關(guān)于檔案管理現(xiàn)代化的思考

馬仟婷　劉曦

摘要：近年來，隨著我國的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)快速發(fā)展，社會各領(lǐng)域都在應(yīng)用現(xiàn)代化信息管理技術(shù)。與此同時，傳統(tǒng)的檔案管理早已無法有效滿足時代快速發(fā)展的需求。企業(yè)檔案管理是一項極其重要的工作，而檔案管理要實現(xiàn)現(xiàn)代化，就必須重視當(dāng)前管理工作中存在的問題，并根據(jù)自身發(fā)展現(xiàn)狀，合理應(yīng)用各種現(xiàn)代化的管理技術(shù)。注重充分發(fā)揮現(xiàn)代管理技術(shù)的強大作用，以此確保檔案管理工作能夠具備高效性與規(guī)范性?；诖?，文章主要針對檔案管理現(xiàn)代化進行了思考，希望可以為相關(guān)的研究人員和工作者提供參考。

關(guān)鍵詞：檔案管理;現(xiàn)代化;思考

檔案管理實現(xiàn)現(xiàn)代化旨在對各種檔案實施有效保護，為我國社會各領(lǐng)域提供更加準(zhǔn)確、有效的檔案信息，促進社會與經(jīng)濟的平穩(wěn)發(fā)展。而檔案管理工作要實現(xiàn)現(xiàn)代化，需要重視做好檔案管理的基礎(chǔ)性工作，確保檔案管理的準(zhǔn)確性與規(guī)范性。新時代，檔案管理工作也應(yīng)進行不斷的調(diào)整與優(yōu)化，注重科學(xué)合理地運用現(xiàn)代化管理技術(shù)。因此，針對檔案管理現(xiàn)代化進行研究，具備了重要的現(xiàn)實意義。

一、檔案管理實現(xiàn)現(xiàn)代化的重要性

檔案管理現(xiàn)代化指的是在檔案管理中科學(xué)合理地應(yīng)用各種現(xiàn)代信息技術(shù)，從而有效調(diào)整與優(yōu)化檔案管理工作。其中應(yīng)注意的是采用各種現(xiàn)代先進的科技理論、方法及模式有效查找與處理檔案管理工作過程中存在的問題，保證檔案管理工作更加規(guī)范和高效。隨著近年來市場競爭越來越激烈，檔案管理工作逐漸成為社會中眾多領(lǐng)域關(guān)注的焦點。管理活動的逐漸頻繁化，檔案數(shù)量也在快速增加中。現(xiàn)階段，計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)得到了廣泛應(yīng)用，檔案管理工作也需要注重科學(xué)合理地應(yīng)用各種現(xiàn)代化的管理設(shè)備。依靠現(xiàn)代科技力量有效改善檔案管理的環(huán)境，重視開發(fā)與應(yīng)用檔案保管的新技術(shù)，已經(jīng)成為檔案管理部門當(dāng)前急需完成的一項重要任務(wù)。

檔案管理實現(xiàn)現(xiàn)代化，能夠明顯提升檔案管理的整體水平。隨著現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，檔案管理工作需要不斷提升管理水平，有效運用各種現(xiàn)代管理方法持續(xù)完善檔案內(nèi)容。其中，檔案管理方法方面，應(yīng)注重借助各種管理軟件提高信息化管理的水平。不僅能夠提高檔案日常管理工作效率，同時還可以幫助檔案使用者快速查找所需的信息。檔案內(nèi)容管理方面，應(yīng)確保將紙質(zhì)檔案逐漸轉(zhuǎn)化成為電子檔案。如此不僅有效節(jié)約了管理成本與儲存空間，同時還可以實現(xiàn)長期保存與精細化管理。所以，應(yīng)當(dāng)強化宣傳與推廣的力度，要求檔案管理部門的工作人員必須高度重視檔案管理工作，引導(dǎo)他們充分認識到檔案管理實現(xiàn)現(xiàn)代化的重要性。

