。對于大多數(shù)企業(yè)來說,尤其是對于企業(yè)來說,其內部控制制度比某些部門的內部控制制度更為有限,他們實施的是內部管理,而不是整個企業(yè),這給管理者帶來了問題,尤其是狹隘的觀點,而且企業(yè)管理者更難做出決策。此外,在這種內部控制制度存在缺陷的情況下,一些行業(yè)的實現(xiàn)程度也很低。隨著時間的推移,企業(yè)內部控制沒有得到應有的重視,更不用說在企業(yè)內部全面實施,也沒有產(chǎn)生預期的效果。

      (四)企業(yè)存在串通舞弊方面的現(xiàn)象

      如果員工遵守公司的規(guī)章制度,他們可以充分利用內部控制系統(tǒng)來實現(xiàn)預期的內部控制目標。但是,如果在實踐中,員工必須或必須與企業(yè)的外部員工一起工作,這將在很大程度上直接影響企業(yè)的內部控制。例如,收銀員和會計師一起轉賬、采購和資產(chǎn)會計欺詐。這些問題往往與內部控制過程中的風險有關。

      三、企業(yè)信息化后內控的變化

      (一)控制環(huán)境變化

      企業(yè)信息化的一個重要功能是利用計算機網(wǎng)絡技術規(guī)劃資源系統(tǒng)。企業(yè)采用先進的計算機技術,可以同時通過互聯(lián)網(wǎng)獲取會計信息和其他交易信息,使會計動態(tài)化。企業(yè)信息化導致企業(yè)內部管理結構中的管理水平和人員數(shù)量下降,內部控制和員工之間分工明確,以提高員工績效。企業(yè)信息化將從根本上改變內部控制模式和管理理念,并在新的組織結構中使用信息技術,同樣的信息也可以隨時提供給會員國。企業(yè)信息化要求企業(yè)在動態(tài)環(huán)境中形成凝聚力和新的組織結構。既要推進改革創(chuàng)新,又要推進內部控制;企業(yè)信息化后,只要企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動涉及財務,通過控制系統(tǒng)中的計算機互聯(lián)網(wǎng)技術,避免了財務信息的滯后,實現(xiàn)了財務信息與業(yè)務信息的同步,使實時監(jiān)控業(yè)務流成為可能。

      (二)控制目標精細化

      傳統(tǒng)內部控制的非財務運作主要是為了提高員工的工作效率,提高企業(yè)的經(jīng)濟效益。隨著企業(yè)信息化水平的提高,提高員工工作效率、提高企業(yè)經(jīng)濟效益的總體目標沒有改變,但信息技術正在逐步明確企業(yè)的內部控制目標。

      (三)控制活動復雜多變

      控制活動的目的是確保企業(yè)管理指令的有效接受和實施,確保企業(yè)的正常運營及其與企業(yè)各項經(jīng)營活動的直接聯(lián)系。隨著企業(yè)信息化水平的不斷提高,一些控制企業(yè)某些業(yè)務的活動越來越活躍,一些以前無法有效控制的指標在信息技術的支持下得以實現(xiàn),隨著會計控制和交易同步化,這些觀點表明,公司控制活動正變得越來越相互關聯(lián)、交叉和復雜。

      四、企業(yè)信息化給內部控制工作帶來的影響

      (一)改變控制方式

      將信息技術引入到會計管理工作中,可以簡化企業(yè)內控流程,不僅可以減少管理人員的管理內容,還可以更加高效的管理會計信息。首先,會計人員在以往的會計工作中,需要花費大量的精力復核數(shù)據(jù),由于信息是通過人工收集和整理的,因此更易受到人為因素的影響,出現(xiàn)錯誤的會計信息,并且,錯誤的會計信息會對高層人員的決策造成影響,進而對企業(yè)發(fā)展造成直接影響。所以,管理人員需要重視會計信息是否準確,花費大量的時間復核會計信息。然而在引入計算機技術后,只要保證信息在計算機中的正確錄入,就能夠根據(jù)自身的需求獲取的各項指標數(shù)據(jù)。其次,改變了相關人員以往的會計信息管理方式。在以往的管理工作中,相關人員在管理會計信息時,需要審核紙質報銷單等等,然而,目前已經(jīng)摒棄了紙質審核的方式,管理人員的審批管理工作可以在計算機中完成。在進行財務審批的過程中,可以達到全程流轉目標,節(jié)省了財務審批的時間,并且,審批結果會自動保存到會計軟件中,然后實時轉賬報銷等操作,在完成一系列操作后,可以以財務報表的形式,按照不同的費用支持,自動存檔相應的會計信息。

