電子檔案與紙質(zhì)檔案的比較分析

董小溪

摘 要：在信息化時(shí)代，事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理中，突破傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的局限性，開(kāi)始利用計(jì)算機(jī)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行電子檔案的構(gòu)建，電子檔案已經(jīng)成為重要的管理形式，這就使得事業(yè)單位檔案管理方法以及管理形式出現(xiàn)了重大變革。本文首先對(duì)電子檔案與紙質(zhì)檔案進(jìn)行理論概述，然后分析電子檔案與紙質(zhì)檔案的區(qū)別，最后對(duì)電子檔案與紙質(zhì)檔案并存工作進(jìn)行探究，以供有關(guān)人士參考。

關(guān)鍵詞：電子檔案;紙質(zhì)檔案;區(qū)別;聯(lián)系

教育局直屬事業(yè)單位的各科室面向基層學(xué)校及單位內(nèi)部開(kāi)展各類工作，就涉及對(duì)許多檔案資料內(nèi)容進(jìn)行管理，所以當(dāng)前事業(yè)單位內(nèi)部應(yīng)該對(duì)檔案管理工作引起重視。以往檔案資料都是將紙質(zhì)文件作為載體進(jìn)行保存，但是現(xiàn)階段信息化技術(shù)已經(jīng)滲透人們生產(chǎn)與生活的各個(gè)方面，事業(yè)單位也抓住了這一發(fā)展機(jī)遇，開(kāi)始利用電子信息技術(shù)開(kāi)展檔案管理工作，電子檔案的管理形式也就由此出現(xiàn)，雖然電子檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、輸出與處理等方面都具有優(yōu)勢(shì)，但是其存在設(shè)備依賴性、信息可變性、不安全性等多種問(wèn)題，所以電子檔案無(wú)法將紙質(zhì)檔案完全取代，需要探索二者的并存之路。由此可見(jiàn)，對(duì)電子檔案與紙質(zhì)檔案進(jìn)行比較分析具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

一、電子檔案與紙質(zhì)檔案的理論概述

1.電子檔案

電子檔案主要是在數(shù)據(jù)存儲(chǔ)過(guò)程中，利用計(jì)算機(jī)磁盤(pán)等機(jī)械設(shè)備，最終以電子圖像文件的形式來(lái)呈現(xiàn)，以虛擬方式將檔案中的實(shí)體信息顯露出來(lái)。在電子檔案中的要點(diǎn)內(nèi)容是構(gòu)建具有信息化特點(diǎn)的檔案管理平臺(tái)，可以對(duì)涉及各項(xiàng)工作的檔案數(shù)據(jù)資料利用電子信息技術(shù)方式進(jìn)行管理，形成照片、掃描件、影像等數(shù)據(jù)形式的電子實(shí)體檔案，其中一些保存價(jià)值高的檔案數(shù)據(jù)應(yīng)該進(jìn)行完整記錄，體現(xiàn)出文件原始記錄性以及歷史再現(xiàn)性。

2.紙質(zhì)檔案

紙質(zhì)檔案則是在存儲(chǔ)檔案數(shù)據(jù)時(shí)，將紙張作為載體，如事業(yè)單位收錄的公文、圖紙、合同等都屬于紙質(zhì)檔案。紙質(zhì)檔案具有原始性、保密性，但是相對(duì)而言其容易損毀，且不具有再生性，所以在進(jìn)行紙質(zhì)檔案管理時(shí)需要注意紙質(zhì)檔案的保護(hù)與修復(fù)。事業(yè)單位內(nèi)部的許多機(jī)密性文件都是以紙質(zhì)材料為載體進(jìn)行保存的，所以為了避免紙張損毀，在紙質(zhì)檔案室需要做好防潮、防蟲(chóng)處理，使得紙張可以長(zhǎng)時(shí)間保存下來(lái)。針對(duì)一些珍貴的紙質(zhì)檔案資料，在出現(xiàn)臟污、破裂、腐朽的情況時(shí)，也需要開(kāi)展修復(fù)工作?，F(xiàn)階段紙質(zhì)檔案的修復(fù)方法有很多種，一是可以采用加膜、去污、增塑等方式將損壞的文件載體修復(fù);二是借助錄音、錄像等措施修復(fù)紙質(zhì)檔案載體中所收錄的信息。

