邱筠 曹偉元 曹劍煒
關(guān)鍵詞: "互聯(lián)網(wǎng)+";高校;固定資產(chǎn);信息化管理
中圖分類號(hào): G 647 文獻(xiàn)標(biāo)志碼: A 文章編號(hào): 1009?895X(2022)02?0206? 07
DOI:10.13256/j.cnki.jusst.sse.2022.02.017
“雙一流”建設(shè)對(duì)高校的教學(xué)和科研水平提出了更高的要求,固定資產(chǎn)作為高校教學(xué)、科研等各項(xiàng)活動(dòng)的物質(zhì)基礎(chǔ),逐漸呈現(xiàn)出數(shù)量大、價(jià)值高、種類多、使用人數(shù)多、分布校區(qū)多的特點(diǎn)[1]。傳統(tǒng)的資產(chǎn)管理方式已經(jīng)無(wú)法滿足新形勢(shì)下固定資產(chǎn)管理的需要。在“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下,將網(wǎng)絡(luò)信息化融入資產(chǎn)管理,既有利于加強(qiáng)資產(chǎn)管理的規(guī)范性和精準(zhǔn)性,又有利于提高資產(chǎn)管理的水平和效率,從而進(jìn)一步增強(qiáng)高校的辦學(xué)實(shí)力。本文以S 大學(xué)為例,分析該校固定資產(chǎn)信息化管理存在的問(wèn)題,探索如何利用信息化手段,構(gòu)建固定資產(chǎn)全生命周期信息化管理的方法。
一、研究現(xiàn)狀
近幾年來(lái),隨著高校資產(chǎn)管理的重要性不斷提高,相關(guān)的研究也越來(lái)越多。王杰(2016)分析了當(dāng)前高校國(guó)有資產(chǎn)管理存在的問(wèn)題以及其成因,指出了高校改進(jìn)工作的方向,并對(duì)政府主管部門提出了相應(yīng)的建議[2]。樊鵬(2017)闡述了高校國(guó)有資產(chǎn)管理的內(nèi)涵,并指出各高校國(guó)有資產(chǎn)管理存在問(wèn)題的普遍性[3]。趙慶雙等(2018)從保障國(guó)有資產(chǎn)安全性和完整性的角度,說(shuō)明了加強(qiáng)高校資產(chǎn)動(dòng)態(tài)管理的重要性[4]。崔長(zhǎng)歡等(2019)基于2016 年行政事業(yè)單位資產(chǎn)清查的結(jié)果,提出應(yīng)從完善管理制度、加強(qiáng)人員建設(shè)、提高管理意識(shí)、提升管理手段四個(gè)方面提高高校資產(chǎn)管理水平[5]。
正如陳文倩等(2018)在《高校國(guó)有資產(chǎn)管理信息化建設(shè)探索》一文中所說(shuō),信息化已成為高校國(guó)有資產(chǎn)管理的大勢(shì)所趨,由此高校資產(chǎn)管理將發(fā)生質(zhì)的改變[6]。張思佳早在2015 年就分析了高校資產(chǎn)網(wǎng)絡(luò)化動(dòng)態(tài)管理平臺(tái)與傳統(tǒng)管理模式相比具有的優(yōu)勢(shì)[7]。王洋洋等(2016)將產(chǎn)品質(zhì)量和安全體系中的“可追溯性”運(yùn)用到高校資產(chǎn)信息化管理過(guò)程中, 形成了完整的動(dòng)態(tài)可追溯信息鏈[8]。郭娟(2018)通過(guò)信息化手段對(duì)資產(chǎn)系統(tǒng)和財(cái)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行整合,實(shí)現(xiàn)了高校固定資產(chǎn)實(shí)物管理和價(jià)值管理相融合[9]。遲玉收等(2018)分析了大數(shù)據(jù)時(shí)代給高校資產(chǎn)管理帶來(lái)的變革[10]。
自從陳敬德等(2010)首次提出高校設(shè)備的全生命周期管理模式[11] 以來(lái),不少學(xué)者在這一方向上進(jìn)行了進(jìn)一步的探索。賴蕓等(2012)從全生命周期管理的角度,針對(duì)儀器設(shè)備采購(gòu)環(huán)節(jié)的管理進(jìn)行了探索[12]。蔣曉菲等(2016)分析了設(shè)備全生命周期管理所帶來(lái)的大數(shù)據(jù)在高校教學(xué)、科研、學(xué)科建設(shè)等方面的應(yīng)用價(jià)值[13]。葉二妹等(2016)從利用率最大化的角度,構(gòu)建了儀器設(shè)備全生命周期跟蹤管理體系[14]。張軍民等(2017)闡述了全生命周期管理對(duì)于做好資產(chǎn)處置的重要性[15]。王詠妙等(2018)開(kāi)展了中央高??蒲袃x器設(shè)備生命周期管理的政策研究[16]。
二、S大學(xué)情況簡(jiǎn)介
