企業(yè)物資采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)管理探析

陳巧妹 陳策

[摘 要]企業(yè)的運(yùn)營(yíng)離不開物資采購(gòu)、產(chǎn)品生產(chǎn)、商品銷售這三個(gè)過程，物資采購(gòu)作為運(yùn)營(yíng)過程的開端，對(duì)企業(yè)的發(fā)展具有深遠(yuǎn)影響。此外，物資采購(gòu)是產(chǎn)品生產(chǎn)和商品銷售的基礎(chǔ)，物資采購(gòu)環(huán)節(jié)出現(xiàn)任何問題都會(huì)影響產(chǎn)品生產(chǎn)和銷售預(yù)期目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，因此需要對(duì)物資采購(gòu)環(huán)節(jié)嚴(yán)格把關(guān)，規(guī)避其可能存在的風(fēng)險(xiǎn)和問題。文章從分析企業(yè)物資采購(gòu)過程中常見的風(fēng)險(xiǎn)類型出發(fā)，提出企業(yè)物資采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)管理措施，以期為企業(yè)的蓬勃發(fā)展略盡綿薄之力。

[關(guān)鍵詞]物資采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)；風(fēng)險(xiǎn)管理；企業(yè)運(yùn)營(yíng)

中圖分類號(hào)：F272 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-1722（2022）04-0022-03

（一）物資采購(gòu)

物資采購(gòu)是指為企業(yè)購(gòu)買產(chǎn)品生產(chǎn)及日常工作中所需的材料、設(shè)備和辦公用品等物資，其主要特點(diǎn)是以盡可能低的價(jià)格獲取符合企業(yè)產(chǎn)品生產(chǎn)及工作需要的物資，因此也導(dǎo)致了物資采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)的產(chǎn)生。為保障物資采購(gòu)業(yè)務(wù)的順利進(jìn)行，企業(yè)需全面梳理采購(gòu)流程，制定相應(yīng)防范措施，增強(qiáng)采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)管理，有效規(guī)避和降低采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)，從而為企業(yè)發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)物質(zhì)保障[1]。

（二）物資采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)

物資采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)是指可能導(dǎo)致實(shí)際購(gòu)買物資與預(yù)期目標(biāo)物資產(chǎn)生差異的意外情況，為規(guī)避物資采購(gòu)中的意外情況，需對(duì)物資采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行管理。采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)管理是指通過相應(yīng)措施來分析導(dǎo)致采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)產(chǎn)生的因素，對(duì)風(fēng)險(xiǎn)因素進(jìn)行針對(duì)性的管控來降低采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的概率。

（一）物資采購(gòu)中的外部風(fēng)險(xiǎn)

1.合同欺詐風(fēng)險(xiǎn)

合同欺詐主要是指供貨商采用虛假、欺騙和隱藏重要信息等手段與企業(yè)簽訂空頭或無效的合同。例如，供貨商利用偽造的企業(yè)信息或以虛假的產(chǎn)品為標(biāo)的與企業(yè)簽訂購(gòu)銷合同，在企業(yè)給付定金或貨款后逃之夭夭[2]。

2.采購(gòu)價(jià)格風(fēng)險(xiǎn)

物資價(jià)格體系由供貨商在符合國(guó)家規(guī)定的范圍內(nèi)操控，各供貨商在投標(biāo)時(shí)惡意串通，哄抬物資價(jià)格，導(dǎo)致企業(yè)不能掌握物資實(shí)際價(jià)格，從而造成采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)?；蛘咂髽I(yè)在未分析物資未來發(fā)展趨勢(shì)情況下，大量囤積該物資后該物資跌價(jià)，從而導(dǎo)致采購(gòu)成本增加。

3.采購(gòu)質(zhì)風(fēng)險(xiǎn)

隨著科學(xué)技術(shù)日益發(fā)達(dá)，各類物資的替代品和仿制物資層出不窮，由于采購(gòu)價(jià)格低廉，供貨商為提升利潤(rùn)，為企業(yè)提供符合質(zhì)要求的仿制物資，導(dǎo)致企業(yè)產(chǎn)品質(zhì)量與性能受到影響，從而影響企業(yè)品牌信譽(yù)，對(duì)企業(yè)的生存與發(fā)展構(gòu)成威脅。

4.供應(yīng)商延期供貨風(fēng)險(xiǎn)

