新時(shí)期提升人力資源檔案管理工作的策略

黃文勝

摘 要：人才是企業(yè)的重要戰(zhàn)略性資源，也是人力資源管理的主要對(duì)象。在人力資源管理工作中，人事檔案管理是重要的組成部分。本文對(duì)檔案管理在人事工作中的重要作用進(jìn)行分析，進(jìn)一步探討影響人力資源檔案管理實(shí)效性的主要因素，并提出針對(duì)性策略和檔案信息化管理建設(shè)建議，旨在為相關(guān)人士提供有價(jià)值的參考。

關(guān)鍵詞：人力資源管理;檔案管理;信息化建設(shè)

引言

人事檔案可以簡(jiǎn)單理解為在企業(yè)人力資源管理與人事活動(dòng)中形成的員工信息資料，作為人力資源管理的重要組成部分和主要工作內(nèi)容，企業(yè)可以通過人力資源檔案進(jìn)一步查看了解員工的基本工作情況、教育背景、才能品行。既是績(jī)效考核的第一手資料，又是人才選拔與任用的重要依據(jù)。為了更好地推動(dòng)企業(yè)人力資源管理工作的穩(wěn)健發(fā)展，應(yīng)全面提升人力資源檔案管理的質(zhì)效水平。

一、檔案管理在人力資源管理中的重要作用

1.明確人才管理方向

人事檔案是人力資源規(guī)劃和管理的重要依據(jù)，在人事檔案中不僅包含著企業(yè)當(dāng)前任職人員的信息與數(shù)量，更反映著企業(yè)整體的人力資源管理和應(yīng)用水平。通過完善人事檔案可以為企業(yè)人才供給與管理提供更科學(xué)的依據(jù)，在人事檔案的歸類、整理和分析中，可以進(jìn)一步明確企業(yè)所需要的人才種類，了解企業(yè)的人才后備存量和晉升退休信息，檔案管理人員通過將員工檔案信息反饋給人力資源管理人員，可以使人才管理工作的方向更明確，保證企業(yè)人力資源管理的科學(xué)性與規(guī)劃的前瞻性。

2.保證招聘合理公正

當(dāng)前，企業(yè)人才招聘的方式分為外部招聘和內(nèi)部招聘，外部招聘是企業(yè)公開向高校和社會(huì)進(jìn)行招聘的形式，內(nèi)部招聘則是從既有員工招聘與篩選人才的形式。然而在員工招聘的過程中，一些招聘專員受地緣和業(yè)緣關(guān)系的影響，會(huì)對(duì)自己的校友、老鄉(xiāng)“開綠燈”，通過降低崗位條件和錄用標(biāo)準(zhǔn)，魚目混珠，不僅降低了企業(yè)的招聘活動(dòng)質(zhì)量，還未起到人力資源開發(fā)和應(yīng)用的目的，有違公平公正、擇優(yōu)上崗的招聘原則。而通過對(duì)招聘員工的個(gè)人檔案進(jìn)行分析，可以保證招聘人員安排的合理性，提高人才招聘的質(zhì)量。

3.科學(xué)開展培訓(xùn)活動(dòng)

定期開展職業(yè)教育和崗位培訓(xùn)活動(dòng)，是企業(yè)人力資源管理的重要內(nèi)容，更是充分發(fā)揮企業(yè)員工潛力，提升企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力的重要切入點(diǎn)。

4.設(shè)定職業(yè)發(fā)展路徑

在人力資源檔案的管理中可以進(jìn)一步了解企業(yè)員工的受教育情況、專業(yè)特長(zhǎng)、工作表現(xiàn)、職務(wù)調(diào)動(dòng)等工作信息，有利于幫助員工進(jìn)行職業(yè)發(fā)展規(guī)劃，為員工安排更適合的工作內(nèi)容。通過適當(dāng)?shù)哪繕?biāo)設(shè)定和多方位激勵(lì)手段，充分發(fā)揮員工的個(gè)人所長(zhǎng)，實(shí)現(xiàn)人盡其才。