二、電子檔案與紙質(zhì)檔案的區(qū)別

1.原始性差異

事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理時(shí)，采用紙質(zhì)檔案記錄是最為原始的信息，包括相關(guān)人員的筆跡、印章等，所記錄的數(shù)據(jù)具有高度還原性，可以將真實(shí)的情況反映出來(lái)，即使出現(xiàn)涂改、偽造的情況，也可以通過(guò)筆跡、印章等予以辨認(rèn)，所以相對(duì)而言更加具有真實(shí)性，而電子檔案是由計(jì)算機(jī)等信息化技術(shù)錄入而成，其需要經(jīng)過(guò)計(jì)算機(jī)解碼使其形成人們可以辨認(rèn)的符號(hào)，以此來(lái)進(jìn)行識(shí)別，在計(jì)算機(jī)中人們極易進(jìn)行修改、刪除，且修改后無(wú)法有效將其辨認(rèn)出來(lái)，這就出現(xiàn)存儲(chǔ)檔案信息不準(zhǔn)確、信息缺失等情況。除此之外，當(dāng)前電子檔案所形成的原件以及復(fù)印件也無(wú)法進(jìn)行有效區(qū)分，不易確認(rèn)檔案的原始性。針對(duì)事業(yè)單位而言，確保檔案管理資料內(nèi)容的原始性屬于重點(diǎn)內(nèi)容，紙質(zhì)檔案的歸檔工作必須要對(duì)原件進(jìn)行儲(chǔ)存，包括起草、修訂、審核等多個(gè)環(huán)節(jié)，在完成上述環(huán)節(jié)之后不可進(jìn)行更改，若進(jìn)行篡改必定會(huì)有痕跡留下，所以紙質(zhì)檔案作為最具原始性法律憑證的地位無(wú)法動(dòng)搖。而在電子檔案中，由于信息化技術(shù)的應(yīng)用，導(dǎo)致鑒別檔案原始性非常困難與復(fù)雜，這是由于將電子計(jì)算機(jī)信息技術(shù)作為載體進(jìn)行數(shù)據(jù)存儲(chǔ)以及記錄時(shí)，其具體方式無(wú)法進(jìn)行人工識(shí)別，且在電子檔案中無(wú)法對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案中的字體、印章、書(shū)寫(xiě)材料等進(jìn)行固定，在有操作情況下可以對(duì)其任意修改，不會(huì)留下絲毫的痕跡，這就導(dǎo)致電子檔案難以作為原始的法律憑證。

2.使用性能差異

電子檔案與紙質(zhì)檔案相比性能具有優(yōu)越性，這是由于電子檔案直接利用信息化技術(shù)以圖像、聲音、文字等方式將數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在光盤(pán)、磁盤(pán)等載體中。

首先，在電子檔案中可以進(jìn)行快捷的復(fù)制，只要合理運(yùn)用現(xiàn)階段的信息化技術(shù)，可以確保復(fù)印件與原始文件無(wú)任何差異，且檔案管理人員以及使用人員在有網(wǎng)絡(luò)的情況下，可以隨時(shí)隨地獲取檔案信息，并且借助檔案信息資料的獨(dú)立性能，將其復(fù)制成若干份，將復(fù)制的文件作為備份，這時(shí)在原有電子檔案丟失的情況下仍然可以保留最原始的數(shù)據(jù)。而對(duì)于紙質(zhì)檔案而言，以復(fù)制紙質(zhì)檔案室的資料數(shù)據(jù)來(lái)提高安全性基本上無(wú)法實(shí)現(xiàn)，其工作量巨大到無(wú)法想象，而在信息化時(shí)代，檔案資料的復(fù)制則變得非常容易。除此之外，紙質(zhì)檔案隨著使用次數(shù)的增多，紙張會(huì)出現(xiàn)毀損，且修復(fù)較為困難，而電子檔案無(wú)論使用多少次都不會(huì)對(duì)檔案本身造成損耗。

其次，電子檔案在收集檔案信息的過(guò)程中存在多種形式，紙質(zhì)檔案在收集資料數(shù)據(jù)時(shí)僅為直接利用的方式，即使用者將事業(yè)單位所需的紙質(zhì)檔案原件準(zhǔn)備好進(jìn)行直接提交，而電子檔案則具有多樣性，一是電子檔案不僅可以利用文字來(lái)收集檔案信息，同時(shí)也可以采用聲音、圖像、視頻等方式開(kāi)展檔案信息的收集工作，并且對(duì)這些檔案信息進(jìn)行單獨(dú)或者聯(lián)合保管，使其以立體檔案的形式呈現(xiàn)。除此之外，使用者想要獲取信息可以直接進(jìn)行在線傳輸，進(jìn)行搜索與獲取，無(wú)需向紙質(zhì)檔案那樣需前往保管地點(diǎn)才能獲取資料，從而為使用者提供便利，提高檔案資料查詢使用的便利性。在電子檔案中，使用者可以按照相關(guān)要求輸入檔案編碼、姓名、時(shí)間、單位等信息進(jìn)行有針對(duì)性的搜索，并借助網(wǎng)絡(luò)的高效傳輸速度，有效提高查詢速度，節(jié)省大量的時(shí)間以及精力，相對(duì)檔案管理者而言也可以降低自身的工作壓力。