隨著國(guó)家政策的鼓勵(lì)，個(gè)人企業(yè)與小型微利企業(yè)大量興起，由于個(gè)別小型供貨商管理匱乏和組織不到位導(dǎo)致貨物供應(yīng)不及時(shí)，從而導(dǎo)致企業(yè)不能按計(jì)劃獲取所需物資，無法為產(chǎn)品生產(chǎn)及時(shí)提供原料，給企業(yè)帶來延期交貨的風(fēng)險(xiǎn)。

5.技術(shù)進(jìn)步風(fēng)險(xiǎn)

由于科技的進(jìn)步，企業(yè)傳統(tǒng)產(chǎn)品可能被高新技術(shù)產(chǎn)品所替代，或者企業(yè)通過創(chuàng)新產(chǎn)品而導(dǎo)致所需原料發(fā)生變化，從而導(dǎo)致企業(yè)原有材料的浪費(fèi)和堆積，增加企業(yè)成本庫存。企業(yè)在利用高新科技創(chuàng)新的同時(shí)，也要注意原材料的可持續(xù)利用，減少企業(yè)庫存風(fēng)險(xiǎn)。

6.采購(gòu)中不可抗力風(fēng)險(xiǎn)

由于自然災(zāi)害、經(jīng)濟(jì)政策等不可抗力造成物資匱乏、價(jià)格浮動(dòng)較大，導(dǎo)致供貨商延時(shí)供貨或提升價(jià)格供貨，從而影響企業(yè)產(chǎn)品生產(chǎn)成本和速度。例如，由于持續(xù)暴雨天氣，導(dǎo)致物資大量損毀，不能按約定時(shí)間正常供貨。企業(yè)日常運(yùn)營(yíng)中，應(yīng)預(yù)估未來發(fā)展趨勢(shì)與風(fēng)險(xiǎn)，在合理范圍內(nèi)囤積企業(yè)生產(chǎn)所必須的物資。

（二）物資采購(gòu)中的內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)

1.采購(gòu)計(jì)劃存在的風(fēng)險(xiǎn)

由于物資采購(gòu)部門的疏忽，對(duì)物資采購(gòu)的到貨時(shí)間與需求時(shí)間、采購(gòu)數(shù)量與需求數(shù)量計(jì)算失誤和未合理考慮運(yùn)輸途中的影響因素導(dǎo)致制定的采購(gòu)計(jì)劃不合理，造成實(shí)際物資采購(gòu)與物資采購(gòu)目標(biāo)產(chǎn)生偏頗，影響企業(yè)產(chǎn)品生產(chǎn)。

2.采購(gòu)合同風(fēng)險(xiǎn)

企業(yè)在簽訂購(gòu)銷合同時(shí)，未能發(fā)現(xiàn)合同中的隱形不利條款和合同中存在的虛假信息，或未明確合同中的含糊不清條款，導(dǎo)致企業(yè)在合同執(zhí)行中處于劣勢(shì)地位。企業(yè)在簽訂合同前應(yīng)請(qǐng)相關(guān)人員仔細(xì)研讀合同，將合同中存在的風(fēng)險(xiǎn)一一規(guī)避，從而發(fā)揮合同應(yīng)有的效力。

3.采購(gòu)驗(yàn)收風(fēng)險(xiǎn)

由于驗(yàn)收人員的缺失或失誤，在物資運(yùn)抵企業(yè)后，在未達(dá)到購(gòu)銷合同規(guī)定的數(shù)量、品類、質(zhì)量和價(jià)格時(shí)直接入庫，導(dǎo)致企業(yè)庫存物資未達(dá)到預(yù)定目標(biāo)。物資是生產(chǎn)產(chǎn)品的基礎(chǔ)，物資的質(zhì)量決定產(chǎn)品生產(chǎn)的質(zhì)量，產(chǎn)品的質(zhì)量是企業(yè)的口碑與信譽(yù)，直接影響到企業(yè)未來的發(fā)展。

4.采購(gòu)庫存風(fēng)險(xiǎn)

采購(gòu)庫存風(fēng)險(xiǎn)是指物資因市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)、物資保質(zhì)時(shí)效、物資大量積壓等造成物資價(jià)值下跌，導(dǎo)致企業(yè)庫存壓力增大，成本占用資金增加。成本是利潤(rùn)的重要組成部分，與利潤(rùn)成反比關(guān)系，成本的增加勢(shì)必導(dǎo)致企業(yè)利潤(rùn)的減少。

5.采購(gòu)部門或個(gè)人缺乏責(zé)任風(fēng)險(xiǎn)