二、影響人力資源檔案管理提升效果的主要原因

1.對(duì)檔案重視度不足

檔案管理是企業(yè)人力資源管理工作的重要內(nèi)容，要保證管理的常規(guī)化和日常化，才能確保其為人力資源管理提供可靠的員工動(dòng)態(tài)信息。然而長(zhǎng)期以來，許多企業(yè)都未能認(rèn)識(shí)到人力資源檔案管理工作的重要性，在檔案管理部門的規(guī)劃設(shè)置、人才培養(yǎng)、資金設(shè)備等方面的投入力度不足，不僅缺少專業(yè)性強(qiáng)的人事檔案管理人員，相關(guān)硬件設(shè)備的升級(jí)和軟件的更新也不及時(shí)，檔案管理邊緣化問題嚴(yán)重。往往只在有人事調(diào)動(dòng)需要時(shí)，才對(duì)人事檔案進(jìn)行整理分類和分析，嚴(yán)重影響了企業(yè)人力資源管理工作的有序開展。不僅如此，由于單位重視度不足，人事檔案管理的觀念相對(duì)落后，雖然引進(jìn)了信息化管理設(shè)備和軟件系統(tǒng)，但許多檔案管理人員還堅(jiān)持著紙質(zhì)化的管理模式。在新經(jīng)濟(jì)發(fā)展環(huán)境下，檔案管理的質(zhì)效水平不高，在提取相關(guān)人事資料的過程中，浪費(fèi)了大量的時(shí)間成本。

2.檔案管理基礎(chǔ)薄弱

正如上文所述，由于對(duì)人力資源檔案管理工作的重視度不足，整體的開展程度不深，缺乏扎實(shí)的管理基礎(chǔ)。在實(shí)際調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，許多企業(yè)部門的人事檔案并未完全整合到人事管理部門，而是由各部門自主管理，造成人事檔案管理職責(zé)權(quán)限模糊，存在分工不明確、不合理的問題，不僅在出現(xiàn)管理問題時(shí)無法找到負(fù)責(zé)人，還加大了整個(gè)檔案管理工作的難度。由于人事檔案管理存在的漏洞，導(dǎo)致檔案管理內(nèi)容上還存在許多不合理的地方，嚴(yán)重影響了相關(guān)管理人員才干的發(fā)揮，在日常工作中無法充分發(fā)揮相關(guān)管理人員的主觀能動(dòng)性和積極性，影響了實(shí)際執(zhí)行效率和質(zhì)量水平，難以發(fā)揮人力資源檔案管理的核心價(jià)值與重要作用，影響企業(yè)在新時(shí)期高質(zhì)量轉(zhuǎn)型。

3.管理人員素養(yǎng)不高

人事管理工作涉及的內(nèi)容龐雜，其中人力資源檔案管理人員綜合素養(yǎng)和業(yè)務(wù)水平會(huì)直接影響到檔案管理水平。隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的高質(zhì)量發(fā)展，在實(shí)現(xiàn)人力資源檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和特色化的過程中，離不開業(yè)務(wù)能力強(qiáng)、管理經(jīng)驗(yàn)豐富、職業(yè)素養(yǎng)較高的復(fù)合型人才?，F(xiàn)階段，受人力資源檔案管理重視度不足、管理基礎(chǔ)薄弱及思想觀念存在滯后性的影響，許多企業(yè)并未針對(duì)內(nèi)部人力資源特點(diǎn)設(shè)置專門人事檔案管理專員，大多是由行政管理部門統(tǒng)一管理，不僅專注性不足，而且專業(yè)檔案管理水平不高，無法針對(duì)企業(yè)的人力資源發(fā)展需求進(jìn)行科學(xué)深入的研究，難以勝任新時(shí)期人力資源檔管工作的需要。

三、提升人力資源檔案管理質(zhì)量的策略分析

1.提高檔案管理重視度

為了有效提升管理質(zhì)量，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和管理部門應(yīng)全面深入地認(rèn)識(shí)到檔案管理對(duì)企業(yè)人力資源管理的重要性，正確認(rèn)識(shí)新時(shí)期人力資源檔案管理的關(guān)鍵點(diǎn)，充分認(rèn)識(shí)強(qiáng)化人事檔案管理對(duì)提升企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力的作用，并將該項(xiàng)管理工作納入企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的戰(zhàn)略決策中。在新經(jīng)濟(jì)環(huán)境下的人資管理工作中，務(wù)必要加強(qiáng)對(duì)檔案管理的系統(tǒng)認(rèn)識(shí)，從夯實(shí)人資管理與檔案管理基礎(chǔ)入手，全面支持人力資源檔案管理工作的有效落實(shí)和科學(xué)推進(jìn)。自上而下地強(qiáng)化人事檔案管理意識(shí)，形成管理認(rèn)識(shí)梯度，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的全覆蓋，將人事檔案的收集、整理、分類、建檔、調(diào)取等一系列步驟形成標(biāo)準(zhǔn)化流程系統(tǒng)。