S大學(xué)是一所以工學(xué)為主,工學(xué)、理學(xué)、經(jīng)濟(jì)學(xué)、管理學(xué)、文學(xué)、法學(xué)、藝術(shù)學(xué)等多學(xué)科協(xié)調(diào)發(fā)展的上海市屬應(yīng)用研究型大學(xué)。2018 年,該校成為上海市“高水平地方高校”建設(shè)試點(diǎn)單位。截至2018年底,S大學(xué)在賬固定資產(chǎn)十萬(wàn)余件,合計(jì)金額二十余億元。學(xué)校的不斷發(fā)展壯大,對(duì)固定資產(chǎn)管理也提出了更高的要求。早在2012 年,S 大學(xué)就響應(yīng)財(cái)政部加強(qiáng)國(guó)有資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)建設(shè)的號(hào)召,上線了資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)(以下簡(jiǎn)稱“資產(chǎn)管理系統(tǒng)”),固定資產(chǎn)管理模式開(kāi)始逐步從傳統(tǒng)的手工記賬向網(wǎng)絡(luò)化平臺(tái)轉(zhuǎn)化[17]。
三、固定資產(chǎn)信息化管理存在的問(wèn)題
(一)信息化管理意識(shí)淡薄
S大學(xué)原資產(chǎn)管理系統(tǒng)只注重資產(chǎn)數(shù)據(jù)的錄入和儲(chǔ)存,而忽視了其動(dòng)態(tài)管理的功能。各類單據(jù)的審核、打印及蓋章等工作,往往耗費(fèi)了資產(chǎn)管理人員大量的時(shí)間和精力。特別是在學(xué)期末、年底等時(shí)間段,資產(chǎn)單據(jù)的數(shù)量急劇上升,打印窗口前甚至排起了長(zhǎng)隊(duì),嚴(yán)重影響了資產(chǎn)管理的效率和資產(chǎn)服務(wù)的水平。此外,系統(tǒng)中固定資產(chǎn)的安置地點(diǎn)、保管人、使用狀況等信息均未及時(shí)更新,也使資產(chǎn)管理系統(tǒng)失去了作為領(lǐng)導(dǎo)層決策依據(jù)的功能[18]。對(duì)資產(chǎn)信息化的重視不夠,還導(dǎo)致信息化建設(shè)投入不足,相應(yīng)的軟硬件設(shè)施未能及時(shí)購(gòu)置[1],專業(yè)化人員配備不足,影響了資產(chǎn)管理水平的提高。
(二)信息系統(tǒng)一體化程度低
目前,學(xué)校各部門都在加強(qiáng)信息化建設(shè),但由于開(kāi)發(fā)公司和數(shù)據(jù)端口的不同,各部門的信息系統(tǒng)之間不能完全對(duì)接,造成了“信息孤島”的存在。例如,資產(chǎn)管理系統(tǒng)與財(cái)務(wù)系統(tǒng)不能互聯(lián)互通,導(dǎo)致資產(chǎn)管理與財(cái)務(wù)管理缺乏有效的聯(lián)動(dòng)機(jī)制[19]。在采購(gòu)過(guò)程中,由于資產(chǎn)預(yù)算與財(cái)務(wù)預(yù)算不互通,導(dǎo)致設(shè)備購(gòu)置的預(yù)算管理存在漏洞[20];在記賬過(guò)程中,由于數(shù)據(jù)都是通過(guò)人工在資產(chǎn)管理系統(tǒng)和財(cái)務(wù)系統(tǒng)之間導(dǎo)出和導(dǎo)入,難免會(huì)發(fā)生錯(cuò)記漏記的情況,導(dǎo)致賬賬不符;資產(chǎn)處與財(cái)務(wù)處之間依然采取人工對(duì)賬的方式,工作效率低。在新的政府會(huì)計(jì)制度下,要求高校對(duì)固定資產(chǎn)按月計(jì)提折舊,資產(chǎn)管理系統(tǒng)與財(cái)務(wù)系統(tǒng)的全面對(duì)接成為亟需解決的問(wèn)題。
(三)信息共享平臺(tái)建設(shè)滯后
由于S大學(xué)資產(chǎn)管理實(shí)行“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、歸口管理”,資產(chǎn)處可以全盤掌握學(xué)校所有的資產(chǎn)信息,而二級(jí)管理部門只了解本部門的資產(chǎn)情況。有些學(xué)院為了滿足各類評(píng)估的需要,片面追求資產(chǎn)數(shù)量和資產(chǎn)價(jià)值[21],購(gòu)買超過(guò)實(shí)際需要的大型設(shè)備和精密儀器,導(dǎo)致固定資產(chǎn)重復(fù)購(gòu)置或長(zhǎng)期閑置,使用效率低下。有些先進(jìn)設(shè)備購(gòu)入后,甚至存在只有極少數(shù)人會(huì)使用或根本無(wú)人會(huì)用的情況,儀器成了擺設(shè)。另外,校內(nèi)各部門各自為陣,一些部門已有設(shè)備閑置仍在購(gòu)買相同類型的新設(shè)備,另一些部門急需同類設(shè)備使用卻無(wú)相應(yīng)經(jīng)費(fèi)支持,缺乏健全的儀器設(shè)備共享機(jī)制,不利于資源的優(yōu)化配置[22]。
四、“互聯(lián)網(wǎng)+”對(duì)高校固定資產(chǎn)管理的意義