采購(gòu)部門和采購(gòu)人員是物資采購(gòu)最直接的接洽者，如果采購(gòu)人員缺乏責(zé)任意識(shí)，與供貨商同流合污，從而購(gòu)進(jìn)不符合企業(yè)質(zhì)量和安全要求的物資，加之采購(gòu)部門管理松弛，則會(huì)導(dǎo)致不符合質(zhì)量和安全要求的物資進(jìn)入到企業(yè)，從而導(dǎo)致企業(yè)發(fā)生虧損。因此，采購(gòu)部門應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行采購(gòu)制度以及注重采購(gòu)人員職業(yè)道德的培養(yǎng)，保障企業(yè)物資采購(gòu)環(huán)節(jié)的正常運(yùn)行。

6.預(yù)付貨款存在的風(fēng)險(xiǎn)

預(yù)付貨款是指企業(yè)為加快獲得產(chǎn)品急需物資或因價(jià)格低廉而預(yù)先支付供貨商貨款，此種方式購(gòu)進(jìn)貨物雖然能降低產(chǎn)品成本和加快物資運(yùn)抵時(shí)間，但是也存在極大的弊端，一旦出現(xiàn)物資數(shù)量不符或者質(zhì)量偏差等問題，容易使企業(yè)處于被動(dòng)地位。

（一）針對(duì)外因物資采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)管理措施

1.利用高新技術(shù)創(chuàng)造物資價(jià)值最大化

將長(zhǎng)期積壓在倉庫的物資整理歸集，采用高新技術(shù)，利用長(zhǎng)期積壓物資創(chuàng)新產(chǎn)品，或?qū)Ψe壓物資再加工得到新的有用物資，從而增加庫存物資利用率，減少企業(yè)庫存壓力，實(shí)現(xiàn)物資價(jià)值最大化[3]。

2.嚴(yán)格供貨商的選擇標(biāo)準(zhǔn)

在企業(yè)招標(biāo)前，對(duì)所有參加招標(biāo)會(huì)的供貨商進(jìn)行嚴(yán)格的資格審查，提前篩除明顯失信、內(nèi)部管理不健全、建立不正規(guī)、物資品類少、無法滿足企業(yè)需求的供貨商。同時(shí)，物資采購(gòu)員應(yīng)提前了解所需物資市場(chǎng)，對(duì)物資進(jìn)行針對(duì)性的市場(chǎng)調(diào)研，調(diào)查所需物資當(dāng)前市場(chǎng)供求狀況、市場(chǎng)價(jià)格水平、未來價(jià)格波動(dòng)及發(fā)展趨勢(shì)，為招標(biāo)會(huì)上鑒別各供貨商價(jià)格是否合理和與之磋商提供數(shù)據(jù)支持，從而挑選出最為適合的供貨商，減少招標(biāo)會(huì)挑選的工作量和提升招標(biāo)會(huì)的篩選效率。

3.保證供貨商的連續(xù)性

招標(biāo)完成后，每種物資至少保證擁有兩家供貨商，每種物資最好確定2～3家供貨商，物質(zhì)采購(gòu)時(shí)可輪流購(gòu)買或在主要供貨商與輔助供貨商處分別購(gòu)買。采用此種辦法，首先能夠保證企業(yè)對(duì)物資價(jià)格變動(dòng)的全方位把握，對(duì)采購(gòu)價(jià)格進(jìn)行嚴(yán)格管控；其次增強(qiáng)供貨商間的危機(jī)意識(shí)與競(jìng)爭(zhēng)壓力，使各供貨商嚴(yán)格把控物資質(zhì)量與物資價(jià)格，嚴(yán)格執(zhí)行合同內(nèi)容；最后保障物資供應(yīng)的充盈性與連續(xù)性，當(dāng)一家供貨商無法提供所需物資時(shí)，可向另一家供貨商購(gòu)買，保證物資購(gòu)買的靈活性。

4.強(qiáng)化供貨商的管理

企業(yè)針對(duì)采購(gòu)部門與供貨商對(duì)接流程制定一套合理、規(guī)范、嚴(yán)格、完善、可行的采購(gòu)章程，在物資采購(gòu)中嚴(yán)格執(zhí)行，增強(qiáng)物資采購(gòu)的規(guī)范性，對(duì)物資采購(gòu)過程中發(fā)生的爭(zhēng)議做到有規(guī)章制度可依。同時(shí)企業(yè)也要起到監(jiān)督的作用，除監(jiān)督采購(gòu)章程是否嚴(yán)格執(zhí)行外，還應(yīng)對(duì)供貨商建立評(píng)價(jià)機(jī)制，對(duì)質(zhì)量保障良好、價(jià)格波動(dòng)合理的的供貨商進(jìn)行記錄，在物資采購(gòu)時(shí)優(yōu)先選擇，同樣，對(duì)于情況相反的供貨商，也應(yīng)記錄在冊(cè)，達(dá)到一定程度予以篩除永不續(xù)用。另外，對(duì)于為企業(yè)提供企業(yè)需求量較大的必須性物資的供貨商也可建立入股機(jī)制，互惠互利，共同承擔(dān)風(fēng)險(xiǎn)及責(zé)任，建立一榮俱榮一損俱損的合作關(guān)系。