      (二)改變了風險評估

      企業(yè)在發(fā)展期間必須要考慮風險問題,為了實現(xiàn)對風險的良好防控,就需要對風險進行良好的評估。企業(yè)在引入信息技術后,可以自動減少業(yè)務處理環(huán)節(jié)的舞弊行為或人員疏漏,然而,也改變了這一期間的業(yè)務處理程序,而此時信息技術具有決定作用,信息技術的重要性等同于企業(yè)的核心工作,例如績效考核以及財產(chǎn)保護等,此外,信息技術也帶來了更多的風險。企業(yè)信息面臨著網(wǎng)絡黑客以及數(shù)據(jù)篡改等威脅。越依賴信息的企業(yè),所產(chǎn)生的信息不對稱問題越嚴重,所面臨的風險也就越大,而在進行風險評估期間,涉及到了不同的評估對象,需要由專業(yè)人員進行評估,所以在風險評估環(huán)節(jié)需要更多的成本。

      (三)改變了企業(yè)內部控制內容

      將信息技術引入到會計工作中,可以豐富企業(yè)的內控內容。以往企業(yè)在進行部門控制的過程中,可能只是將會計人員和財務制度作為了管理對象,然而在引入會計信息化后,還需要管理信息安全,同時,也從計算機應用能力方面,加大了對會計管理人員的要求,所以需要安排專業(yè)技術部門來培訓相關人員如何應用和維修計算機。此外,想要采用信息技術開展有效的會計管理工作,就需要溝通聯(lián)系各部門,在收集會計信息的基礎上,對財務周期報表進行詳細的建立,保證財務數(shù)據(jù)能夠從各部門及時上傳,如此,能夠加強會計信息在企業(yè)總部的集成度。

      (四)改變了信息和溝通

      信息化改變了以往業(yè)務和會計相獨立的形式,能夠進行一體化處理,使會計核算具有實時性和動態(tài)性,降低了會計信息的獲取難度,從時間和空間上逐漸實現(xiàn)了對會計工作的統(tǒng)一,管理人員可以在任意時間和地點實現(xiàn)對所需信息的獲取,以往垂直,單一的內部控制逐漸就有了共享,實時的特征。

      (五)改變了監(jiān)督工作

      通過對自我評價的定期監(jiān)督,可以幫助工作人員形成良好的監(jiān)督意識,提升企業(yè)的管理工作,減少內部控制可能遇到的風險。如果沒有檢查評估應用程序,那么,由于監(jiān)督程序屬于計算機的內嵌應用,如果出現(xiàn)了偏差或重復運行,那么很難發(fā)現(xiàn)無效的監(jiān)督,長時間放任不管,就會導致系統(tǒng)中出現(xiàn)更多錯誤行為和舞弊行為等,所以,自我評價對監(jiān)督控制程序來說十分重要。

      五、企業(yè)信息化環(huán)境下加強內部控制工作的策略

      (一)改善內部管理制度

      首先,需要設計好內部管理制度。由于每一個企業(yè)都屬于不同的行業(yè),可以具有不同種類的財務活動, 因此也需要采用不同的方式,來收集和管理財務信息,再加上企業(yè)隨時會改變發(fā)展方向,所以,在設計內部管理制度的過程中,需要結合企業(yè)自身的實際發(fā)展情況。部分企業(yè)具有復雜的職能部門,所以,會計信息管理也十分復雜,因此,在涉及內部管理制度的過程中,需要考慮許多內容。只有通過對內部管理制度的健全和優(yōu)化,才能夠采用信息技術提升會計工作的效率。

      其次,企業(yè)內部需要做好組織分工。在會計管理工作中引入信息技術后,企業(yè)總部就無需大量的會計人員來管理財務信息,而是需在會計人員負責管理各分支機構的財務信息,由他們負責在各分支機構收集審計和監(jiān)督相應的財務信息,將準確可靠的財務數(shù)據(jù)上傳到總部。會計信息化能夠高度集成企業(yè)財務信息,所以,企業(yè)需要保證自身的凝聚力,各管理部門和分支機構需要團結一致,在特定時間內收集和審核財務信息,將有力的決策支持提供給高層管理者。

      最后,需要進一步執(zhí)行內部管理制度。由于信息技術在管理財務信息時,會削弱內部管理原有的功能,由于信息化可以降低人為失誤幾率,所以,會將計算機作為工作失誤的借口,造成內部管理出現(xiàn)漏洞。所以需要做好對內部管理制度的優(yōu)化,進一步落實內部管理制度,培養(yǎng)管理人員形成良好的責任意識。