二、檔案管理現(xiàn)代化的內(nèi)涵

檔案管理現(xiàn)代化強調(diào)的是管理的現(xiàn)代化，而現(xiàn)代化管理要求工作人員必須具備管理專業(yè)知識與技能。其中不僅包括管理軟件與硬件的建設(shè)，同時還涵蓋了和社會發(fā)展相適應(yīng)的總體規(guī)劃。與傳統(tǒng)檔案管理相比，現(xiàn)代化檔案管理所具備的優(yōu)點主要包括：1. 在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，主要將重點放在總體規(guī)劃、確定目標(biāo)與配備人員等方面，而現(xiàn)代化檔案管理關(guān)注的是增強各環(huán)節(jié)之間的聯(lián)系，通過協(xié)調(diào)與優(yōu)化有效實現(xiàn)管理目標(biāo);2. 檔案管理的現(xiàn)代化要求應(yīng)當(dāng)讓信息成為檔案管理工作重要位置重點，需要構(gòu)建起數(shù)學(xué)模型實施定量分析;3. 科學(xué)合理地應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，可以明顯提高檔案管理中的收集、整理、分析與使用信息的效率。同時，要求檔案管理人員在日常工作中必須保持積極性與主動性，持續(xù)增強自身應(yīng)對突發(fā)事件的能力。

三、檔案管理過程中存在的問題

由于檔案管理工作受到傳統(tǒng)管理觀念的長期影響，加之未能制定完善的檔案管理制度，配套的基礎(chǔ)設(shè)施不夠齊全，致使檔案管理工作中存在著一些突出的問題，這些問題主要涉及了檔案管理的信息收集渠道、信息篩選模式、引進管理設(shè)備、檔案信息共享和管理信息資源等諸多方面，這些問題也嚴(yán)重制約了檔案管理實現(xiàn)現(xiàn)代化。

（一）信息渠道單一，難以完善檔案信息

在對檔案進行管理的過程中，主要從行政與業(yè)務(wù)兩個部門所提交的文件中收集檔案信息，在開展檔案管理工作前，往往會出現(xiàn)無法有效收集信息的問題，信息的收集渠道主要是各個部門的一些相關(guān)文件或內(nèi)部要求必須具備的文件，內(nèi)部各部門之間會想辦法收集相關(guān)文件，并進行匯總。但是，依然會出現(xiàn)無法有效收集信息的問題，同時，檔案未能歸檔也使得檔案管理工作缺乏完整性與時效性。

（二）信息篩選方法過于滯后

目前，有許多企業(yè)在檔案管理過程中依然沿用的是紙質(zhì)卷宗式的檔案管理方式，同時，采用計算機進行輔助管理。由于所登記的檔案資料和各部門所上傳的資料在時間上存在著不一致的問題，加之檔案管理工作人員一般采用的是人工管理的方式，導(dǎo)致檔案的信息極易出現(xiàn)模糊問題，或者有關(guān)部門不斷更換文件的問題。此外，檔案卷宗較多，各部門的信息存儲方式不同，電子檔案存儲質(zhì)量偏低。其中一些檔案的信息質(zhì)量偏低，無法快速進行檢索，所以，在查詢與篩選一些檔案信息的時候，必須花費大量的精力與時間進行人工查詢與篩選，導(dǎo)致檔案管理的效率極其滯后。

（三）檔案管理缺乏規(guī)范性

在對檔案進行管理的過程中，管理體系過于復(fù)雜，且管理方法過于落后，與此同時，由于歷史原因?qū)е赂鞣N檔案管理單元基本上只能負責(zé)管理一類檔案，檔案管理單元的不同，其管理的級別也存在著明顯的差異。同時，檔案管理中所使用的各種管理軟件的標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，這樣會導(dǎo)致檔案管理工作缺乏規(guī)范性。保存的檔案信息也不夠準(zhǔn)確與完善，最突出的缺陷在于信息數(shù)據(jù)難以實現(xiàn)共享。如此也不利于檔案管理實現(xiàn)現(xiàn)代化，使檔案管理的水平無法得到明顯提升。

（四）檔案管理缺乏現(xiàn)代化的專業(yè)人才

通過對檔案管理的現(xiàn)狀進行調(diào)查發(fā)現(xiàn)，目前我國很多企業(yè)、事業(yè)單位當(dāng)中的檔案管理人員不具備現(xiàn)代化管理知識及意識，同時也不具備操作現(xiàn)代檔案管理設(shè)備的技術(shù)。另外，現(xiàn)有的檔案管理人員的工作具備一定的靈活性，其中很多被當(dāng)做兼職人員進行管理，還有的檔案管理人員的年齡較大，無法熟練的操作使用各種現(xiàn)代化的檔案管理設(shè)備。