5.規(guī)避不可抗力因素造成的影響

企業(yè)在物資采購(gòu)過程中需考慮因不可抗力因素造成物資供應(yīng)不及時(shí)或物資價(jià)格波動(dòng)較大的情況，通過分析預(yù)測(cè)不可抗力的發(fā)生，提前做好預(yù)防措施，在合理的范圍內(nèi)囤積物資，在產(chǎn)品生產(chǎn)中，保證物資供應(yīng)的可持續(xù)性。

（二）企業(yè)內(nèi)部物資采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)管理措施

1.明確采購(gòu)目的

物資采購(gòu)部門要樹立正確的采購(gòu)目標(biāo)，不應(yīng)把價(jià)格最低化作為物資采購(gòu)的唯一標(biāo)準(zhǔn)，而應(yīng)綜合考慮物資的價(jià)格、質(zhì)量、時(shí)效、安全和適用等因素，在保障采購(gòu)物資符合企業(yè)需求的前提下節(jié)約采購(gòu)成本。不要因一味地追求價(jià)格低廉而導(dǎo)致物資缺乏安全性，從而禍及企業(yè)產(chǎn)品，毀損企業(yè)信譽(yù)，因小而失大[4]。

2.強(qiáng)化物資采購(gòu)計(jì)劃

企業(yè)采購(gòu)部門制定采購(gòu)計(jì)劃后，運(yùn)用科學(xué)的辦法對(duì)采購(gòu)計(jì)劃進(jìn)行審核和可行性分析。為保證采購(gòu)計(jì)劃的順利執(zhí)行，應(yīng)對(duì)計(jì)劃采購(gòu)數(shù)量與實(shí)際需求量是否一致、計(jì)劃物資到貨時(shí)間與實(shí)際物資需求時(shí)間是否吻合、計(jì)劃物資質(zhì)量是否符合企業(yè)要求安全標(biāo)準(zhǔn)、運(yùn)輸方式是否符合預(yù)算標(biāo)準(zhǔn)等進(jìn)行重點(diǎn)核對(duì)。

3.慎重簽訂采購(gòu)合同

采購(gòu)合同是物資采購(gòu)中必不可少的環(huán)節(jié)，既是對(duì)企業(yè)與供貨商彼此的約束，也是對(duì)雙方權(quán)益的保障，因此在簽訂采購(gòu)合同時(shí)應(yīng)細(xì)致分析合同條款，避免發(fā)生因合同規(guī)定模糊或存在隱性條款而產(chǎn)生糾紛。同時(shí)，在簽訂合同前，采購(gòu)人員應(yīng)對(duì)供貨商的企業(yè)信息、信譽(yù)情況、生產(chǎn)能力、內(nèi)部管理、物資質(zhì)量、售后服務(wù)和供貨能力等進(jìn)行調(diào)查，確保能夠與供貨商簽訂真實(shí)有效以及有能力執(zhí)行的采購(gòu)合同。

4.嚴(yán)格物資驗(yàn)收制度

建立嚴(yán)格的物資驗(yàn)收制度，提升驗(yàn)收人員的專業(yè)素養(yǎng)，在制度與人員的配合下，按照物資采購(gòu)合同約定嚴(yán)格把控物資采購(gòu)的質(zhì)量、數(shù)量、品類等。物資經(jīng)專業(yè)驗(yàn)收人員驗(yàn)收合格后方可入庫，驗(yàn)收人員需對(duì)驗(yàn)收合格的物資簽字確認(rèn)，一旦發(fā)生糾紛用以明確驗(yàn)收責(zé)任[5]。

5.制定物資出庫標(biāo)準(zhǔn)

根據(jù)企業(yè)實(shí)際情況，制定符合本企業(yè)的物資出庫標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)于保質(zhì)期限短或者不易保存的物資要及時(shí)出庫，避免不必要的浪費(fèi)。例如，對(duì)物資按入庫時(shí)間進(jìn)行排序，出庫時(shí)按照先進(jìn)先出法予以出庫；時(shí)常查看物資保質(zhì)期限，對(duì)于臨近保質(zhì)期物資要及時(shí)處理，確保庫存物資得到充分利用。