“互聯(lián)網(wǎng)+”就是把互聯(lián)網(wǎng)的創(chuàng)新成果在經(jīng)濟(jì)社會(huì)各領(lǐng)域擴(kuò)散、應(yīng)用與深度融合,以推動(dòng)技術(shù)的進(jìn)步和效率的提升,其本質(zhì)就是傳統(tǒng)行業(yè)的在線化與數(shù)據(jù)化[23]。“互聯(lián)網(wǎng)+”對(duì)于高校固定資產(chǎn)信息化管理具有重要的意義。
(一)有利于提高固定資產(chǎn)管理規(guī)范性
高校資產(chǎn)管理是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程,需要各個(gè)部門的協(xié)同工作。從申請(qǐng)購(gòu)置到報(bào)廢處置的整個(gè)過(guò)程中,不同的審批環(huán)節(jié)上,二級(jí)管理部門和資產(chǎn)處、資產(chǎn)處的不同管理人員,對(duì)于資產(chǎn)管理的認(rèn)識(shí)也不相同,不按流程辦事或者操作不規(guī)范的情況時(shí)有發(fā)生。在“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下,依托資產(chǎn)管理系統(tǒng),各部門的職權(quán)劃分明晰,管理層級(jí)設(shè)置合理,管理范圍有效界定,減少了資產(chǎn)管理過(guò)程中的操作偏差,提高了資產(chǎn)管理的嚴(yán)謹(jǐn)性和規(guī)范性[24]。
(二)有利于提高固定資產(chǎn)共享程度
一方面,“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下,資產(chǎn)管理從粗放式向精細(xì)式發(fā)展。在資產(chǎn)管理系統(tǒng)中,不同角色的用戶可以設(shè)置不同的資產(chǎn)管理權(quán)限,如教職工可以查詢自己名下的資產(chǎn),各部門的資產(chǎn)管理員和部門負(fù)責(zé)人可以查詢本部門所有的資產(chǎn),資產(chǎn)處、審計(jì)處、財(cái)務(wù)處和學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)可以查詢?nèi)K械馁Y產(chǎn),以便對(duì)學(xué)校的資產(chǎn)進(jìn)行管理和利用資產(chǎn)信息進(jìn)行相關(guān)的決策。通過(guò)資產(chǎn)管理系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)了資產(chǎn)數(shù)據(jù)的共享,大大降低了資產(chǎn)管理的成本[25]。另一方面,依托資產(chǎn)管理系統(tǒng),建立大型儀器設(shè)備共享平臺(tái),可以避免設(shè)備的重復(fù)購(gòu)置和長(zhǎng)期閑置,提高了資產(chǎn)的使用效率。
(三)有利于提高固定資產(chǎn)管理效率
隨著手機(jī)等移動(dòng)終端的普及,移動(dòng)辦公被越來(lái)越多的人所采納。在“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下,依托資產(chǎn)管理系統(tǒng),借助手機(jī)、筆記本電腦等移動(dòng)終端,教職工可實(shí)現(xiàn)隨時(shí)登錄資產(chǎn)管理系統(tǒng),辦理相應(yīng)的業(yè)務(wù);資產(chǎn)管理人員也可以隨時(shí)登錄資產(chǎn)管理系統(tǒng),完成審批和監(jiān)管的工作。這既為教職工提供了方便,又提高了資產(chǎn)管理效率。此外,依托信息化平臺(tái)建立起統(tǒng)一的資產(chǎn)信息數(shù)據(jù)庫(kù),可以直接向上級(jí)主管機(jī)關(guān)匯總上報(bào)各類報(bào)表,有助于主管機(jī)關(guān)充分了解高校的資產(chǎn)配置和使用情況,從而對(duì)高校的資產(chǎn)管理績(jī)效進(jìn)行有效的評(píng)價(jià)[26]。
五、固定資產(chǎn)全生命周期信息化管理
2015 年,S大學(xué)設(shè)立資產(chǎn)設(shè)備與實(shí)驗(yàn)室管理處(以下簡(jiǎn)稱“資產(chǎn)處”),成為學(xué)校固定資產(chǎn)的綜合管理部門。資產(chǎn)處先后制定了《物資設(shè)備采購(gòu)管理辦法》《固定資產(chǎn)管理辦法》《大型儀器設(shè)備管理辦法》等規(guī)章制度,為學(xué)校的資產(chǎn)管理提供了政策依據(jù)。2016 年起,依據(jù)上述規(guī)章制度,為進(jìn)一步加強(qiáng)固定資產(chǎn)管理,資產(chǎn)處開(kāi)始對(duì)原有的資產(chǎn)管理系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)改造,逐步將財(cái)務(wù)經(jīng)費(fèi)信息、物資設(shè)備招投標(biāo)及合同管理等納入資產(chǎn)管理系統(tǒng),從靜態(tài)局部管理向動(dòng)態(tài)全面管理轉(zhuǎn)化[27],形成了對(duì)固定資產(chǎn)采購(gòu)階段、使用階段和處置階段的全生命周期信息化管理。