再次，電子檔案的管理效率更高，電子檔案中所采用的計(jì)算機(jī)信息技術(shù)具有智能、高效、便捷等優(yōu)勢(shì)，這就在一定程度上提高了工作效率，并且在各個(gè)領(lǐng)域中都有廣泛應(yīng)用，在檔案管理工作中這些優(yōu)勢(shì)也同樣存在。以往在進(jìn)行檔案管理時(shí)，所涉及的檔案收集、檔案檢索、檔案著錄、檔案整理、檔案統(tǒng)計(jì)等各項(xiàng)工作都需要進(jìn)行人為手工處理，而在計(jì)算機(jī)技術(shù)下，這一管理缺陷完全消失。利用計(jì)算機(jī)技術(shù)可以實(shí)現(xiàn)檔案管理的自動(dòng)化與一體化，進(jìn)一步提高檔案工作效率。除此之外，電子檔案在文件傳輸階段的速度非常快，管理人員若充分掌握先進(jìn)信息化技術(shù)以及電子檔案信息化管理方法，就可快速進(jìn)行檔案資料的翻閱、查找、整理。

最后，電子檔案與紙質(zhì)檔案在使用性能中存在資源共享差異，紙質(zhì)檔案在一個(gè)時(shí)間與地點(diǎn)只能被一個(gè)人使用，并且在使用紙質(zhì)檔案時(shí)將空間局限在檔案室，這就給廣大檔案使用者帶來(lái)較大不便，而電子檔案所呈現(xiàn)出的數(shù)字化形態(tài)，不會(huì)受時(shí)間、空間的制約，利用終端設(shè)備可以隨時(shí)查閱電子文件信息。除此之外，電子檔案中的內(nèi)容可以同時(shí)在多個(gè)電腦中呈現(xiàn)，確保多人可以在同一時(shí)間內(nèi)對(duì)相同的檔案資料內(nèi)容進(jìn)行查閱與使用，并且電子檔案數(shù)據(jù)可以進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)傳輸，消除空間壁壘，發(fā)揮資源共享的優(yōu)勢(shì)。

3.存儲(chǔ)容量差異

在進(jìn)行信息存儲(chǔ)時(shí)，若僅采用紙質(zhì)檔案管理法，由于涉及的檔案資料有很多，所以耗費(fèi)的紙張以及占地面積較大，整體信息存儲(chǔ)量較小，且在后期進(jìn)行查閱時(shí)也具有較多不便，而電子檔案利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行信息存儲(chǔ)，可以有效增加存儲(chǔ)的密集度。電子檔案在進(jìn)行檔案資料的存儲(chǔ)時(shí)，所采用的都是光盤(pán)等容量大、密度高的載體，在光盤(pán)這一狹小空間內(nèi)可以存儲(chǔ)大量的檔案信息資料。通常情況下，一張光盤(pán)的容量數(shù)值在700M-8GB之間，這說(shuō)明事業(yè)單位將一年的文字?jǐn)?shù)據(jù)信息存儲(chǔ)在光盤(pán)中也是非常容易的，甚至可以將單位內(nèi)部的全部檔案資料存儲(chǔ)在幾張光盤(pán)內(nèi)，電子檔案在存儲(chǔ)信息時(shí)具有較高的密集性，可以最大化地節(jié)省出檔案存儲(chǔ)空間，減少檔案室的占地面積。