（五）對檔案管理工作的重要性認識不夠

檔案管理工作能夠充分體現(xiàn)某個地區(qū)的發(fā)展歷史及現(xiàn)狀，其一般被當(dāng)作地區(qū)社會與經(jīng)濟發(fā)展的重要依據(jù)和參考。新時代，我國很多地區(qū)的檔案管理工作中所收集的信息、文件的類型較多，但是，缺少一些專業(yè)性的檔案信息文件。比如政治類的文件過多，而科研類的文件卻較少。嚴(yán)重忽略了整理與匯總電子類文件，對檔案管理工作的重要性認識不夠，由此，也導(dǎo)致檔案管理與存儲過程中存在著種類不全、資源單一、信息量偏少等問題，從而嚴(yán)重阻礙了檔案管理實現(xiàn)現(xiàn)代化。

四、檔案管理實現(xiàn)現(xiàn)代化的策略

（一）檔案管理應(yīng)提高規(guī)范性與標(biāo)準(zhǔn)性

規(guī)范性與標(biāo)準(zhǔn)性在檔案管理實現(xiàn)現(xiàn)代化的過程中發(fā)揮著重要作用。同時，也是一種科學(xué)合理的現(xiàn)代檔案管理方法。標(biāo)準(zhǔn)性與規(guī)范性是衡量檔案管理工作水平的重要尺度。檔案管理要想實現(xiàn)現(xiàn)代化，就必須重視工作的標(biāo)準(zhǔn)性與規(guī)范性。因此，我國的各個企業(yè)、事業(yè)單位在制定檔案管理規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)及開展理論研究的過程中，必須將檔案管理工作的發(fā)展規(guī)律及自身的具體情況作為根據(jù)，如此才能制定出具備可行性的管理規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)，使檔案信息數(shù)據(jù)具備完整性與真實性，確保檔案管理工作能夠秩序井然地開展，并且也便于檔案的快速查找與使用，使檔案的社會效益與經(jīng)濟效益實現(xiàn)最大化。此外，在制定檔案管理規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)的過程中，應(yīng)當(dāng)廣泛收集與聽取社會各界人士的建議與意見，促使檔案管理工作更加規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)、科學(xué)、合理;操作更加方便、簡捷，為檔案管理快速實現(xiàn)現(xiàn)代化奠定堅實的基礎(chǔ)。

（二）強化專業(yè)人才培訓(xùn)，提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)

檔案管理的主體是人，檔案管理實現(xiàn)現(xiàn)代化，要求管理人員必須具備現(xiàn)代化的管理意識與思維。因此，檔案管理要想切實實現(xiàn)現(xiàn)代化，就應(yīng)當(dāng)重視轉(zhuǎn)變管理人員的傳統(tǒng)思想觀念，鼓勵檔案管理人員持續(xù)強化自身的服務(wù)意識，在檔案管理工作中注重借助現(xiàn)代先進科技設(shè)備與管理方法，具備為社會與經(jīng)濟的發(fā)展提供良好服務(wù)的觀念。為了能夠達到這一目標(biāo)，首先，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)充分認識到自身工作的重要性，必須提升自身工作責(zé)任感與緊迫感，養(yǎng)成良好的工作作風(fēng)與嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度。其次，檔案管理人員必須注重學(xué)習(xí)與掌握檔案管理的專業(yè)知識與技能，持續(xù)豐富自身的專業(yè)知識儲備，以及完善崗位操作技能，促進檔案管理工作的精細化與規(guī)范化。再次，檔案管理人員應(yīng)注重學(xué)習(xí)各種現(xiàn)代化檔案管理設(shè)備的操作技術(shù)，積極參與各種相關(guān)的培訓(xùn)教育活動，緊跟新時代科技的快速發(fā)展，持續(xù)增強自身的檔案管理能力。同時，在檔案管理實現(xiàn)現(xiàn)代化的過程中，不斷提高自身的知識水平與工作能力，順應(yīng)信息社會的發(fā)展潮流。通過自身的努力工作，為檔案管理現(xiàn)代化做出更大貢獻，如此才能使檔案管理工作在社會與經(jīng)濟的快速發(fā)展中發(fā)揮重要作用。