(一)采購(gòu)階段
1. 請(qǐng)購(gòu)管理
申請(qǐng)購(gòu)置是所有采購(gòu)活動(dòng)的第一步,也是貫穿“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下固定資產(chǎn)全生命周期信息化管理中最重要的一環(huán)。所有固定資產(chǎn)采購(gòu)均需登錄資產(chǎn)管理系統(tǒng)填寫購(gòu)置申請(qǐng),待資產(chǎn)處審批通過(guò)后,方可進(jìn)行。在“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下,資產(chǎn)管理系統(tǒng)與財(cái)務(wù)系統(tǒng)完成經(jīng)費(fèi)信息每日對(duì)接,包括經(jīng)費(fèi)項(xiàng)目編號(hào)、經(jīng)費(fèi)負(fù)責(zé)人、經(jīng)費(fèi)項(xiàng)目名稱和經(jīng)費(fèi)余額等內(nèi)容。每天零點(diǎn)資產(chǎn)管理系統(tǒng)自動(dòng)更新經(jīng)費(fèi)信息,為采購(gòu)審批提供了預(yù)算依據(jù)。
2. 招標(biāo)管理
達(dá)到招標(biāo)限額的固定資產(chǎn)采購(gòu),需在系統(tǒng)中填寫招標(biāo)申請(qǐng),該申請(qǐng)需關(guān)聯(lián)請(qǐng)購(gòu)單號(hào),將相應(yīng)的信息關(guān)聯(lián)到招標(biāo)管理模塊,一方面可以加強(qiáng)資產(chǎn)預(yù)算的管理,提高資產(chǎn)采購(gòu)的規(guī)范性;另一方面避免申請(qǐng)人重復(fù)填寫信息,提高辦理流程的便捷性。資產(chǎn)管理系統(tǒng)中的招標(biāo)模塊,使得之前申請(qǐng)人和招標(biāo)員通過(guò)郵件溝通的內(nèi)容全部實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)流程化,整個(gè)招標(biāo)流程更加規(guī)范嚴(yán)謹(jǐn)、公開(kāi)透明。
3. 合同管理
填寫合同申請(qǐng),需關(guān)聯(lián)相應(yīng)的請(qǐng)購(gòu)單。達(dá)到招標(biāo)限額的固定資產(chǎn)采購(gòu),在填寫合同申請(qǐng)時(shí),系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)提示需要先進(jìn)行招投標(biāo)流程。若未完成資產(chǎn)管理系統(tǒng)中的招投標(biāo)流程,則合同申請(qǐng)無(wú)法提交,從流程上最大限度的防范了規(guī)避招標(biāo)的行為。根據(jù)合同性質(zhì)、標(biāo)的大小及法律風(fēng)險(xiǎn),學(xué)校將合同分為一般合同和重大合同兩類。在填寫合同申請(qǐng)時(shí),選定合同類型,即可在資產(chǎn)管理系統(tǒng)中下載相應(yīng)的格式合同模板,以確保合同文本形式完整、內(nèi)容清晰、權(quán)責(zé)明確。資產(chǎn)管理系統(tǒng)升級(jí)改造前,根據(jù)學(xué)校《合同管理辦法》,簽訂合同需先填寫紙質(zhì)的“合同專用章使用申請(qǐng)表”,準(zhǔn)備好請(qǐng)購(gòu)單、合同本文原件、中標(biāo)通知書等材料,經(jīng)過(guò)合同承辦部門負(fù)責(zé)人簽字、分管校領(lǐng)導(dǎo)簽字、資產(chǎn)處負(fù)責(zé)人簽字后,才算完成了合同審批,程序繁瑣且費(fèi)時(shí)。隨著資產(chǎn)管理系統(tǒng)中合同模塊的上線,合同審核工作全部在線上完成,申請(qǐng)人無(wú)需再提交額外的紙質(zhì)材料,既增強(qiáng)了合同管理的規(guī)范性,又提高了合同審批的工作效率。審批流程完成后,資產(chǎn)管理系統(tǒng)中會(huì)生成帶有學(xué)校合同編號(hào)和防偽水印的合同本文,申請(qǐng)人可自行下載后到資產(chǎn)處用印。
(二)使用階段
1. 設(shè)備驗(yàn)收