4.設(shè)備依賴性差異

事業(yè)單位內(nèi)部采用紙質(zhì)檔案的管理方式，無(wú)須任何設(shè)備作為支持，就可以對(duì)資料進(jìn)行查閱以及處理，而電子檔案無(wú)論是制作、查閱，還是處理、歸檔等環(huán)節(jié)，都需要依賴于計(jì)算機(jī)等硬件設(shè)備與系統(tǒng)，只有存在這些設(shè)備才能獲得完整的檔案數(shù)據(jù)信息，一般而言，電子檔案受到設(shè)備、系統(tǒng)、更新、加密等多方面影響。除此之外，電子檔案中一些文件數(shù)據(jù)信息存在設(shè)備不兼容的情況，只能在特定的設(shè)備中進(jìn)行電子檔案資料的處理，不能進(jìn)行資源共享。部分電子檔案對(duì)使用格式具有特殊要求，若格式不通用，也難以對(duì)檔案數(shù)據(jù)資料進(jìn)行共享。另外，電子檔案中涉及的設(shè)備與軟件更新速度較快，且隨著使用時(shí)間推移，計(jì)算機(jī)整體性能會(huì)減退，因?yàn)殡娮訖n案中的存儲(chǔ)媒介多是由高分子化合物構(gòu)成的，與紙質(zhì)檔案相比，對(duì)環(huán)境要求度較高，溫度過(guò)低或過(guò)高都會(huì)導(dǎo)致存儲(chǔ)介質(zhì)出現(xiàn)變化，并且存儲(chǔ)介質(zhì)處落入粉塵等也會(huì)導(dǎo)致其發(fā)霉、分解，導(dǎo)致最終的存儲(chǔ)介質(zhì)無(wú)法使用，出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失的情況，相對(duì)紙質(zhì)檔案而言，電子檔案的使用壽命更短，所以在電子檔案管理中需要做好載體信息的保存，做好備份工作。

5.信息可變性差異

紙質(zhì)檔案很難進(jìn)行人為篡改，而電子檔案由于其具有易操作性，所以很容易修改電子檔案的內(nèi)容，導(dǎo)致信息可變性的出現(xiàn)，之所以會(huì)出現(xiàn)這一情況，是由于電子檔案的信息與載體具有可分離性，使得載體無(wú)法起到信息固化性能，電子檔案中的信息真實(shí)性存在爭(zhēng)議。除此之外，伴隨著電子信息技術(shù)的發(fā)展，信息編碼、系統(tǒng)軟件、存儲(chǔ)格式開(kāi)始進(jìn)行不斷創(chuàng)新，從而降低電子檔案信息穩(wěn)定性，在檔案信息資料從一個(gè)載體轉(zhuǎn)移到另一個(gè)載體時(shí)，信息極易出現(xiàn)丟失的情況。另外，與紙質(zhì)檔案相比，電子檔案不具有安全性，作為計(jì)算機(jī)技術(shù)下的一種產(chǎn)物，電子檔案過(guò)度依賴于系統(tǒng)與設(shè)備，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)若出現(xiàn)管理不科學(xué)的情況，就會(huì)導(dǎo)致信息丟失、失控的情況出現(xiàn)，并且電子檔案容易受到病毒、黑客的入侵，對(duì)電子檔案內(nèi)容進(jìn)行非法篡改，使得許多電子機(jī)密檔案面臨許多安全問(wèn)題。

三、電子檔案與紙質(zhì)檔案的并存策略

雖然電子檔案與紙質(zhì)檔案具有諸多的差異，但是二者各存在優(yōu)勢(shì)，無(wú)法實(shí)現(xiàn)互相取代，且二者都是為檔案管理提供服務(wù)，目的是確保檔案管理的高效性、完整性、真實(shí)性，所以當(dāng)前需要對(duì)電子檔案與紙質(zhì)檔案進(jìn)行并存管理，發(fā)揮兩種檔案的優(yōu)勢(shì)，通過(guò)取長(zhǎng)補(bǔ)短來(lái)提高事業(yè)單位的檔案管理水平，使得電子檔案、紙質(zhì)檔案兩種介質(zhì)發(fā)揮更大的作用，具體并存策略如下。

1.構(gòu)建兩套管理系統(tǒng)

針對(duì)電子檔案與紙質(zhì)檔案兩種不同的管理方式，需要搭建兩套相對(duì)獨(dú)立但又存在一定關(guān)聯(lián)性的管理系統(tǒng)，具體應(yīng)該依據(jù)電子檔案與紙質(zhì)檔案的特點(diǎn)對(duì)管理系統(tǒng)進(jìn)行構(gòu)建，兩種檔案操作、保管、利用等環(huán)節(jié)應(yīng)該分離出來(lái)，但是二者之間需要搭建一個(gè)通道，在通道處可以集中進(jìn)行便利性的業(yè)務(wù)協(xié)調(diào)處理，如在電子檔案中應(yīng)該標(biāo)明相應(yīng)紙質(zhì)檔案的存儲(chǔ)編號(hào)，紙質(zhì)檔案中也要標(biāo)記出電子文件的編碼，以便二者可以進(jìn)行互相參照。