      (二)加強會計信息安全性

      將信息技術引入到會計管理工作中,將管理對象由紙質文檔轉變?yōu)榱素攧諗?shù)據(jù),帶來了更加開放的財務信息,進而從安全性方面,對財務信息造成了威脅。會計信息化會加大企業(yè)管理對計算機的依賴程度,然而,由于企業(yè)沒有對計算機實施良好的安全防護,因此極易出現(xiàn)篡改和盜竊企業(yè)信息的問題。一些不法分子會借助現(xiàn)代信息技術入侵企業(yè)計算機,破壞會計信息管理系統(tǒng),給企業(yè)工作效率造成嚴重影響。所以,企業(yè)必須從安全性方面,做好對會計信息加強保護。首先,需要加大技術投入,可以建立用于保護會計信息的專用網(wǎng)絡,避免入侵的病毒和木馬。 此外,還需要做好對計算機的定期維護,保證在使用計算機期間,不會出現(xiàn)漏洞,進而保證系統(tǒng)的正常運轉。其次,需要做好對人員的提升,加強管理人員對會計信息的保密意識,不得將企業(yè)的任何會計信息透露給無關人員。最后,需要提升管理人員的責任意識和道德素養(yǎng),切勿為了追求眼前利益而將企業(yè)會計信息出賣給他人。

      (三)加強全員內控意識

      企業(yè)想要加強內控工作,就需要加強所有員工的內控意識。領導首先要重視內控工作,了解其具體的作用有哪些,通過內部控制不僅可以實現(xiàn)對公司形象的有效提升,保證內部資金的科學規(guī)范使用,還可以避免干部作出貪污腐敗等行為。所有領導干部都需要對公司內部的各項內控規(guī)章制度進行認真學習,在這一過程中規(guī)范自身的各種行為。各部門在沒有法律和規(guī)章制度的前提下,可以 隨意為之,然而在制定了具體的規(guī)定和流程后,就必須做到嚴格遵守。然后,需要做好對財務人員的提升,為他們提供定期的培訓,不僅需要及時更新他們的專業(yè)知識和規(guī)章制度,還需要不斷加強他們的政治地位,判斷財務工作良好與否的標準,并非能否為企業(yè)提供正確科學的財務指導,還是需要嚴格規(guī)范自身的行為。

      (四)健全組織機構職能

      由于組織機構缺乏全面性和科學性,所以,在建設內控制度體系時遇到了許多問題。各部門缺乏清晰的責任劃分,各部門人員不明確自身的職責,因此導致人員管理十分混亂,并且在工作和制度執(zhí)行期間,還出現(xiàn)了相互推諉的現(xiàn)象。將要實現(xiàn)對腐敗問題的有效解決,就需要清晰劃分人員和部門的各項職責,以此為基礎制定健全的控制度??梢越Y合各自崗位標準,重新制定相應的制度流程,結合相關崗位,對各部門和各科員的職責作出詳細的規(guī)范,避免一人多崗問題的出現(xiàn),如此才能夠實現(xiàn)對其責任的明確劃分,避免出現(xiàn)重疊的工作職責和相互推諉的問題。

      (五)強化內部監(jiān)督審計

      企業(yè)想要強化內控制度,就需要進一步監(jiān)督內控工作。首先,必須做好對監(jiān)督部門和審計部門的單獨建立,針對目前的公司來說,各公司都設置了專門的書記和獨立的部門來負責紀檢工作,然而,紀檢監(jiān)督部門在管理財務工作的過程中,體現(xiàn)出了專業(yè)性不夠的問題。將制度作為了監(jiān)督檢查的唯一依據(jù),由于紀檢監(jiān)督部門欠缺相應的財務管理知識,所以無法切實監(jiān)督會計工作。也就是說,紀檢監(jiān)督部門無法從財務報表和財務單據(jù)中抓取重點。此時,就凸顯了內部審計部門的作用,然而由于缺乏充足的人才,因此導致監(jiān)督工作存在漏洞。所以企業(yè)在招聘人才時,需要引進只有專業(yè)能力的審計人員,并做好對內部審計部門的單獨成立,如此才能夠監(jiān)督考核好內部控制工作。

      六、結束語

      總的來說,企業(yè)在引入信息技術后,想要維持自身的穩(wěn)定發(fā)展,就需要不斷構建與自身發(fā)展相符的內控體系,不僅需要做好對控制制度和控制程序的明確制定,還需要協(xié)調各方的工作,做好對配套體系的完善構建。尤其需要注意,建設內控體系需要做到循序漸進,不斷的完善和調整。目前,不斷有企業(yè)在內控體系中引入了信息技術,企業(yè)日后在采用信息技術建設內控體系時,需要及時發(fā)現(xiàn)其中存在的問題,并對其進行有效處理,以此來提升企業(yè)的效益。

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