固定資產(chǎn)到校后即可申請(qǐng)?jiān)O(shè)備驗(yàn)收,驗(yàn)收單需與請(qǐng)購(gòu)單關(guān)聯(lián)。達(dá)到限額的固定資產(chǎn),若未完成資產(chǎn)管理系統(tǒng)中的合同審批流程,則無(wú)法填寫設(shè)備驗(yàn)收申請(qǐng),從流程上有效預(yù)防了合同倒簽的行為。設(shè)備驗(yàn)收采取線上驗(yàn)收與現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)收相結(jié)合的方式。第一,對(duì)于未達(dá)限額的設(shè)備,申請(qǐng)人完成資產(chǎn)管理系統(tǒng)中所有審批流程后,即視作設(shè)備驗(yàn)收完成。第二,對(duì)于達(dá)到限額的設(shè)備,資產(chǎn)管理系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)提示需進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)收。申請(qǐng)人在系統(tǒng)中填寫現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)收預(yù)約申請(qǐng),資產(chǎn)處管理人員在約定時(shí)間到達(dá)指定地點(diǎn),完成現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)收。第三,對(duì)于未達(dá)到限額但資產(chǎn)處認(rèn)為有必要現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)收的設(shè)備,資產(chǎn)處會(huì)聯(lián)系設(shè)備保管人,完成現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)收。線上驗(yàn)收與現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)收相結(jié)合,規(guī)范了審批流程,加強(qiáng)了資產(chǎn)監(jiān)管,提高了辦事效率。
無(wú)論何種形式的驗(yàn)收完成后,申請(qǐng)人均可以在資產(chǎn)管理系統(tǒng)中自行打印帶有資產(chǎn)處電子簽章的設(shè)備請(qǐng)購(gòu)單和驗(yàn)收單,完成后續(xù)的財(cái)務(wù)入賬手續(xù)。設(shè)備請(qǐng)購(gòu)單和驗(yàn)收單上還會(huì)顯示審批流程中每個(gè)環(huán)節(jié)的審批人,明確了相關(guān)人員的責(zé)任。此外,申請(qǐng)人還可自行打印相應(yīng)的二維碼標(biāo)簽粘貼在設(shè)備上,以便于設(shè)備管理和清查。單據(jù)打印的自助化,一方面減少了資產(chǎn)處管理人員打印單據(jù)和蓋章的重復(fù)勞動(dòng),從而使他們可以將更多時(shí)間和精力放在資產(chǎn)的動(dòng)態(tài)管理上,提高了資產(chǎn)處的工作質(zhì)量和工作效率;另一方面,也節(jié)省了教師辦理業(yè)務(wù)時(shí)排隊(duì)等待的時(shí)間,為他們隨時(shí)自助打印單據(jù)提供了方便,提升了資產(chǎn)處的服務(wù)水平。
2. 賬務(wù)處理
目前,由于資產(chǎn)管理系統(tǒng)與財(cái)務(wù)系統(tǒng)仍未完成全面實(shí)時(shí)對(duì)接,每月底需依靠人工進(jìn)行資產(chǎn)賬與財(cái)務(wù)賬的固定資產(chǎn)賬目核對(duì)。2019年1月起,根據(jù)《政府會(huì)計(jì)制度》的要求,高校固定資產(chǎn)需按月計(jì)提折舊。因此,在確認(rèn)賬賬相符之后,資產(chǎn)處通過(guò)資產(chǎn)管理系統(tǒng)中的“設(shè)備折舊”模塊計(jì)算出固定資產(chǎn)當(dāng)月應(yīng)計(jì)提折舊,并生成折舊月報(bào)表,核對(duì)無(wú)誤后交給財(cái)務(wù)處。財(cái)務(wù)處按照資產(chǎn)處提供的折舊月報(bào)表在財(cái)務(wù)系統(tǒng)中進(jìn)行賬務(wù)處理,計(jì)提固定資產(chǎn)當(dāng)月折舊。
3. 資產(chǎn)配置
由于人事變動(dòng)、教學(xué)或科研活動(dòng)需要而產(chǎn)生設(shè)備保管人的變動(dòng)時(shí),需進(jìn)行設(shè)備調(diào)撥。調(diào)出保管人和調(diào)入保管人可在資產(chǎn)管理系統(tǒng)中完成設(shè)備調(diào)撥的全流程,同時(shí)在線下完成實(shí)物的確認(rèn)和交接,保證資產(chǎn)賬實(shí)相符。與傳統(tǒng)的紙質(zhì)交接單相比,線上辦理流程清晰明確,有據(jù)可查,提高了資產(chǎn)管理的精度和效率。