（三）加大資金投入，引進現(xiàn)代化檔案管理技術(shù)與設(shè)備

檔案管理想要實現(xiàn)現(xiàn)代化，不僅需要重視專業(yè)管理人才的培養(yǎng)，同時，還應(yīng)當(dāng)注重完善硬件建設(shè)。也就是說，應(yīng)當(dāng)重視改善與加強檔案管理的硬件環(huán)境的建設(shè)。近年來，隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的快速發(fā)展，使社會、政治、經(jīng)濟及文化等方面的活動變得越來越頻繁，導(dǎo)致檔案管理工作越來越繁重。在檔案管理工作中僅借助傳統(tǒng)的人工管理方法，早已無法滿足當(dāng)前檔案管理工作的需求，所以，充分應(yīng)用各種現(xiàn)代先進管理方法與技術(shù)，是檔案管理的一種主要趨勢。相比傳統(tǒng)檔案管理，現(xiàn)代化檔案管理強調(diào)的是充分應(yīng)用各種現(xiàn)代先進管理設(shè)備與技術(shù)。因此，對于社會的企事業(yè)單位來說，必須重視檔案管理工作硬件環(huán)境的建設(shè)，根據(jù)自身運營與發(fā)展的現(xiàn)況，引進適合的檔案管理設(shè)備與技術(shù)，注重使用計算機等現(xiàn)代檔案管理設(shè)備針對檔案信息進行收集、錄入、搜索及存儲。如此不僅為檔案管理人員提供了極大的便利，同時，還能滿足檔案使用人員的需求。此外，充分依靠現(xiàn)代的搜索技術(shù)與存儲技術(shù)，構(gòu)建起檔案信息數(shù)據(jù)庫、資源庫及電子檔案查閱室等，還應(yīng)當(dāng)搭建起可以涵蓋本地區(qū)和全國的信息網(wǎng)絡(luò)，確保檔案信息實現(xiàn)充分共享，同時，必須具備異地搜索與查閱等功能。

五、檔案管理實現(xiàn)現(xiàn)代化的意義

（一）檔案管理工作的效率明顯提升

檔案管理實現(xiàn)現(xiàn)代化，能夠?qū)n案資源轉(zhuǎn)化成數(shù)據(jù)、信息的形式進行存儲，同時，借助互聯(lián)網(wǎng)實現(xiàn)檔案信息的共享、搜索及查詢等，確保檔案資源信息得到有效利用。另外，各種先進的現(xiàn)代檔案管理設(shè)備，比如計算機具備了突出的便利性，且運行速度也越來越快，從而使檔案管理工作的人工操作明顯減少。由于計算機等檔案管理設(shè)備具備了強大的可追溯性與可記錄性，明顯降低了檔案管理工作的錯誤率。

（二）信息資源能得到有效開發(fā)與利用

在檔案管理工作中，信息資源是重要的組成部分，針對信息資源進行開發(fā)與利用，有利于實現(xiàn)檔案價值。借助現(xiàn)代技術(shù)與方法，可以將傳統(tǒng)的紙質(zhì)信息資源轉(zhuǎn)變成為電子信息數(shù)據(jù)，有效拓寬了存儲空間，同時，也使檔案內(nèi)容更加豐富。所以，由于現(xiàn)代檔案管理設(shè)備具備了強大的兼容性與可操作性，使信息資源能夠得到有效開發(fā)與利用。

（三）使檔案管理工作的服務(wù)質(zhì)量明顯提高

對檔案進行管理的目的在于為各個行業(yè)提供信息資源，而實現(xiàn)現(xiàn)代化，有利于檔案管理快速實現(xiàn)這一目標(biāo)，例如，現(xiàn)代化的檔案管理所構(gòu)建的數(shù)據(jù)庫中儲存著海量的信息資源，這些信息資源均能進行搜索與查詢，并且不會受到時間與空間的限制。為信息資源的開發(fā)和利用創(chuàng)造了極大的便利。

六、結(jié)語

總而言之，人類社會已經(jīng)進入信息時代，各種知識與信息的傳播速度越來越快，對于檔案管理工作來說，應(yīng)當(dāng)順應(yīng)信息時代的發(fā)展潮流，在管理工作中注重借助各種現(xiàn)代先進管理技術(shù)與方法。檔案管理人員應(yīng)當(dāng)持續(xù)完善自身的檔案管理專業(yè)知識與技能，積極參加各種檔案管理知識與技術(shù)的培訓(xùn)教育活動，注重轉(zhuǎn)變自身的傳統(tǒng)管理思想與觀念。使自己具備與時俱進，敢于創(chuàng)新的精神。在檔案管理工作中注重應(yīng)用新觀念、新思想、新方法及新舉措。單位也應(yīng)當(dāng)建立健全檔案管理的各項規(guī)章制度，充分認識到檔案管理工作的重要性。重視引進現(xiàn)代先進的檔案管理設(shè)備，營造良好的硬件環(huán)境，為檔案管理實現(xiàn)現(xiàn)代化夯實基礎(chǔ)。

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（作者單位：甘肅省產(chǎn)品質(zhì)量監(jiān)督檢驗研究院）