劉素敏

◆摘? 要：由于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及，檔案管理中出現(xiàn)了大量的電子檔案。與傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件相比，電子檔案的管理與利用具有更大的優(yōu)越性。文章通過(guò)對(duì)電子檔案的優(yōu)越性的分析，重點(diǎn)闡述了其在我國(guó)的應(yīng)用中所面臨的新問(wèn)題和新挑戰(zhàn)。

◆關(guān)鍵詞：電子檔案;檔案管理;新挑戰(zhàn)

一、電子檔案與紙質(zhì)檔案相比的優(yōu)越性

（一）電子檔案有利于提高檔案管理工作的質(zhì)量

檔案管理，主要是為了滿(mǎn)足用戶(hù)對(duì)檔案資料的需求，而傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件，對(duì)相關(guān)資料的處理，彈性較大，有些資料的輸入，更多地依靠檔案管理員的個(gè)人理解程度。在紙質(zhì)文件的整理、分類(lèi)等工作中，工作時(shí)間較長(zhǎng)，人工也較多。在分類(lèi)、整理、統(tǒng)計(jì)等方面，利用電腦檔案管理軟件，可以極大地提高工作效率和節(jié)省人力。

（二）電子檔案有利于遺漏的查漏補(bǔ)缺

在紙質(zhì)文件中，如果要對(duì)文件進(jìn)行修改和添加，通常都要將其拆開(kāi)，有些還得重新制作，整個(gè)流程既耗時(shí)又費(fèi)時(shí)。而電子檔案的應(yīng)用，使得其有關(guān)資料的查找和補(bǔ)充更加方便，大大提高了檔案的管理效率，節(jié)省了許多的管理費(fèi)用。

（三）電子檔案更有利于文檔的保密

相對(duì)于傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件來(lái)說(shuō)，只要登陸檔案管理軟件，輸入自己的賬號(hào)和密碼，就可以獲得相關(guān)的信息，而這種信息的獲取，基本上不會(huì)涉及到外界的音因素，這就是一個(gè)很好的保護(hù)措施，而如果是紙質(zhì)的文件，則要將整份文件都看完，還得由檔案管理員幫忙，這樣就會(huì)影響到某些文件的機(jī)密。

二、電子檔案給檔案管理帶來(lái)的新挑戰(zhàn)

（一）對(duì)檔案管理部門(mén)參與歸檔工作提出的新挑戰(zhàn)

雖然與傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件相比，電子檔在某些方面具有較大的優(yōu)越性，但在管理人員、管理制度、管理程序等方面，仍然存在著更高的問(wèn)題。從檔案信息的輸入、歸類(lèi)、整理、系統(tǒng)的管理，都要求對(duì)電子檔案的管理有一定的了解，在流程設(shè)計(jì)、系統(tǒng)維護(hù)等方面，都有很多缺陷，需要專(zhuān)業(yè)的技術(shù)人員及時(shí)發(fā)現(xiàn)，避免出現(xiàn)遺漏。

（二）對(duì)電子檔案具備的法律效應(yīng)提出的新挑戰(zhàn)

目前我國(guó)的電子檔案管理法規(guī)尚不健全，電子檔案的查閱與傳遞非常便利，但同時(shí)也存在著被黑客入侵、攻擊等風(fēng)險(xiǎn)。隨著網(wǎng)絡(luò)大數(shù)據(jù)的飛速發(fā)展，電子檔案的存儲(chǔ)空間越來(lái)越大，無(wú)論是在云端還是在硬盤(pán)中，都極大地方便了人們對(duì)文件的利用。然而，由于某些檔案信息內(nèi)容的存在，很容易受到病毒、木馬等的攻擊，從而造成個(gè)人資料的泄露。

（三）對(duì)電子檔案的使用提出的新挑戰(zhàn)

電子檔案的運(yùn)用與查詢(xún)，已經(jīng)非常迅速，可以說(shuō)，檔案資料的利用價(jià)值大大增加。然而，電子檔案的使用，卻是一個(gè)不容忽視的問(wèn)題，它給電子檔案管理帶來(lái)了新的挑戰(zhàn)。這也是為什么，有些人，對(duì)電子檔案的運(yùn)用，并不是很情愿。由于沒(méi)有明確的權(quán)限、查詢(xún)和瀏覽權(quán)限，文件的版權(quán)問(wèn)題不能得到保障。因此，對(duì)電子檔案在線(xiàn)瀏覽檢索應(yīng)具有良好的監(jiān)控能力，應(yīng)將其置于檔案部門(mén)的標(biāo)準(zhǔn)參考環(huán)境中，不得使用其他軟件，不得使用其他軟件，不得隨意下載和存儲(chǔ)。