各資產(chǎn)使用部門負(fù)責(zé)本部門固定資產(chǎn)的日常維護(hù)與保養(yǎng),如設(shè)備需維修,需先在資產(chǎn)管理系統(tǒng)中填寫請(qǐng)購(gòu)單,經(jīng)審核通過(guò)后方可修理。修理完成后,需在資產(chǎn)管理系統(tǒng)中填寫設(shè)備維修單,并上傳維修報(bào)告等作為支撐材料。當(dāng)維修金額超過(guò)一定限額時(shí),資產(chǎn)處要求進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)收,以此加強(qiáng)監(jiān)管,提高資產(chǎn)的使用效益。資產(chǎn)處審核通過(guò)后,申請(qǐng)人可自行打印帶有資產(chǎn)處電子簽章的維修單,至財(cái)務(wù)處完成入賬流程。
4. 資產(chǎn)盤點(diǎn)
2016年,根據(jù)上海市財(cái)政局對(duì)市級(jí)行政事業(yè)單位國(guó)有資產(chǎn)清查工作的要求,學(xué)校開(kāi)展了國(guó)有資產(chǎn)清查工作,真正摸清了家底。在資產(chǎn)清查完成之后,為加強(qiáng)學(xué)校固定資產(chǎn)管理,資產(chǎn)處制定了每年一次的資產(chǎn)盤點(diǎn)制度。為了達(dá)成這個(gè)目標(biāo),資產(chǎn)處上線了與資產(chǎn)管理系統(tǒng)相關(guān)聯(lián)的資產(chǎn)管理APP。資產(chǎn)處通過(guò)資產(chǎn)管理系統(tǒng)中的“設(shè)備盤點(diǎn)”模塊下達(dá)盤點(diǎn)計(jì)劃,條目清晰、高效準(zhǔn)確。用戶登錄資產(chǎn)管理APP,通過(guò)掃描固定資產(chǎn)標(biāo)簽上的二維碼進(jìn)入資產(chǎn)盤點(diǎn)頁(yè)面,填寫安置地點(diǎn)、設(shè)備狀態(tài)等信息,完成對(duì)該設(shè)備的盤點(diǎn)。設(shè)備保管人可以盤點(diǎn)自己名下的所有設(shè)備。各部門的資產(chǎn)管理員可對(duì)本部門的所有設(shè)備進(jìn)行盤點(diǎn),進(jìn)一步強(qiáng)化了使用部門對(duì)固定資產(chǎn)的二級(jí)管理。
(三)處置階段
1. 設(shè)備報(bào)廢
為了使設(shè)備報(bào)廢的整個(gè)流程(見(jiàn)圖1)清晰明確,資產(chǎn)管理系統(tǒng)中為設(shè)備設(shè)置了二級(jí)狀態(tài)?!霸谟?正常”的設(shè)備,當(dāng)申請(qǐng)人填寫報(bào)廢申請(qǐng)后,設(shè)備狀態(tài)變成“在用-預(yù)報(bào)廢”,部門主管審批通過(guò)后,設(shè)備狀態(tài)為“在用-待報(bào)廢”,若資產(chǎn)處收到報(bào)廢設(shè)備實(shí)體且在系統(tǒng)中確認(rèn)過(guò)后,設(shè)備狀態(tài)為“待注銷”,上級(jí)主管部門審批通過(guò),設(shè)備狀態(tài)為“已注銷”。審批流程中任何一個(gè)環(huán)節(jié)駁回了報(bào)廢申請(qǐng),則設(shè)備狀態(tài)重新回到“在用?正?!?。二級(jí)狀態(tài)的設(shè)置,使設(shè)備在報(bào)廢過(guò)程中每一個(gè)流程節(jié)點(diǎn)的狀態(tài)更加清晰明確,有助于資產(chǎn)的精細(xì)化管理。
六、固定資產(chǎn)信息化管理的優(yōu)化構(gòu)想
(一)對(duì)接資產(chǎn)管理系統(tǒng)與財(cái)務(wù)系統(tǒng)
目前,S 大學(xué)已完成了資產(chǎn)管理系統(tǒng)與財(cái)務(wù)系統(tǒng)經(jīng)費(fèi)信息T+1日的對(duì)接,接下來(lái)將著手資產(chǎn)管理系統(tǒng)與財(cái)務(wù)系統(tǒng)全面實(shí)時(shí)對(duì)接工作。
1. 緊密結(jié)合資產(chǎn)管理與預(yù)算管理
一方面,加強(qiáng)預(yù)算的精細(xì)化管理,資產(chǎn)預(yù)算要精確到每一個(gè)項(xiàng)目,每一個(gè)部門。設(shè)備采購(gòu)嚴(yán)格按照預(yù)算執(zhí)行,對(duì)于預(yù)算外的設(shè)備采購(gòu),予以嚴(yán)格審批,避免設(shè)備的重復(fù)購(gòu)置,從而提高資產(chǎn)的優(yōu)化配置。另一方面,通過(guò)資產(chǎn)管理系統(tǒng)掌握現(xiàn)存資產(chǎn)的數(shù)量、價(jià)值、所屬部門、使用情況等動(dòng)態(tài)信息,這既為當(dāng)前預(yù)算的執(zhí)行進(jìn)度提供了參考,又為下一階段的預(yù)算編制提供了數(shù)據(jù)支持,并有利于確保預(yù)算的順利實(shí)施[28]。
2. 實(shí)時(shí)連接資產(chǎn)入庫(kù)與財(cái)務(wù)入賬
