崔浩男 漆家森 戴柏清

摘要：檔案信息化規(guī)劃是檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃的重要組成部分。該文提出應(yīng)編制檔案信息化專項規(guī)劃，明確規(guī)劃編制的要點是秉持“指導(dǎo)思想—戰(zhàn)略方向—總體目標(biāo)”的邏輯主線和“核心業(yè)務(wù)—保障條件—系統(tǒng)架構(gòu)”的業(yè)務(wù)主線，并構(gòu)建規(guī)劃編制的框架，即緊扣準(zhǔn)備、分析、計劃、評估、修訂五個階段，為檔案信息化規(guī)劃的編制工作提供參考。

關(guān)鍵詞：檔案信息化 規(guī)劃編制 工作要點 整體框架

作為信息社會正常運轉(zhuǎn)的重要支撐，檔案信息化已成為勢不可擋的必然趨勢。《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》中指出我國檔案信息化建設(shè)再上新臺階，將加快推進檔案信息化建設(shè)作為“十四五”時期的主要任務(wù)之一，并實施檔案信息化強基工程。新修訂的《中華人民共和國檔案法》也專門增加“檔案信息化建設(shè)”一章，并在第三十五條明確“各級人民政府應(yīng)當(dāng)將檔案信息化納入信息化發(fā)展規(guī)劃”，這表明了檔案信息化規(guī)劃的重要性。本文認(rèn)為，現(xiàn)階段有必要通過“規(guī)劃”的手段將一定時期內(nèi)的檔案信息化工作進行統(tǒng)籌安排，以保證相關(guān)工作的先進性、穩(wěn)定性和持續(xù)性。

在檔案事業(yè)“十五”至“十四五”發(fā)展規(guī)劃中都有單獨的章節(jié)專門關(guān)注和指導(dǎo)檔案信息化工作，從中可以看出以下趨勢。

（一）檔案信息化規(guī)劃工作逐步得到重視

歷次五年規(guī)劃中均有涉及檔案信息化工作的內(nèi)容，且相關(guān)內(nèi)容不斷充實，體現(xiàn)了檔案主管部門對該項工作的重視。首先，檔案主管部門高度重視相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的制定。在“十三五”期間，共有約16項關(guān)于檔案信息化的國家標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)得到批準(zhǔn)并實施，涵蓋收集歸檔、智能管理、數(shù)據(jù)存儲、服務(wù)利用等業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)。其次，檔案主管部門領(lǐng)導(dǎo)重視相關(guān)技術(shù)的應(yīng)用，指出要積極運用好新一代信息技術(shù)，加快實現(xiàn)檔案信息化戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型。最后，檔案主管部門不斷加強相關(guān)專業(yè)知識的培訓(xùn)。例如，國家檔案局曾舉辦區(qū)塊鏈技術(shù)視頻專題講座，探索區(qū)塊鏈技術(shù)在檔案管理中的運用。

（二）檔案信息化規(guī)劃內(nèi)容逐漸走向縱深

通過對檔案事業(yè)“十五”至“十四五”發(fā)展規(guī)劃中關(guān)于“檔案信息化”的具體文本表述進行詞頻統(tǒng)計，發(fā)現(xiàn)“電子文件”“電子檔案”“歸檔”“數(shù)字檔案館”“服務(wù)”“信息資源”“數(shù)字化”“數(shù)據(jù)”“系統(tǒng)”“標(biāo)準(zhǔn)”等成為高頻詞，體現(xiàn)出檔案信息化的重點是推進電子文件歸檔和電子檔案管理、加快數(shù)字檔案館建設(shè)、促進信息資源共享、建設(shè)檔案管理系統(tǒng)、制定檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)等。從廣度上看，技術(shù)能力擴張導(dǎo)致檔案業(yè)務(wù)活動從載體到空間都發(fā)生巨大的變化，信息化規(guī)劃涉及的業(yè)務(wù)活動也不斷拓展至收、管、存、用等各個環(huán)節(jié)；從深度上看，技術(shù)賦能使得資源加工深度從數(shù)字化、數(shù)據(jù)化再到語義化不斷加深，利用環(huán)節(jié)的技術(shù)更新迭代加快，業(yè)務(wù)精細度不斷提升。