（四）對(duì)電子檔案的保管提出的新挑戰(zhàn)

電子歸檔系統(tǒng)的出現(xiàn)，使電子檔案自身的承載和存在模式發(fā)生了根本改變，為檔案管理工作提出了新的管理要求。由于電子檔案的特殊性，其保存方式同樣具有特殊性，因此不能單純地保存在計(jì)算機(jī)服務(wù)器的硬盤(pán)中，為了確保電子文件的安全，防止網(wǎng)絡(luò)、病毒、人為的操作而損壞或遺失，因此，最主要的工作是進(jìn)行數(shù)據(jù)備份和還原。要想在設(shè)定的時(shí)間內(nèi)完成自動(dòng)備份和遞增備份，還必須刻錄和存儲(chǔ)備份，必要的時(shí)候，還可以進(jìn)行遠(yuǎn)程備份，確保文件的安全。

三、提高電子檔案管理水平的對(duì)策

（一）檔案人員要轉(zhuǎn)變思維方式更新觀(guān)念適應(yīng)時(shí)代的需要

首先我們需要明確檔案管理工作未來(lái)的發(fā)展趨勢(shì)必然會(huì)朝著科技化發(fā)展，因此電子檔案管理是必經(jīng)之路，必須進(jìn)行改革創(chuàng)新，對(duì)工作方法、工作思路以及工作的模式做出改變，跳出過(guò)去傳統(tǒng)的思維束縛，順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的新潮流，接受電子檔案為檔案的管理工作帶來(lái)的轉(zhuǎn)變。

（二）檔案人員要重視和加快電子管理的技術(shù)培養(yǎng)

一是要加強(qiáng)對(duì)檔案工作人員的引進(jìn)，例如：電子計(jì)算機(jī)、軟件技術(shù)、數(shù)字通信技術(shù)、大學(xué)學(xué)歷的檔案管理人員。二是要加強(qiáng)對(duì)檔案管理的投入，選派一批具有一定文化程度、熱愛(ài)檔案工作的工作人員，對(duì)其進(jìn)行系統(tǒng)的培訓(xùn)和教育，幫助他們盡快地掌握基礎(chǔ)的檔案管理知識(shí)和技術(shù)，從而有效地解決檔案管理人才短缺的問(wèn)題。

（三）檔案人員要加強(qiáng)對(duì)電子檔案的集中統(tǒng)一管理

電子檔案的靈活性很強(qiáng)，可以控制的屬性也很多，這些都會(huì)對(duì)文件的管理產(chǎn)生很大的影響。在電子檔案的管理工作中，要對(duì)檔案的各項(xiàng)屬性進(jìn)行合理的控制，或者按照檔案的性質(zhì)對(duì)其進(jìn)行科學(xué)的整理，以保證檔案的一致性和規(guī)范性。比如，電子檔案應(yīng)該按照不同的格式進(jìn)行歸類(lèi)，同時(shí)也要有一定的時(shí)序性，不能把它們分開(kāi)，以便找到和使用。另外，同一種類(lèi)型的檔案文件必須要統(tǒng)一保存，不能隨意處理，否則會(huì)給以后的工作和使用造成很大的困難。其次，要加強(qiáng)硬件設(shè)備的維護(hù)，完善網(wǎng)絡(luò)和硬件設(shè)施，確保電子檔案系統(tǒng)的正常運(yùn)行。

（四）檔案管理部門(mén)要規(guī)范電子管理和健全檢查審核制度

針對(duì)電子檔案管理的實(shí)行必須要嚴(yán)謹(jǐn)、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，建立專(zhuān)門(mén)的制度管理標(biāo)準(zhǔn)和審核體系，嚴(yán)格按照制定的規(guī)章制度執(zhí)行，不能僅憑個(gè)人喜好進(jìn)行檔案管理工作，避免對(duì)工作造成不必要的麻煩、以保證其正常運(yùn)作。

四、結(jié)語(yǔ)

作為信息時(shí)代的新產(chǎn)品，電子檔案已成為現(xiàn)代檔案管理工作的必然趨勢(shì)。在保存環(huán)境方面，要不斷完善檔案庫(kù)房及相關(guān)設(shè)備，以保持檔案的恒溫，保障檔案的安全;在存檔方面，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)對(duì)檔案的存檔、歸檔、添加、修改等操作進(jìn)行自動(dòng)記錄;并指定專(zhuān)門(mén)的人員進(jìn)行維護(hù)，以保證檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、時(shí)效性和完整性。

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