資產(chǎn)管理人員完成固定資產(chǎn)驗(yàn)收入庫(kù)之后,通過(guò)中間庫(kù)將數(shù)據(jù)推送至財(cái)務(wù)系統(tǒng),財(cái)務(wù)人員根據(jù)該數(shù)據(jù)完成財(cái)務(wù)入賬。隨后,財(cái)務(wù)系統(tǒng)自動(dòng)將入賬信息推送給中間庫(kù),通過(guò)中間庫(kù)反饋到資產(chǎn)管理系統(tǒng),資產(chǎn)管理系統(tǒng)自動(dòng)完成相應(yīng)的資產(chǎn)記賬。每月底,資產(chǎn)管理系統(tǒng)在與財(cái)務(wù)系統(tǒng)完成線上的對(duì)賬工作后,對(duì)當(dāng)月入賬的固定資產(chǎn)開(kāi)始計(jì)提折舊。資產(chǎn)管理人員將當(dāng)月折舊報(bào)表通過(guò)中間庫(kù)推送至財(cái)務(wù)系統(tǒng),由財(cái)務(wù)人員完成折舊的財(cái)務(wù)賬務(wù)處理。由于數(shù)據(jù)的推送和操作都是通過(guò)線上進(jìn)行,可以大大提高資產(chǎn)處和財(cái)務(wù)處兩個(gè)部門工作的效率和準(zhǔn)確性。
(二)建立大型儀器設(shè)備共享平臺(tái)
隨著國(guó)家對(duì)高校建設(shè)投入的加大,高校儀器設(shè)備的數(shù)量日益增多,價(jià)值也大幅上升。截至2018年底,S 大學(xué)共有50 萬(wàn)元以上(含50 萬(wàn))的大型儀器設(shè)備一百余臺(tái),總價(jià)值達(dá)億元級(jí)別。大型儀器設(shè)備的購(gòu)置,一方面促進(jìn)了高??蒲械陌l(fā)展,另一方面也對(duì)高校資產(chǎn)管理提出了更高的要求。針對(duì)新形勢(shì),S 大學(xué)于2016 年出臺(tái)了《大型儀器設(shè)備管理辦法》,為學(xué)校的大型儀器管理提供了政策依據(jù)。為了進(jìn)一步盤活閑置資產(chǎn),提高儀器設(shè)備的使用率,S 大學(xué)于2019 年上線了大型儀器監(jiān)管與開(kāi)放共享管理平臺(tái)(以下簡(jiǎn)稱“共享平臺(tái)”),實(shí)現(xiàn)了全校所有大型儀器設(shè)備的基礎(chǔ)信息查詢、存放位置監(jiān)管、網(wǎng)上預(yù)約使用、使用效益統(tǒng)計(jì)等功能。大型儀器設(shè)備的使用效益數(shù)據(jù)將通過(guò)共享平臺(tái)統(tǒng)計(jì)匯總后反饋給校領(lǐng)導(dǎo),為下一年度的預(yù)算編制提供決策依據(jù)。共享平臺(tái)上線之后,需要從以下幾個(gè)方面加強(qiáng)大型儀器設(shè)備共享體制建設(shè)。第一,建立嚴(yán)格的規(guī)章制度。由資產(chǎn)處制定校級(jí)管理制度,各學(xué)院結(jié)合自身的實(shí)際情況,制定相應(yīng)的院級(jí)管理規(guī)定,共同構(gòu)建共享平臺(tái)規(guī)范管理體系。第二,建立合理的考評(píng)機(jī)制。大型儀器設(shè)備的特點(diǎn)決定了其考評(píng)的特殊性,無(wú)法通過(guò)單一標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行評(píng)估,必須考慮各項(xiàng)指標(biāo)的權(quán)重比例,充分調(diào)動(dòng)參與單位和人員的積極性。第三,設(shè)立共享儀器設(shè)備維修基金。學(xué)校劃撥出一部分經(jīng)費(fèi),作為共享儀器設(shè)備專項(xiàng)維修基金,用于對(duì)開(kāi)放共享的儀器設(shè)備的維修。此舉有利于促進(jìn)可持續(xù)性的開(kāi)放共享,提高開(kāi)放共享的積極性[29]。
(三)開(kāi)發(fā)資產(chǎn)管理手機(jī)APP
根據(jù)中國(guó)互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)信息中心( CNNIC) 于2019 年2 月發(fā)布的第43 次《中國(guó)互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)發(fā)展?fàn)顩r統(tǒng)計(jì)報(bào)告》顯示,截至2018 年12 月,中國(guó)移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)接入流量為711.1 億GB,比2017 年增長(zhǎng)了189.1%;移動(dòng)應(yīng)用程序(APP)的數(shù)量也達(dá)到了499 萬(wàn)個(gè)。網(wǎng)民中使用手機(jī)上網(wǎng)的比例高達(dá)98.6%,比上年增加了1.1%;使用平板電腦上網(wǎng)的比例為29.8%,比上年增加了2.7%;而使用臺(tái)式電腦上網(wǎng)的比例則由2017 年的53% 下降至48%,使用筆記本電腦上網(wǎng)的比例與2017 年基本持平[30]。由此可以看出,在以手機(jī)為代表的智能終端越來(lái)越普及的當(dāng)下,使用APP 進(jìn)行高校資產(chǎn)管理是不可避免的趨勢(shì)。