2.完善檔案管理制度

事業(yè)單位內(nèi)部需要健全管理制度，由于電子文件具有易復(fù)制性以及刪改性，所以需要將電子檔案的保護(hù)貫穿于整個(gè)管理周期，對(duì)整個(gè)管理過(guò)程引起重視，針對(duì)珍貴的電子文件需要采用紙質(zhì)文件方式進(jìn)行另外記錄，并且需要做好備份，以免電子文件信息丟失帶來(lái)巨大的損失。

除此之外，電子文件不具有原始性、完整性，所以針對(duì)每一份電子文件都需要制定出一個(gè)完整的記錄制度，內(nèi)容包括電子檔案的收集以及提供利用情況。針對(duì)紙質(zhì)檔案而言需要加強(qiáng)其保護(hù)，無(wú)關(guān)人員不可借閱，嚴(yán)禁紙質(zhì)檔案遺失，并且需要做好紙質(zhì)檔案室的防潮、防蟲(chóng)、防鼠處理，針對(duì)重要的檔案資料需要進(jìn)行加膜、去污等工作，并且要用圖片、錄像等方式對(duì)其進(jìn)行二次存儲(chǔ)。

3.提高檔案管理人員的綜合素養(yǎng)

現(xiàn)階段事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理時(shí)需要復(fù)合型人才，不僅要掌握傳統(tǒng)檔案管理知識(shí)，同時(shí)還要具備熟練的計(jì)算機(jī)科學(xué)技術(shù)，所以當(dāng)前檔案管理人員為了滿足時(shí)代的發(fā)展要求，需要拓寬自身視野，不斷更新知識(shí)結(jié)構(gòu)，對(duì)先進(jìn)電子檔案知識(shí)以及現(xiàn)代化設(shè)備使用、維護(hù)措施進(jìn)行學(xué)習(xí)，從而滿足當(dāng)代事業(yè)單位的電子檔案管理要求?，F(xiàn)階段可以從招聘、培訓(xùn)兩個(gè)環(huán)節(jié)來(lái)提高檔案管理人員的綜合素養(yǎng)，在招聘環(huán)節(jié)需要提高應(yīng)聘門檻，確保招聘的檔案管理人員經(jīng)驗(yàn)豐富以及專業(yè)技能掌握度佳，為了留住這類人才，也需要適當(dāng)提高福利待遇。針對(duì)檔案管理人員需要開(kāi)展定期與不定期的培訓(xùn)，在培訓(xùn)過(guò)程中以電子檔案與紙質(zhì)檔案區(qū)別、關(guān)聯(lián)性、檔案管理流程、檔案管理制度為主，在培訓(xùn)后需要對(duì)檔案管理人員實(shí)施考核，在考核通過(guò)后可繼續(xù)上崗工作。

四、結(jié)語(yǔ)

電子檔案與紙質(zhì)檔案在原始性、使用性能、存儲(chǔ)容量、設(shè)備依賴性、信息可變性等方面存在差異，為了確保檔案管理的科學(xué)性、有效性，需要借助二者的優(yōu)勢(shì)，采用構(gòu)建兩套管理系統(tǒng)、完善檔案管理制度、提高檔案管理人員的綜合素養(yǎng)等措施來(lái)對(duì)電子檔案以及紙質(zhì)檔案進(jìn)行并存管理。

參考文獻(xiàn)：

[1]曹丙貴，羅長(zhǎng)文.試論紙質(zhì)檔案與電子檔案的融合[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2020

[2]李 芳.電子檔案與紙質(zhì)檔案的對(duì)比研究——評(píng)《檔案管理實(shí)務(wù)》[J].中國(guó)造紙，2020

[3]張珊珊. 紙質(zhì)檔案與電子檔案在保護(hù)技術(shù)上的差異性分析[J].檔案天地，2020

[4]李春慧.紙質(zhì)檔案與電子檔案“雙套制”管理探析[J].檔案管理，2019

[5]郭亞麗.電子檔案與紙質(zhì)檔案兩軌并存之思考[J].山西檔案，2019

[6]紀(jì)曉群，江媛媛，柳 萍，張慧慧.電子檔案與紙質(zhì)檔案的和諧共存與集成管理[J].蘭臺(tái)世界，2013

[7]路 玲.電子檔案和紙質(zhì)檔案的整合利用與共存發(fā)展[J].河南科技，2009

（作者單位：天津市和平區(qū)教育綜合服務(wù)中心）