同時(shí)，還要加大對(duì)人事檔案管理的資金、技術(shù)與管理投入力度，提供堅(jiān)實(shí)后方保障。通過進(jìn)一步完善檔案管理工作的基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施，引入更先進(jìn)且操作便捷的檔案管理設(shè)備與軟件系統(tǒng)，構(gòu)建智能檔案室，以此來提高人力資源檔案管理的效率和質(zhì)量，全面提升檔案管理執(zhí)行力度，保證檔案識(shí)別的精準(zhǔn)性，提高檔案歸納整理的完整度。不僅如此，為了更好地保證檔案管理的安全性，對(duì)于紙質(zhì)檔案要加強(qiáng)消防安全警報(bào)，并做好電子信息的及時(shí)錄入與更新。確保有效優(yōu)化人力資源配置，為招聘、選拔和晉升等人事變動(dòng)決策提供更科學(xué)、真實(shí)、可靠的信息數(shù)據(jù)，使檔案管理成為發(fā)現(xiàn)和培養(yǎng)“千里馬”的“伯樂”。為了更好地加大管理力度，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和管理部門人員還要及時(shí)了解和掌握人力資源管理人員在檔案管理中的困難與問題，幫助其及時(shí)解決。相關(guān)的檔案管理人員，也要積極樹立正確的人事檔案服務(wù)意識(shí)，通過化被動(dòng)為主動(dòng)，從改變自身觀念和能動(dòng)意識(shí)入手，積極為各部門人員提供建檔、歸檔、查閱與調(diào)取服務(wù)，全面提升檔案服務(wù)體驗(yàn)，扭轉(zhuǎn)一直以來檔案管理工作的邊緣化格局。

2.完善檔案管理基礎(chǔ)制度

首先，要建立更健全的人事檔案管理制度，通過不斷完善基本制度，切實(shí)有效地推動(dòng)相關(guān)工作的順利進(jìn)行。通過完善人力資源檔案管理制度，進(jìn)一步明確部門和崗位的分工權(quán)限，全面深入地分析企業(yè)內(nèi)部人力資源檔案管理現(xiàn)狀，制定崗位責(zé)任制度。以完善合理的制度體系，有效約束和監(jiān)督相關(guān)從業(yè)人員的行為，以責(zé)任落實(shí)到人的方式避免推諉情況的出現(xiàn)。

其次，要加快人事檔案管理的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)，在企業(yè)的高質(zhì)量發(fā)展改革規(guī)劃中，將檔案管理建設(shè)作為未來發(fā)展的主要方向。還要積極引入精益化管理模式，明確人事檔案管理工作的開展標(biāo)準(zhǔn)、實(shí)施方法和執(zhí)行要求，保證歸檔范圍的合理性，不斷精簡(jiǎn)工作模式?？紤]到部分企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理特點(diǎn)，人才需求量大、人事檔位變動(dòng)較為頻繁、人力資源檔案更新速度快，相關(guān)管理人員還應(yīng)加強(qiáng)匯總收集，在堅(jiān)持精益化管理的過程中提高歸檔、建檔與調(diào)取服務(wù)時(shí)效性，縮短采集、編撰、存儲(chǔ)的時(shí)間。另外，針對(duì)人才招聘、選調(diào)與晉升，還要制定專門資料的收集管理辦法，例如，員工入職后的工作表現(xiàn)和業(yè)務(wù)考核等相關(guān)信息也要作為檔案管理內(nèi)容，以此來保證人事檔案的真實(shí)性和參考價(jià)值。