（三）檔案信息化專項規(guī)劃編制仍需強化

隨著檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃走向常態(tài)化，有必要制定檔案信息化方面的專項規(guī)劃。目前，檔案信息化內(nèi)容基本分散于檔案事業(yè)規(guī)劃之中，與相關(guān)業(yè)務(wù)要求組合在一起，以“嵌入表達”為主。同時，檔案信息化規(guī)劃內(nèi)容存在游移，在國家和主要省級檔案部門的規(guī)劃序列中時有時無。隨著數(shù)字轉(zhuǎn)型進入“深水區(qū)”，檔案信息化工作已成為基礎(chǔ)設(shè)施一樣的存在，但不能因此忽視檔案信息化規(guī)劃的相對獨立性，應(yīng)在特定條件下予以專門編制。這樣做，一方面有利于進一步增強檔案信息化的專業(yè)性、戰(zhàn)略性地位，開展針對性的問題研究，確立檔案信息化工作的層級；另一方面有助于科學(xué)界定檔案信息化規(guī)劃與其他規(guī)劃的關(guān)系，充分厘清與事業(yè)發(fā)展規(guī)劃、具體業(yè)務(wù)規(guī)劃之間的不同定位。

規(guī)劃作為一種設(shè)計整套行動方案的特殊文種，是對未來整體性、長期性、基本性問題的考量，具有綜合性、系統(tǒng)性、時效性、強制性等鮮明的特點。檔案信息化規(guī)劃編制的要點是把握邏輯主線和業(yè)務(wù)主線。兩條主線虛實結(jié)合、相互呼應(yīng)，可以充分發(fā)揮檔案信息化規(guī)劃的先導(dǎo)性、科學(xué)性和創(chuàng)新性作用。

（一）邏輯主線：指導(dǎo)思想—戰(zhàn)略方向—總體目標(biāo)

1.指導(dǎo)思想。檔案信息化規(guī)劃的指導(dǎo)思想應(yīng)突出以人民為中心的發(fā)展理念，將檔案信息化視做檔案事業(yè)系統(tǒng)性變革的內(nèi)生力量，支撐引領(lǐng)檔案現(xiàn)代化發(fā)展，推動檔案管理理念更新、模式變革、體系重構(gòu)。[1]規(guī)劃應(yīng)以檔案信息化賦能的增值度、檔案數(shù)字轉(zhuǎn)型的豐富度、檔案管理與信息技術(shù)的融合度等作為衡量檔案信息化發(fā)展的具體指標(biāo)。

2.戰(zhàn)略方向。一是構(gòu)建良好的檔案信息化基礎(chǔ)環(huán)境。根據(jù)檔案事業(yè)發(fā)展需要，規(guī)劃應(yīng)明確合理配置和建設(shè)信息化基礎(chǔ)設(shè)施，保障信息化環(huán)境能有效支撐檔案管理的基本需要。二是開展檔案信息化技術(shù)的試點應(yīng)用。伴隨著多樣的技術(shù)手段和工具相繼涌現(xiàn)，規(guī)劃應(yīng)明確支持分級、分類開展技術(shù)應(yīng)用試點，以點帶面推動新興技術(shù)在整體檔案事業(yè)中推廣。三是完善檔案信息化治理的標(biāo)準(zhǔn)體系。規(guī)劃中應(yīng)鼓勵建設(shè)檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，建立統(tǒng)一的檔案數(shù)據(jù)治理體系和統(tǒng)一的檔案數(shù)據(jù)安全體系。四是全面提升檔案信息化人員的專業(yè)素養(yǎng)。規(guī)劃中應(yīng)鼓勵積極開展檔案從業(yè)人員信息技術(shù)培訓(xùn)計劃，追求檔案的全面信息化管理、檔案館的常態(tài)化技術(shù)應(yīng)用、檔案人員的信息素養(yǎng)與技術(shù)能力同步提升。[2]