6.建立全方位監(jiān)督機(jī)制

全方位監(jiān)督機(jī)制要求對(duì)物資采購(gòu)過程的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行監(jiān)督，包括采購(gòu)計(jì)劃的制定、招標(biāo)前的市場(chǎng)調(diào)研、招標(biāo)會(huì)的磋商、供貨商的確定、采購(gòu)合同的簽訂、物資送抵企業(yè)的質(zhì)量檢查、物資入庫前的品類與數(shù)量核算、貨款的支付和物資的領(lǐng)用。其中采購(gòu)計(jì)劃的制定、采購(gòu)合同的簽訂、物資送抵企業(yè)的質(zhì)量檢查和貨款的支付四個(gè)環(huán)節(jié)是極易發(fā)生舞弊行為的環(huán)節(jié)，因此企業(yè)在全方位管控的同時(shí)要更加重點(diǎn)監(jiān)察這四個(gè)環(huán)節(jié)。

7.建立物資采購(gòu)合同臺(tái)賬

合同保管部門在接收物資采購(gòu)合同時(shí)，首先要查看采購(gòu)合同正、副本及附件是否齊全，驗(yàn)收完畢方可接收。接下來要對(duì)合同的主要信息進(jìn)行提取登記，如合同編號(hào)、合同名稱、簽訂日期、供貨單位、合同標(biāo)的、合同金額、付款方式、合同期限、是否執(zhí)行完畢等建立詳細(xì)的物資采購(gòu)合同臺(tái)賬，能夠更直觀地查看合同的執(zhí)行情況，以便于督促合同按期執(zhí)行。最后將物資采購(gòu)合同按其供貨商名稱進(jìn)行整理分類、匯總排序、登記造冊(cè)、妥善保存，以便發(fā)生糾紛時(shí)快速查閱。

8.督促物資采購(gòu)合同按約定執(zhí)行

每日查閱物資采購(gòu)合同臺(tái)賬，對(duì)已按物資采購(gòu)合同期限到達(dá)的物資及時(shí)通知驗(yàn)收人員，方便驗(yàn)收人員及時(shí)驗(yàn)收；對(duì)于應(yīng)到而未到的物資，也就是物資采購(gòu)合同已到期而貨物未到的情況予以登記，及時(shí)與供貨商進(jìn)行溝通，督促供貨商按合同規(guī)定及時(shí)供貨，避免產(chǎn)生延時(shí)供貨的情況。對(duì)于供貨商非物資采購(gòu)合同規(guī)定的不可抗力因素而產(chǎn)生的延時(shí)供貨行為，要及時(shí)向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，追究其違約責(zé)任。

9.按物資到達(dá)批次付款

為牽制供貨商保證采購(gòu)物資的質(zhì)量，貨款應(yīng)按物資到貨驗(yàn)收合格后的時(shí)間分批打款，運(yùn)用此種付款方式，對(duì)于驗(yàn)收不合格項(xiàng)能夠及時(shí)予以減除，避免因物資問題發(fā)生爭(zhēng)議。許多供貨商因物資價(jià)格相較于其他供貨商同批次物資價(jià)格低廉或抓住企業(yè)急需物資的心理而要求企業(yè)預(yù)付全部貨款，此行為使企業(yè)在物資采購(gòu)過程中處于劣勢(shì)地位，因此除非極特殊情況采用預(yù)付全款方式，其余建議采用物資批次付款法。

10.嚴(yán)格監(jiān)督采購(gòu)部門和人員

為規(guī)避采購(gòu)人員徇私的風(fēng)險(xiǎn)，將供貨商的調(diào)研與確定工作分?jǐn)偨o不同的采購(gòu)人員，同時(shí)物資采購(gòu)合同執(zhí)行中的各項(xiàng)工作也拆分到個(gè)人，達(dá)到各司其職又互相監(jiān)督的作用。另外，增強(qiáng)采購(gòu)人員責(zé)任意識(shí)也是必不可少的，只有采購(gòu)人員從自身出發(fā)杜絕采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)，才是最為有效和直接的辦法。同時(shí)企業(yè)也要發(fā)揮監(jiān)督作用，嚴(yán)格督促采購(gòu)部門與人員按制度執(zhí)行采購(gòu)行為，從而達(dá)到規(guī)避采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)的目的。

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