最后，要加強(qiáng)紀(jì)律監(jiān)督，進(jìn)一步完善相關(guān)管理人員的考核與獎(jiǎng)懲制度。企業(yè)人資檔案管理工作既要嚴(yán)格遵循國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)，還要結(jié)合企業(yè)自身發(fā)展需要，制定特色檔案管理辦法，以此來有效引導(dǎo)檔案管理工作的制度化發(fā)展。在健全紀(jì)律監(jiān)督機(jī)制的過程中，應(yīng)著眼于基礎(chǔ)的檔案資料收集，對(duì)于不符合歸檔要求、不翔實(shí)、不完整的材料堅(jiān)決拒絕歸檔，確保人力資源檔案管理工作的有章可依、有跡可循。為了更好地保證人力資源檔案管理制度的有效執(zhí)行，還應(yīng)采取合理的獎(jiǎng)懲機(jī)制，以此來更好地調(diào)動(dòng)相關(guān)管理人員的主觀能動(dòng)性和積極性，通過定期檢查及時(shí)發(fā)現(xiàn)人力資源檔案管理工作存在的不足和困境，及時(shí)解決。針對(duì)違反管理紀(jì)律的情況，不僅要及時(shí)糾正，視情節(jié)嚴(yán)重程度還要以國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)為基準(zhǔn)，追究相關(guān)涉事管理人員的責(zé)任，以此保證賞罰分明，提高檔案管理工作的執(zhí)行效率。還要對(duì)人力資源檔案管理人員的工作表現(xiàn)進(jìn)行不定期審查，例如檔案等級(jí)的及時(shí)性、檔案管理的規(guī)范性，對(duì)于工作完成度高的管理人員應(yīng)給予適當(dāng)獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)存在操作失誤或?yàn)^職懈怠的人員要及時(shí)追究責(zé)任，以此來確保檔案管理工作的秩序。

3.提升管理人員專業(yè)素養(yǎng)

作為管理制度與工作開展的實(shí)施主體，需要具有檔案管理與人力資源管理的專業(yè)知識(shí)，能夠有效地識(shí)別不同信息資料。還要有豐富的管理經(jīng)驗(yàn)和部門溝通協(xié)調(diào)能力，最重要的是要有崗位責(zé)任意識(shí)與法律意識(shí)，能夠堅(jiān)持公平公正的檔案管理原則。因此在人力資源檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)提升中，可以從以下方面入手。

第一，要先端正人力資源檔案管理人員的工作態(tài)度。態(tài)度決定意識(shí)，意識(shí)指導(dǎo)實(shí)踐行為。在新時(shí)期的人力資源管理工作中，整體市場(chǎng)環(huán)境復(fù)雜，面對(duì)各種各樣的考驗(yàn)與利益誘惑，企業(yè)應(yīng)重點(diǎn)加強(qiáng)相關(guān)工作人員對(duì)自身工作的認(rèn)同感，以核心價(jià)值觀為科學(xué)指導(dǎo)，提高管理人員對(duì)自身崗位重要性的全面深入認(rèn)識(shí)，充分調(diào)動(dòng)主觀能動(dòng)意識(shí)，積極開展人力資源檔案管理工作。

第二，企業(yè)要重視對(duì)人力資源檔案管理人員的崗位培訓(xùn)和職業(yè)教育，針對(duì)性地提高專業(yè)知識(shí)和業(yè)務(wù)技能，通過定期開展業(yè)務(wù)訓(xùn)練、崗位進(jìn)修與學(xué)習(xí)調(diào)研活動(dòng)，有效提高管理人員的專業(yè)水平。同時(shí)深入挖掘和培養(yǎng)管理人才，發(fā)揮骨干作用，提高整體管理工作的質(zhì)量和效率。除此之外，還要積極鼓勵(lì)人力資源管理部門人員學(xué)習(xí)和創(chuàng)新業(yè)務(wù)管理方法，使其養(yǎng)成終身學(xué)習(xí)的職業(yè)發(fā)展觀念，持續(xù)提高管理人員的個(gè)人素養(yǎng)和綜合能力。

第三，還要加強(qiáng)對(duì)管理人員的思政教育，使其不斷提升對(duì)自身崗位價(jià)值的正確認(rèn)識(shí)，堅(jiān)持政治核心領(lǐng)導(dǎo)地位，保證人資管理部門的優(yōu)良作風(fēng)，保證各項(xiàng)人事調(diào)動(dòng)和錄用的公平公正，從企業(yè)自身出發(fā)，保證整個(gè)人才招聘環(huán)境的廉潔清朗。

第四，企業(yè)應(yīng)根據(jù)內(nèi)部人力資源管理的實(shí)際情況，對(duì)人資檔案管理部門進(jìn)行徹底的資源配置優(yōu)化，加快建成高素質(zhì)、高水平、高層次的復(fù)合型人力資源檔案管理人才隊(duì)伍，以此來更好地發(fā)揮人事管理作用，促進(jìn)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

四、其他建議

在新經(jīng)濟(jì)常態(tài)化的背景下，人力資源管理工作也要與時(shí)俱進(jìn)，為了更好地提高人力資源檔案管理的質(zhì)量和效率，應(yīng)積極開展信息化建設(shè)，以下是關(guān)于提升信息化水平的幾點(diǎn)建議。