3.總體目標(biāo)。檔案信息化有其自身必然的發(fā)展規(guī)律，為了更好地保障檔案信息化的有序推進，規(guī)劃應(yīng)以全面系統(tǒng)提升檔案信息化能力為目標(biāo)：一方面，檔案信息化發(fā)展目標(biāo)應(yīng)設(shè)定于檔案事業(yè)發(fā)展的整體框架之內(nèi)，為達成發(fā)展愿景服務(wù)。以“大智云移物”為代表的新技術(shù)，將成為引領(lǐng)檔案工作創(chuàng)新和驅(qū)動數(shù)字轉(zhuǎn)型的先導(dǎo)力量，我們應(yīng)抓住機遇乘勢而上，引領(lǐng)檔案事業(yè)高質(zhì)量、內(nèi)涵化發(fā)展。另一方面，基于當(dāng)前內(nèi)外部環(huán)境分析，可將檔案信息化規(guī)劃總體目標(biāo)分解為具有操作性的若干子目標(biāo)和行動策略。總體目標(biāo)的再度解構(gòu)既可以依據(jù)檔案信息化建設(shè)的時間階段劃分，也可根據(jù)不同部門的職能特性、不同地區(qū)的發(fā)展情況進行分解。

（二）業(yè)務(wù)主線：核心業(yè)務(wù)—保障條件—系統(tǒng)架構(gòu)

1.核心業(yè)務(wù)。規(guī)劃編制過程中核心業(yè)務(wù)建設(shè)應(yīng)聚焦于基礎(chǔ)設(shè)施、應(yīng)用系統(tǒng)、信息資源等要素。其中，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)應(yīng)以“納入機制”為戰(zhàn)略來獲得發(fā)展機遇，把檔案信息化納入單位或區(qū)域整體的信息化建設(shè)規(guī)劃，統(tǒng)一部署、同步實施，確保檔案部門實現(xiàn)對電子文件生成和歸檔的全程監(jiān)督指導(dǎo)；應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)應(yīng)注重從文件形成單位到檔案館的前后銜接，打造檔案信息管理系統(tǒng)、信息服務(wù)系統(tǒng)、辦公系統(tǒng)的全方位、多樣化的檔案信息系統(tǒng)“生態(tài)”；信息資源建設(shè)應(yīng)建立從全宗到元數(shù)據(jù)的總體架構(gòu)，實現(xiàn)細顆粒度管理，以促進“數(shù)字化”與“數(shù)據(jù)化”相互融合為具體實現(xiàn)路徑。

2.保障條件。保障條件建設(shè)應(yīng)聚焦于標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、安全管理、人才儲備等要素。其中，標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)應(yīng)延續(xù)“十三五”期間的思路，提高檔案信息化相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)在行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)中所占的比重，加強相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的貫徹執(zhí)行和落地；安全管理建設(shè)除了重視基本安全服務(wù)外，還應(yīng)基于總體國家安全觀的視角，樹立檔案安全是總體國家安全組成部分的認(rèn)識，依托檔案信息系統(tǒng)安全保障檔案信息安全；人才儲備建設(shè)應(yīng)延續(xù)職業(yè)資格認(rèn)證、專業(yè)培訓(xùn)、繼續(xù)教育等舉措，鼓勵高校加強專業(yè)相關(guān)的信息技術(shù)課程建設(shè)。

3.系統(tǒng)架構(gòu)。規(guī)劃編制應(yīng)從宏觀上指導(dǎo)檔案信息系統(tǒng)體系架構(gòu)的形成，基于業(yè)務(wù)需求導(dǎo)向來理解、分析、構(gòu)建、集成、運行和拓展信息系統(tǒng)，設(shè)計趨于體系性、普遍性的通用解決方案。從業(yè)務(wù)融合的發(fā)展趨勢看，機構(gòu)內(nèi)部數(shù)字轉(zhuǎn)型和融入外部智慧生態(tài)的迫切要求已經(jīng)影響檔案信息系統(tǒng)自身功能與構(gòu)成。從目錄數(shù)據(jù)采集的初級階段發(fā)展到支撐單軌運行和知識服務(wù)的高級階段，單體軟件或簡單軟件組合的方式難以為繼，需要一定規(guī)模的軟件生態(tài)才能維系可持續(xù)發(fā)展。