為滿足教職員工的需求,S 大學(xué)于2018 年上線了基于蘋果IOS 和安卓平臺(tái)的資產(chǎn)管理APP,并開(kāi)放了資產(chǎn)盤點(diǎn)功能。APP 需要在校園網(wǎng)環(huán)境下使用,通過(guò)學(xué)校統(tǒng)一身份認(rèn)證后方可登錄,提升了信息的安全性。未來(lái),APP 將進(jìn)一步升級(jí),力爭(zhēng)覆蓋資產(chǎn)管理從申請(qǐng)購(gòu)置到報(bào)廢處置的全流程。同時(shí),資產(chǎn)管理APP 還將做到和網(wǎng)頁(yè)版資產(chǎn)管理系統(tǒng)的實(shí)時(shí)對(duì)接,實(shí)現(xiàn)信息同步。例如,教師在APP 上提交了設(shè)備驗(yàn)收申請(qǐng),資產(chǎn)管理人員可以通過(guò)網(wǎng)頁(yè)版予以審核通過(guò),滿足了不同辦公環(huán)境下的操作需求,提高了工作的效率。此外,資產(chǎn)管理APP 還可以與大型儀器共享平臺(tái)對(duì)接,諸如儀器查詢、預(yù)約使用等功能,同樣可以通過(guò)資產(chǎn)管理APP 來(lái)完成,使預(yù)約共享更加方便快捷。這樣一來(lái),資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)、大型儀器共享平臺(tái)與資產(chǎn)管理APP形成了“三位一體”的校級(jí)資產(chǎn)管理體系,三者相輔相成,共同完善S 大學(xué)的資產(chǎn)管理工作[31]。
(四)構(gòu)建大數(shù)據(jù)分析系統(tǒng)
通過(guò)資產(chǎn)管理系統(tǒng),S 大學(xué)已經(jīng)可以廣泛收集資產(chǎn)管理的各類數(shù)據(jù),包括資產(chǎn)的基本數(shù)據(jù),如固定資產(chǎn)臺(tái)件數(shù)、固定資產(chǎn)總金額等;資產(chǎn)的動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù),如固定資產(chǎn)的安置地點(diǎn)及保管人、大型儀器設(shè)備的使用率等。借助這些數(shù)據(jù)構(gòu)建起大數(shù)據(jù)分析系統(tǒng),可以為學(xué)校的資產(chǎn)管理提供強(qiáng)有力的大數(shù)據(jù)支持,主要體現(xiàn)在:第一,通過(guò)大數(shù)據(jù)分析系統(tǒng),資產(chǎn)管理部門可以較為準(zhǔn)確地掌握各學(xué)院及部門各類資產(chǎn)的使用率,通過(guò)資產(chǎn)的合理配置,避免資產(chǎn)長(zhǎng)期閑置,提高資產(chǎn)的利用效率;第二,通過(guò)大數(shù)據(jù)分析系統(tǒng),資產(chǎn)管理部門可以較為清晰地了解各學(xué)院及部門在資產(chǎn)從采購(gòu)、使用到處置的整個(gè)生命周期流程中,有哪些操作過(guò)程中費(fèi)時(shí)又費(fèi)力的地方,以便進(jìn)一步優(yōu)化管理流程,提高服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)效率;第三,通過(guò)大數(shù)據(jù)分析系統(tǒng),資產(chǎn)管理部門可以及時(shí)掌握資產(chǎn)情況和實(shí)時(shí)變化信息,并分析其變化的趨勢(shì),以便更好地采取應(yīng)對(duì)措施,提高管理的精準(zhǔn)性;第四,通過(guò)大數(shù)據(jù)分析系統(tǒng),可以結(jié)合學(xué)校資產(chǎn)管理的相關(guān)因素,根據(jù)學(xué)校資產(chǎn)的供求關(guān)系和運(yùn)作模式,通過(guò)一系列模型搭建,構(gòu)建出一個(gè)簡(jiǎn)潔而有效的決策系統(tǒng),為決策層提供決策優(yōu)化策略。
七、結(jié)束語(yǔ)
“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下,高校構(gòu)建固定資產(chǎn)全生命周期信息化管理,有利于實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)管理的規(guī)范化、精細(xì)化和高效化。隨著高校的不斷發(fā)展壯大,對(duì)于資產(chǎn)管理的要求也越來(lái)越高。各高校都應(yīng)積極探索“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下利用信息化手段提高資產(chǎn)管理水平的新思路,從而進(jìn)一步優(yōu)化資源配置,提高資產(chǎn)的使用效益,為提升高校的辦學(xué)水平打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。