第一，要盡快創(chuàng)建人力資源檔案管理的數(shù)據(jù)信息庫(kù)，全面完善檔案信息網(wǎng)絡(luò)。檔案管理的信息化建設(shè)，其本質(zhì)是為了提高管理效率水平，加大對(duì)檔案安全的保護(hù)力度。在創(chuàng)建企業(yè)的人力資源檔案數(shù)據(jù)庫(kù)時(shí)，應(yīng)根據(jù)紙質(zhì)的人資檔案目錄進(jìn)行著錄和標(biāo)引，在通過電子掃描設(shè)備將紙質(zhì)資料載體中的信息數(shù)據(jù)內(nèi)容轉(zhuǎn)化為數(shù)字化形式，保存在計(jì)算機(jī)內(nèi)，形成企業(yè)的人力資源檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。除了文字記錄形式，還可以建立圖片、影像檔案，進(jìn)一步豐富檔案形式。

第二，還要結(jié)合企業(yè)各部門的實(shí)際人事管理情況，建立人事檔案的信息化管理局域網(wǎng)，以人力資源管理部門發(fā)揮核心管理作用，企業(yè)各部門針對(duì)業(yè)務(wù)進(jìn)行分級(jí)管理，構(gòu)建歸檔建檔、信息查詢、檔案調(diào)取與信息核實(shí)的一體化平臺(tái)，提供更便利的人事檔案服務(wù)。

第三，應(yīng)提高檔案信息管理的安全性。不同企業(yè)單位的人力資源檔案存在普遍性與特殊性，因此人力資源檔案資料的保密等級(jí)也有差異性。在檔案信息化管理的過程中，離不開各類信息化設(shè)備和應(yīng)用軟件，難免會(huì)受計(jì)算機(jī)運(yùn)行操作特點(diǎn)的影響。為了避免檔案資料泄露或被惡意篡改，人力資源檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)與各部門人員的溝通，在及時(shí)更新和查看檔案資料的同時(shí)，還要充分認(rèn)識(shí)到保證人力資源檔案安全性的重要意義，通過全面加強(qiáng)計(jì)算機(jī)硬件和軟件的保密性與安全性，構(gòu)建自動(dòng)存檔備份的管理模塊，保證檔案資料的完整性。

第四，在保證檔案服務(wù)便捷性的同時(shí)，還要針對(duì)信息化檔案系統(tǒng)設(shè)置訪問權(quán)限，通過嚴(yán)格管理和動(dòng)態(tài)化全方位監(jiān)控，保證檔案信息錄入和傳輸過程中的安全性與保密性。相應(yīng)地，還要在加強(qiáng)信息化檔案資料保密等級(jí)的過程中，提高計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的防火墻防御能力，以此來有效避免企業(yè)內(nèi)部人事管理資料泄露，防止不法分子的惡意攻擊，提高檔案管理工作的安全性與可靠性。

第五，綜上所述，人力資源檔案管理工作對(duì)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展有重要意義，為了更好地通過人力資源檔案明確企業(yè)人才管理方向、保證招聘活動(dòng)合理公正開展、全面發(fā)揮人才潛能，相關(guān)企業(yè)不僅要正視當(dāng)前存在的不足與問題，還要深入探究影響人力資源管理效果的主要原因，并通過積極采取有效策略，提高對(duì)檔案管理的科學(xué)認(rèn)識(shí)，完善人力資源檔案管理制度，全面強(qiáng)化管理人員綜合業(yè)務(wù)水平。同時(shí)還要加快檔案管理的信息化建設(shè)，以此來進(jìn)一步開創(chuàng)新時(shí)期企業(yè)人事工作新局面，推動(dòng)企業(yè)良好發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]楊 會(huì).新形勢(shì)下事業(yè)單位電子檔案管理存在的問題及對(duì)策[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2021

[2]潘 鈺.事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)路徑分析[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2021

[3]李琳琳，肖惠林.淺析企業(yè)人力資源管理對(duì)人事檔案管理工作的要求[J].中國(guó)有色金屬，2020

[4]薛翔蕓.探究如何有效提升事業(yè)單位人力資源檔案管理水平[J].老字號(hào)品牌營(yíng)銷，2020

（作者單位：福建省邵武市勞動(dòng)就業(yè)中心）