信息化規(guī)劃在企業(yè)管理領(lǐng)域有較為成熟的實踐，其中應(yīng)用較為廣泛的方法有企業(yè)系統(tǒng)規(guī)劃法（BSP）、關(guān)鍵成功因素法（CSF）、戰(zhàn)略柵格法（SG）等[3]，體現(xiàn)了管理與技術(shù)并重的思想[4]。在吸收相關(guān)研究與實踐經(jīng)驗的基礎(chǔ)上，本文綜合考慮相關(guān)方法在檔案信息化規(guī)劃中的適用性，借鑒企業(yè)架構(gòu)TOGAF（The Open Group Architecture Framework）標(biāo)準(zhǔn)和開發(fā)方法[5]，從準(zhǔn)備（Prepare）、分析（Analyze）、計劃（Plan）、評估（Evaluate）及修訂（Revise）五個階段進行多元透視，設(shè)計檔案信息化規(guī)劃編制的框架（見圖1）。

（一）準(zhǔn)備階段應(yīng)立足融合視域

在規(guī)劃編制的準(zhǔn)備階段，檔案主管部門應(yīng)成立規(guī)劃編制小組，建立規(guī)劃編制工作機制，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃和國家相關(guān)政策導(dǎo)向，拓展規(guī)劃編制的視野，明確檔案信息化規(guī)劃是涉及戰(zhàn)略、管理、業(yè)務(wù)、技術(shù)、資源等諸多要素的系統(tǒng)再造的論證過程。檔案信息化規(guī)劃不是孤立的，而是要與其他規(guī)劃、政策、戰(zhàn)略相融合。一方面，檔案信息化規(guī)劃應(yīng)融入規(guī)劃序列。作為經(jīng)濟社會發(fā)展規(guī)劃的有機組成部分，檔案信息化規(guī)劃應(yīng)服務(wù)國家整體信息化建設(shè)和發(fā)展戰(zhàn)略。另一方面，檔案信息化規(guī)劃應(yīng)融入數(shù)字中國戰(zhàn)略建設(shè)。由于檔案數(shù)據(jù)是數(shù)字基礎(chǔ)設(shè)施的重要組成部分，檔案信息化規(guī)劃應(yīng)促進檔案部門與數(shù)據(jù)管理部門的協(xié)同，制定與檔案資源有關(guān)的數(shù)據(jù)優(yōu)化與數(shù)據(jù)開放政策，主動融入數(shù)字經(jīng)濟、數(shù)字社會、數(shù)字政府建設(shè)，推動檔案信息化全面納入國家大數(shù)據(jù)戰(zhàn)略。

（二）分析階段應(yīng)體現(xiàn)專業(yè)立場

規(guī)劃編制的分析階段應(yīng)綜合檔案信息化的基礎(chǔ)設(shè)施、應(yīng)用系統(tǒng)、檔案資源、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、安全管理、人才培養(yǎng)等要素，明晰當(dāng)前發(fā)展態(tài)勢、階段和成熟度。首先，著力突出調(diào)研支撐。規(guī)劃應(yīng)立足檔案信息化各項工作發(fā)展實際，深入調(diào)查研究，評估各要素的成熟度，兼顧其他業(yè)務(wù)數(shù)字轉(zhuǎn)型現(xiàn)狀，確保規(guī)劃編制落到實處。[6]其次，科學(xué)轉(zhuǎn)變工作方法。規(guī)劃應(yīng)把握檔案工作“單軌制”發(fā)展趨勢，提出引導(dǎo)各地區(qū)、各單位分階段數(shù)字轉(zhuǎn)型的針對性方法，實現(xiàn)從“模擬態(tài)”“數(shù)字態(tài)”向“數(shù)據(jù)態(tài)”管理對象空間的平穩(wěn)過渡。最后，客觀理解技術(shù)賦能。伴隨著5G、區(qū)塊鏈、元宇宙等新技術(shù)的涌現(xiàn)，規(guī)劃應(yīng)在緊密貼合各項業(yè)務(wù)發(fā)展實際的基礎(chǔ)上，評估新技術(shù)的適用性，與檔案管理業(yè)務(wù)進行有效整合，形成豐富的應(yīng)用場景，將新技術(shù)應(yīng)用的效益落到實處。

（三）計劃階段應(yīng)注重需求導(dǎo)向

計劃階段是規(guī)劃編制的核心，應(yīng)深入思考和總結(jié)涉及的發(fā)展思路、重點任務(wù)等關(guān)鍵問題，明確任務(wù)劃分、時間節(jié)點、經(jīng)費預(yù)算、責(zé)任單位等具體事項，呈現(xiàn)出翔實的行動方案。在前期分析的基礎(chǔ)上，計劃階段應(yīng)從愿景目標(biāo)出發(fā)，探索適配的解決方案，指導(dǎo)實施治理的過程，推動檔案信息化相關(guān)技術(shù)發(fā)展，進而實現(xiàn)檔案信息化業(yè)務(wù)的提升，并反作用于新一輪的愿景目標(biāo)設(shè)定。在該階段的內(nèi)部微循環(huán)中，應(yīng)以需求管理為導(dǎo)向，從國家、企業(yè)、公眾的實際需求出發(fā)，致力于實現(xiàn)檔案信息化的階段式、融合式發(fā)展。

（四）評估階段應(yīng)具備科學(xué)眼光

規(guī)劃編制的評估階段需要科學(xué)的眼界和頂層的站位，選擇并實施合理的評估方案，進而確定評估結(jié)果。試點是評估檔案信息化規(guī)劃成效的基本路徑之一，我們可以集中精力謀劃一批有影響力的試點項目，以此為支撐推動檔案管理和信息技術(shù)良性互動、協(xié)同共進。科學(xué)合理的檔案信息化規(guī)劃評估涉及大量的調(diào)研投入，包括信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)評估、技術(shù)應(yīng)用績效評估等，對于促進檔案信息化可持續(xù)發(fā)展、發(fā)揮檔案信息化的效益具有重要作用。

（五）修訂階段應(yīng)貫徹變革理念

面對內(nèi)外部環(huán)境的變化，需要在規(guī)劃編制過程中設(shè)立修訂階段，以方便進行局部調(diào)整。從數(shù)字到數(shù)據(jù)、從可讀到可信、從要素到空間是檔案信息化縱深發(fā)展的趨勢[7]，編制檔案信息化規(guī)劃應(yīng)貫徹新的定位視角和變革理念，在修訂階段敢于揚棄，以協(xié)調(diào)各項發(fā)展要素。檔案信息化規(guī)劃編制是一個持續(xù)性、動態(tài)性的過程，通過修訂階段構(gòu)建起循環(huán)性的規(guī)劃方案編制框架，將有利于規(guī)劃不斷臻于完善。

作為一項重要的戰(zhàn)略工作，檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃制定的原則是“圍繞中心、服務(wù)大局”[8]，制定的思路主要包括分析發(fā)展環(huán)境、明確主要任務(wù)、實施指標(biāo)驅(qū)動、加強規(guī)劃銜接等[9]。檔案主管部門在此基礎(chǔ)上進一步編制檔案信息化規(guī)劃時，應(yīng)增強大局意識、創(chuàng)新意識和服務(wù)意識，做好規(guī)劃編制的前期調(diào)研，明確規(guī)劃編制的要點和框架，重點思考如何通過檔案信息化工作更好地服務(wù)檔案事業(yè)的長遠發(fā)展，服務(wù)黨和國家的中心工作，從而體現(xiàn)檔案信息化的價值和貢獻。

*本文系中國人民大學(xué)科學(xué)研究基金（中央高?；究蒲袠I(yè)務(wù)費專項資金資助）項目“多模態(tài)檔案數(shù)據(jù)融合編研模式研究”（項目編號：22XNH196）的研究成果之一。

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作者單位：1.中國人民大學(xué)信息資源管理學(xué)院2.北京外國語大學(xué)國際商學(xué)院